УЧЕТ И КОНТРОЛЬ РАСХОДОВ В РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛЕ

ACCOUNTING AND CONTROL OF EXPENSES IN RETAIL TRADE

Ekaterina Borovikova

student, Department of Economics, Ufa Branch of the Financial University under the Government of the Russian Federation,

Russia, Ufa

АННОТАЦИЯ

Современная розничная торговля – динамично развивающаяся сфера, в которой необходим чуткий контроль расходов для обеспечения стабильности и роста бизнеса в условиях мощной конкуренции. Ошибки в управлении финансами могут привести к значительным убыткам, поэтому требуется грамотный учет и контроль расходов, который может существенно повлиять на прибыльность предприятия.

ABSTRACT

Modern retail is a dynamically developing area that requires strict cost control to ensure business stability and growth in a highly competitive environment. Mistakes in financial management can lead to significant losses, so proper accounting and cost control are required, which can significantly affect the profitability of the enterprise.

Ключевые слова: учет, контроль, расходы, розничная торговля.

Keywords: accounting, control, expenses, retail trade.

Расходы являются неотъемлемой частью розничной деятельности, их нельзя избежать, но можно эффективно контролировать и вести учет, чтобы избежать убытков и правильно учитывать в отчетности.

Новые автоматизированные технологии позволяют владельцам бизнеса вести учет в реальном времени, сокращая затраты на ручное управление.

Эти разработки «предлагают компаниям автоматизированный учет и контроль трудовой деятельности персонала, выдача различных отчетов по первому требованию, расчет экономической эффективности работы в целом. Все это позволяет увеличить прибыль и сократить расходы предприятия» [2].

Облачные платформы и интегрированные кассовые системы облегчают анализ данных, прогнозирование затрат и учет запасов.

Все затраты можно условно разделить на:

1. Постоянные – к ним относятся все затраты, связанные с арендными платежами, выплатой заработной платы персоналу, коммунальные услуги и т.д.

2. Переменные – такие как закупка товара, логистика и многое другое, на чём можно сэкономить или стоимость разнится от месяца к месяцу, а также зависят от объема продаж.

Постоянные затраты не зависят от объема производства, а переменные затраты изменяются с ростом (снижением) объёма выпуска и продаж [3, с. 21]. Такое разделение помогает владельцам бизнеса точнее планировать бюджет и снимать нагрузку из-за непредвиденных издержек.

Важным фактором является то, что автоматизация тоже должна контролироваться, без этого бизнес может понести дополнительные убытки, нужно подходить грамотно к выбору системы.

Оптимизация бизнес-процессов считается залогом постоянного повышения уровня оптимизации компании. Однако для этого важно акцентировать на специфику работы какого конкретного предприятия подбирая оптимальный вариант улучшения процесса [1].

Внедрение новых технологий требует затрат на оборудование, программное обеспечение и обучение персонала. Для поддержки автоматизированных систем требуется регулярное обновление и техническое обслуживание, что может увеличивать расходы. Есть определенные сложности в интеграции – если новые системы не сочетаются с существующими процессами, потребуется дополнительная настройка.

Человеческий фактор персонала – если сотрудники не готовы адаптироваться к изменениям, это может привести к снижению продуктивности и затратам на дополнительное обучение.

Представьте, что управление расходами – это тренировка бизнеса, где каждая оптимизация – как укрепление «мышц» компании, а необоснованные затраты – «лишний вес», от которого стоит избавиться ради лучшей формы и выносливости.

Тем не менее, если автоматизация внедрена грамотно, долгосрочные выгоды обычно перекрывают первоначальные затраты. Главное – правильно оценить риски и возможности перед внедрением технологий. Обратимся к таблице 1.

Таблица 1.

Сравнение автоматизированного подхода с ручным:

Автоматизация играет ключевую роль в повышении эффективности учета и контроля расходов организации. Автоматизированные системы позволяют минимизировать человеческий фактор, снижая вероятность ошибок ввода данных, неправильных расчетов и несоответствий [4]. Автоматическое сопоставление счетов-фактур, накладных и платежных документов значительно повышает точность бухгалтерского учета.

Использование автоматизированных инструментов позволяет быстро обрабатывать большие объемы финансовых данных. Это ускоряет процессы подготовки отчетности, анализа расходов и принятия управленческих решений.

Автоматические инструменты помогают отслеживать расходы в режиме реального времени, предоставляя возможность оперативного реагирования на отклонения от бюджета. Использование аналитических отчетов помогает выявлять неэффективные затраты и оптимизировать бюджетирование.

Благодаря автоматическим решениям сотрудники освобождаются от рутинных операций, что позволяет перенаправить ресурсы на стратегически важные задачи, такие как финансовый анализ, планирование и принятие решений.

Современные автоматизированные системы обеспечивают высокий уровень защиты данных благодаря использованию шифрования, многофакторной аутентификации и централизованного управления доступом.

Для реализации преимуществ автоматизации применяются различные технологии и программы [5]:

• ERP-системы: комплексные платформы, интегрирующие управление финансовыми ресурсами, складским учетом, закупками и продажами (например, SAP ERP, Oracle E-Business Suite).
• CRM-системы: программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами, которое также включает модули финансового учета и аналитики (например, Salesforce, Microsoft Dynamics CRM).
• Бухгалтерские программы: специализированные приложения для ведения бухгалтерии и налогового учета (например, 1С Бухгалтерия, Контур.Бухгалтерия).
• Облачные сервисы: онлайн-сервисы, позволяющие вести учет и контролировать расходы удаленно (например, Google Sheets*(По требованию Роскомнадзора информируем, что иностранное лицо, владеющее информационными ресурсами Google является нарушителем законодательства Российской Федерации – прим. ред.), Яндекс.Деньги для малого бизнеса).

Таким образом, внедрение современных технологий автоматизации существенно улучшает качество учета и контроля расходов, повышая эффективность финансовой деятельности предприятия.

Контролировать расходы можно разными инструментами. Видеонаблюдение, внедрение учетных систем и регулярные инвентаризации – всё это помогает минимизировать риски потерь и предотвратить хищения. Потери в розничной торговле считаются одним из самых сложных аспектов управления финансами. Чтобы оптимизировать расходы в розничной торговле, в этом помогут следующие пути:

1. Пересмотр контрактов с поставщиками – регулярный анализ условий поставки позволяет сократить затраты на закупку.

2. Энергосбережение – использование LED-освещения и современных систем учета потребления электроэнергии позволяет снизить коммунальные расходы.

3. Автоматизация персонала – кассы самообслуживания, мобильные платежи и цифровые помощники снижают нагрузку на сотрудников.

Таким образом, внимательный учет и контроль расходов будет основой успешной розничной торговли, где использование современных технологий и стратегий позволяет развиваться, снижать затраты и улучшать финансовые показатели.

Автоматизация учета и контроля расходов позволяет сократить временные затраты, уменьшить количество ошибок, ускорить обработку данных и повысить безопасность информации. Для эффективного внедрения рекомендуется провести анализ текущих процессов, выбрать подходящее программное обеспечение, организовать обучение персонала, наладить интеграцию различных информационных систем, постоянно проверять работоспособность и обновляемость систем, управлять рисками и проводить мониторинг полученных результатов.

Список литературы:

1. Автоматизация бизнес процессов [Электронный ресурс]: https://neurocrm.ru/blog/2018/07/16/avtomatizacia-biznesa/;
2. Баянов А.И. Автоматизация контроля и учета для эффективной деятельности современного предприятия // Экономические науки. –  2019. – С. 147–149;
3. Лукаш, Ю. А. Расходы коммерческой организации: формирование, анализ учёт, управление, оптимизация : учебное пособие / Ю. А. Лукаш. - Москва : Флинта, 2022. - 495 с. - ISBN 978-5-9765-5130-5. - Текст : электронный. - URL: https://znanium.com/catalog/product/1905940;
4. Преимущества и недостатки автоматизации производства [Электронный ресурс]: https://www.gd.ru/articles/10119-nedostatki-avtomatizatsii;
5. Современные системы автоматизации производства [Электронный ресурс]: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/sovremennye-sistemy-avtomatizaciiproizvodstva//