СЭД В ОБЛАКАХ

CLOUD-BASED EDM SYSTEM

Anastasia Osetyan

student, Department of State and Municipal Administration, RANEPA South Russian Institute of Management under the President of the Russian Federation,

Russia, Rostov-on-Don,

Marina Perova

scientific supervisor, Candidate of Pedagogical Sciences, Associate Professor of the Department of IT South Russian Institute of Management RANEPA under the President of the Russian Federation,

Russian, Rostov-on-Don

АННОТАЦИЯ

В данной статье рассматриваются способы применения облачных технологий в системе электронного документооборота, причины популярности облачной СЭД, включая её преимущества и недостатки на современном этапе. Особое внимание в работе уделяется анализу зарубежного и отечественного рынка облачных сервисов и характеристик наиболее популярных облачных инфраструктур. В конце статьи приводится прогноз в рамках 2024 года о развитии облачных технологий на российском рынке.

ABSTRACT

This article discusses the ways of using cloud technologies in the electronic document management system, the reasons for the popularity of cloud-based EDMS, including its advantages and disadvantages at the present stage. Special attention is paid to the analysis of the foreign and domestic cloud services market and the characteristics of the most popular cloud infrastructures. At the end of the article, a forecast is provided for the development of cloud technologies in the Russian market in 2024.

Ключевые слова: система электронного документооборота, СЭД, облачная система электронного документооборота, облачная СЭД, облачные сервисы, SaaS, IaaS, PaaS.

Keywords: electronic document management system, EDM SYSTEM, cloud-based electronic document management system, CLOUD-BASED EDM SYSTEM, cloud services, SaaS, IaaS, PaaS.

Предоставление вычислительных услуг по требованию, таких как серверы, хранилища, базы данных, сети, программное обеспечение или аналитические решения, называется облачными вычислениями.

Данная сфера регулируется обширной сферой нормативно-правовых актов (НПА), которая постоянно пополняется. В качестве основных можно выделить:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Здесь закреплена терминология, используемая при работе с документами;
• Гражданский кодекс РФ. Здесь (в ст. 160 и ст. 434) указывается, что письменная форма сделки может заключаться с помощью электронного документа;
• Налоговый кодекс РФ. Ст. 93 допускает подачу на проверку документов сотрудникам ФНС в бумажной и в электронной форме.  В ст. 169 разрешается оформлять счета-фактуры в электронном виде;
• Закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ. Данный закон определяет виды электронных подписей, приравнивает их по юридической силе к ручным, а также разрешает использовать их на различных документах;
• Приказ ФСБ РФ № 795. В НПА описывается состав квалифицированной электронной подписи (КЭП) и требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, в том числе и на бумажном носителе для физических, юридических лиц и ИП.
• Закон «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Ст. 9 указанного закона разрешает оформлять первичные бухгалтерские документы в электронной форме. Главное условие — они в обязательном порядке должны быть с электронной подписью;
• Закон «Об информации» № 149-ФЗ. П. 11.1 ст. 2 закона содержит определение электронного документа. Также НПА гласит, что электронный документ должен быть пригоден для обработки в информационных системах, удобочитаем и ещё должна быть возможность передачи этого документа по телекоммуникационным и информационным каналам связи.

ИТ эволюционировали от примитивных облачных сервисов для хранения данных, таких как Google Drive, до вычислительных сервисов корпоративного уровня, которые можно подразделить на три основные категории: инфраструктура как услуга (IaaS), программное обеспечение как услуга (SaaS) и платформа как услуга (PaaS). Эти облачные решения предназначены для различных целей, включая хранение данных, аналитику, разработку программного обеспечения, тестирование, развертывание виртуальных рабочих столов, создание веб-приложений, ориентированных на заказчика, а также аварийное восстановление и резервное копирование данных.

Следует также отметить ежегодное повышение спроса на облачные услуги. По оценкам международного аналитического и консалтингового агентства iKS-Consulting, в 2022 г. рынок облачных услуг в России достиг почти 86,6 млрд руб., рост составил около 44% по сравнению с 2021 годом.

Повышение спроса происходит благодаря трём основным факторам: последствия пандемии (которая вынудила предприятия перейти на удаленные сервера), проводимая политика импортозамещения, частью которой является развитие и продвижение государственных услуг на базе облачных систем, а также развитие искусственного интеллекта (ИИ).

В последние несколько лет можно наблюдать за активной цифровой трансформацией в органах государственной власти. Она включает в себя совершенствование электронных сервисов в области государственного управления, а точнее происходит автоматизация делопроизводства и электронного документооборота на основе внедрения облачных технологий.

Это происходит прежде всего из-за удобства облачных систем электронного документооборота (СЭД), ведь они позволяют работать по принципу сервисов с удаленным доступом (например, Trigma или SaaS-решения). С помощью данных СЭД пользователи могут работать с любого компьютера, единственное условие — это иметь доступ к интернету.

Облачные решения, в отличие от локальных систем, не требуют затрат на покупку и содержание оборудования. Все расходы, касаемые инфраструктуры, лежат на плечах поставщика данного программного обеспечения.

Спрос на облачные СЭД в России вырос на 33,9% (это примерно 121 млрд руб.) по подсчётам международного консалтингового агентства iKS-Consulting за 2023 год.  Связанно это с рядом преимуществ:

• Быстрая настройка. Настройка Cloud-технологии для работы с цифровыми документами происходит достаточно быстро (на это уходит менее недели), а в процессе можно будет нарастить функциональность.
• Скорость развёртывания рабочих мест. Всё, что требуется – это заключение договора. Дальше всю работы выполняет поставщик. Само подключение сотрудников вместе с настройкой логинов и паролей занимает менее часа.
• Удобство взаимодействия между рабочими местами. Подключение к системе происходит с помощью программистов.
• Гибкость. В отличие от локальных систем, облачная инфраструктура расположена на стороне поставщика, поэтому пользователь без проблем может менять тарифы или же вовсе сменить систему. Огромным плюсом будет практически полное отсутствие финансовых рисков.
• Удаленное подключение. Во время COVID-19 стала понятна значимость и необходимость дистанционного доступа к документам. Именно облачный электронный документооборот позволяет сотрудникам иметь под рукой нужные файлы в любой точке, где есть интернет. Стоит отметить, что при наличии мобильного приложения у пользователей появляется дополнительная возможность просмотра, создания и отправки документов с мобильных телефонов.
• Беспроблемное масштабирование. Облачная система электронного документооборота без особых усилий подстраивается под нужды организаций. Благодаря данной функции создаётся возможность быстрого наращивания мощностей или же их сокращения (что позволяет сэкономить на аренде сервиса).

Но не стоит забывать о минусах облачной СЭД:

• Необходимость стабильного интернет-соединения
• Закрытая система. Все данные находятся на сервере разработчика и если организация захочет поменять программу, то данные по истории создания документов будут утеряны, а сами файлы придётся переносить вручную.
• Невысокая скорость. Документы, направляемые в облачный документооборот, проходят огромный путь, прежде чем поступить на сервер. В этом случае преимуществ больше у локальной СЭД.
• Повышение арендной платы за масштабирование. Оплата будет повышаться за количество пользователей и объём хранимых документов. В качестве примера можно взять сервис облачного документооборота EnDocs, у которого есть функция интеграции с популярными программами С1 и Диадок. Если брать пакетное предложение (которое идёт со скидкой 40%), то за 10 пользователей и 30GB хранилища в месяц придётся отдавать 5000р., если пользователей будет 20, то цена вырастет в 2 раза. Также многие платформы предлагают рассчитать собственный тариф (в зависимости от пользователей, вместимости хранилища (основного и запасного), интеграцией с локальными системами и другими дополнительными функциями)
• Проблема конфиденциальности

Проблема конфиденциальности на сегодняшний день носит спорный характер. Так как ещё не были созданы технологии, которые гарантировали бы абсолютную конфиденциальность данных, не рекомендуется хранить ценные данные для компании на публичном “облаке”. Кроме того, стоит упомянуть о распространившихся сейчас DDoS атаках (атака системы с целью блокировки системы ради вымогательства), от которых также нет надёжной защиты. Поэтому важно выбрать правильного поставщика и надёжную программу, у которой будет больше уровней защиты.

Опираясь на крупный интернет-портал и журнал в сфере телекоммуникаций CNEWS хотелось бы привести рейтинг IaaS Global Cloud 2024 с учётом использования облачных инфраструктур в России. Согласно данной статистике инфраструктура ITGLOBAL.COM сейчас занимает первое место в мире и представлена в 9 странах мира. Провайдер использует облачную сеть из 10 центров обработки данных (ЦОД), с крайне высоким уровнем надёжности, а именно Tier III и Tier IV. Если останавливаться более подробно, то Tier III имеет такие функции как:

• резервное копирование важных компонентов
• возможность ремонта и модернизации без отключения оборудования и остановки работы дата-центра (иными словами отказоустойчивость составляет 99.982%, т.е. простой такого дата-центра не превысит 1.6 часа в год)

Tier IV отличается более высоким показателем доступности (99,995%), это достигается благодаря резервному копированию не только критически важных, но и дополнительных систем ЦОД. Объект с наивысшим уровнем классификации будет работать даже при системных сбоях, а время простоя не превышает 26 минут в год.

Второе место занимает Softline, которая распространена в 5 регионах России и 4 странах.

На третьем месте расположилась TimeWeb Cloud. Она также базируется в 10 ЦОД и доступна в 3 городах России и 6 странах мира.

Два оставшихся места, с небольшим отрывом друг от друга, занимают Cloud4Y и Procloud.

Из отечественных облачных систем можно выделить следующие сервисы:

Directum совместно с CloudMTS предлагают программные продукты виде облачных SaaS-решений для финансовых, энергетических, промышленных и торговых предприятий, а также представителям госсектора. Сотрудничество двух компаний помогает сократить расходы на разворачивание ECM/BPM-систем до 25%. Самые крупные пользователи: «Сургутнефтегаз», Правительство Удмуртской Республики, «ESTEL» и многие другие.

Paydox Cloud. Разработана на свободном инструментальном программном обеспечении. Данное приложение создано для поддержки командной работы и доступно для всех устройств.

Smarta созданная в 2018 году. Эта облачная СЭД создана на платформе bpm’online. Разработчики характеризуют её первой СЭД на российском рынке по модели SaaS. Она выдерживает достаточно высокие нагрузки при работе в облаке, данную возможность обеспечивает использование современных промышленных систем управления базами данных (СУБД). С этой системой работают «Газпром», «РЖД», «Спорт Мастер», «Русгидро», «O’STIN», «LEROY MERLIN» и другие.

Из новых можно назвать VK Cloud Desktop от компании VK, которая была запущена 8 апреля 2024 года. Облачный сервис позволяет создавать виртуальные рабочие места и сильно упрощает создание команд и организацию доступа удаленных сотрудников к корпоративным системам. Он функционирует на базе решения для удаленного доступа Termidesk от компании «Увеон — облачные технологии». В программе уже учувствуют «Мегафон», «1С», «Softline», «Arenadata», «Profit», «Axios» и «Онланта».

В завершении хотелось бы добавить, что все перечисленные облачные системы – это одни из популярных серверов. С каждым годом их количество растет, а старые системы улучшаются, становятся более функциональнее и повышается уровень защиты от кибератак и обычных сбоев. Согласно данным ComNews около 40% составил прирост в конце 2023 года на российском рынке облачных технологий. Если думать о прогнозах, то можно сказать, что в 2024 году станут набирать популярность отечественные ПО, хотя в целом переход на облачные решения будет происходить медленно, так как малый бизнес может обойтись без облачных технологий, а более крупные организации предпочитают пользоваться локальными программами.

Список литературы:

1. Перова М.В., Лишик Т.И. Особенности применения облачных технологий в СЭД государственного сектора // КиберЛенинка. - 2018. - С. 98-103.
2. Артонкина Н.В. Облачный документооборот // Секретарь-референт. - 2023. - №9
3. Малютина Е. Облачный документооборот: как он устроен // ECM-Journal. – 2022
4. Берестова В.И. Перспективы использования облачных технологий в электронном документообороте // TOP-PERSONAL. - 2015. - №3
5. Directum — облачный документооборот: что такое, как работает, выгоды и преимущества облачной системы ЭДО для бизнеса // Cloud Thinking URL: https://cloud.mts.ru/cloud-thinking/blog/oblachnyj-dokumentooborot/?ysclid=luo8fbhs8e347756925 (дата обращения: 08.04.2024).
6. Топ 10: Облачные СЭД // DocOnline URL: https://www.doc-online.ru/tags/oblachnye_sed/?ysclid=luo96hz2h1665915875 (дата обращения: 08.04.2024).
7. VK Cloud Desktop // TAdviser URL: https://www.tadviser.ru/index.php/Продукт:VK_Cloud_Desktop (дата обращения: 08.04.2024).
8. Paydox Cloud // TAdviser URL: https://www.tadviser.ru/index.php/Продукт:Paydox_Cloud?ysclid=lur9nyua5a499629037 (дата обращения: 08.04.2024).
9. Market.CNews опубликовал рейтинг провайдеров IaaS Global Cloud 2024 // CNews URL: https://www.cnews.ru/news/top/2024-03-31_marketcnews_opublikoval_rejting (дата обращения: 08.04.2024).
10. Market.CNews опубликовал рейтинг провайдеров IaaS Global Cloud 2024 // CNews URL: https://www.cnews.ru/news/top/2024-03-31_marketcnews_opublikoval_rejting (дата обращения: 08.04.2024).
11. Облака стремятся ввысь: итоги 2023 года облачных решений // ComNews URL: https://www.comnews.ru/content/230882/2024-01-09/2024-w02/1008/oblaka-stremyatsya-vvys-itogi-2023-goda-oblachnykh-resheniy?ysclid=lur6pjbf9z565655851 (дата обращения: 08.04.2024).
12. 160+ Fascinating Cloud Computing Statistics for 2023 // G2 URL: https://www.g2.com/articles/cloud-computing-statistics (дата обращения: 08.04.2024).
13. Классификация уровней надежности ЦОД (Tier I, II, III, IV) — преимущества и недостатки каждого уровня // CloudMTS URL: https://cloud.mts.ru/cloud-thinking/blog/klassifikaciya-tier-cod/?ysclid=lur7x5k151853271646 (дата обращения: 08.04.2024).
14. Истории успеха // Directum URL: https://www.directum.ru/clients?ysclid=lur9as9jhz828785052 (дата обращения: 08.04.2024).
15. SMARTA обучение и услуги по охране труда // SMARTA URL: https://smarta.life/ (дата обращения: 08.04.2024).
16. Партнерская программа VK Tech для роста вашего бизнеса // VK Cloud URL: https://cloud.vk.com/partner/ (дата обращения: 08.04.2024).
17. Аренда 1С:Документооборот в облаке // 1С-Рарус URL: https://rarus.ru/arenda-1c-oblako/1c-dokumentooborot/?utm_source=yandex.search&utm_medium=cpc&utm_campaign=DRIP-OOT-arenda1c-tz-otraslevye-resheniya-dokumentooborot-russia-search-yandex-direct&utm_content=5334678100&utm_term=облачные%20сэд&yclid=6311782559137136639 (дата обращения: 16.04.2024).
18. Электронный документооборот - стоимость // EnDocs URL: https://endocs.ru/price-endocs/?roistat_visit=134238#ban (дата обращения: 16.04.2024).
19. Законы об электронном документообороте (ЭДО): что нужно знать? // СБЕР КОРУС URL: https://www.esphere.ru/blog/zakonyi-ob-elektronnom-dokumentooborote?ysclid=lv97nczwew588545411 (дата обращения: 21.04.2024).
20. Законы об ЭДО в РФ - Электронный документооборот // Nopaper URL: https://nopaper.ru/faq/zakony-ob-edo?ysclid=lv97x1dsf3196897861 (дата обращения: 21.04.2024).