ВЕБ-ПРИЛОЖЕНИЕ ДЛЯ УЧЕТА ЗАЯВОК НА КОНФЕРЕНЦИИ

WEB APPLICATION FOR CONFERENCE REGISTRATION MANAGEMENT

Daniil Korchagin

Student, Department of Computer Science and Engineering, Moscow State University of Technology "STANKIN",

Russia, Moscow

Ольга Волкова

Scientific supervisor, Cand. Tech. Sci., Assoc. Prof., Moscow State University of Technology "STANKIN",

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается процесс разработки информационной системы для автоматизации учета заявок на участие в конференции. Основное внимание уделяется моделированию архитектуры, выбору технологий, реализации основных функций и анализу полученных результатов. Автоматизация позволяет повысить точность обработки заявок, минимизировать ошибки и ускорить работу организаторов.

ABSTRACT

The article describes the process of developing an information system for automating the accounting of applications for participation in the conference. The main focus is on the design modeling, selection of technologies, implementation of the main functions and analysis of the obtained results. Automation allows to increase the accuracy of application processing, minimize errors and speed up the work of the organizers.

Ключевые слова: автоматизация, конференция, информационная система, учет, веб-разработка, java, react, python.

Keywords: automation, conference, information system, accounting, web development, java, react, python.

Введение

В условиях стремительного роста числа научных мероприятий особенно актуальны автоматизированные системы, способные облегчить организационные процессы. Целью данной работы является создание системы учета заявок на участие в конференции, обеспечивающей эффективную обработку, хранение и анализ данных.

2. Постановка задачи и методы учета заявок

2.1 Формальная постановка задачи

Организация научных конференций сопровождается необходимостью обработки большого объема регистрационных данных. Традиционные методы, основанные на ручной проверке и учете заявок, оказываются неэффективными при масштабировании мероприятий. Процедура обработки данных усложняется за счет ошибок ввода, дублирования записей и необходимости сверки информации вручную.

В рамках исследования было проведено сравнение существующих систем (Eventbrite, Cvent, ConfTool, EasyChair), выявившее, что ни одна из них не обеспечивает комплексной автоматизации с учетом требований образовательной среды. В связи с этим поставлена задача разработки информационной системы, ориентированной на потребности вузов, в частности — МГТУ «Станкин».

Целью разработки стало создание веб-приложения, автоматизирующего:

1. прием заявок на участие в конференции;
2. проверку корректности данных;
3. учет статуса обработки;
4. подсчет статистики по участникам;

2.2 Определение функциональных возможностей системы

Функциональные требования были сгруппированы в зависимости от типа пользователей: студентов (заявителей) и администраторов (организаторов).

Для студента система предоставляет:

1. форму подачи заявки с обязательными полями;
2. возможность отслеживания статуса заявки;
3. загрузку необходимых файлов;
4. получение уведомлений о результатах проверки.

Для администратора:

1. просмотр и фильтрация всех поступивших заявок;
2. смена статусов (одобрено / отклонено / требует доработки);
3. управление отзывами научных руководителей;
4. аналитика по количеству заявок, их тематикам и географии участников.

Разграничение доступа обеспечено системой ролей и авторизации, реализованной на серверной стороне.

3. Архитектура и выбор технологий

Приложение спроектировано по принципу трехуровневой архитектуры:(см. Рис 1)

Frontend (интерфейс) — были выбаны технологии: HTML5, CSS3, Bootstrap, JavaScript, React благодаря их простой и понятной документации [6];

Backend (логика) — были выбраны технологии: Java с использованием Spring, Python с использованием Django благодаря их простой масштабируемости [7] и написанным компонентам для word скриптов [3];

База данных — PostgreSQL; (см. Рис 2)

Интеграционные модули — была выбрана технология: MinIO (файловое хранилище), kafka SMTP (email-уведомления), так как предоставляют бесплатные решения хранения файлов [4] и рассылки уведомлений[7].

Для удобства развертывания проекта используется контейнеризация через Docker[1]. В разработке применялись принципы REST, позволяющие легко масштабировать и интегрировать систему.

Рисунок 1. Архитектура приложения

Рисунок 2. Архитектура базы данных

4. Логика работы приложения

Система учета заявок на участие в конференции потребовала создания целостного логического механизма обработки данных, охватывающего весь жизненный цикл заявки — от момента её подачи до визуализации результатов. Основное внимание было уделено автоматизации взаимодействия между пользователем и системой, что позволило минимизировать участие оператора на каждом этапе.

Процесс подачи заявки начинается с заполнения электронной формы, содержащей обязательные поля, такие как ФИО, контактные данные, тема и краткое описание доклада и так далее. Параллельно с вводом данных система, используя встроенные механизмы валидации, проверяет корректность введённой информации. Пройдя проверку, генерируется файл, который пользователь должен подписать и загрузить в систему. После заявка помечается статусом "черновик", а заявителю автоматически отправляется электронное уведомление о получении его обращения.

Важной частью системы является механизм управления статусами заявок, реализующий отслеживание изменений на всех этапах обработки. Событийно-ориентированная модель позволяет не только зафиксировать текущий статус, но и обеспечить полную прослеживаемость истории изменений, включая дату, исполнителя и основание смены статуса. Такой подход обеспечивает прозрачность и повышает доверие пользователей к системе.

Неотъемлемым компонентом является модуль автоматической рассылки уведомлений, благодаря которому пользователи оперативно получают всю необходимую информацию.

Таким образом, реализованная логика информационной системы представляет собой последовательную, модульную и масштабируемую архитектуру, направленную на достижение высокой точности обработки заявок и удобства всех участников процесса. Используя принципы автоматизации, асинхронности и событийного реагирования, удалось создать решение, способное эффективно функционировать как в условиях небольшой научной конференции, так и при масштабных академических форумах.

Рисунок 3. Заглавная страница с формой

Рисунок 4. Заглавная страница с формой о научном руководителе и заявке

Рисунок 5. Создание заявки

Рисунок 6. Форма для загрузки файлов

Рисунок 7. Форма для редактирования, согласования, отклонения заявки

Заключение

Разработка информационной системы учета заявок на участие в конференции позволила автоматизировать ключевые процессы, ранее выполнявшиеся вручную: от приёма и валидации заявок до их анализа и статистической обработки. Применение современных веб-технологий, а также реализация гибкой архитектуры с разграничением ролей обеспечили удобство использования как для участников, так и для организаторов.

Список литературы:

1. Docker Documentation [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://docs.docker.com/.
2. Eventbrite [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://platforms.su/.
3. FastAPI Documentation [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://fastapi.tiangolo.com/.
4. MinIO Documentation [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://min.io/docs/.
5. PostgreSQL Documentation [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.postgresql.org/docs/.
6. React Documentation [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://reactjs.org/docs/getting-started.html.
7. Spring Framework Documentation [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://spring.io/projects/spring-framework.
8. ConfTool и EasyChair. Оксфордские рефераты | Платформа для научных конференций [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://oxfordabstracts.com/,
9. Обзор Eventbrite, Cvent. Список 19 лучших программ для управления мероприятиями [Электронный ресурс]. – https://webnus.net/best-event-management-software-list/,
10. Эрик Эванс. Предметно-ориентированное проектирование (DDD). — СПб.: Питер, 2020. — 448 с.