МЕТОДИКА НОРМИРОВАНИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

В статье рассматривается методика нормирования материально-производственных запасов, которую представители транспортно-логистической отрасли, в особенности компании оказывающие стивидорные услуги, смогут использовать в своей хозяйственной деятельности для повышения эффективности внутреннего контроля материально-производственных запасов (далее МПЗ), оптимизации текущего наличия запасов на складах без дополнительного риска остановки производства.

Актуальность статьи обусловлена необходимостью компаниям адаптироваться к новым условиям экономики, в которых для обеспечения финансовой устойчивости следует уделять значительное внимание оптимизации материальных затрат. Основами эффективной деятельности компании является совершенствование управления материальными ресурсами, реализации продукции (работ, услуг), повышение ее качества, оптимизация затрат и тем самым снижение себестоимости производственной деятельности.

Также механизм контроля материальных ресурсов организации повышает эффективности принятия управленческих решений, которые в дальнейшем позволяет высвобождать значительные денежные средства, необходимые для развития предприятия. Проблема принятия четких и эффективных управленческих решений актуальна в условиях растущей конкуренции, где успех организации на рынке полностью зависит от оперативного принятия и реализации поставленных целей. Учитывая влияние на деятельность компаний таких факторов как государственное вмешательство, развитие технологического прогресса, усиление давления со стороны конкурентов, необходимо уделять значительное внимание эффективности использования материально-производственных запасов, включая прозрачность и актуальность учетно-контрольных данных об перемещении запасов, текущее наличие на складах и их использование.

В условиях рыночной экономики основной целью функционирование любого коммерческого предприятия является максимизация чистой прибыли, что в свою очередь, обеспечивается за счет снижения себестоимости операционной деятельности. Для обеспечения непрерывности деятельности предприятия выделяются значительные денежные средства на приобретение материальных запасов, при этом определить необходимый объем на финансовой год является сложной задачей для менеджмента.

Потребность предприятий транспортно-логистической отрасли в разработке или усовершенствовании имеющихся методик внутреннего контроля материально-производственных запасов, в условиях изменения рынка, обусловила выбор темы.

В основе разработки методики нормирования материально-производственных запасов легла специфика транспортно-логистической отрасли, обладающей рядом характерных для нее особенностей.

Основной деятельностью стивидорных компаний является предоставление грузовладельцам посредством использования услуг перевозчиков погрузочно-разгрузочных работ в порту, складирование и хранение грузов, транспортно-экспедиторские операции, обслуживание транспортных средств и т.д.

В распоряжении стивидорных компаний находятся универсальные портовые терминалы с причалами, собственные складские комплексы с портальными кранами, автокранами и погрузчиками, развитой сетью железнодорожных путей, портовым флотом, состоящий из буксиров, значительными дополнительными подразделениями, обслуживающие портовую технику. В соответствии с географией оказания услуг, стивидорные компании полностью вовлечены во внешнеэкономическую деятельность.

Так как стивидорные компании должны обеспечивать непрерывность операционной деятельности, в круглосуточном режиме без выходных, не смотря на погодные условия (низкие и высокие температуры, порывистый ветер и затяжные осадки), то при погрузочно-разгрузочных работах происходит усиленный износ узлов и агрегатов, что ведет увеличению риска выхода из строя техники. Любой простой в работе из-за выходы основных технологических узлов может привести к значительным финансовым потерям.

Для того чтобы избежать возможность простоя по причине поломки агрегатов и для минимизация финансовых потерь компания должна обеспечить четкий процесс обеспечения и поддержания необходимого объема материально-производственных запасов на складах. Следовательно, необходимо обеспечить учет и должный контроль МПЗ на всех этапах производственной деятельности для минимизации риска возникновения простоев. 

Стивидорные компании характеризуются как значительные игроки среди российских представителей бизнеса, объединявшие в своей операционной деятельности сложные производственные процессы, наличием многочисленного штата сотрудников и также огромным объемом документооборота, где вероятность ошибок и недостоверности информации крайне велик.

В целях снижении временных затрат при провидении анализа, отражения более достоверных данных, компании следует разработать и утвердить собственный регламент по классификации и ранжирования исходных данных, что в свою очередь позволит формировать необходимые отчеты для принятия управленческих решений.

Также при обработки исходных данных следует учитывать тот факт, что в некоторых случаях поступившие МПЗ, минуя склад, направляются непосредственно в подразделения транзитом, (например, сепарационный материал, который необходим для разделения одной партии груза от другой, что позволяет обеспечить сохранность перевозимого груза и передачи его получателю, что требует поставки материала непосредственно в подразделение). Но по сопроводительным документам данное перемещение отражается как поступившие на склад и переданные в производство. [1]

В данном случае, есть необходимость в первичных приходных документах отмечать о передаче данного материала транзитом. Также необходимо составить перечень материалов, которые целесообразно поставлять транзитом в подразделения, минуя склад. Данный перечень отразить в приказе, что позволит избежать ошибок и мошенничества.

Так как величина материальных расходов полностью зависит от самого процесса списания запасов, следует уделить особое внимание контролю за отпуском запасов в производство.

Стивидорные компании являются крупными представителями бизнеса в России, с высоким потреблением материальных ценностей в ходе сложного производственного процесса, при многочисленных нормативов и беспрерывном обслуживании специалистами из различных сфер. Из-за сложности обеспечения бесперебойности производственного процесса в результате наличия огромного количества специфического оборудования, которое необходимо поддерживать в пригодном для работы состоянии, материальные расходы становятся одной из самых недостоверных, в плане поступающих данных, статьей себестоимости. [2]

Менеджмент компании, разрабатывающие методологию и нормативы для повышения эффективности расходования производственных запасов, чаще всего располагают поверхностным представлением о технологических особенностях операционной деятельности и составляют отчеты по материальным затратам на основе предоставленных производственным персоналом статистических данных расходования, нормативов, разработанные методом экспертных оценок, порой уже неактуальны. Отклонение норм расхода запасов от действительных значений ведёт к недобросовестному выполнению своих обязательств со стороны сотрудников на различных производственных этапах.

Для снижения риска организации следует внедрять дополнительные технические средства контроля, проводить проверки за расходованием запасов на регулярной основе, пересматривать нормативные значения расходования материалов, разработать и утвердить годовой план потребления запасов в соответствии с объемами оказываемых услуг.

При разработке нормативов расходования запасов следует особое внимание уделить субсчетам Топливо и горюче-смазочные материалы (далее ГСМ), запасные части, сырье и материалы. Для разработки наиболее точных нормативных значений следует провести анализ фактического расхода материалов в течении определенного времени с учетом факторов, оказывающие влияние на стоимость единицы материала. [3]

В ходе практической деятельности автором была разработана методика нормирования материально-производственных запасов, которая базируется на анализе фактического расходования запасов и позволяет учесть, при разработке нормативных значений, факторы, оказывающие влияние на потребность в материалах. Данная методика утверждена двумя крупнейшими стивидорными компаниями России и успешно используется для определения нормативных значений для каждой группы МПЗ.

 Настоящая методика устанавливает единую терминологию видов запасов и направлена на установление четких нормативных показателей остатков запасов на складах для предприятий, которые не способны определить нормативы путем прямого счета. В методике устанавливаются термины, которые в последствии будут использованы для определения нормативов запасов.

МПЗ нормируются по номенклатурным группам в разрезе счета 10 “Материалы” плана счетов (Таблица 1.)

Таблица 1.

Наименование субсчетов

Для каждой группы МПЗ (материально-вещественные активы предприятия, хранящиеся на складах организации, которые не имеют какие-либо ограничения по использованию для целей организации) устанавливается нормативный коридор оборачиваемости (далее НКО), в котором текущий коэффициент оборачиваемости запасов может варьироваться в зависимости от расходования и наличия МПЗ на складах.  (Таблица 2)

Таблица 2.

Изначальные данные

Продолжение таблицы 2.

Процесс формирования НКО заключается в определении диапазона допустимого колебания текущего коэффициента оборачиваемости запасов (коэффициент оборачиваемости запасов в течении расчетного периода. Показывает, сколько раз за расчетный период предприятие использовала средний имеющиеся остаток запасов), ограниченного коэффициентом верхнего  нормативного значения оборачиваемости (далее КВНЗО) и коэффициентом нижнего нормативного значения оборачиваемости (далее КННЗО). (Таблица 3)

Таблица 3.

 Нормативный коридор оборачиваемости (НКО)

Разработка НКО осуществляется руководством предприятия самостоятельно. НКО устанавливается в соответствии с планом на следующий год с возможностью корректировки относительно расходования МПЗ за предшествующий период, текущего наличия МПЗ на складах предприятия и интервала между очередными поставками. Величина нормативов МПЗ устанавливается на финансовый год с возможностью дальнейшей корректировки.

КВНЗО определяет максимальное значение оборачиваемости по группе МПЗ, превышение которого может привести к истощению складского запаса и повышении вероятности задействования страхового запаса (МПЗ, используемый в случае возможных срывов поставок во времени, задержек в пути, поступления некачественных материалов и т.п.)

КННЗО определяет минимальное значение оборачиваемости по номенклатурной группе МПЗ, дальнейшее уменьшение которого ведет к формированию излишков и к отвлечению оборотных средств из операционной деятельности предприятия.

Нижнее нормативное значение (далее ННЗ) текущего запаса (запас, сформированный из запасных частей и материалов, необходимых при проведения планового технического обслуживания и ремонтов технологического оборудования, а также расходные материалы, используемые в повседневной деятельности для обеспечения технологического процесса) соответствует расчетной величине страхового запаса МПЗ в натуральном и стоимостном выражениях.

На основе КННЗО рассчитывается верхнее нормативное значение (далее ВНЗ) текущего запаса в натуральном и стоимостном выражениях с учетом страхового запаса. МПЗ наличие на складах, которых превышают установленное ВНЗ с учетом страхового запаса, признаются излишками.

Величина текущего запаса зависит от объема оказанных услуг, среднемесячного потребления МПЗ, периодичности технического обслуживания технологического оборудования, коэффициента износа оборудования, количества отработанного времени, сезонности и климатических особенностей, интервала между очередными поставками.

Величина страхового запаса рассчитывается на основе оцениваемого срока поставки МПЗ, учитывая вероятность, срывов поставок во времени, задержек в пути, поступления бракованных материалов и т.п., и включает в себя оцениваемый объем аварийного запаса (МПЗ, включающий в себя запасные части и агрегаты необходимость в которых может возникнуть для проведения внеплановых (аварийных) ремонтов, отсутствие которых не позволит оперативно восстановить производственный процесс. Такой запас создается в соответствии с нормативными документами. Аварийный запас является составной частью страхового запаса.). Для определения норматива МПЗ в методике используются следующие методы:

1.Метод прямого счета используется для определения ННЗ для каждого вида МПЗ.

1)

Где:

ННЗ – нижнее нормативное значение

СЗ – страховой запас (в днях): Это период в течение, которого производственный процесс должен быть полностью обеспечен МПЗ в случае срыва сроков ранее запланированных поставок. Он равен периоду времени, необходимому для производства и доставки данного вида МПЗ с учетом рисков срыва сроков поставок и поставок МПЗ несоответствующего качества.

СР – среднесуточный расход МПЗ, который рассчитывается по формуле:

2)

Ц – цена МПЗ рассматриваемого вида: Цена МПЗ (без НДС), определенная по средней цене согласно данным бухгалтерского учета за предшествующий год, с учетом корректировки на коэффициент инфляции.

АЗ – аварийный запас.

2. Коэффициентный метод основан на определении норматива, на основе фактически сложившегося с учетом поправок на планируемое изменение объемов услуг, периодичности технического обслуживания оборудования, изношенности оборудования, климатических особенностей и на ускорение оборачиваемости запасов. Данный метод используется для определения ВНЗ для каждого вида МПЗ.

3)

Где:

КННЗО – коэффициент нижнего нормативного значения, который устанавливается на усмотрение руководства предприятия в диапазоне: КННЗО (пред. период.) ≤ КННЗО тек. ≤ КВНЗО. Где:

4)

При применении данного метода все группы запасов подразделяются на зависящие и не зависящие от изменения объема оказываемых услуг. Следовательно, корректировки, связанные с изменением объемов услуг, осуществляется только для тех видов МПЗ, наличие которых зависит от изменения объема оказываемых услуг.

3.Метод экспертных оценок основан на сложившиеся многолетней практике организации, на опытном мнении специалистов, которые изучают отчетность по эксплуатации оборудования за предыдущий период, ссылаясь на внутренние нормативные документы, анализируют рынок и принимают решения о минимально необходимом объеме запасов, основанных на субъективном представлении о тенденциях потребностей. Используется для определения объемов аварийного запаса.

Для расчета коэффициента оборачиваемости МПЗ, страховой запас необходимо очистить от аварийного запаса. Формула отражена в Таблице 4.

Таблица 4.

Формулы для расчета нормативов МПЗ, используемые в методике

В целях недопущения истощения складского запаса, в начале года методом прямого счета определяется ННЗ с учетом страхового запаса. На основе ННЗ без учета аварийного запаса рассчитывается КВНЗО для НКО. В целях снижения вероятности возникновения излишних запасов, в начале года на основе фактического коэффициента оборачиваемости МПЗ для каждой номенклатурной группы устанавливается КННЗО, который определяется руководством предприятия самостоятельно. На основе КННЗО рассчитывается ВНЗ c учетом страхового запаса. По прошествии 1 квартала на основе изменения фактического значения коэффициента оборачиваемости МПЗ на конец периода корректируется КННЗО в большую сторону или остается неизменным. Данная корректировка осуществляется на усмотрение руководства предприятия в пределах НКО и призвана закрепить достигнутый результат. Дальнейшее снижение показателя оборачиваемости не допустимо. В случае выявления отклонения текущего коэффициента оборачиваемости МПЗ от допустимого значения НКО по группам МПЗ, выясняются обстоятельства возникновения несоответствий с нормативным коридором и производятся дополнительные мероприятия по обеспечению требуемых показателей.

Таблица 5.

Методология расчета нормативов МПЗ

Данная методика позволит добиться уменьшения издержек и расходов на приобретение излишнего количества материально-производственных запасов, обеспечит оперативный контроль за расходом МПЗ с учетом разработки наиболее реалистичных нормативных показателей, позволит компании в режиме реального времени анализировать расходование материалов и корректировать нормативы, но не позволит определить обоснованность использования материалов, т.е. оправдан ли объем расходования запаса по отношению к объему оказываемых услуг.

Повышение качества учета и контроля за расходованием, передвижением и обеспечением производства МПЗ в компаниях, оказывающих стивидорные услуги позволит за счет минимизации издержек на материальные ресурсы снизить себестоимость перевалки грузов.

Особенностью рынка стивидорных услуг является то, что на первый взгляд незначительная экономия может дать огромный эффект на предприятие в целом, который выразиться в улучшении финансового состояния компании. [4]

Качество и эффективность управленческих решений на всех уровнях управления напрямую зависят от системы бухгалтерского учета и аудита МПЗ, объединяющая системы оперативного, аналитического учетов, обеспечивающая надежную информационную базу, позволяющую провести руководителям анализ использования ресурсов.

Система бухгалтерского учета и аудита должна обслуживать не только контроль за движением материалов между складом и подразделениями в количественных и стоимостных оценках, но и должна позволить оценить эффективность использования материальных ресурсов, отражать выполнение установленных нормативных значений, определять оптимальный объем потребностей в материальных ресурсах. [5]

Необходимо разработать строгие регламенты технологического процесса по оприходованию материальных ресурсов по стоимости и качеству поступающих материалов. Для достижения этого следует провести работы в следующих направлениях:

1) совершенствование сопроводительной документации, которая позволит генерировать дополнительную информацию, необходимую для более углубленного анализа. (например, разработка унифицированной формы заявки на закупку МПЗ, привязка заявки к сопроводительному документу оприходования и передачи в производство.)

2) автоматизация процесса отражения информации по движению МПЗ с помощью программного обеспечения, что позволит оперативно предоставлять необходимую информацию для анализа, повышению прозрачности и качества информации.

3) постепенное внедрение возможность учитывать необходимость в корректировке изначальной заявки от подразделения на закупку МПЗ, учет внешних и внутренних факторов, которые могут повлиять на объемы и стоимость текущих запасов.

Список литературы:

1. Жминько С.И., Алексеенко А.Ю. Бухгалтерский учет материально- производственных запасов на предприятиях стивидорного бизнеса. // Все для бухгалтера, 2010, №1. С.14-19.
2. Горев А., Грузовые перевозки. Высшее профессиональное образование. Бакалавриат/ Учебник. – М.: Academia, 2013.
3. Кокин А., Международная морская перевозка груза. – М.: Инфотропик Медиа, 2012.
4. Косовская В., Морская перевозка груза как частноправовой институт. – М.: Астерион, 2011.
5. Методологические вопросы учета материально-производственных запасов в аспекте институциональных интересов организаций сельского хозяйства. /Казакова Н.А. Управленческий учет. 2011. №1. С. 65-75.