ЗНАЧЕНИЕ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Бухгалтерский учет предполагает осуществление сбора и обработки информации о фактах хозяйственной жизни (ФХЖ) экономического субъекта, которая отличается регулярностью проведения и использованием определенных методов и процедур.

В большинстве случаев бухгалтерский учет не касается напрямую процессов, характерных для того или иного вида деятельности.

Информация, характеризующая случившиеся ФХЖ, поступает в учетную систему путем регистрации первичных документов в учетной программе.

Таким образом, первичный бухгалтерский учет – это учетный процесс по документированию ФХЖ путем отражения в документах первичной их регистрации.

Документы первичной регистрации ФХЖ могут составляться как в различных производственных и административных подразделениях экономического субъекта или в его бухгалтерии, а также поступать из других субъектов хозяйствования.

В данном случае под первичным документом понимается документ, составленный в соответствие с требованиями законодательства относительно его оформления и имеющий под собой реально существующий факт хозяйственной жизни [2].

Первичная документация является основой осуществления бухгалтерского учета в организации по следующим причинам:

- первичные документы позволяют оценить и определить критерии отбора фактов хозяйственной деятельности;

- первичные документы дают однозначную характеристику объектов и операций, отражаемых на счетах бухгалтерского учета;

- первичные документы позволяют совмещать во времени факты осуществления операций и контроля за этим осуществлением.

Первичная документация – свидетельство совершения хозяйственной операции, либо права на ее совершение, либо установления материальной ответственности за определенные ценности, оформленное в письменной форме [2].

Стоит отметить, что документы, не имеющие под собой основания в виде реальных фактов хозяйственной жизни, не могут выступать в качестве источников информации, даже если они безукоризненно оформлены.

Значение первичной документации можно обозначить следующими видами:

- Практическая значимость первичных документов. Значимость первичной документации не исчерпывается только тем фактом, что они выступают в качестве основания для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Фактические первичные документы представляют собой средство, с помощью которого осуществляется вся финансово-хозяйственная деятельность организации. Документация используется для осуществления оперативного руководства и управления экономическим субъектом в целом. Документация выступает средством осуществления постоянного наблюдения за движением денежных средств, товарно-материальных ценностей и иного имущества, позволяет оценить законность и целесообразность осуществления той или другой хозяйственной операции.

Также первичная документация обеспечивает подтверждение достоверности учетных данных, способствует выявлению ошибок в бухгалтерском учете.

- Юридическая (правовая) значимость первичных документов. Еще одним важным аспектом, характеризующим значимость первичных документов, является их правовая составляющая. Первичные документы составляют основополагающую часть доказательной базы при разрешении споров между организацией и другими юридическими и физическими лицами, а также контролирующими органами. Надлежаще оформленные первичные документы обладают доказательной силовой в арбитражных и иных судах. На основании первичной документации осуществляется судебно-бухгалтерская экспертиза, назначаемая органами прокуратуры, судов и следственными органами.

- Контрольная значимость первичных документов. Также первичная документация имеет огромное контрольное значение, выражающееся в обеспечении возможности контролировать сохранность материальных ценностей, пресекать их хищения.

Контрольное значение первичной документации проявляется в том, что они составляют основу проведения документальных ревизий, выступают в качестве основного источника информации при проведении внешних аудиторских проверок.

Процесс оформления и обработки первичной документации является формой самоконтроля организации за ее деятельностью: соблюдением кредитно и платежной дисциплины, рациональным использованием ресурсов (материальных, трудовых, денежных).

- Аналитическая значимость первичных документов. Огромное значение имеет первичная документация как база для анализа деятельности организации, позволяющая углубить результаты анализа показателей бухгалтерской отчетности, и выявить те или иные причины изменения этих показателей.

Аналитическое значение первичной документации проявляется также в том, что она позволяет выявлять причины недостач и лиц, виновных в их совершении, оценивать потери материальных и денежных средств, определять непроизводительные расходы, неиспользованные резервы и находить способы их реализации.

- Экономическая значимость первичных документов. Первичные документы укрепляют хозяйственный расчет организации в целом и отдельных мест ответственности, базирующийся на принципах самофинансирования, самоокупаемости и самоконтроля. Сведения из первичной документации могут использоваться для исчисления важнейших экономическо-производственных показателей, таких как фондоотдача, фондоемкость, оборачиваемость, выработка, материалоотдача и прочих.

- Управленческая значимость первичных документов. Первичная учетная документация выступает в качестве основного источника оперативных данных, необходимых для приятия взвешенных и обоснованных управленческих решений, регулирования технологических процессов, обеспечения наличия необходимых ресурсов и так далее. Реализация системного подхода к использованию информации бухгалтерской первичной документации обеспечивает эффективное взаимодействие всех функций управления (планирование, учет, контроль, прогнозирование, анализ, регулирование) на разных уровнях управленческой иерархии и всей системы хозяйственного механизма, ориентированного на достижение целей организации [2].

В целом первичная документация имеет определяющее значение для организации и осуществления бухгалтерского учета и смежных видов учета (налогового, управленческого), обеспечивая информационную базу для всех процессов, протекающих в организации.

Первичные документы многообразны и классифицируются по различным основаниям:

- в зависимости от назначения они делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

- по содержанию – на материальные, денежные и расчетные;

- по способу отражения операций – на разовые и накопительные;

- в зависимости от места составления – на внутренние и внешние;

- по порядку оформления – на ручные и с применением средств вычислительной техники.

Среди документов, которые используются в учете как источники информации можно выделить следующие:

- Первичные документы – документы, которые непосредственно фиксируют совершение факта хозяйственной жизни (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, счет и т.д.).

- Учетные регистры – книги, журналы, таблицы, в которые заносится множество однотипных первичных документов, объединенных по какому-либо признаку [3]. Любой регистр должен содержать обязательные реквизиты. Они перечислены в статье 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ [1]. Это могут быть систематические регистры. В них ведут записи по счетам (например, главная книга). Хронологические регистры (например, кассовая книга). Синхронистические регистры (например, журнал-ордер) [4].

- Распорядительные документы данного экономического субъекта – приказы, положения и прочие аналогичные документы, инициированные руководством.

- Договоры, контракты, соглашения, заключенные как с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, так и физическими лицами.

- Предписания государственных органов и внебюджетных фондов.

- Решения суда и прочие документы.

В настоящее время организации наделены значительной свободой в вопросе организации первичного учета, что обусловлено отказом на федеральном уровне от обязательного применения унифицированных первичных документов.

Поскольку первичные документы являются основанием для осуществления записей на счетах бухгалтерского учета, к их оформлению предъявляются следующие требования:

Своевременность. Первичная документация составляется в момент совершения операции, или при отсутствии такой возможности – сразу после ее завершения. Игнорирование требования своевременности приводит к сбоям в работе бухгалтерии и недостоверности оперативных учетных данных.

Выполнению данного требования способствует разработка и утверждение графика документооборота, определяющего сроки составления первичных документов, перечень лиц, ответственных за это, а также сроки представления документов в бухгалтерию [5].

Ясность, точность и полнота хозяйственной операции, отраженной в первичном документе. Текст первичного документа, характеризующий содержание хозяйственной операции, должен обеспечивать однозначную трактовку. Кроме того, все реквизиты, характеризующие хозяйственную операцию, должны быть заполнены таким образом, чтобы обеспечить легкое их прочтение и понимание.

Четкость. Заполнение документов должно осуществляться либо на компьютере, либо рукописным способом шариковой ручкой разборчивым и аккуратным почерком. Первичные документы не должны содержать подчисток или неоговоренных исправлений [5].

Бухгалтерские работники должны со всей ответственностью подходить к самостоятельному составлению документов первичной регистрации ФХЖ, а также организовать проверку входящей документации на правильность их оформления. Так, положения федерального закона «О бухгалтерском учете» [1] предъявляют некоторые требования к документам первичной регистрации, в частности к содержанию обязательных реквизитов, которые наглядно представлены на рисунке 1 [6].

Рисунок 1. Обязательные реквизиты первичных документов

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию.

Список литературы:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 31.12.2017).
2. Первичные документы бухгалтерского учета в 2018 году // Главбух. – 2018. – 20.06.2018.
3. Бухгалтерские регистры // Главбух. – 2015. – 02.12.2015.
4. Регистры бухгалтерского учета: перечень, виды // Главбух. – 2017. – 28.12.2017.
5. Требования к первичным документам //Главбух. – 2017. – 21.09.2017.
6. Обязательные реквизиты первичных документов // Главбух. – 2018. – 21.06.2018.