МОДЕРНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

MODERNIZATION OF THE INFORMATION SYSTEM TO IMPROVE THE EFFICIENCY OF THE CONTROL PLANNING PROCESS

Fokin Pavel Dmitrievich

Master's Student, Department of the Higher School of Intelligent Systems and Cyber Technologies, Volga State University of Service,

Russia, Tolyatti

Syrotyuk Svetlana Dmitrievna

Scientific supervisor, Candidate of Pedagogical Sciences, Associate Professor, Volga State University of Service,

Russia, Tolyatti

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается проблема недостаточной гибкости информационных систем планирования контрольной деятельности в организациях различных типов (государственных, муниципальных, коммерческих), выполняющих контрольные функции: финансовый контроль, контроль в сфере закупок, внутренний аудит и др. Показано, что при изменении внешних условий и появлении новых обстоятельств возникает необходимость оперативно корректировать план контрольной деятельности. Проанализированы причины таких корректировок: форс‑мажор, дефицит ресурсов при возникновении внеплановых задач, изменения нормативной базы, уточнение существенных данных на стадии подготовки, а также реорганизация или ликвидация объектов контроля. Обоснованы негативные последствия отсутствия автоматизированного механизма внесения изменений: рост трудозатрат, задержки согласований, снижение управляемости, риски несоблюдения требований и неэффективного использования ресурсов. Предложена концепция модернизации ИС, включающая формализованный процесс управления изменениями плана с маршрутизацией согласований, фиксацией оснований, версионностью и формированием проекта изменений. Дополнительно приведено экономическое обоснование внедрения и обновлённые требования к аппаратному и программному обеспечению.

ABSTRACT

The article discusses the problem of insufficient flexibility of information systems for planning control activities in organizations of various types (state, municipal, corporate) performing control functions: financial control, procurement control, internal audit, etc. It is shown that when external conditions change and new circumstances arise, it becomes necessary to promptly adjust the control plan. The reasons for such adjustments are analyzed: force majeure, shortage of resources in case of unplanned tasks, changes in the regulatory framework, clarification of essential data at the preparation stage, as well as reorganization or liquidation of control facilities. The negative consequences of the lack of an automated mechanism for making changes are substantiated: increased labor costs, delayed approvals, reduced manageability, risks of non-compliance with requirements and inefficient use of resources. The concept of IP modernization is proposed, which includes a formalized process for managing changes to the plan with routing approvals, fixing the grounds, versioning, and drafting changes. Additionally, the economic rationale for the implementation and updated hardware and software requirements are provided.

Ключевые слова: контрольная деятельность, планирование, информационная система, управление изменениями, согласование, электронная подпись, экономическая эффективность.

Keywords: control activity, planning, information system, change management, coordination, electronic signature, economic efficiency.

Планирование контрольной деятельности (КД) является основой управляемости контрольных функций независимо от сферы: финансовый контроль, контроль закупок, внутренний аудит, производственный контроль и др. В реальных условиях утверждённый план КД часто требует корректировок: меняются приоритеты, ресурсы, нормативные требования, появляются внеплановые задачи и новые риски. При отсутствии в информационных систем (ИС) встроенного механизма управления изменениями корректировки выполняются долго, частично вне системы и с повышенными организационными издержками, что снижает эффективность КД [1].

Наиболее распространенные основания для внесения изменений в утвержденный план контрольной деятельности включают [2]:

- форс‑мажор и ограничения доступа (непредвиденные события, препятствующие выполнению запланированных работ);

- ресурсные ограничения (временные окна, загрузка специалистов, необходимость перераспределения задач при появлении внеплановой работы);

- изменения нормативной базы (законодательство, подзаконные акты, внутренние регламенты и методики);

- уточнение параметров контроля на стадии подготовки (изменение предмета, объема, периода, состава проверяемых операций, реквизитов объекта);

- организационные изменения объекта контроля (реорганизация, ликвидация, изменение полномочий, переход функций).

Эти факторы объективно требуют гибкого и одновременно регламентированного механизма актуализации плана.

Процесс формирования плана в текущей модели (см. рис.1), как правило, включает последовательность действий [4]:

1. Поступление обращения о необходимости проведения контрольной работы либо включения соответствующей позиции в план.

2. Экспертиза обращения планировщиком: проверка обоснованности, полноты исходных данных, соответствия методикам и возможностям исполнения.

3. Формирование предложения к плану: создание записи с ключевыми параметрами (направление контроля, объект, период, сроки, исполнители).

4. Сбор согласований и последующее утверждение сформированного плана.

Для унификации и исключения привязки к конкретному ведомству роли описываются следующим образом:

- ПЛН – планировщик (подразделение, ответственная за ведение плана и методическую экспертизу);

- СГЛ – согласующий (роль согласующего);

- УТВ – утверждающий (роль, принимающая окончательное решение).

Рисунок 1. Формирование плана контрольной деятельности (Как есть)

Критичным недостатком текущей схемы является то, что она ориентирована на «однократное» формирование плана и не поддерживает корректировки уже сформированных предложений и проекта плана. На практике это приводит к следующим эффектам [3]:

- корректировки выполняются частично вне ИС (переписка, отдельные файлы, служебные записки);

- отсутствует сквозная фиксация основания изменения, инициатора и цепочки согласований;

- возрастает риск расхождения между утвержденной редакцией плана и фактическим выполнением контрольной деятельности;

- увеличиваются сроки, трудозатраты.

Модернизируемая ИС должна обеспечивать:

- регламентированное управление изменениями плана;

- маршрутизацию согласований по заданным правилам;

- ведение версий (редакций) плана со статусами и датами;

- протоколирование изменений (инициатор, содержание, основание, время);

- использование справочников и проверок корректности данных.

Целевая модель представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Формирование плана контрольной деятельности (Как будет)

Целевой процесс реализуется как управляемый цикл внесения изменений в план и включает:

- регистрацию обращения в ИС;

- экспертизу обращения планировщиком и квалификацию результата (отклонение, уточнение либо создание предложения к плану);

- подготовку предложения на основе справочников ИС с фиксацией параметров контрольной деятельности;

- согласование предложения (с возможностью возврата на доработку или отклонения);

- корректировку предложения в ИС с сохранением истории и повторное согласование при необходимости;

- формирование проекта редакции плана либо проекта изменений действующего плана на основе согласованных предложений;

- утверждение и публикацию новой версии плана с сохранением предыдущих редакций и протокола изменений.

Экономическая эффективность модернизации ИС проявляется в снижении операционных издержек на обработку изменений плана и повышении управляемости контрольной деятельности [5].

В таблице 1 представлено сравненные ключевых процессных показателей.

Таблица 1.

Сравнение ключевых процессных показателей

В таблице 2 представлены исходные данные для расчёта экономического эффекта.

Таблица 2.

Исходные данные

Годовая экономия затрат на трудовые ресурсы определяется формулой (1) [6]:

где E_труд – экономия затрат на трудовые ресурсы в год, руб./год;

N – количество корректировок плана контрольной деятельности за год, шт./год;

t₁ – трудоёмкость обработки одной корректировки в процессе «как есть», чел.-ч/шт.;

t₂ – трудоёмкость обработки одной корректировки в процессе «как будет», чел.-ч/шт.;

C – стоимость одного человеко‑часа (ФОТ + начисления), руб./чел.-ч.

E_труд ​= 120 ⋅ (6,0 − 2,5​) ⋅ 650 = 273000 руб./год

Чистый готовой эффект определяется формулой (2) [7]:

где E_чист – чистый годовой экономический эффект, руб./год;

E_труд – количество корректировок плана контрольной деятельности за год, шт./год;

Z_экспл – ежегодные эксплуатационные затраты на сопровождение/поддержку, руб./год.

E_чист = 273000 – 60000 = 213000 руб./год

Срок окупаемости проекта определяется формулой (3) [8]:

где Т_ок – срок окупаемости, лет;

Z_внедр – разовые затраты на модернизацию (разработка/настройка, тестирование, обучение), руб.;

E_чист – чистый годовой эффект, руб./год.

Т_ок = 250000 / 213000 ≈ 1,17 года

Модернизация информационной системы, обеспечивающая формализованное управление изменениями плана, снижает трудоёмкость обработки корректировок с 6,0 до 2,5 чел.-ч. При 120 корректировках в год это даёт экономию 420 чел.-часов, что эквивалентно 273 тыс. руб./год. С учётом ежегодных эксплуатационных затрат 60 тыс. руб./год чистый эффект составляет 213 тыс. руб./год, а разовые вложения 250 тыс. руб. окупаются примерно за 1,17 года. Следовательно, проект экономически целесообразен и обеспечивает устойчивый годовой эффект после окупаемости.

Недостаточная гибкость планирования контрольной деятельности является практической проблемой для организаций, выполняющих контрольные функции. Предложенная модернизация информационной системы переводит процесс из «линейного» формирования плана в управляемую модель с поддержкой изменений: формализованные обращения, экспертиза, предложения, согласования, подготовка проекта изменений, утверждение и версионность.

Список литературы:

1. Постановление Правительства РФ от 17.08.2020 № 1235 «Об утверждении федерального стандарта внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля «Проведение проверок, ревизий и обследований и оформление их результатов». [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://base.garant.ru/74539617/ (дата обращения: 27.06.2026).
2. Бюджетный кодекс Российской Федерации (ред. от 25.05.2026).
3. Федеральный закон от 05.04.2013 № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ред. от 28.12.2025).
4. Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес‑процессов. М.: Манн, Иванов, 2020. – 39 с.
5. Евдокимов И.В. Аспекты внедрения информационных технологий на предприятиях // Труды Братского государственного университета. Серия: Экономика и управление. 2021. Т. 1. С. 144–148.
6. Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: учебник. М.: ИНФРА‑М, 2020. – 512 с.
7. Бланк И. А. Инвестиционный менеджмент: учебный курс. К.: Ника‑Центр, 2004. – 656 с.
8. Одинцов Б. Е. Информационные системы в экономике: учебник. М.: КНОРУС, 2016. – 448 с.