АВТОМАТИЗАЦИЯ ОБУЧЕНИЯ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ

АННОТАЦИЯ

В статье рассмотрена актуальность использования автоматизированных систем в сфере обучения новых сотрудников, описаны системы дистанционного обучения, оптимизирующие и систематизирующие процесс обучения сотрудников.

Ключевые слова: адаптация, обучение, автоматизация обучения персонала, автоматизированные системы, электронные образовательные ресурсы, системы дистанционного обучения.

В настоящее время эффективное функционирование организации зависит от стабильного рабочего коллектива, который обеспечивает развитие и ее конкурентоспособность. Управление адаптацией новых сотрудников позволяет снизить потери, возникающие из-за текучести кадров, неудовлетворительной выработки и низкого качества труда.

Оптимальный процесс адаптации молодого специалиста в организации определяется рядом проблем:

• дефицитом информации о специфике организации;

• недостатком у молодого сотрудника навыков работы и практических умений в работе, а также навыков компетентного и продуктивного общения;

• проблемой взаимоотношений с коллегами;

• вынужденно большой нагрузкой;

• большим объемом документации строгой отчетности.

Конечной целью процесса адаптации является обучение работника до такого уровня, чтобы он мог самостоятельно работать и выполнять свои функциональные обязанности с достижением ожидаемого результата [4]. Это обеспечивает компании конкурентное преимущество, помогая сохранять высокую эффективность работы сотрудников, его приспособление в профессиональном, социологическом и психологическом плане к новым условиям, выработку им собственного направления организационного поведения.

Автоматизация обучения персонала является не просто модным трендом. Ее осознанно выбирает организация, которая стремится к улучшению эффективности работы и максимально рациональному использованию ресурсов. Автоматизированные системы помогают структурированию данных, отслеживанию за прогрессом сотрудников и обеспечению согласованности обучения на всех уровнях.

Автоматизация гибко управляет обучением сотрудников, формирует любой учебный контент — тесты, опросы, учебные курсы, программы, чек-листы и прочее [1].

С помощью таких систем сотрудники могут получать знания в удобное время и в любом месте, что является существенным преимуществом удаленной работы. Кроме того, данные системы обладают возможностью персонализации, предлагая каждому пользователю индивидуальный план и темп обучения, что способствует более эффективному усвоению материала.

Автоматизация позволяет значительно снизить расходы на обучение кадров. Исключается необходимость проведения дорогих семинаров, курсов и тренингов. Доступность всех материалов в электронном виде минимизирует затраты на их разработку и распространение.

Автоматизация систем предоставляет эффективные инструменты для оценки прогресса сотрудников.  Благодаря этому, специалисты по управлению персоналом и руководство организации имеют возможность отслеживать эффективность занятий, выявлять слабые места в программе и оперативно вносить необходимые коррективы.

Такие системы обучения обеспечивают динамичное обновление и расширение учебных материалов, что позволяет поддерживать актуальность знаний в соответствии с последними изменениями в отрасли.

Современная система корпоративного обучения основана на использовании IT-решений, к которым относятся:

1) мероприятия, организованные в Интернете при помощи программного обеспечения, где передача знаний осуществляется в интерактивном режиме либо удаленно;

2) специальные программы или файлы, устанавливаемые на рабочих компьютерах сотрудников, содержащие необходимый учебный материал.

Существуют различные типы дистанционного обучения, они по-разному решают педагогические и технологические задачи. Электронные образовательные ресурсы (ЭОР) являются одним из составных частей общего процесса дистанционной подготовки и представляют собой пакет учебных материалов, предназначенный для воспроизведения учебных материалов с помощью электронных устройств, в частности с помощью вычислительной техники.

Электронные образовательные ресурсы можно использовать как в качестве источника профессиональных знаний для включения в общую программу подготовки персонала, так и в качестве самодостаточной учебной единицы.

Использование ЭОР в процессе подготовки или переподготовки персонала позволяет достичь таких основных целей, как:

1. Предоставление возможности выбора специалисту собственного плана обучения в удобное для себя время.

2. Наглядность учебных материалов.

3. Получение большого разнообразия информации по различным темам.

4. Проявление активно-действенных форм обучения.

5. Контроль результатов обучения.

6. Самостоятельное обучение с помощью ЭОР.

7. Экономия времени.

Учебный модуль – это неделимая единица учебного курса, включающая в себя и теоретические лекционные материалы, и практические занятия, и самоподготовку, и, наконец, финальный экзамен. Принимая во внимание тот факт, что система предназначена для подготовки и переподготовки персонала промышленных предприятий, предлагается объем каждого учебного модуля принять равным 72 часам.

Более того, специалист для работы на промышленном предприятии должен обладать практическими навыками. Для этого важно предусмотреть больший объем практических занятий, входящих в структуру учебного модуля.

В зависимости от требований, это могут быть — системы дистанционного обучения (СДО, LMS), платформы для персонализированного обучения (LXP), чат-боты, вебинарные платформы, CRM-системы и прочее [1].

Система управления обучением (learning management system, LMS) – это программное обеспечение, которое позволяет управлять процессом обучения и обеспечивает эффективное взаимодействие между студентами, преподавателями и администраторами виртуальной учебной среды [7].

Основные функции LMS включают в себя следующее.

Управление курсами: создание, редактирование и публикация курсов; управление расписанием и доступом к материалам.

Управление пользователями: создание учетных записей студентов, преподавателей и администраторов, и управление ими; назначение ролей и прав доступа.

Организация коммуникации: обеспечение возможности общения между участниками курса; использование форумов, чатов, видеоконференций и других инструментов коммуникации.

Мониторинг и аналитика: сбор и анализ данных о процессе обучения, оценка успеваемости студентов, формирование отчетов и статистики.

Интеграция с другими системами: возможность интеграции с другими системами, такими как CRM, HRM, ERP.

LXP (Learning Experience Platform) — программное обеспечение для создания и управления обучающим контентом, а также для обучения сотрудников.

Функции LXP-платформы:

1. Управление контентом. Пользователи могут загружать, систематизировать и управлять учебным контентом, например, видео, статьями, презентациями и т.д.

2. Персонализированное обучение. Платформа автоматизировано назначает курсы сотрудникам на основе встроенных алгоритмов.

3. Социальное обучение. LXP обеспечивают сотрудничество и обмен знаниями между учащимися посредством тематических чатов, ленты новостей и UGC-контента.

4. Геймификация. LXP включают в себя игровую механику (система рейтингов, бейджей и т.д.).

5. Аналитика. Расширенная, красивая и понятная HR-аналитика для оценки программ обучения.

Основная цель применения LXP-платформы — предложить персонализированный опыт обучения сотрудникам.

Чат-бот является виртуальным собеседником, представляющим собой автоматизированную интеллектуальную систему общения с пользователями через любые текстовые каналы: мессенджеры, чат на внутреннем портале, чат на сайте или в приложении. Чат-бот автоматически отвечает на сообщения, отравленные пользователем в чат в виде кнопок-команд, формализованных и неформализованных сообщений. Чат-боты, выполняющие задачи управления персоналом, называют НК-ботами [3].

В чат-ботах процесс обучения может осуществляться различными способами: за сотрудником может прикрепляться наставник, НК-менеджер, работник может посещать лекции, семинары или обучаться дистанционно. И во всех случаях на сотрудника сваливается большой поток информации. Поэтому НК-бот выступает отличным помощником и может работать условно в нескольких режимах: обучение корпоративной культуре, обучение работе, развитие личностных и деловых навыков, обучение как игра [6].

Один из популярных типов онлайн-обучения – вебинары, передача знаний с демонстрацией презентаций и ответами на вопросы слушателей во время вебинара.

Таким образом, автоматизация помогает оптимизировать и систематизировать процесс обучения, уменьшить расходы, сократить сроки приспособления нового сотрудника и снизить нагрузку на бадди и наставников. С автоматизацией пропадает часть рутинных задач — начиная от назначения заданий и заканчивая проверкой результатов.

Список литературы:

1. Сиротенко В. Автоматизация адаптации и обучения персонала. – М., 2022. – 240 с.
2. Технологии обучения и развития персонала в организации: учебник / под ред. М. В. Полевой. — 2-е изд., испр, и доп. — Москва: ИНФРА-М, 2024. — 273 с.
3. Гладкая К. В., Тихонов А. И. Автоматизация задач в области управления персоналом с помощью HR-бота // Московский экономический журнал. -2020. -№4. –С.382-393
4. Ощепков В.А., Сербина Н.В. Автоматизация процессов адаптации персонала в компании // Вестник ГГНТУ. Гуманитарные и социально-экономические науки. - 2023. Том XIV, №1 (31). - С. 27-34.
5. Просвирина Н. В. Особенности автоматизации процесса адаптации персонала в организации // Вестник Академии знаний. -2020. -№2 (37). – С.273-279
6. Строев В. В., Тихонов А.И. Анализ использования чат-бота как инструмента онлайн-обучения персонала // Московский экономический журнал. -2022. - №6. –С.624-635
7. Чебенева О.Е., Натальсон А.В., Зассеев А.А. Применение системы управления обучением (LMS) в образовательной деятельности // Педагогический журнал. - 2023. - Т. 13. № 1А. -С. 590-597.