ИНТЕГРАЦИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ДОКУМЕНТОВ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ РОССИЙСКОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

Ключевые слова: нормативные акты, электронный документооборот, электронный архив, интеграция, интегрированная автоматизированная система.

В рамках проекта по интеграции систем электронного документа оборота и электронного архива документов для коммерческого банка Российской Федерации был проведён анализ нормативных актов Российской Федерации и периодической литературы для формирования терминологического базиса и корректного с точки зрения нормативных актов проектирования интеграции.

Основным законодательным актом, регулирующим использование систем электронного документооборота, на текущий момент является Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В статье 11 указанного Федерального закона говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью [11].

В свою очередь, Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ» регулирует процессы, возникающие в сфере организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов. В статье 5 Федерального Закона говорится, что в состав Архивного фонда входят архивные документы независимо от их источника происхождения, способа и времени создания, вида носителя и места хранения, в том числе электронные документы [10].

Стандарт ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования» рекомендует правила в отношении процессов управления документами, предназначенных для внешнего или внутреннего пользования в государственных, коммерческих и общественных организациях, и создания систем управления документами, а также устанавливают определения характеристик документов (целостность, аутентичность, пригодность для использования, достоверность) [8].

Нормативный акт ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами» формализует содержание, состав и формат электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Также данный стандарт фиксирует, что использование единого формата обмена электронными документами позволяет осуществлять пересылку документов без необходимости дополнительной обработки и потери информации [7].

В качестве международных нормативных актов были рассмотрены стандарты серии ISO и стандарт MOREQ.

Стандарт ISO 15489-1:2016 «Information and documentation – Records management» предназначен для организации делопроизводства и описывает общие требования к управлению документами во всех форматах и на всех видах носителей, а также процедуры разработки и внедрения систем электронного документооборота [1].

Международный стандарт ISO/TR 23081-3:2011 «Information and documentation – Managing metadata for records» указывает на необходимость делопроизводственных метаданных в управленческой деятельности, а также их типов и функций по обеспечению делопроизводственных процессов [2].

MOREQ2010 – комплекс типовых требований к системам электронного документооборота, содержит 716 требований к управлению электронными документами и разделен на 12 модулей. Основной задачей MOREQ2010 является формулирование всех задач и требований к системам электронного документооборота [3].

Для анализа понятий «интеграция» и «интегрированная автоматизированная система» был выбран ГОСТ 34.003-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения», в котором говорится, что интегрированная автоматизированная система – совокупность двух или более взаимоувязанных автоматизированных систем, в которой функционирование одной из них зависит от результатов функционирования другой так, что эту совокупность можно рассматривать как единую автоматизированную систему [6]. Из данного определения можно сделать вывод, что две или более автоматизированных системы должны взаимодействовать между собой на основе данных, т.к. у любой системы результатами работы будет некая информация.

Также в ГОСТ 15971-90 «Системы обработки информации. Термины и определения» и ГОСТ 34.003-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения» описаны понятия входной и выходной информации, сообщений и сигналов и их взаимодействие между собой в рамках автоматизированных систем:

• входная информация - «информация, поступающая в автоматизированную систему в виде документов, сообщений, данных, сигналов, необходимая для выполнения функций автоматизированной системы»,
• выходная - «информация, получаемая в результате выполнения функций автоматизированной системы и выдаваемая на объект ее деятельности, пользователю или в другие системы» [5, 6].

Помимо взаимодействия на уровне информации в соответствии с ГОСТ 34.003-90 должна быть реализована совместимость автоматизированных систем: комплексное свойство двух или более автоматизированных систем, характеризуемое их способностью взаимодействовать при функционировании [6]. В настоящий момент основой интеграции автоматизированных систем является именно информационная совместимость, которая зачастую реализуется XML-интеграцией ввиду того, что:

• средства разработки и стандартные библиотеки для XML существуют практически на всех платформах и для большинства популярных языков программирования;
• методы работы с XML достаточно стандартны для того, чтобы в разных системах можно было пользоваться одинаковыми приемами;
• информация, оформленная в виде XML, может обрабатываться не только машинами, но и человеком (что намного облегчает отладку) [4, 9].

В настоящее время регулирование использования электронного документооборота выполняется на локальном и государственном уровне. Однако, в соответствии с приведенным выше анализом видно, что в области применения систем электронного документооборота присутствуют недостатками действующего законодательства:

• отсутствуют законодательные акты, четко регламентирующие понятие электронного документа;
• отсутствуют законодательные акты об использовании электронного архива документов;
• отсутствует полностью сформированный понятийный аппарат в области электронного документооборота.

Совместно с отделами или компаниями по автоматизации службы документационного управления государственных и коммерческих предприятий вынуждены из-за недостатков нормативных актов прорабатывать собственные регламенты по работе с электронными документами и системами электронного документооборота и архива.

В свою очередь, применение международных стандартов в РФ не является обязательным, тем не менее, в настоящее время стандартизация работы с документами переходит на международный уровень. Поэтому при использовании электронных документов приходится ориентироваться на положения международных стандартов в области электронного документооборота.

Также в рамках существующих стандартов и нормативных актов РФ нет рекомендаций и регламента создания интеграции между автоматизированными системами кроме выделенных в данной статье понятий и общих требований.

Список литературы:

1. ISO 15489-1:2016 «Information and documentation -- Records management» [Электронный ресурс] / International Organization for Standardization - Режим доступа: http://www.iso.org/iso/ru/catalogue_detail?csnumber=62542, свободный
2. ISO/TR 23081-3:2011 «Information and documentation -- Managing metadata for records» [Электронный ресурс] / International Organization for Standardization - Режим доступа: http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=57121, свободный
3. MOREQ: Model Requirements for the Management of Electronic Records [Электронный ресурс] / DLM Forum and the European Commission, 2010 – Режим доступа: http://www.moreq.info/files/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf, свободный
4. Асхаб А.А. Интеграция систем электронного документооборота на основе типовых подсистем / А.А.Асхаб // Наука и новые технологии, № 4, 2011;
5. ГОСТ 15971-90 Системы обработки информации. Термины и определения [Электронный ресурс] / Ю.П.Селиванов; М.Т.Редькина; Н.А.Сергеева – Москва, 1990 – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200015664, свободный
6. ГОСТ 34.003-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения [Электронный ресурс] / Министерство электротехнической промышленности и приборостроения СССР, Москва, 1990 – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200006979, свободный
7. ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению [Электронный ресурс] / Общество с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» – Москва, 2013 –Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200108037, свободный
8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс] / Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства – Москва, 2007 – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/gost-r-iso-15489-1-2007-sibid, свободный
9. Новакова Н. XML как основа интеграции бизнеса / Н.Новакова // Компьютер-Информ, №07 (123);
10. Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004, выпуск 43, ст. 4169;
11. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации