ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ТРАНСПОРТНОЙ ЛОГИСТИКЕ

ADVANTAGES OF USING INFORMATION TECHNOLOGY IN TRANSPORT LOGISTICS

Pavel Lobachev

master's student, 2nd year student, Russian University of Transport,

Russia, Moscow

Elena Sysoeva

scientific supervisor, PhD in Economics, Assoc. Prof., Russian University of Transport,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

На сегодняшний момент информационные технологии и цифровизация неуклонно меняют нашу жизнь, входя во все сферы жизни. И наиболее данные инновации важны в сфере логистических грузоперевозок, так как многие процессы, как например документооборот можно и нужно перевести в электронный формат для существенной оптимизации работы. В статье рассматриваются вопросы важности информационных технологий в документообороте. Показаны разделение информационных систем по функционалу, так же продемонстрированы плюсы и минуты информационных технологий и показаны угрозы и будущее развитие данной отрасли.

Ключевые слова: информационные технологии, ЭТрН, документооборот, электронная транспортная накладная, логистика, система.

Понятие информационные технологии появилось совсем недавно, вместе с развитием интернета и информационных систем, но уже сейчас человек окружен таким большим количеством всевозможной информации что без развития технологий обработки информации он не сможет её нормально применять.

Информационные технологии можно представить не только как ряд программ и систем, но и как совокупность методов, систем, программ, дисциплин нужных для процесса управления, создания, обработки, передачи, хранения и поиска данных в транспортной логистике.

На сегодняшний день данные технологии как никогда необходимы для сокращения бумажного документооборота, так как в отличие от электронного документооборота значительно быстрее происходит процесс его обработки и сокращает множество проблем, а в логистическом секторе время играет ключевую роль.

В отличии от офисных программ таких как Microsoft Word и Microsoft Excel, информационные технологии в документообороте строятся как система, которая нужна для работы с документацией, то есть организовывать работу с разными программами, обрабатывать информацию, уметь сохранять информацию и организовывать поисковую систему информации. То есть информационные технологии позволят объединять существующие программные системы и продукты в единую систему документооборота.

Можно выделить две группы систем для документооборота на компьютерах, такие как облачные и товарный варианты. Облачные системы работают по принципу помесячной или годовой оплаты за работу, то есть покупает лицензию на использование товара, цена зависит от количества функций которая дает лицензия. Её особенность в том, что программу можно использовать в любом месте и на любом устройстве, так как сама программа остается в облаке. [2, с. 782]

Второй вариант представляет собой разовую полную покупку программы или системы для использования.

Информационные технологии документооборота могут использоваться на предприятии как хранилище разных электронных типов данных, которые находятся на разных носителях с возможностью поиска данных

Если говорить об их функционале, то можно выделить следующие:

1. CRM-системы – кроме функции работы с документами, имеют инструменты для облегчения взаимодействия с партнерами. Как пример можно привести такие программы 1С и Битрикс24, 1С широко используется всеми слоями экономики, а также интеграция с другими программами помогает создать единую систему для взаимодействия с клиентами, сотрудниками, а Битрикс24 система с широким набором инструментов, помогает взаимодействовать с клиентом путем управления звонками и отслеживания за стадиями продаж клиента.
2. ECM-системы – главной задачей является, помимо работы с документами, безопасное хранение данных в структурированном виде. Так же имеет инструментарий для работы с неструктурированными данными. Помимо 1С на рынке присутствуют такие программы как Directum RX и ELMA365 ECM.
3. Workflow – это система или приложение которые помогают создать автоматизированные бизнес-процессы для решения задач, как например отслеживать движение документа в системе. Как самой известной можно выделить Trello – система для управления проектами, в виде карточек на доске, для обзора задач и идей.
4. Системы делопроизводства – это системы документооборота, которые представлены в электронном виде; это такие программы как пакет программ от Майкрософт офис.
5. Архивы – это программы, предназначенные для хранения документов в различных форматах. Можно выделить сразу несколько архиваторов, такие как 7-Zip, WinRAR и WinZIP.
6. Гибридные – это программы и системы, в которые заложены функции нескольких систем.

Системы электронного документооборота могут быть внутренними, внешними или обеспечивать связи с государственными органами. [5]

Если говорить о выгодах, которые мы получаем от данных технологий то можно выделить такие преимущества как экономия рабочего времени сотрудников, удобность хранения документов, повышение уровня безопасности хранения данных, сокращение времени подготовки документов, упрощение процессов поиска документов. [7, с. 126]

У данных технологий есть и свои минусы, среди которых можно выделить такие как сложность внедрения системы документооборота, высокие затраты на все операции по внедрению, обучению и последующему обслуживанию и долгое внедрение, и обучение сотрудников.

Как пример можно привести внедрение программы электронных транспортных накладных для автомобильного транспорта. В 2020 году Министерство транспорта России начало внедрение электронной транспортной накладной и электронного путевого листа.

Минтранс России прогнозирует что в ближайшем будущем ЭПД станет обязательным. Но пока еще с 1 марта 2022 года и на сегодняшний момент перевозчики, отправители и получатели грузов оформляют электронную транспортную накладную вместо бумажной по желанию. [3]

Можно сказать, что ЭПД помогает автоматизировать бизнес-процессы грузоотправителя и перевозчика помогая налаживать взаимодействия и обмен данными о перевозке. Все происходит в электронном формате, убирая все процесс оформления, штамповки и печати. Все это заменяется простым действием УКЭП и сохраняется в базе.

«При оценке экономического эффекта значение имеет не только отказ от бумаги и скорость обмена, но также эффективность труда и безопасность хранения данных. Если потеряется транспортная накладная, то из-за временных затрат на её восстановление может случиться кассовый разрыв, поэтому в восстановлении оригинала документа иногда участвует генеральный директор. Кроме того, документы нужно хранить в течение 5 лет. Большие коробки, доверху заполненные бумагами, требуют организации архива со всеми вытекающими затратами. Экспертная оценка стоимости бумажного документооборота варьируется от 150 до 700 рублей за каждый документ».

Документы хранятся в базе данных 5 лет, а также передаются в государственную информационную систему, где по истечению 5 лет, документы передаются в долговременное хранилище, откуда их можно запросить по специальной процедуре.

На данный момент, например, на ООО «РЖД» использование электронного документооборота свелось к тому, что бумажные и электронные документы дублируют друг друга, что конечно лучше и быстрей чем до введения данного проекта, но еще далеко до полного отказа от бумажного документооборота. Таким образом, переход на электронный документооборот позволит сократить время, которое уходило на работу с бумажными документами. [4, с. 53]

Если говорить о будущем, то с 2024 года Электронная транспортная накладная (далее ЭТрН) может стать обязательной для некоторых отраслей экономики. Так, планируется, что Минтранс начнет вводить «отраслевой императив», то есть требование использовать ЭТрН всеми участниками рынка грузоперевозок.

На сегодняшний день, дата о вступления в силу положения о начале действия ЭТрН была перенесена с 1 июня 2024 года на 1 марта 2025 года. Кого именно затронет это положения пока неясно, но лучше заранее подготовиться к возможным изменениям. Установить нужные технологии можно подключившись к ГИС ЭПД через оператора электронного документооборота.

Его сервис встроен в решение «Умная логистика», а также в сервис «1С-ЭПД».

Второй сервис может быть куплен или же внедрен в большинстве программных систем 1С. «1С-ЭПД» будет полезен компаниям, где пользуются системой 1C и где нужны организация логистических цепочек и процессов.

Если говорить о использовании ЭПД водителями, то можно сказать, что в основном это предъявления документов инспектору и подпись самих документов водителем.

Для возможности водителя подписывать ЭТрН и предъявлять документы инспектору, следует ответить на три вопроса:

1. какие у водителя есть возможности для оформления документов (смартфон или планшет);
2. готов ли работодатель предоставить водителю возможность подписания электронных документов;
3. есть ли у компании своё мобильное приложение или могут ли использовать стороннее программное обеспечение.

От ответа на данные вопросы и формируется три основных направления деятельности:

1. водитель в смартфоне формирует документ, а диспетчер подписывает его на своём рабочем месте;
2. водитель формирует документ и подписывает его в своём устройстве;
3. диспетчер заполняет документ со слов водителя и подписывает его на своём рабочем месте.

Процесс предъявления документов инспекторам МВД и Ространснадзора реализуется также в зависимости от ответов на вопросы: QR-код, PDF со штампом подписи или проверка по номеру транспортного средства в ГИС ЭПД.

В большинстве случаев перевозчики хотят, чтобы водитель сам подписывал документы по нескольким причинам, таких как: высокий уровень автоматизации, желание зафиксировать материальную ответственность и если грузы оформляются в разных часовых поясах и нет возможности обеспечить круглосуточного диспетчера. [6]

Другой пример состоит в том, как применили информационные технологии в документообороте на воздушном транспорте. Так компания OpenSky внедрила автоматизированную систему планирования и управления полетами, данная система позволяет проводить предварительное таможенное информирование и совершать предварительно планирование, совершать оперативное управление полетами и предлагает большой инструментарий для выполнения других функций. Так же у данной системы есть свое приложение iFlightDoc Pilot которое обеспечивает всем необходимым для персонала для выполнения своих функций: формирование документации, введение штурманского журнала, предоставление информационной базы данных для выполнения различных функций и так далее. [1, с. 110]

Таким образом, переход на электронный документооборот – является одной из важнейших направлений в области информационных технологий, так как во многом именно благодаря им можно не только повысить скорость обработки документов, но и повысить уровень удобства передачи и хранения данных, что позволит повысить качество всех транспортных отраслей.

Список литературы:

1. Преимущества цифровизации документооборота при обработке грузов на воздушном транспорте / Н. И. Богданова, П. Д. Тешева // Транспорт России: проблемы и перспективы – 2023: материалы международной научно-практической конференции. 14-15 ноября 2023 г. – СПб.: ИПТ РАН, 2023. Том 1. С. 110-113.
2. Облачные сервисы / Ю.С. Елуферьева, А. П. Михайлов // Экономика и социум: электрон. журн. URL: https://cyberleninka.ru/journal/n/ekonomika-i-sotsium?i=1139032 (дата обращения 09.09.2024).

2. Системы электронного документооборота: под ред. Е. Рудневой // Электрон. дан.URL:https://www.banki.ru/wikibank/sistema_elektronnogo_dokumentooborota/?ysclid=m0mmzd9pqj824172314 (дата обращения 15.10.2024).
3. Цифровая железная дорога и электронный документооборот / В.П. Егоров,
4. Н.И. Балахонцев // Вестник Академии права и управления: электрон. журн. URL: https://cyberleninka.ru/journal/n/vestnik-akademii-prava-i-upravleniya?i=1105605 (дата обращения 14.09.2024).
5. Электронный документооборот в грузоперевозках: возможности и перспективы / И. Ф. Нурудиновна // Текст научной статьи по специальности «Право»: электрон. журн. URL:https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy-dokumentooborot-v-gruzoperevozkah-vozmozhnosti-i- (дата обращения 25.09.2024).
6. Электронный документооборот в логистике / ГК «Астрал» / Бухгалтерия и IT / Дзен. URL:https://dzen.ru/a/ZG9LISjgaj5aBYBD?ysclid=m2ahtxx0vl451660591 (дата обращения 07.10.2024).
7. Электронный документооборот в организации / А. Е. Павлов // Молодой ученый: электрон. журн. URL: https://moluch.ru/archive/302/68266/ (дата обращения 03.10.2024).