РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОМ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ОПРЕДЕЛЕННОГО КЛАССА

ERP-система — это система, необходимая для контроля и управления большим количеством ресурсов предприятия. Чаще всего они являются информационными системами, содержащими функции и набор инструментов управления финансами.

Система ERP включает такие элементы:

•    Модель управления информационными потоками на предприятии

•    Аппаратная база и сетевые средства

•    Базы данных

•    Системное ПО

•    Прикладное ПО

•    Необходимый набор приложений для автоматизации управления

Несложно заметить, что такие системы нужны в первую очередь крупным корпорациям со сложными структурными аспектами в управлении деньгами и производством. Жизненный цикл абсолютно любой системы обладает несколькими стадиями. Именно стадия внедрения считается очень важной. Ведь от грамотного внедрения зависит то, как система будет работать в будущем.

В 1990-х годах MRP II в совокупности с модулем FRP сформировали новую систему бизнес-планирования предприятия ERP (Enterprise Resource Planning). Она позволяет грамотно планировать деятельность предприятия в различных областях, в частности, денежные затраты на закупку оборудования и вклад в производство нового вида изделий. В РФ использование таких систем на практике обусловлено необходимостью управления бизнесом в условиях инфляции и налоговой политики. Именно поэтому ERP-системы нужны не только огромным корпорациям, но и малым фирмам, ведущим активную бизнес-деятельность.

Внедрение систем класса ERP было связано с некоторыми недостатками MRP II:

• Ориентация системы управления предприятием исключительно на имеющиеся заказы;

• Слабая интеграция с системами проектирования и конструирования продукции;

• Слабая интеграция с системами проектирования технологических процессов и автоматизации производства;

• Слабое насыщение системы необходимыми функциями управления расходами.

Системы класса ERP дополняются модулями прогнозирования спроса, управления проектами, затратами, составом продукции, модулем ведения технологической информации и прочими. В них внедряются специальные модули менеджмента кадрами и управление финансами фирмы. Со временем происходит отделение логистического модуля и Supply Chain Management - модуля.

Далее рассмотрим элементы структуры управления ERP.

Прогнозирование — это определение будущего состояния или повадок внешней среды, а также элементов производственного процесса. Самой главной целью прогнозирования является оценка важности параметров в неопределенных условиях. Как известно, одним из недостатков информации выступает связь со временем. Данная структура, прогнозирование, может стать самостоятельной функцией и предшествовать планированию, но также может помочь определить первые шаги в решении сложных задач планирования.

Следующее — менеджмент проектами и программами. В производстве сложных видов продукции одним из самых важных моментов цельного логистического цикла является именно само производство. Конечно, перед производством товар проходит такие этапы, как проектирование, конструирование, техническое оснащение и насыщение, а также с ним проводят испытания, доработки и прочие неотъемлемые части производства. Для сложной продукции уникален свой набор параметров:

•    Увеличенная продолжительность цикла

•    Огромное количество предприятий-смежников

•    Сложные внутренние и внешние связи

Как следствие, можно выделить важность и нужность управления законченными и целостными программами и проектами. Более того, включать все сопутствующие и необходимые функции в саму систему управления организацией.

Далее — введение информации о составе продукта. Данный элемент системы управления обеспечивает работников и людей на производстве нужной информацией о продукте, об изделиях, о необходимых сборочных единицах, материалах, деталях и об используемых приспособлениях. На данном этапе показаны разнообразные структуры изделий, полный набор данных, а также фиксациях всех изменений, происходящих в процессе. Важное место здесь занимает такая задача, как разделение узлов многоуровневых изделий. Её решение происходит при планировании потребностей в MP.

Следом идет введение информации о технологических маршрутах. Чтобы решить важные задачи оперативного управления производством нужна вся информация об операциях, происходящих в процессе, о последовательности этих операций, об их продолжительности и числе рабочих, которые будут их выполнять.

Управление затратами — это часть системы, позволяющая оценить и спрогнозировать затраты всех подразделений. На данном этапе исполняются необходимые работы по составлению плановых и фактических затрат.

Зачем нужна эта подсистема? Она нужна для обеспечения связи между управлением производством и финансовой деятельностью с помощью решения важных задач планирования, контролирования, учета, мониторинга и анализа затрат. Все задачи чаще всего решаются в различных планах. Например, по подразделениям, по проектам, типам этих проектов, по продукции и ее типов, изделиям и прочему. Эта информационная осведомленность необходима для выработки решений, которые помогут оптимизировать экономические показатели фирмы.

Управление финансами отличается от управления затратами тем, что в этой части системы решаются такие задачи, которые связаны с финансовой деятельностью. Она состоит из четырех подсистем глубокого уровня. Это «Главная бухгалтерская книга», «Расчеты с заказчиками», «Расчеты с поставщиками», «Управление основными средствами».

Важной частью управления финансами является автоматизация этой подсистемы. Она позволяет:

• Ужесточить финансовый контроль. Это обеспечивается обобщением всей финансовой деятельности предприятия

• Стимулировать оборот потока денег. Это обеспечивается управлением кредитованием или счетами дебиторов

• Улучшить управлением деньгами в целом. Это достигается с помощью автоматизации расчетов с поставщиками и клиентами.

• Усилить отдачу от капитальных вложений до максимума

И, наконец, управление человеческими ресурсами. Эта подсистема решает одни из самых важных задач — управление людьми на предприятии. Она включает такие мероприятия, как набор сотрудников, перепрофилированием или их переподготовкой, получение повышений и т.д.

Жизненный цикл проекта определяет начальную стадию, конечную стадию, а также различные стадии его реализации. С системами ERP немного иная ситуация. При внедрении первоначально следует изучать различные стандартные жизненные циклы. При изучении, чаще всего появляются аспекты, которые не могут соответствовать эталонной концепции управления проектом для той или иной компании.

Из этого следует, что необходимо разрабатывать собственный жизненный цикл проектной работы, который целиком и полностью будет приспособлен к требованиям компании.

Жизненный цикл проекта состоит из четырех важных стадий, которые будут рассмотрены ниже:

1. Стадия планирования

2. Стадия реализации

3 Стадия подготовки

4 Производственная стадия

Стадия планирования - это стадия, которая считается основной во всем проекте. Для того, что происходило поступательное и скорое продвижение на всех последующих стадиях, все детали, которые связаны с организацией и планированием, и мелкие вопросы прорабатываются, выясняется необходимый объем работ, проводимых по проекту, составляется организация, происходит распределение ресурсов, очень тщательно планируется деятельность, формируется концепция и происходит установка необходимо технического оборудования.

Целью планирования является обеспечение достижения поставленных целей, и исполнение намеченных задач.

Планирование, как процесс, состоит из пяти основных этапов:

• Прогнозирование. Под прогнозированием понимается определение будущего состояния или повадок внешней среды, а также элементов производственного процесса. На этом этапе дается оценка риска.

• Выяснение и выбор альтернатив развития.

• Формулирование целей.

• Разработка программы действий и составление графика работ.

• Формирование бюджета.

Принципы планирования — общие правила, которые необходимы для соблюдения планирования и от соблюдения которых зависит в целом эффективность планирования. Принципов несколько, и они будут рассмотрены ниже.

Принцип единства. Как известно, предприятие или фирма - это единая система или организм. И любая деятельность любого элемента должна быть связана и отталкиваться от интересов целой фирмы. Перемены в планах одного подразделения немедленно должны повлечь за собой изменения в планах других подразделений. Своеобразная цепная реакция должна отслеживаться в каждом элементе организации.

Принцип участия. Естественно планирование должно затрагивать каждого, привлекать тех, кого оно напрямую или косвенно затрагивает. Существует также несколько преимущество реализации данного принципы. Во-первых, каждый, кто участвует в планировании получает более глубокое понимание фирмы, узнает ее с разных сторон. Более того, это ведет к облегчению обмена информацией внутри компании. Во-вторых, непосредственное участие сотрудников приводит, к тому, что для каждого человека дела фирмы становятся их личными делами, а достижение тех или иных целей приносит им удовольствие и стимулирует к более эффективному труду. Также происходит укрепление корпоративного духа. В-третьих, занимаясь планированием каждый участник приобретает новые знания, навыки, расширяется их кругозор, укрепляются взаимоотношения между сотрудниками. Таким образом, компания приобретает необходимые резервные ресурсы для выполнения будущих задач.

Принцип непрерывности. Конечно же, процесс планирования должен идти непрерывно, постоянно. Современный мир очень быстро развивается и необходимо учитывать каждое изменение. Они должны быть учтены в процессе планирования, чтобы в последующих этапах было проще. Также следует учитывать изменения мировоззрения фирмы и представления о своих собственных внутренних возможностях.

Принцип гибкости. Данный принцип непосредственно связан с непрерывностью и состоит в обеспечении возможности изменения планов направленности из-за появления непредвиденных происшествий. Безусловно, с точки зрения финансовых затрат на этот принцип стоит закладываться заранее, то есть необходимо планировать с перспективой, с заделом на будущее, с вероятным будущим риском.

Принцип точности. Дабы не было никаких двусмысленных формулировок, план необходимо сделать максимально конкретизированным и детальным.

В процессе исполнения стадии реализации выстраивается системный прототип. Он нужен для отражения всех процессов и процедур компании. На данном этапе первоочередной задачей является конфигурирование системы в соответствии с ожиданиями и требованиями от нее. Более того, необходимо создание отчетов и форм, которые будут журналом мониторинга поведения системы, чтоб затем производить её отладку.

Стадия реализации и стадия подготовки немного пересекаются. Ведь некоторые мероприятия для стадии подготовки могут начаться еще во время выполнения стадии реализации.

При выборе стратегии реализации проекта можно отталкиваться от трех подходов: поэтапная реализация, «большой взрыв» или развёртывание.

При поэтапном подходе модули используются последовательно, постепенно. Их внедрение происходит тогда, когда это нужно. Так же оно может осуществляться в соответствии с эталонным планом или намеченным курсом. В свою очередь при использовании подхода «большого взрыва» все модули вводятся в работу одновременно, независимо от их порядка. И, наконец, при использовании подхода с развертыванием применяется модель в одной производственной единице, которая затем распространяется на другие единицы.

При выборе подхода на окончательный выбор руководителями проекта могут влиять разнообразные аспекты и текущая ситуация. Например, организационная структура, ресурсы и материалы, отношение к изменениям или расстояние между различными производственными единицами.

Как говорилось ранее, стадия подготовки и стадия реализации косвенно связаны друг с другом. Несмотря на это, у них конечно же есть различия. Стадия подготовки является заключительным этапом на пути к запуску производства. Для начала происходит конфигурация системы производства, проводятся проверки на функционирование системы, и проверяется качество в производственной среде. В итоге, все необходимые данные для производства переходят из старой системы в новую. Более того, создается пользовательская документация, и все участники проходят курсы обучения, ознакомляются с техникой безопасности. Только затем они могут быть допущены к следующей стадии — производственной стадии.

Команда, работающая над проектом, должны очень точно отрегулировать систему. А для завершения проекта его необходимо дополнить списком всех его достижений.

Обучение, контроль над проектом, управление рисками и внесением изменений выполняются постоянно на всех стадиях проекта. Рассмотрим каждый пункт отдельно и подробно.

Начнем с обучения. Оно начинается со сбора и подготовки команды, которая будет работать над проектом. Заканчивается же оно подготовкой пользователей и обучением их. То есть непосредственная демонстрация того, как и что работает, какая функция несет в себе те или иные действия.

Далее происходит контроль над проектом. Вообще данный аспект осуществляется в течение всего жизненного цикла проекта внедрения ERP-систем. Люди, которые работают над проектом, должны понимать, что происходит и постоянно следить за отклонениями от намеченного графика.

Управлением рисками. Еще на стадии планирования говорилось об управлении рисками. На производственной стадии, которая является финальной, управление рисками должно осуществляться максимально тщательно. Каждый аспект и все детали должны быть учтены, дабы избежать не просто задержек по производству, но и вообще тотального провала проекта. Важно помнить, что, проанализировав потенциальные риски, нужно предпринимать необходимые профилактические меры.

И наконец управление внесением изменений. Поскольку пользователи могут по-разному реагировать на изменения, то есть они могут быть и положительными, и отрицательными, то одной из самых важных задач руководителей выступает умелое управление и своевременное сглаживание острых углов.

Как и любая система ERP имеет свои минусы и недоработки. Поэтому люди дорабатывают её, вносят инновации и разнообразные изменения. Это помогает упростить работу и повысить эффективность выполняемых заданий. Более того, это помогает достичь уменьшения финансовых затрат и, в свою очередь, увеличить производительность и работоспособность.

Вот три рекомендации, которые помогут улучшить управление проектом внедрения ERP-систем на предприятии.

Первая рекомендация — это выбор правильной стратегии. Необходимо очень тщательно и аккуратно выбирать стратегию внедрения, при этом важно учитывать определенные ограничивающие факторы и условия компании. В эти условия входит наличие трудовых ресурсов, особых знаний, опыта работы, денежных ресурсов и, конечно же, времени. Выбранная стратегия будет оказывать существенное влияние на сам проект, на его задачи, от этого будет зависеть время реализации, финальная стоимость проекта, степень его сложности, качество исполнения и саму организацию компании.

Вторая рекомендация — это учет интернациональных различий или иначе говоря, многообразие культур сотрудников, работающих вместе. Интернациональная среда создает дополнительные трудности. Эти трудности возникают из-за культурных различий, языковых трудностей, религиозных конфликтов, временных различий и прочего. Все это необходимо учитывать при планировании, реализации и других этапах по внедрению системы определенного класса.

Третья рекомендация — это снижение сложности. Внедрение интегрированного пакета стандартного программного обеспечения в международную среду является очень трудным и энергозатратным процессом. Существует несколько советов, которые помогут его упростить. Например, важно тщательно выстроить структуру проекта, затем гарантировать обеспечение поддержки со стороны высшего руководства, далее необходимо использовать квалифицированных сотрудников, также нужно привлечь высококвалифицированных руководителей и сотрудников проекта. Естественно, важным элементом является обеспечение жесткого контроля над проектом и ходом его выполнения, а также применение надежного программного обеспечения.

Очевидно, что «идеального рецепта» и стопроцентных гарантий успеха внедрения любой системы нет. Однако, эти несколько простых и в тоже время основополагающих советов помогут улучшить и сгладить процесс внедрения. В какой-то мере может быть даже сделать его незаметным для конечного потребителя.

Жизненный цикл абсолютно любой системы обладает несколькими стадиями. Но именно стадия внедрения считается очень важной. Ведь от грамотного внедрения зависит то, как система будет работать в будущем. Проведя данное небольшое исследование, мы убедились, что только тщательная и скрупулезная проработка мельчайших деталей и элементов, может принести успех при внедрении системы любого класса. Внедряя не только ERP-системы, но и другие важно понимать, что внимание к каждому аспекты, к каждому этапу производства есть ключ к успеху.

Благодаря проведенному исследованию, я узнал для себя много нового в области управления проектом внедрения системы определенного класса. Если же мне когда-то предстоит столкнуться с процессом внедрения любой системы, я уже буду обладать определенным багажом знаний и, возможно, смогу принести пользу не только конкретному предприятию, но и всей сфере внедрения систем.

Список литературы:

1. Информационно-консалтинговый Центр по электронному бизнесу [Электронный ресурс] URL: http://www.e-commerce.ru/biz_tech/implemination/management/mrp_erp_systems.html. (Дата обращения: 06.07.17)
2. Внедрение ERP-систем: шаг за шагом [Электронный ресурс]. URL: http://www.interface.ru/home.asp?artId=3144  (Дата обращения: 06.07.17)
3. LogisticSystems [Электронный ресурс]. URL: https://logsystems.ru/articles/sistemy-klassa-erp  (Дата обращения : 06.07.17)
4. Коч К. Введение в ERP: сайт — URL: http://www.erp-online.ru/erp/introduction/  (Дата обращения : 06.07.17)