РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА ТОВАРОВ НА ОПТОВОМ СКЛАДЕ

Вопросы оптимизации затрат и повышения качества обслуживания клиентов становятся ключевыми в работе современных торговых компаний. Эффективность функционирования компаний данной отрасли во многом зависит от процессов, осуществляемых на складе.

Работу современного склада невозможно представить без качественной информационной и технической поддержки складских процессов. Рост товарооборота, а также возрастающий уровень требований к качеству складского сервиса вынуждают руководство компаний задумываться об инструментах повышения эффективности функционирования склада[4].

Работа склада состоит из шести основных операций: приемка товара; размещение товара; пополнение ячеек; комплектация заказов; комплектация маршрутов; отгрузка [3].

Из-за большого потока товаров, проходящих ежедневно через склад, вероятность возникновения ошибок учета на складе очень велика.

Среди наиболее часто возникающих ошибок на складе, можно назвать: прием от поставщика товара ненадлежащего качества; несоответствие укомплектованных товаров заказанным; отправка клиенту недоброкачественной продукции и т.д. [3].

Подобные ошибки серьезно отражаются на репутации компании и могут привести к потере определенной доли покупателей.

В настоящее время для борьбы с неразберихой на складе широко используются системы автоматизированного управления складом (Warehouse Management System - WMS) [4].

Разработчики предлагают множество решений, способные, по их словам, автоматизировать все бизнес-процессы на складе, но на деле выясняется, что для того чтобы внедренное решение начало приносить желаемый результат, одного приобретения, пусть и самого лучшего, программного продукта, недостаточно.

WMS – это инструмент, способный автоматизировать лишь часть  бизнес-процессов на складе. То есть это всего лишь одна из множества подсистем, которая входит в общую систему управления складом, наряду с другими (например, подсистемой управления работниками склада или подсистемой управления качеством продукции), а, вовсе, не сама система [4].

Специалисты советуют, прежде чем автоматизировать работу склада, надо сначала правильно и грамотно описать бизнес-процессы, реализуемые на складе.

Для этого необходимо:

1) изучить организационную структуру компании и выявить подразделения участвующие в оказании складских услуг и взаимодействующие со складом; 

2) описать все бизнес-процессы организации, которые имеют отношение к складу;

3) выявить проблемные места и недостатки учета;

4) внести предложения по устранению выявленных недостатков учета;

5) составить перечень обязательных задач, которые должна решать внедряемая система;

6) выбрать оборудование для автоматизации;

7) провести анализ аналогов на предмет соответствия предъявленным требованиям;

8) если программное решение не найдено, то разработать собственный программный продукт для автоматизации складского учета;

9) подготовка к внедрению (настройка оборудования, подбор и обучение персонала);

10) непосредственно внедрение выбранной системы автоматизации.

Конечно, если на рынке есть продукт, который хотя бы на 90% удовлетворяет предъявленным требованиям к системе (что случается очень редко), то можно остановить выбор на нем, иначе потребуется собственная разработка, но зато компания получит действительно удобный надежный и эффективный инструмент, с которым будет удобно работать и, в случае необходимости, дополнять его новыми функциями и задачами.

Итак, что нужно сделать и в каком порядке для того чтобы правильно автоматизировать склад?

Прежде всего, нужно получить обоснованные ответы на следующие 3 вопроса:

1. Какой способ автоматизации использовать (покупка готового решения или собственное решение)?

2. Если создание собственного решения, то какие средства проектирования и разработки использовать?

3. Если покупка готового решения, то какому программному продукту, из имеющегося разнообразия на рынке, отдать предпочтение? [5].

На практике, руководителям компаний непросто дается решение: покупать готовую WMS или разрабатывать свою собственную систему, силами штатных программистов?

Прослушав множество мнений и советов, руководитель начинает перебирать в голове следующие варианты:

а) «не пожалеть средства на готовое решение, заплатить за внедрение и навсегда забыть о проблемах логистики на складе»;

б) «а вдруг ничего не получится и потраченные деньги не принесут ожидаемого результата, пусть лучше штатные программисты поработают (они все равно зарплату получают)» [5].

В конечном счете, решение вопроса либо откладывается на неопределенный срок, либо принимается неверное решение, в результате которого компания начинает нести убытки [2].

Многие руководители сразу начинают, в целях экономии, отвечать на третий вопрос, пропустив первые два.А в результате все заканчивается тем, что, в лучшем случае, выбранный продукт потребует серьезной доработки и по достаточно высокой цене, а в худшем – все обернется пустой тратой времени, денег и сил, в связи с тем, что программа  вообще не удовлетворяет требованиям данного склада [1].

Для понимания того, что такое WMS и какую пользу она способна принести для того или иного склада, необходимо в первую очередь обратить внимание на бизнес-процессы, которые там осуществляются.

Практически любой стандартный складской бизнес-процесс состоит из перечисленных ранее шести операций, наиболее важными из которых для автоматизации склада являются процессы приемки, размещения товаров  и комплектации заказов.

На крупных складах, правильно подобранная WMS может значительно увеличить эффективность процесса приемки, размещения и комплектации товаров на складе.

Необходимо понимать, что если работник склада физически не может увидеть и оценить объем товара, требующего размещения на данном складе, то ему нужен инструмент, который будет видеть каждую ячейку и количество свободных в ней мест и автоматически формировать маршрут комплектации товара с указанием адреса его хранения [6].

При автоматизации работы склада, специалисты предлагают использовать следующие инструменты:

1. Единица хранения и место хранения товара.Единицей хранения может быть отдельная упаковка. Более крупной единицей учета обычно является партия (серия). Место хранения – это ячейка, в которую товар был помещен. Ячейка должна иметь номер и физические границы. Номер ячейки служит адресом хранения товара. Адресная система хранения товаров позволит оперативно получать доступ к информации о том, где хранится товар и как быстро его найти [6].

2. Срок годности. Любая продукция обладает определенными свойствами. Одним из таких свойств является срок годности товара, по истечении которого товар начинает терять потребительские свойства. Такие товары должны быть своевременно списаны со склада. Автоматизированная система должна контролировать сроки хранения товаров, чтобы избежать отгрузки потребителю товаров ненадлежащего качества [6].

3. Идентификация. Идентификация товара необходима для хранения минимального набора сведений о товаре. Существуют следующие методы идентификации:

- Индивидуальное кодирование: каждой товарной позиции присваивается индивидуальный код, который может содержать в себе информацию («смысловой» код), так и не нести никаких сведений о нем («несмысловой» код). Примером «смыслового» кода может быть, например, комбинация из семи знаков, где первые 3 цифры - информация о поставщике, следующие 2 цифры - информация о товарной группе, и последние 2 - товарная позиция;

- Штриховое кодирование. Внедрение штрихового кодирования на складе позволяет существенно ускорить процесс приемки продукции, значительно снизить риск ошибок человеческого фактора, а также упростить поиск и комплектование заказов.

- Радиочастотная идентификация (RFID). Система RFID появилась в России совсем недавно и пока практически не используется на отечественных складах. Однако успешный опыт внедрения данной системы рядом крупных компаний в Европе  позволяет делать выводы о том, что в перспективе широкое применение системы RFID начнется и в России [6].

4. Прослеживаемость. Для определения причин брака, претензий и ошибок, для своевременного списаниятоваров ненадлежащего качества, необходимо обеспечить начальника склада подробной информацией о ходе движения и хранения продукции таким образом, чтобы, при необходимости, он мог взять любую упаковку товара, отгруженную со склада, и оперативно получить информацию о том: Когда она была отгружена склада? Где она хранилась? В каких ячейках? Были ли перемещения в рамках склада? Дата и время приемки товара на склад? Кто поставщик? И т.п. [6].

5. Комплектация заказов. Для большинства оптовых складов данная операция является ключевой, так как именно от нее зависит уровень обслуживания клиентов (скорость выполнения заказа, отсутствие ошибок при сборе и т.д.). При этом данная операция является одной из трудоемких среди других складских бизнес-процессов.

Существует два способа комплектации заказов: «человек к товару» и «товар к человеку».

Система «товар-к-человеку» является полностью автоматизированной – оператор при помощи пульта управляет перемещением товара по складу. В нашей стране такие системы практически не применяются.

Система «человек-к-товару».Результаты исследования, проведенного на 23 складах оптовых предприятий, показывают, что 50 процентов рабочего времени комплектовщиктратит на перемещение между ячейками склада, 20 процентов - вынужденный простой (ожидание), другие 20 процентов - работа с документами, а 10 процентов – непосредственная сборка товаров. Полученные результаты говорят о неэффективности работы комплектовщика и необходимости оптимизации процедуры комплектации за счет применения оптимальных маршрутов, которые сократят общее время сборки заказа, упразднят простои и сократят время на перемещения между местами отборки [1], [3].

Рассмотрим типовую схему процесса комплектации заказов. Процесс комплектации начинается с получения накладной на отпуск товара. В документе должна быть представлена информация о товарах, требующих сборки и местах их хранения. При этом перечень товаров должен быть представлен в соответствии с порядком их размещения на складе, иначе комплектовщик вынужден совершать неэффективный путь, неоднократно возвращаясь к ранее пройденным местам и т.д. [1]

Таким образом, очевидно, что автоматизация склада является серьезной задачей, требующей ответственного подхода и анализа всех этапов работы. Любая, так называемая «экономия», связанная с исключением каких либо обязательных шагов, может привести к негативным результатам.

При выборе программного продукта для автоматизации бизнес-процессов на каждом конкретном складе, нужно, прежде всего:

- полагаться на мнение специалистов, умеющих не только продавать коробки с готовыми решениями, но и понимающих изнутри, что такое автоматизация склада и чем она может быть полезна для конкретного бизнеса;

- принимать решение об автоматизации складской логистики только на основании грамотного аудита всей цепи поставок;

- принимать решения, основываясь только на объективных фактах, и делать выводы, опираясь только на математику и здравый смысл, а не на красивые картинки из различных презентаций [4].

Важно понимать, что, в конечном счете, автоматизация склада должна ускорить процесс обслуживания клиентов: моментально получать информацию по наличию продукции на складе, местахее хранения и возможных аналогах. Постоянно обновляемые складские остатки позволяют своевременно оформлять новые заказы поставщикам и контролировать их исполнение.

Список литературы:

1. Быстрых А. Складская логистика. 23.12.2015. https://iteam.ru/publications/logistics/section_75/article_3643(дата обращения: 14.05.2018)
2. ВергиевН. Какой склад, такой и бизнес. 2015г. https://iteam.ru/publications/logistics/section_75/article_3375(дата обращения: 14.05.2018)
3. Демин В. Оптимизация ключевых операций складского технологического процесса. 02.02.2016. https://iteam.ru/publications/logistics/section_75/article_2796 (дата обращения: 14.05.2018)
4. Забаров Д. WMS как инструмент повышения эффективности складской логистики. 09.04.2017. https://iteam.ru/publications/logistics/section_75/article_2715(дата обращения: 14.05.2018)
5. Колмачихин Ю.Н. Автоматизация складских бизнес-процессов. 23.01.2014. https://gaap.ru/articles/Avtomatizatsiya_skladskikh_biznes_protsessov/(дата обращения: 13.05.2018)
6. Шмилович М.З. Управление качеством в складской деятельности. 30.08.2015. https://gaap.ru/articles/upr_kachestvom_sklad_deyatelnost/(дата обращения: 13.05.2018)