ОБЛАЧНЫЕ СЕРВИСЫ КАК ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ СОЗДАНИЯ ЕДИНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ

В мире высоких технологий и стремительно ускоряющегося обмена информации организации испытывают острую необходимость в наличии внутренней информационной среды. Часто, для создания внутренней информационной среды, компании прибегают к установке программного обеспечения, которое позволяет автоматизировать один или ряд процессов и свести всю отчетную документацию в одном месте с предоставлением доступа необходимым сотрудникам с их рабочих мест. Однако установку и обслуживание ПО может позволить себе не каждая организация. И не всегда задачи, под которые внедряется ПО, оправдывают, затрачиваемые на него ресурсы.

В этой связи очень кстати приходится активное развитие облачных сервисов. Облачный сервис – это ресурс, который предоставляет удобный сетевой доступ к хранению, созданию и работе с разными видами файлов. Доступ к данным, хранящимся в облачном сервисе, может осуществляться с любого устройства с выходом в интернет, что может значительно ускорить рабочий процесс.

Еще одним преимуществом таких сервисов является их доступность в плане цены и простоты использования относительно программного обеспечения, которое чаще всего является дорогостоящим и требует наличия сотрудников для поддержания его функционирования, но в свою очередь имеет больше возможностей. Таким образом, при принятии решения о переходе на какой-либо из множества облачных сервисов необходимо четко осознавать те задачи, которые будут с помощью него решены.

По прогнозам многих современных компаний-разработчиков программного обеспечения, организации будут все чаще делать выбор в пользу облачного хранения данных, вместо громоздких ПО и локальных серверов.

Облачные сервисы станут отличным решением, в случае если необходим максимально простой способ автоматизировать выполнение каких-либо процедур, и нет возможности заложить достаточные временные, человеческие и материальные ресурсы для установки и внедрения программного обеспечения.

На протяжении нескольких лет топ-10 облачных сервисов остается практически неизменным. Краткий обзор этих облачных сервисов представлен ниже.

1. Google Диск

Облачный сервис Google Диск является самым используемым среди конкурентов и имеет самое большое количество поддерживаемых форматов файлов при том, что за отдельную плату его можно увеличить с помощью дополнительных расширений. Также значимым фактором является то, что компания Google пользуется своими продуктами в рамках сервиса. Также важно то, что офисные документы, фотографии и видео небольшого объема, при подсчете места на диске (15 Гб) не считаются.

2. OneDrive

Является продуктом Microsoft и имеет полную интеграцию с пакетом Office Online, который также возможно интегрировать в друге облачные хранилища. Автоматически синхронизирован с Windows 8.1 и Windows 10.

При подписке на Microsoft Office 365 бонусом является 1 Тб пространства на сервисе.

3. Dropbox

Один из первых сервисов, с которого началась активная популяризация облачных сервисов. Имеет всего 2 Гб бесплатной доступной памяти, которую можно расширить в соответствии с тарифами сервиса.

4. iCloud

Для организаций, которые функционируют на технике корпорации Apple, данный сервис является идеальным. iCloud поддерживает многие приложения, осуществляет бэкап и синхронизацию.

5. Яндекс.Диск

Является одним из самых стабильных сервисов в плане предоставления бесплатного объема- 10 Гб, при наличии акций, которые позволяют также бесплатно расширить пространство. С 2017 года загрузка фотографий и виде с мобильных приложений является безлимитной. Интегрирован с Office Online и имеет поддержку большого числа форматов.

6. Облако Mail.Ru

В сравнении с первоначальными 100 Гб бесплатного пространства на данный момент имеет всего лишь 8. Имеет встроенный аудиоплеер и интегрирован с Office Online. С 2017 года имеет диск О, который подключает хранилища как отдельные диски, где можно создавать и хранить документы и файлы в папках.

7. Box

Box изначально ориентирован на бизнес и является одним из самых стабильных. Предоставляет в пользование 10 Гб бесплатного пространства, при проведении акций – 50. Однако имеется ряд серьезных ограничений при использовании сервиса в бесплатном режиме.

8. MediaFire

Один из самых старых облачных сервисов хранения среди представленных здесь. Главным его минусов является очень медленное развитие. Отсутствует версия для ПК. Предоставляет 10 Гб бесплатного пространства, и 50 Гб по акции.

9. MEGA

Облако построено на высоком уровне шифрования и быстро развивается. Однако для комфортной работы с ПК придется установить специальное расширение. Имеет приложения для всех популярных операционных систем. Предоставляет 50 Гб на бесплатном тарифе.

10. pCloud

Пожалуй, самый быстроразвивающийся сервис, обновления выходят почти каждую неделю. Главным преимуществом является наличие разового приобретения пространства определенного размера, который будет в доступе постоянно до тех пор, пока вы не решите увеличить размер. То есть платите фиксированную сумму и расширяете объем своего хранилища навсегда. А начальное бесплатное пространство – 10 Гб.

В качестве примера использования облачного сервиса в деятельности организации можно рассмотреть опыт частного образовательного учреждения высшего образования «Тольяттинская академия управления».

В рамках выполнения требования непрерывного улучшения функционирования процессов, продиктованного стандартом ISO 9001:2008, по которому сертифицирована внедренная в ТАУ система менеджмента качества, службой внутреннего контроля реализуется процедура работы с несоответствиями в функционировании процессов Академии. Инструментом процедуры работы с несоответствиями являются протоколы, в которых сотрудниками структурных подразделений фиксируются произошедшие нарушения внутренних требований к функционированию процессов и исполнению процедур с целью разработки корректирующих действий и предотвращения повторений нарушений в будущем. Ввиду расположения протоколов фиксации нарушений в локальной сети Академии доступ к ним осуществлялся исключительно с рабочих компьютеров сотрудников, что сильно затрудняло мгновенную фиксацию несоответствий, а значит и затягивало всю процедуру работы с ними. Многие сотрудники просто отказывались фиксировать нарушения из-за того, что это занимает много рабочего времени. Плюс ко всему при неисправности в локальной сети организации протоколы вовсе становились недоступными и нарушения фиксировались несвоевременно или не фиксировалось вовсе. Для решения этих проблем было принято решение найти способ сделать процедуру работы с нарушениями более простой, а сами протоколы доступными в любое необходимое для фиксации несоответствия время. Для осуществления поставленных задач были проанализированы различные ПО и облачные сервисы. Среди ряда проанализированного ПО не были найдены то, что подходило бы под решение существующих проблем и не требовало бы затраты большого количества ресурсов. В то время как облачные сервисы оказались подходящим вариантом. Остановиться решили на самом используемом и популярном – Google Диске. На данный облачный сервис было решено перенести протоколы и изменить их формат, а именно из текстовых документов word перенести в Google формы с графами для заполнения. Перенос процедуры фиксации нарушений в облачный сервис позволил обеспечить практически круглосуточный доступ к протоколам, мгновенное оповещение ответственных сотрудников о заполнении формы, что существенно ускорило весь ход работы и сделало её более удобной. Важным плюсом использования Google Диска является то, что организацией не было затрачено денежных ресурсов для внедрения и обеспечения функционирования сервиса в рамках процедуры.

Таким образом, можно сделать вывод, что облачные сервисы можно смело внедрять в деятельность организаций, в случае если они способны выполнять необходимые задачи. Но также важно понимать, что программное обеспечение – это более серьезная и надежная платформа, которая имеет намного больше возможностей, а также ряд весомых преимуществ перед облачными сервисами даже несмотря на стоимость.

Список литературы:

1. Карр Николас Великий переход. Революция облачных технологий; Манн, Иванов и Фербер – М., 2015. – 324 c.
2. Кузнецова, Т.В.; Санкина, Л.В.; Быкова, Т.А. и др. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления; Юнити-Дана – М., 2015. – 359 c.
3. Леонов В. Google Docs, Windows Live и другие облачные технологии; Эксмо – М., 2015. – 921 c.