РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВУ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРИ КАДРОВОМ АУДИТЕ

RECOMMENDATIONS ON THE COMPOSITION OF PERSONNEL DOCUMENTATION FOR PERSONNEL AUDIT

Ali-Emin Osmanov

student, Department of State Audit, Moscow State University,

Russia, Moscow

Elena Ivanova

Scientific Supervisor, Doctor of Economics, Professor of the Higher School of Economics, Moscow State University,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

Одной из основных областей аудита являются человеческие ресурсы, гарантии сотрудникам соблюдение в отношении их норма действующего трудового законодательства. Основываясь на результатах аудита, руководитель может защитить права своих работников, улучшить трудовую дисциплину, а также получить представление об истинном положении дел и квалификации сотрудников по персоналу. Кадровый аудит — это система независимой экспертизы, аналитической оценки и консультационной помощи потенциалу организации.

ABSTRACT

One of the main areas of audit is human resources, guarantees to employees that they comply with the norms of the current labor legislation. Based on the audit results, the manager can protect the rights of his employees, improve labor discipline, and get an idea of the true state of affairs and qualifications of HR staff. HR audit is a system of independent expertise, analytical assessment and consulting assistance to the potential of an organization.

Ключевые слова: кадровые аудит, аудит кадровой документации, работодатель, кадровая служба.

Keywords: personnel audit, audit of personnel documentation, employer, personnel service.

Анализ кадрового аудита в Центре государственных услуг Гагаринского района прошел не совсем гладко. Наблюдались случаи конфликта между сотрудниками отдела кадров и другими сотрудниками. Сотрудники отнеслись к аудиту документации как к угрозе, сотрудники отдела кадров препятствовали аудиту, прятали документы, внося поспешные изменения, беря больничные и совершая другие действия. Корректировки требуются, когда в документах обнаруживаются ошибки или нарушения, хотя лицо, участвовавшее в составлении документа.

Несмотря на то, что комиссия по аудиту расценила действия как некорректные, с точки зрения инспекторов, сама проверка была проведена и выявленные в ходе аудита документации, были устранены.

 Кадровый аудит должен быть практичным и эффективным. Поэтому комиссии нужно было выделить достаточно времени для того, чтобы отдел кадров был готов к аудиту. Во избежание разногласий и конфликтов рекомендуется разъяснять все документы, которые необходимо изменить, восстановить, утвердить или подписать сотруднику, и связанные с этим последствия. В большинстве случаев работники понимают это. Проблемы вызвали ранее существовавшие конфликты или недопонимание сотрудниками того, почему и для каких целей старые документы необходимо исправлять или переиздавать.

В любой ситуации в процессе аудита и после него нельзя реализовывать следующие действия, без издания соответствующего распорядительного документа:

Рисунок 1. Рекомендации по итогам аудита документации в Центре предоставления государственных услуг Гагаринского района

Решение о проведении аудита кадровой документации внутри Центра принимал работодатель. Аудит проводился собственными силами. По организации издал приказ и выбрана комиссии по аудиту. Выбран перечень документов, которые проверялись. Кроме того, по нескольким сотрудникам проверялись документы в связи с имеющимся недопониманием между работником и работодателем. Однако в локальном документе отсутствовала информация по структуре того, какие документы будут проверятся и отсутствовала информация о том сколько времени займет проверка.

В процессе аудита большое значение имеет не только анализ кадровой документации с точки зрения соответствия его содержания установленным требованиям действующего трудового законодательства, но еще определить правильно ли этот документ составлен с позиции делопроизводства. Поэтому рекомендуется иметь следующие базовые документы по делопроизводству:

Рисунок 2. Список базовых документов по делопроизводству

При составлении отчета по аудиту кадровой документации комиссия по аудиту должна опираться на нормы законодательства в поддержку своих аргументов, так как сотрудники отдела кадров могут усомнятся в точности документа. Ссылка на нормы трудового законодательства усилит аргументацию. Соглашения, заключаемые на различных этапах социального партнерства, включают в себя множество условностей.  Местные законы (например, устанавливающие перечень документов, оформляемых перед переходом на другую работу) помогают разрешать спорные вопросы, также следует знать о трудовых договорах. Поскольку соглашение сторон регулирует определенные аспекты условий труда, можно сравнить содержание документа с формулировками трудового договора.

При проведении аудита кадровой документации в Центре предоставления государственных услуг Гагаринского района не было указано время сколько этот аудит будет породить. Комиссии по аудиту нужно было убедить директора Центра, что проводимая ими работа заслуживает поддержки и определенного времени на проведение. Аргументы могут быть разными: цитирование законодательных актов, устанавливающие разные виды юридической ответственности. Все участники аудита и руководство Центра перед началом его проведения должны понимать, что аудит кадровой документации позволит оптимизировать организационную структуру Центра, четко определит численность сотрудников, пересмотрим условия и нормы труда и, кроме этого, позволит подготовиться к проверке государственной инспекции труда.

Больше всего замечаний при аудите в Центре касались трудовых договоров. Договор в Центре должен быть подписан директоров Центра, так как его полномочия предусматривает устав. Трудовые договоры можно не нумеровать, номер не является обязательным реквизитом. Но нумерация покажет, что работодатель следит за документами и в случае чего всегда сможет найти нужный договор. Минтруд советует вести нумерацию с помощью такого шифра: порядковый номер договора, а дальше цифры, обозначающих год его заключения [1].

В Трудовом договоре должно быть указано место заключения договора – это обязательное требование, согласно ч. 1 ст. 57 ТК РФ. Место заключения указывайте по месту фактического подписания документа. Ошибки в трудовых договорах Центра касались места работы работника, т.к. это обязательное условие, которое нужно указывать в трудовом договоре. Нельзя заменять место работы реквизитами организации в самом конце договора не стоит, поскольку такая информация относится к сведениям. А место работы - это условие, причем обязательное, согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Правильно указывать наименование организации. Чтобы все сделать без ошибок, достаточно добавить наименование организации или подразделения.

При аудите документации в Центре была другая ошибка - неправильная формулировка условий труда на рабочем месте. В договор вписали несуществующую категорию условий труда «нормальные». Однако есть только четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные.

В договоре работодатель предусмотрел, что отпуск делится на части. Это ошибка. Фактически работодатель лишил работника возможности взять отпуск целиком. Разделение отпуска на части — это исключение, а не правило, ч. 1 ст. 125 ТК. С работником необходимо договариваться ежегодно, когда составляют график отпусков. Обязать в трудовом договоре постоянно брать отпуск только частями будет нарушением права работника на отпуск.

Отсутствие печати на трудовом договоре не считается нарушением, однако, если Центра предоставления государственных услуг Гагаринского района продолжает пользоваться печатью, на договоре она должна присутствовать. Особенно если работодатель сам в документе предусмотрел гриф МП [2].

Таким образом, в статье были сделаны основные выводы по аудиту кадровой документации, проведенной в Центре предоставления государственных услуг Гагаринского района города Москвы. Аудит кадровой документации – это проверка, которая предусматривает анализ и оценку состояния кадровой работы и документации, выявлении проблем, ошибок. Итогом аудита кадровой документации стали рекомендации по устранению ошибок с назначением исполнителей и определением сроков устранения ошибок.

Как уже отмечалось может проводиться по группам документам или по процессам. Предлагаем проводить проверку документов по процессам:

- прием сотрудников на работу в Центр по предоставлению государственных услуг Гагаринского района;

- переводы на другие должности;

- отпуска;

- увольнения;

- хранение.

К документам приема относится заявление о приеме на работу. Данный документ является обязательным для государственных и муниципальных служащих. В заявлении о приеме на работу в первую очередь проверяется подпись сотрудника, и дата должна совпадать с датой приказа о приеме на работу в Центр.

Следующий документ из процесса приема, который предлагается проверять – это приказ о приеме. С ноября 2021 года данный документ не считается обязательным для заполнения, однако в Центре предоставления государственных услуг Гагаринского района он издается, поэтому документ должен быть подписан сотрудником и руководителем, а дата в приказе о приеме должна совпадать с датой трудового договора.

Трудовой договор – это обязательный документ при проверке во время аудита кадровой документации. Главное правило состоит в том, что трудовой договор заключается со всеми сотрудниками и документ должен быть подписан сотрудников в бумажном или электронном варианте. Содержание трудового договора должно соответствовать ст. 57 ТК РФ.

С 1 сентября 2021 года линейные карточки сотрудников формы Т-2 являются не обязательном документом для оформления. Работодатель, согласно новым правилам не обязан знакомить сотрудником с записями в трудовой книжке по форме Т-2. Правила отменены, однако, отмена карточек автоматически не произошла. Поэтому нудно издать приказ п Центру предоставления государственных услуг Гагаринского района об отказе от ведения Т-2. Кроме того, так как ведение личных карточек Т-2 упоминается в локальных документах Центра, нужно эти документы изменить. В приказе указывается дата, с которой прекращается ведение карточек на действующих сотрудников Центра и отказываются от оформления карточек на новых сотрудников.

Исключить ненужные условия из локальных актов Центра по предоставлению государственных услуг можно путем издания новых локальных нормативных актов или издать новый приказ по Центру. Необходимо изменит два локальных документа: правила внутреннего распорядка и положения об отпусках, так как в этих документах предусматривалось обязательное ведение Т-2 работодателем. С новыми документами необходимо ознакомить всех сотрудников Центра под роспись.

Документ «Ознакомление с локальными нормативными актами» - этот документ должен быть подписан сотрудников, который принимается на работу, дата должна совпадать с датой трудового договора.

Следующий процесс – перевод, во время аудита предлагается изучить документы сотрудников, связанные с переводом. К ним относятся:

1. Заявление о переводе – проверяется дата подписания документа сотрудников, дата должна совпадать с датой приказа о переводе.
2. Приказ о переводе или изменение условий труда – проверяются подписи, документ подписывается работодателем и сотрудником.
3. Дополнительное соглашение к трудовому договору – этот документ должен быть заключен со всеми сотрудниками Центра, у кого был оформлен перевод или внесены изменения в условия труда. Дата подписания должна совпадать с датой приказа о переводе или изменении условий труда.

К документам процесса увольнения относится заявление об увольнении. За исключением ликвидации организации, увольнение сотрудника не должно совпадать с периодом болезни или с периодом отпуска.

Заявление об увольнение должно быть составлено в письменной форме и должно быть подписано сотрудником. Дата на заявлении об увольнении должна совпадать с датой приказа об увольнении.

Приказ об увольнении предлагается также включить в перечень анализируемых во время аудита документов. Подписанный сотрудником и руководителем организации, и составляется в письменной форме. В случае, если сотрудник либо не может, либо не желает подписывать приказ об увольнении, должна быть сделана отметка о его отказе подписать документ и задокументировать акт отказа.

Трудовая книжка является документом обязательным для изучения во время аудита кадровой документации. Кадровая служба Центра предоставления государственных услуг ведет бумажные трудовые книжки для работников, которые не отказались от их использования. Любая информация, относящаяся к приему на работу, увольнению или переводу, должна быть задокументирована в личном деле. Трудовые книжки хранятся в сейфе.

В трудовой книжке должна быть сделана отметка о том, что сотруднику была предоставлена копия по почте. Например, «направлена по почте, квитанция № 100 от 01.12.2023, уведомление о вручении от 17.12.2023».

Документы учета рабочего времени, предлагается их также внести в перечень исследуемых документов для аудита кадровой документации. К этим документам относятся:

Табель учета рабочего времени. В табеле работника не должно быть указано более 40 часов рабочего времени в неделю.

Отпуск – у каждого работника должен быть запланированный ежегодный отпуск, продолжительность его должна быть не менее 28 календарных дней. За 2 недели до отпуска сотрудник подписывает заявление об отпуске по графику и издается приказ.

В Центре по предоставлению государственных услуг Гагаринского района работают сотрудники, которые относятся к категориям, имеющим право на дополнительный отпуск вне графика.

Кроме того, для прохождения диспансеризации сотрудникам дается отпуск с типом «Диспансеризация».

Сотруднику, представившему справку о сдаче крови, предоставляется двухдневный или два однодневных отпуска с типом «Дни отдыха донора».

После родов женщина имеет право на отпуск по уходу за ребенком.

Отгул. Сотруднику оформляется и оплачивается, как рабочие часы отгул, если: 1) вызван повесткой в суд, отделение полиции, военкомат или налоговую инспекцию для выполнения государственных требований;

2) является беременной работницей или сотрудницей, проходящей медицинское обследование по инициативе работодателя.

Если срок выполнения государственные обязанностей превышает 1 день, тогда должен быть оформлен и оплачен отпуск с типом «Государственные обязанности».

Работнику разрешается работать сверхурочно только до 120 часов в год, при этом не более 4 дополнительных часов в любые два дня подряд. Сверхурочная работа сотрудника должна фиксироваться в табеле, на нее должно быть получено согласие сотрудника, оформлена приказом и оплачена.

Следующий процесс – это хранение каровых документов. Сроки хранения документов определяет приказ Росархива [3].

Все кадровые документы в Центре предоставления государственных услуг Гагаринского района хранятся в сейфе.

- Документы с одинаковым содержанием объединяются в дела. В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Многостраничные документы помещаются в файл.

- Кадровые документы по уволенным сотрудникам содержатся в архиве.

- Трудовые книжки хранятся в алфавитном порядке в отдельном запираемом сейфе вместе с книгой учета трудовых.

Таким образом, в статье предложен перечень кадровых документов для аудита документации. Перечень составлен по кадровым процессам кадровой службы Центра по предоставлению государственных услуг Гагаринского района.

Список литературы:

1. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 28.04.2020 N 14-2/В-519 О нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним | ГАРАНТ - https://base.garant.ru/74371954/
2. Государственная инспекция труда в городе Москве Письмо от 13 декабря 2021 года № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661 [О порядке дополнения трудового договора недостающими сведениями (условиями)] - https://e.kdelo.ru/npd-doc?npmid=80&npid=728040662
3. Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" | ГАРАНТ - https://base.garant.ru/73524230/