ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТНЫМИ ГРУППАМИ

Аннотация: в данной статье рассмотрены основные этапы реализации проектных групп: от примитивной группы(людей с общим интересом) до команды проекта. Выделены основные роли в примитивной группе, а также распределение ответственности между сотрудниками. Графически представлена концепция управления проектной группой в соответствии с логикой проектного управления.

Ключевые слова: календарь сотрудник; примитивная группа; ответственность; делегирование; декомпозиция целей; проектная группа; управление проектами; задачи группы проекта.

Введение

В настоящее время все большее внимание уделяют созданию стратегически обоснованных проектных групп. Компании тратят миллионы рублей на то, чтобы их деятельность стала более оптимизированной и приносила наибольший доход. Формирование проектных групп позволяет детально и четко контролировать отдельные производственные процессы, грамотно распределять ответственность между сотрудниками, а также обеспечить максимально эффективное ресурсное обеспечение.

Основы формирования проекта

Самая главная ценность любой компании - люди. А главная ценность проекта компании - проектная группа. Очень часто в процессе реализации проекта возникают неблагоприятно влияющие ситуации: недостаточное финансирование проекта, конфликты заказчика и подрядчиков, необоснованно короткие сроки реализации проекта, однако, если сформирована правильная команда проекта, членами группы являются специалисты в своей области  и внутри группы налажены контакты, успешное выполнение проекта в заданные сроки становится задачей, возможной к реализации.

Формирование календаря сотрудника

В нашей повседневности бытует такое мнение, что если сотрудник пришел на работу, то он думает только о работе и больше ни о чем. Нужно понимать, что это не так, у каждого человека есть свои личные дела, отстранённые от его деятельности. Следовательно, рабочее время пересекается с проектами других организаций и «собственными проектами» сотрудника (определение ребенка в детский сад, ремонт в квартире, оформление ипотеки). Поэтому при формировании рабочего календаря сотрудника следует вносить коррективы по «личным проектам». За счет этого будет реализовываться более эффективная проектная группа. Очень часто руководители упускают данный фактор и не могут надлежащим образом сформировать компетентную группу. Также не стоит планировать от сотрудника 100% продуктивности, ведь, если работник будет  систематически перерабатывать , то эффективность его работы снижается в геометрической прогрессии. Не следует забывать и о персональной работе с ключевыми работниками: организовывать личные встречи, обсуждать планы работ.

Основные аспекты, которые нужно учитывать при работе с командой проекта

• Психотипы сотрудников
• Индивидуальные склонности в характере
• Определение ролей в команде
• Делегирование ответственности( рис. 2)
• Обучение  сотрудников
• Выбор правильного метода управления проектом(Scrum, Agile , Kanban и т.п.)

Становление проектной группы

Ни одна команда проекта не может нормально функционировать на начальном этапе ее создания. Чтобы достичь результатов, ей следует пройти несколько ступеней формирования.

Первая ступень - примитивная группа (низшее образование группы)

Примитивная группа – это группа с примитивными взаимоотношениями, тенденциями подчиняться праву силы. Является крайним вариантом авторитарно-конфликтной группы. Образуется преимущественно на основе потребностей индивидов в общении, участии принадлежности и т.д.

Если изначально примитивную группы позиционировать как  группу проекта, то это никаких результатов в работе она не принесет. Нельзя применять законы коллективы на начальном этапе.

Определение ролей в примитивной группе.

Роли в данной группе подразделяются на Альфа, Бета, Гамма, Омега и Марионетки.

«Альфа» - Главарь: имеет право присвоения любых благ и безнаказанной агрессивности. Физически сильнее других. Властен, смел, свиреп, безжалостен, доминант. Умен и хитер, умеет планировать и направлять действия группы, хорошо видит потенциальных соперников, умеет убирать их с дороги или стравливать между собой. Ни один из Ведомых не имеет права его ослушаться. Члены группы считают его «хозяином».

«Бета» - Авторитет: единственный, кто дает советы Главарю. Умственными способностями превосходит его, однако уступает ему в смелости и решительности. В случае ухода «Альфы» почти никогда не становится на его место.

«Гамма» - Ведомые: данные сотрудники ранжированы по степени приближенности к Главарю и Авторитету как по вертикали, так и по горизонтали в иерархической структуре группы.

«Омега» - Забитые: становятся жертвой общегрупповой агрессии. На них отыгрываются за все провалы проекта.

«Марионетки»: являются для других эталоном поведения в отношении к Главарю и целям, которые поставлены перед группой [2].

Таким образом, для данного типа структуры характерна жесткая иерархия и наличие психологических ролей. От такой группы не следует ожидать какого - либо творчества. Способность группы на творчество зависит непосредственно от возможностей Главаря.

Вторая ступень – коллектив проекта

Обычно данная группа небольшая. Нуждается в постоянной коммуникации либо в информационном пространстве, либо в непосредственно общении. Коммуникации происходят синхронно, т.е. это постоянные встречи/совещания либо чат. В такой группе каждый сотрудник тесно связан с остальными участниками проекта, потому что вводные одного тут же влияют на работу другого. Данный тип является нестабильным, в задачи руководителя входит постоянное поддержание группы в состоянии «команды». Замена «старого» сотрудника «новым» снижает производительность группы из - за необходимости обучения прибывшего сотрудника.

В коллективной группе лидер должен быть не только формальным, но и неформальным – уметь объединять свой коллектив, а также быть человеком, который может морально поддержать своего работника. За счет этого повышается эффективность всей группы в целом. Не следует забывать, что лидер должен обладать волевым характером, уметь вести за собой людей, быть  стрессоустойчивым, находить  выходы из конфликтных ситуаций и не идти на поводу у коллектива, отстаивать свое мнение. В данном типе групп никогда нет «Альфы».

Из всего выше сказанного вытекает, что примитивная группа функционирует как ролевая культура. Сформированный коллектив работает как команда, его эффективность при выполнении какой - либо работы выше, чем у предыдущей группы.

Третья ступень – команда/группа проекта

Группа-проект формируется на основе следующих задач:

• Распределение ролей в команде
• Адекватная нагрузка  на людей
• Распределение полномочий
• Распределение ресурсов
• Распределение ответственности
• Создание благоприятной рабочей среды для команды (ответственный руководитель)
• Организация работы

Процесс распределения задач между исполнителями (подразделениями организации) иногда называют декомпозицией цели (целей) организации. Декомпозиция (в данном случае) — процесс разделения сложной задачи (цели) на составные части, элемент. Она подразумевает, что правильное и своевременное выполнение каждым сотрудником (подразделением) своей части работ приведет в итоге к достижению общей целей проекта. Для продуктивной работы проектной группы необходимо обеспечить координацию работы сотрудников.

Другими словами, работа группы людей может считаться командной, если каждый исполнитель знает, что он должен делать, какими ресурсами (инструментами, деньгами, временем и т.п.) он для этого располагает, что он уполномочен требовать (ожидать) от других людей и какую ответственность он буден нести за ненадлежащее выполнение порученных ему задач, а также – в каком порядке должны исполнители работать в группе и как взаимодействовать между собой.

Генри Минцберг выделяет пять координационных механизмов, посредством которых проектные группы координируют свою деятельность[1]:

• взаимное согласование
• прямой контроль
• стандартизация рабочих процессов
• стандартизация выпуска
• стандартизация навыков и знаний (квалификаций)

В общем случае любая командная деятельность характеризуется следующими признаками:

• наличие общих целей или совокупности целей деятельности
• совместная деятельность людей
• особая система командных/групповых отношений между людьми
• наличие управления совместной деятельностью людей
• технологичность деятельности
• наличие определенной командной/групповой культуры

Прежде чем создавать проектную группу, нужно понимать какие цели преследует данный проект, а у же только после этого делегировать полномочия в команде проекта и распределять ответственность ( Рис 1.)

Рисунок 1. Концепции управления проектной группой в соответствии с логикой проектного управления

Рисунок 2. Делегирование ответственности в проектной группе

Подводя итоги данной статьи, можно сформулировать методологию формирования проектных групп. Для того, чтобы создать первоклассную, эффективную и результативную проектную группу, нужно приложить не мало усилий. Состав команды должен быть четко подобран: конкретное количество людей в проекте (не всегда больше значит лучше), высокая квалификация специалистов, возможность обучения персонала, четкое определение психотипов в проекте, наличие мотивации и рабочего времени, верная расстановка ролей, правильное определение условий труда, грамотный руководитель, а также правильная организационная работа.Все это, несомненно, является основами формирования проектных групп.

Список литературы:

1. Генри Минцберг Структура в кулаке: создание эффективной организации / Пер. с англ. под ред. Ю. Н. Каптуревского. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с.: ил. – (Серия «Деловой бестселлер»).
2. Добрович А. Б. Воспитателю о психологии и психогигиене общения. - М. : Просвещение, 1987
3. Том Демарко. Deadline. Роман об управлении проектами // Вершина. – 2008. – 288 с.
4. Команда проекта [Электронный ресурс] URL:  https://www.youtube.com/watch?v=jwsZBj5vaiU(дата обращения: 10.05.2018)
5. Команда проекта или примитивная группа? [Электронный ресурс] URL: https://www.youtube.com/watch?v=ZCtBQFNYQgU (дата обращения: 10.05.2018)