ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ МЕДИКАМЕНТОВ

FEATURES OF MEDICINE INVENTORY

Spotarenko Karina Yurievna

3rd year student, Faculty of Economics, South Russian Institute of Management of the Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration,

Russia, Rostov-on-Don

Yaroshuk Diana Sergeevna

3rd year student, Faculty of Economics, South Russian Institute of Management of the Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration,

Russia, Rostov-on-Don

Filimontseva Elena Mikhailovna

Scientific Advisor, Candidate of Economic Sciences, Lecturer, Faculty of Economics, South Russian Institute of Management of the Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration,

Russia, Rostov-on-Don

АННОТАЦИЯ

Инвентаризация медикаментов - это важная часть работы аптечного учреждения, направленная на контроль наличия и состояния лекарственных средств. Она помогает поддерживать точность учёта, своевременно выявлять недостачи и излишки, а также соблюдать правила хранения. В статье рассмотрены цель, задачи и порядок проведения инвентаризации медикаментов в аптеке. Особое внимание уделено практическим аспектам и особенностям организации процесса.

ABSTRACT

Inventory of medicines is an important part of the work of a pharmacy, aimed at monitoring the availability and condition of medicines. It helps to maintain accurate accounting, identify shortages and surpluses in a timely manner, and comply with storage regulations. This article discusses the purpose, objectives, and procedures for conducting an inventory of medicines in a pharmacy. Special attention is given to practical aspects and the organization of the process.

Ключевые слова: инвентаризация, аптека, медикаменты, учёт, контроль, хранение лекарств.

Keywords: inventory, pharmacy, medicines, accounting, control, and storage of medicines.

Инвентаризация - это проверка фактического наличия товаров и сравнение полученных данных с бухгалтерским учётом. В аптеке данная процедура имеет особое значение, так как лекарственные препараты требуют строгого контроля. Они имеют разные формы выпуска, дозировки и сроки годности, а также особые условия хранения. В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» любая организация обязана периодически проводить инвентаризацию своих активов и обязательств. Для аптек это особенно важно, ведь ошибки в учёте медикаментов могут привести не только к финансовым потерям, но и к нарушению правил обращения лекарственных средств, что несёт юридическую ответственность для руководства аптеки [1]. Настоящая статья исследует практические аспекты организации и методики проведения инвентаризации на основе анализа работы Аптек, а также выявляет основные проблемы данного процесса и предлагает пути их решения.

Главная цель инвентаризации медикаментов в аптеке - обеспечить достоверность учёта лекарственных средств и поддерживать контроль за их движением. Это необходимо для того, чтобы все препараты, числящиеся в учёте, действительно находились в наличии и были пригодны для использования. Кроме того, инвентаризация помогает выявить просроченные, повреждённые или неправильно учтённые лекарства, определить причины недостач, а также оптимизировать закупки. Она способствует тому, чтобы аптека не испытывала дефицита популярных препаратов, но при этом не имела излишков тех, что теряют актуальность. Среди основных задач можно выделить: проверку остатков и сроков годности, сопоставление фактических данных с бухгалтерскими документами, оформление результатов проверки и принятие мер по устранению выявленных нарушений [2]. Таким образом, инвентаризация является не просто обязательной процедурой, а важным элементом внутреннего контроля, обеспечивающим стабильную работу аптечного учреждения.

Процесс инвентаризации в аптеке состоит из нескольких этапов, которые должны выполняться последовательно и точно. На подготовительном этапе руководитель аптеки издаёт приказ о проведении инвентаризации. В нём указывается дата начала, состав комиссии и список объектов проверки. Обычно в комиссию входят заведующий аптекой, бухгалтер, провизор или фармацевт, а также материально-ответственные лица. Перед началом работы все отчётные документы передаются комиссии, а движение товара временно приостанавливается [3].

Далее проводится основная часть - непосредственный пересчёт лекарственных средств. Комиссия проверяет все препараты, находящиеся в торговом зале, на складе и в резервных помещениях. Каждый медикамент фиксируется в описи с указанием названия, дозировки, формы выпуска, фасовки и количества. Особое внимание уделяется лекарствам строгого учёта - наркотическим, психотропным и сильнодействующим веществам, где ошибки недопустимы. Также проверяются сроки годности, состояние упаковки и условия хранения. Если срок годности истёк или упаковка повреждена, препарат подлежит списанию [4]. После завершения подсчёта данные сверяются с бухгалтерскими записями. Если обнаружены расхождения, составляется сличительная ведомость, где фиксируются излишки или недостачи. [5]

Результаты оформляются актом и подписываются всеми членами комиссии. При необходимости принимаются меры: например, списываются просроченные лекарства или проводится служебное расследование причин недостачи. На заключительном этапе итоги инвентаризации заносятся в учётные программы, а выявленные ошибки корректируются. Руководитель аптеки анализирует результаты и принимает решения по улучшению системы хранения и движения медикаментов. [6]

Основными документами, отражающими итоги инвентаризации, являются:

• Инвентаризационная опись (форма ИНВ-3): В данном документе фиксируется фактическое наличие медикаментов по каждому наименованию, форме выпуска, дозировке и сроку годности. Опись составляется на основании данных, полученных в ходе пересчета и проверки медикаментов. [7]

• Сличительная ведомость (форма ИНВ-19): В данной ведомости отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационной описи. Указываются излишки, недостачи и пересортица медикаментов.

• Акт о результатах инвентаризации: В данном акте отражаются общие итоги инвентаризации, выявленные нарушения и предлагаемые меры по их устранению. Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем организации.

• Приказ (распоряжение) руководителя организации: На основании результатов инвентаризации руководитель организации издает приказ (распоряжение) об урегулировании выявленных расхождений (оприходование излишков, списание недостач, проведение служебных расследований, привлечение виновных лиц к ответственности).

• Бухгалтерские проводки: На основании приказа (распоряжения) руководителя организации в бухгалтерском учете отражаются операции по оприходованию излишков и списанию недостач медикаментов.

Важно отметить, что все документы, оформляемые по итогам инвентаризации, должны быть достоверными, полными и своевременными [8].

Инвентаризация медикаментов, несмотря на свою значимость, часто сталкивается со следующими проблемами:

• Трудоемкость и длительность процесса: Пересчет и проверка большого ассортимента медикаментов требуют значительных временных и трудовых затрат. Особенно это актуально для крупных медицинских организаций с разветвленной сетью аптек и складов.

• Недостаточная квалификация персонала: Члены инвентаризационной комиссии не всегда обладают достаточными знаниями и навыками в области фармацевтики и бухгалтерского учета, что может приводить к ошибкам при пересчете, идентификации и оценке медикаментов.

• Несоответствие учетных данных фактическому наличию: Расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием медикаментов являются распространенной проблемой. Причинами могут быть ошибки при поступлении, отпуске, хранении и списании препаратов.

• Сложность идентификации медикаментов: Большое количество наименований медикаментов, различные формы выпуска (таблетки, растворы, мази и т.д.), а также наличие препаратов с одинаковым действующим веществом, но разными торговыми названиями, затрудняют идентификацию медикаментов.

• Несоблюдение условий хранения: Нарушение температурного режима, повышенная влажность, отсутствие защиты от света могут приводить к порче медикаментов, что усложняет процесс инвентаризации и требует принятия решений о списании непригодных препаратов.

• Наличие фальсифицированных и недоброкачественных медикаментов: В процессе инвентаризации необходимо выявлять фальсифицированные и недоброкачественные медикаменты, что требует специальных знаний и опыта.

• Отсутствие автоматизированных систем учета: Использование ручного учета усложняет процесс инвентаризации, увеличивает вероятность ошибок и затрудняет анализ результатов.

• Человеческий фактор: Ошибки при подсчете, невнимательность членов комиссии и даже злоупотребления могут искажать результаты инвентаризации.

В заключении Инвентаризация медикаментов является важным элементом системы управления запасами в медицинских организациях. Однако процесс инвентаризации сопряжен с рядом проблем, связанных с трудоемкостью, недостаточной квалификацией персонала, несоответствием учетных данных фактическому наличию и другими факторами.

Список литературы:

1. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
2. Инвентаризация в аптеке: порядок, особенности и ответственность. — Pharmznanie.ru. https://pharmznanie.ru
3. Инвентаризация лекарств в аптеке: нюансы проведения. — Audar-Press.ru. https://audar-press.ru
4. Порядок проведения инвентаризации в аптеке. — IQ-Provision.ru. https://iq-provision.ru
5. Приказ Министерства здравоохранения РФ от 31.08.2016 № 647н "Об утверждении Правил надлежащей практики хранения и перевозки лекарственных препаратов для медицинского применения" // Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru).
6. Алексеева, В. А. Инвентаризация имущества в медицинских организациях / В. А. Алексеева, И. П. Петров // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. – 2022. – № 12. – С. 35–42.
7. Белова, Н. Ю. Учет лекарственных средств в медицинских организациях / Н. Ю. Белова // Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. – 2021. – № 7. – С. 48–55.
8. Михайлова, О. В. Инвентаризация как элемент системы внутреннего контроля в медицинских организациях / О. В. Михайлова, А. С. Смирнова // Экономика и бизнес: теория и практика. – 2022. – № 11-1 (93). – С. 124–127.