ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ: ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРАВОВЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ

ELECTRONIC SIGNATURE IN ELECTRONIC DOCUMENT FLOW: ADVANTAGES AND LEGAL CHANGES

Veronika Tolchanova

student, Department of State and Municipal Administration, South Russian Institute of Management – branch Russian Academy of National Economy and civil service under the President of the Russian Federation,

Russia, Rostov-on-Don

Marina Perova

scientific adviser Ph.D. ped. sciences, Assoc. Department of Information Technologies, South Russian Institute of Management Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President of the Russian Federation,

Russia, Rostov-on-Don

АННОТАЦИЯ

В данной статье представлено обоснование преимуществ практического использования электронной подписи, а также аналитика по применению электронной подписи в электронном документообороте. Актуальность исследования заключается в необходимости качественного изменения подходов и возрастающими требованиями к обработке документов, где уникальным инструментом является, в том числе электронная подпись. Объект исследования – электронная цифровая подпись. Предмет исследования – использование электронной подписи в электронном документообороте.

ABSTRACT

This article presents a rationale for the advantages of an electronic signature and its practical use, as well as an analysis of the use of electronic signatures in electronic document management. The relevance of the study lies in the need for a qualitative change in approaches and increasing requirements for document processing, where a unique tool is, among other things, an electronic signature. The subject of the study is an electronic digital signature. The subject of the study is the use of electronic signatures in electronic document management.

Ключевые слова: электронная подпись, электронный документооборот, мобильная цифровая подпись, цифровизация.

Keywords: electronic signature, electronic document management, mobile digital signature, digitalization.

В современных реалиях использование интернет-ресурсов и применение новейших технологий обработки информации является не только экономически целесообразным, но и необходимым шагом, так как огромное значение цивилизованного развития электронного сегмента не вызывает никакого сомнения. Электронная подпись сегодня является уже достаточно привычным инструментом, без которого сложно представить современную систему электронного документооборота.

Основную инициативу по развитию информационного общества, облачных технологий, популяризации мобильной обработки данных, использование электронной подписи в электронном документообороте проявляет государство, реализуя национальные цели и стратегические задачи развития цифровой экономики Российской Федерации.

Согласно № 63-ФЗ, электронная подпись – это «информация в электронном формате, которая присоединена к другой информации в электронном формате», ее использование регулируется этим же законом, в который внесены некоторые поправки: сертификаты руководителям компаний и ИП выдаются удостоверяющим центром ФНС России и его доверенными лицами, сотрудники компании подписывают документы сертификатами физических лиц, сертификаты юридических лиц действуют до 31.08.2024 года, после понадобятся сертификат физического лица в паре с машиночитаемой доверенностью (МЧД) [4].

Наиболее частые сценарии применения электронной подписи: подтверждение при регистрации входящих документов, выдача поручений с электронной подписью, согласование проекта, согласование проекта с использованием мобильной электронной подписи, подписание исходящих документов электронной подписью [3].

Опираясь на данные, представленные ФНС России в 2023 году, сделаны выводы, что значительно повысилось использование электронного документооборота в последние годы, через операторов ЭДО прошло 1,5 млрд. документов, в большей части снабженных усиленной квалифицированной электронной подписью, в ФНС России передано порядка 900 млн. электронных документов со 100% электронной подписью. Если рассмотреть статистику МВД России, наблюдается множество преступлений, связанных с IT, в том числе с электронной подписью – это махинации в сфере недвижимости, регистрация фирм-однодневок, блокировка тендера и другие [1].

Рассмотрев материалы конференции «Практика применения электронной подписи в России», проведенной в 2023 году компаниями SafeTech и Nopaper, нами были представлены ее результаты на рисунке 1.

​Рисунок 1. Применение электронной подписи в России (по данным на конец 2023 года) [5]

Согласно данным, представленным на рисунке 1 видно, что 33% в общей структуре отводится применение электронной подписи в электронном документообороте. Следует отметить, что респонденты, выбравшие вариант «Другое», также пользуются электронной подписью, и занимают крупный сегмент рынка, это участники электронных торгов в интересах государства.

Далее, согласно результатам исследования компании SafeTech, рассмотрим с помощью каких устройств используется электронная подпись (рисунок 2).

Рисунок 2. Приоритет устройств, с которых используется электронная подпись [2]

Согласно данным онлайн-конференции, видно, что в основном электронная подпись используется на рабочем компьютере под Windows, но в 2023 году значительно увеличилось количество пользователей мобильной электронной подписи.

Актуальным примером использования электронной подписи в повседневной жизни является электронная подпись для «Госуслуг», которая дает максимум возможностей портала. Для использования портала «Госуслуги» необходима простая и квалифицированная электронная подпись. Электронная подпись позволяет записаться на прием к врачу, оплатить штраф, записаться в детский сад, подать заявление в ЗАГС, зарегистрировать компанию, направлять заявления в суд, оформлять сделки с недвижимостью и многие другие возможности.

Компания «Актив» является одним из лидеров разработчиков мобильной электронной подписи и реализует проект на основе Рутокен: Рутокен ЭЦП 3.0 Windows/Linux и Рутокен ОТП и MFA – web-приложений. Отметим, что преимуществами использования электронной цифровой подписи 3.0 NFC является: смарт-карта – средство электронной подписи «в полях» и рабочий пропуск, избавляет офис от бумажной рутины, не требует физического подключения, надежность и производительность.

Применяется в сфере энергетики, транспорта, системы здравоохранения, государственные органы, промышленность. К примеру, государственные экстренные службы (бригада скорой помощи, пожарные, экологи) активно сегодня используют мобильные устройства для ведения электронного документооборота, что значительно сокращает время, избежание сложностей в оформлении бумажных документов, позволяет одним касанием подписать юридически значимые документы.

Перспективами использования электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота в ближайшей перспективе будет переход на новые правила и использование электронной подписи физического лица с МЧД, создание инфраструктуры для управления МЧД, интеграция с публичными сервисами и платформами.

В заключение сделаем вывод, что электронная подпись в электронном документообороте – вполне зрелый и широко используемый инструмент, оцененный бизнесом и государством. Популярность электронной подписи в условиях цифровизации высока и будет только расти по всем направлениям, в том числе в межстрановом обмене документами.

Список литературы:

1. Голикова С.А., Загриева А.Р. Особенности применения электронной цифровой подписи в современном мире // Цифровая экономика глазами студентов. – 2023. - № 1. – С. 542-544.
2. Официальный сайт Электронные офисные системы (ЭОС). – Электронный ресурс. – Режим доступа: https://eos.ru/press-center/events/primenenie-elektronnoj-podpisi-v-sed-delo/ (дата обращения 31.03.2024).
3. Перова М.В., Никоненко Н.Д., Гайсинский И.Е., Феоктистова Н.А. Электронный документооборот: настройка СЭД «Дело»: учебное пособие / Ростов-н/Д: Изд-во Южно-Российского института управления-филиала РАНХиГС, 2023.
4. Перова М.В., Сазонова В.А., Рагимова А.М. Проблемы законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи/ Ростов-н/Д: Изд-во Южно-Российского института управления-филиала РАНХиГС, 2023.
5. Сарычев Д.А. Все об электронной подписи в России в 2023 году. – Электронный ресурс. – Режим доступа: https://www.anti-malware.ru/analytics/Technology_Analysis/All-about-electronic-signature-in-Russia-2023 (дата обращения 31.03.2024).