ВНУТРЕННИЙ АУДИТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОХРАНОЙ ТРУДА В ОРГАНИЗАЦИИ

INTERNAL AUDIT OF THE OCCUPATIONAL HEALTH AND SAFETY MANAGEMENT SYSTEM IN THE ORGANIZATION

Alevtina Trofimova

student, Institute of Engineering and Environmental Safety, Togliatti State University,

Russia, Togliatti

АННОТАЦИЯ

Актуальность настоящей работы обуславливается тем, что эффективный аудит за состоянием охраны труда – основное мероприятие по предупреждению производственного травматизма.

Несмотря на растущий уровень интереса к системам управления охраной труда, было опубликовано мало официальных оценочных исследований. Информации о том, как работают эти системы и насколько они эффективны в предотвращении производственного травматизма и заболеваний, относительно мало.

Сложность внедрения СУОТ зависит от размера учреждения или рабочего места, его текущей эффективности в области охраны труда и профиля рисков.

ABSTRACT

The relevance of this work is determined by the fact that effective audit of the state of labor protection is the main measure for preventing industrial injuries. Despite the growing level of interest in labor protection management systems, few formal evaluation studies have been published. Information on how these systems work and how effective they are in preventing industrial injuries and diseases is relatively limited. The complexity of implementing an OSHMS depends on the size of the institution or workplace, its current effectiveness in the field of labor protection and the risk profile.

Ключевые слова: охрана труда, аудит по охране труда, внутренний аудит.

Keywords: labor protection, labor protection audit, internal audit.

В рамках исследования методов разработки программ аудита по охране труда для организации предложено рассмотреть новейшие системы компьютеризированной оценки мероприятий по охране труда.

В контексте безопасности и гигиены труда термин аудит означает адаптацию и сравнение систем менеджмента. Все рекомендации и процесс аудита требуют участия и планирования со стороны организации и должны выполняться беспристрастно. Этот инструмент играет важную роль в определении сильных и слабых сторон системы управления безопасностью и гигиеной труда.

Как и любой другой процесс, процесс аудита требует процедурного контроля и материальных доказательств. С другой стороны, организация должна обеспечить, чтобы руководство каждого уровня обратило внимание на использование аудита как важного метода оценки в управлении охраной труда.

Аудит должен учитывать прошлые программы аудита и проверок СУОТ, однако он был бы неполным без рассмотрения аспектов программ укрепления здоровья и безопасности работников на будущее. Фактически, процесс аудита должен учитывать элементы эффективных программ, внедрение которых было признано международными экспертами.

В некоторых исследованиях описывается использование аудитов в области безопасности и гигиены труда на уровне организации и аудит услуг, предоставляемых в области охраны труда на рабочем месте и управления рисками для здоровья. Аудит проводится с использованием набора вопросов, которые возникают в результате обсуждения сильных и слабых сторон использования того или иного метода контроля условий труда и предлагаемых их улучшений. С помощью этих упреждающих мер можно надлежащим образом контролировать эффективность программ по охране труда для обеспечения достижения поставленных целей, а также соблюдения законодательства о безопасности и гигиене труда.

Арифин провел исследование объектов аудита безопасности и гигиены труда среди студентов-резидентов Колледжа Омар Унгку (UOC) Университета Кебангсаан, Малайзия. С использованием критериев и показателей, перечисленных в контрольном списке оценки риска опасности, в различных местах была проведена инспекция или аудит безопасности. Результаты показывают, что оценка всех объектов превышает требуемый показатель безопасности в 50%. В то же время Арифин также изучал восприятие и осведомленность студентов об управлении охраной труда в университетском колледже-интернате при колледже Ибрагима Якоба, Великобритания. Результаты исследования показывают различные стадии осведомленности и уровень знаний:

• 36,5% респондентов были вовлечены в программу по охране труда;
• 45,6% осведомлены о процедурах безопасности во время чрезвычайных ситуаций;
• 74,5% осведомлены об оборудовании безопасности в помещениях колледжа;
• 54,12% чувствуют в управлении безопасностью помещений объекта.

Вопрос о том, может ли законодательство использоваться в качестве средства решения проблемы несчастных случаев на рабочих местах, указывает на то, что помимо законодательства по охране труда, в котором предусмотрены достаточные меры для контроля и предотвращения несчастных случаев, также важно, чтобы все заинтересованные стороны могли понимать положения, предписанные руководством предприятия.

Кроме этого Биркмайра в своем аудиторском исследовании утверждает, что эффективная система аудита – это та, которая определяет правила техники безопасности в определенном регионе для процесса совершенствования. Это важно для создания рабочей среды. Помимо этого, организация должна иметь стратегию повышения осведомленности сотрудников о безопасности и гигиене труда на рабочих местах. Каждая сформированная стратегия должна быть реализована, и очень важно оценить эффективность каждой стратегии. Он также заявил, что внутренний аудит охраны труда включает в себя три уровня процесса планирования, оценки эффективности и последующего плана мероприятий. Таким образом, чем более позитивным будет эффект от управления безопасностью, тем больше это улучшит качество работы.

Согласно Heron, аудит также играет важную роль в системе управления безопасностью и гигиеной труда. В то время как Даймонд утверждает, что процесс оценки рисков необходимо проводить как можно чаще. Оценка должна охватывать всю деятельность организации, чтобы можно было предпринять последующие действия для обеспечения безопасности работников. Исходя из этого аспекта, важность аудитов, проводимых на предприятии, заключается в определении того, соответствуют ли мероприятия по обеспечению безопасности, применяемые руководством в каждой области предприятия. Кроме того, важно определить зоны риска или ситуации, чтобы можно было планировать и реализовывать эффективные меры их устранения.

Аспект безопасности и гигиены труда, который может представлять различные профессиональные риски для сотрудников ООО «СтройАльянсГрупп», связан с самой рабочей средой. Аудит охраны труда – это инструмент, который может быть проведен для выявления опасности на рабочем месте, а также для оценки риска несчастных случаев. Это может напрямую снизить количество несчастных случаев на производстве.

Критерии внутреннего аудита должны охватывать соответствующие требования нормативных актов в области охраны труда, применимые к организации.

После определения объема программы аудита и назначения ответственного лица организация должна теперь рассмотреть возможность разработки надежной программы аудита, охватывающей все обязательства организации в области охраны труда.

Для небольших компаний они могут настроить свою программу аудита таким образом, чтобы охватить всё предприятие за один аудит, однако компании с более крупным и сложным бизнесом могут решить разделить бизнес по отделам, предприятиям или с помощью элементов системы управления.

Не существует правильного или неправильного способа разработки программы аудита, при условии, что организация гарантирует, что результаты программы соответствуют требованиям законодательства РФ.

После настройки программы организации должны решить, с какой периодичностью они будут проводить внутренний аудит своего предприятия. Программа должна обеспечивать, чтобы все элементы системы управления охраной труда проверялись не реже одного раза в год.

Решение о периодичности аудитов должно основываться на оценке профессиональных рисков. После внедрения программы аудита субъекты должны убедиться, что они постоянно обновляют свою программу для отражения результатов аудита (субъектам также следует использовать другие результаты СУОТ, такие как оценки рисков, статистика травматизма, предписания надзорных органов) для определения периодичности, в тех подразделениях организации, которые считаются более рискованными или показали низкую эффективность в ходе аудитов, следует проводить аудиты на более регулярной основе.

При определении ресурсов необходимо учитывать следующие вопросы:

• частота и количество необходимых аудитов;
• внутренняя организация предприятия;
• требования к компетентности аудиторов;
• независимость от и фактической области деятельности аудируемого субъекта.

Перечисленные выше вопросы помогут организации определить количество внутренних аудиторов, необходимое для полной реализации ее программы аудита.

Как указано выше, при определении ресурсов, необходимых для выполнения функции внутреннего аудита, не бывает правильных или неправильных действий, это должно определяться требованиями программы аудита, а также требуемыми компетенциями.

В зависимости от размера и сложности организации организация может принять решение назначить сотрудников в разные отделы для проведения внутренних аудитов в качестве дополнительной функции к их обычной роли. Этот подход может хорошо сработать, когда организация решила внедрить требования внутреннего аудита посредством серии аудитов, а не одного полного аудита всей системы. Однако следует отметить, что назначенным внутренним аудиторам не следует разрешать проводить аудит своего собственного подразделения или функции для обеспечения независимости аудитора.

Ответственное лицо должно обеспечить, чтобы до фактического внедрения программы все соответствующие заинтересованные стороны в организации были проинформированы о программе и были полностью осведомлены о требованиях аудита.

Это также должно включать четкое изложение требований программы и периодичности проведения аудитов.

В соответствии с требованиями ГИТ РФ организация должна разработать стандартный контрольный список (контрольные списки) для оказания помощи аудитору при проведении аудита.

Разрабатываемые контрольные списки должны охватывать все области ОТ организаций, а также осуществляемые мероприятия. Крупные сложные организации могут пожелать разработать конкретные контрольные списки для каждого отдела, которые они проверяют.

Хотя разработка контрольного списка является обязательным требованием, они не должны разрабатываться способом, ограничивающим аудитора. Следует разработать контрольные списки для обеспечения последовательности проведения аудитов и оказания помощи аудитору.

Также рекомендуется, чтобы контрольные списки не включали ответы «Да» или «Нет», а в основном содержали открытые вопросы, требующие от проверяемого представления доказательств, демонстрирующих соответствие конкретным требованиям.

Основная цель контрольного списка внутреннего аудита – удерживать аудитора сосредоточенным на текущей задаче. Предполагается, что контрольный список служит вспомогательным документом, а не итогом аудита в целом.

Проверка документов должна предоставить аудитору информацию о результатах работы отдела, любых выявленных несоответствиях и других текущих проблемах.

Аудитор должен убедиться, что вся документация, необходимая для аудита, доступна и отражает согласованный объем, критерии и цели аудита.

Может возникнуть необходимость добавить дополнительные элементы в контрольные списки аудита на основе информации, выделенной ранее или при проверке документов.

Следует провести вступительное совещание с руководством проверяемого объекта или, при необходимости, с лицами, ответственными за функции или процессы, подлежащие аудиту. Цель вступительного собрания:

• познакомить аудитора(ов) с проверяемым объектом;
• для подтверждения плана аудита;
• представить краткое описание того, как будут проводиться аудиторские мероприятия;
• для подтверждения каналов связи;
• предоставить возможность задавать вопросы.

В ходе аудита информация, относящаяся к целям, объему и критериям аудита, включая информацию, касающуюся интерфейсов между функциями, видами деятельности и процессами, должна собираться путем соответствующей выборки и проверяться [1].

Каждая соответствующая процедура должна быть изучена, и подтверждающая документация должна быть предоставлена в соответствии с требованиями процедуры. Документация должна быть изучена, чтобы убедиться, что она соответствует согласованным стандартам.

После изучения процедуры и подтверждающей документации могут появиться дополнительные возможности для тестирования реализации процедуры путем ознакомления с реальной практикой. Сравните требования процедуры с тем, что фактически происходит на предприятии.

Аудиторская группа должна задавать открытые вопросы, избегать суждений и не потворствовать любым неправильным действиям на объекте.

Опрос и наблюдения во время посещений объектов предоставят доказательства сильных и слабых сторон системы управления охраной труда. Аудиторская группа, прежде чем документировать эти выводы в аудиторском отчете, позаботится о том, чтобы эти факты были проверены. Это будет сделано с помощью перекрестных проверок с другими аудиторами, дополнительных интервью или перекрестных ссылок на документы и процедуры [2].

После завершения аудита аудиторская группа должна проанализировать все выводы аудита и согласовать уровни несоответствия для любых областей, в которых было выявлено несоответствие системе.

Далее группа должна убедиться, что они собрали достаточные образцы доказательств для обоснования информации, которую они будут предоставлять в аудиторском отчете.

По завершении аудита должно быть проведено заключительное собрание. Заключительное совещание может быть официальным совещанием, которое записывается, или неофициальным совещанием, на котором просто сообщается о результатах аудита. Это должно быть определено в рамках процедур аудита и инспекции организаций.

Аудитор должен представить результаты аудита и провести общий обзор, а также любых выявленных несоответствий.

Если во время заключительного совещания не удается достичь соглашения по каким-либо выявленным несоответствиям, эти вопросы должны быть зафиксированы.

Аудитор также должен убедиться, что установлены четкие временные рамки для представления аудиторского отчета (если это не требуется во время заключительного совещания) и любых последующих действий, которые могут потребоваться.

Подготовка, утверждение и распространение аудиторского отчета.

Аудитор должен подготовить полный аудиторский отчет, который обеспечит четкое, законченное, сжатое и ясное изложение результатов аудита.

Организациям следует рассмотреть возможность разработки реестра корректирующих и предупреждающих действий, который отслеживает каждую проблему от заполнения формы до ее завершения. В дальнейшем некоторые организации будут интегрировать этот реестр с другими регистрами действий, чтобы предоставить им общую систему отслеживания всех действий в области охраны труда.

Список литературы:

1. Бабенцев Д. Ю., Нигматуллина Л. Р. Алгоритм проведения аудита локальных нормативных актов в области охраны труда и промышленной безопасности // ГИАБ. 2007. №12. С. 86-94. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/algoritm-provedeniya-audita-lokalnyh-normativnyh-aktov-v-oblasti-ohrany-truda-i-promyshlennoy-bezopasnosti (дата обращения: 26.02.2024).
2. Елин А. М. Место и роль аудита в регулировании сферы охраны труда // Энергобезопасность и энергосбережение. 2012. №4. С. 8-11. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/mesto-i-rol-audita-v-regulirovanii-sfery-ohrany-truda (дата обращения: 26.02.2024).