ОТ ОПЫТА К СОВЕРШЕНСТВУ: ОПТИМИЗАЦИЯ ПЕРЕДАЧИ ОПЫТА РАБОТЫ НОВЫМ СОТРУДНИКАМ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ НЕПРЕРЫВНОГО ПРОИЗВОДСТВА РАБОТ

Эффективная передача опыта работы имеет решающее значение для успеха новых сотрудников любой организации. Разработка и внедрение мероприятий по передаче опыта работы гарантирует, что ценные знания, навыки и передовой опыт будут эффективно передаваться новым сотрудникам, позволяя им быстро вносить свой вклад в достижение поставленных целей и задач.

Успешная передача опыта работы новым сотрудникам жизненно важна для обеспечения непрерывности знаний, эффективного внедрения, а также безопасного и результативного выполнения должностных обязанностей. Особенно в организациях, где строится и обслуживается критически важная и многогранная инфраструктура, от концепции до ввода в эксплуатацию. Однако процесс передачи знаний может быть сложным и включать в себя различные проблемы, такие как различия в навыках, уровне опыта и стилях обучения между опытными и новыми сотрудниками.

В организациях, особенно где требуется обрабатывать обширные объемы информации и адаптироваться к динамично меняющейся окружающей среде, присутствует тенденция к высокой текучести кадров. Наиболее предприимчивые и амбициозные работники стремятся к продвижению по карьерной лестнице, в то время как менее адаптивные и решительные чаще всего не справляются с напряжением и покидают организацию, что может создать дефицит компетентных работников, обладающих необходимыми знаниями и опытом для дальнейшей непрерывной работы.

Учитывая указанные факторы, критически важно обеспечить оперативное и эффективное внедрение нового сотрудника с минимальным временем простоя и непрерывностью бизнес-процессов. Для достижения этой цели требуется четкое и наглядное представление о нюансах выполнения работы, передаваемых новому сотруднику, с акцентом на последовательность и шаги в процессе, обеспечивающие оптимальную производительность и эффективность.

Однако передача экспертных знаний может быть непростым процессом, особенно в сложных и постоянно меняющихся условиях. Поэтому крайне важно изучить и внедрить самые эффективные стратегии передачи знаний для оптимизации работы новых сотрудников, а также рассмотреть новые предложения с учетом специфики работы отдела. Это исследование имеет прямое отношение к развитию организации, поскольку оно может помочь улучшить свои процессы адаптации и обучения, усилить передачу знаний и, в конечном счете, улучшить их операционные показатели.

Целью данного исследования является разработка рекомендаций по оптимизации процесса передачи опыта новым сотрудникам компании.

Задачами исследования является следующее: проведение обзора литературы по передаче знаний и передовым практикам внедрения и обучения работников, выявление общих проблем и барьеров на пути эффективной передачи знаний, изучение передового опыта и стратегий расширения передачи знаний, разработать рекомендации организациям, стремящимся улучшить свои процессы адаптации и обучения.

Предметом данного исследования является передача знаний и опыта. Исследование сосредоточено на передаче опыта работы от опытных сотрудников новым сотрудникам с целью выявления наилучших практик и стратегий для оптимизации работы новых сотрудников.

Объектом данного исследования являются процессы адаптации и обучения работников строительного блока в организации, а также методы, используемые для передачи знаний и экспертных знаний новым сотрудникам, с целью выявления эффективных подходов к расширению передачи знаний.

В исследовании будет использоваться подход со смешанными методами, сочетающий в себе обзор литературы, а также знания и опыт автора статьи.

Изучение проблематики эффективной передачи знаний и опыта новому поколению работников представляет собой активно исследуемую область, которой посвящено не мало трудов.

Кирилкина О.В. в статье «Социальные факторы передачи знаний и обмена знаниями на примере Российской бизнес-организации» [6], исследует процессы передачи знаний и опыта от менеджеров к подчиненным, в результате чего определены социальные механизмы, влияющие на них. Отмечается, что для эффективной передачи знаний необходимо четко понимать каждую деталь процесса, что в последующем окажет положительное влияние на функционирование компании в целом. Данная работа подтверждает необходимость дальнейшего изучения данной проблематики и разработки новых инструментов для передачи знаний и опыта.

Зимова Н.С. в статье «Особенности внедрения системы управления знаниями в российских компаниях» [5] отмечает, что накопление и передача ценного опыта и профессиональных знаний является одним из ключевых стратегических ресурсов и конкурентных преимуществ организации в современных условиях информационного и технологического развития, а также требует нового системного и стратегического управленческого подхода.

Белова Л.Г. в статье «Понятие человеческого капитала и конверсия знаний в инновации» [4], рассматривает сущность превращения суммы знаний, которой обладает человек, в человеческий капитал. Открытые инновации – это конкурентное преимущество компании, основанное на использовании инновационного опыта работников организации. Соответственно, для более эффективной реализации данного преимущества необходимо изучение и внедрение в организацию передовых практик и стратегий для передачи опыта, чему посвящена настоящая статья.

Передача опыта работы имеет важное значение по ряду причин:

• Сохранение знаний: в организациях, особенно это касается крупных предприятий со сложной структурой и большим количеством работников, часто полагаются на опытных сотрудников, обладающих специализированными знаниями и навыками. Когда опытные сотрудники уходят на пенсию или покидают организацию, их знания и опыт могут быть утрачены, если их эффективно не передать новым сотрудникам. Это гарантирует сохранение ценных знаний в организации, предотвращая пробелы в знаниях и сводя к минимуму потерю критически важных экспертных знаний [1].
• Ускоренный процесс обучения: эффективная передача опыта работы может значительно сократить процесс обучения новых сотрудников, исключая простой в работе по причине отсутствия логичной дорожной карты выполнения работ. Используя знания и опыт опытных сотрудников, новые сотрудники могут быстро приобрести необходимые навыки и знания для эффективного выполнения своих обязанностей. Это может привести к повышению производительности, уменьшению количества ошибок и более быстрой интеграции новых сотрудников в организацию [2].
• Повышение производительности: передача опыта работы позволяет новым сотрудникам перенимать лучшие практики опытных сотрудников, что позволяет им выполнять свои обязанности на высоком уровне совершенства. Используя опыт и экспертные знания опытных сотрудников, новые сотрудники могут избежать распространенных ошибок, внедрить эффективные методы работы и более эффективно добиваться результатов. Знания должны быть трансформированы в действия и результаты, так как сами по себе не имеют ценности, если не применяется на практике [7].
• Активизация инноваций: эффективная передача опыта работы поощряет обмен идеями и способствует формированию культуры инноваций внутри организации. Новые сотрудники привносят свежие перспективы и идеи, а используя опыт и знания опытных сотрудников, можно разрабатывать и внедрять инновационные решения для обеспечения реализации успешной деятельности организации. Успешные компании не останавливаются на достигнутых результатах, а постоянно стремятся к инновациям и улучшениям [7].
• Повышение вовлеченности и удержания сотрудников: когда новые сотрудники получают должное внимание и поддержку в процессе передачи опыта работы, это может повысить их вовлеченность и приверженность организации. Они чувствуют, что их ценят и поддерживают, что может привести к повышению удовлетворенности работой, повышению уровня удержания персонала и снижению текучести кадров [1].
• Экономия средств: неэффективная передача опыта работы может привести к дорогостоящим ошибкам, переделкам и задержкам в проектах. Уделяя особое внимание передаче опыта работы, организации могут свести к минимуму ошибки и переделки, что приводит к экономии средств и повышению операционной эффективности [2].
• Соответствие требованиям и безопасность: надлежащая передача опыта работы гарантирует, что новые сотрудники будут обучены протоколам безопасности, правилам и руководящим принципам соблюдения требований, снижая риск инцидентов, связанных с безопасностью, штрафных санкций и проблем с несоблюдением требований [2].

Уделение особого внимания проблемам передачи опыта работы – это стратегическая инвестиция, которая может способствовать долгосрочному успеху организации в высококонкурентном и регулируемом направлении детальности.

Чтобы повысить эффективность передачи опыта работы новым сотрудникам, организациям необходимо разработать эффективные методы и стратегии. В данной статье представляется к рассмотрению самые часто применяемые в организациях практики и стратегии для передачи знаний, а также предложения по внедрению дополнительных инструментов для эффективной передачи знаний и опыта работы от автора статьи. Эти методы включают наставничество, обучение без отрыва от производства, документированные процедуры, сеансы обмена знаниями, перекрестное обучение, интерактивные учебные материалы, обратную связь и оценку, поощряющие вопросы, а также вознаграждения и прочее. Кроме этого, необходимо подчеркнуть важность показателей эффективности, постоянного совершенствования и укрепления культуры открытого общения.

Часто применяемые в организациях практики и стратегии для передачи знаний:

1. Программа наставничества: создание официальной программы наставничества, в рамках которой опытные сотрудники объединяются с новыми сотрудниками для предоставления рекомендаций, поддержки и обмена своими знаниями и опытом. Наставники могут помочь новым сотрудникам в понимании процессов, политик и протоколов безопасности организации. Они также могут предоставлять информацию, советы и обратную связь, основанные на их собственном опыте, способствуя передаче практических знаний и навыков.

Наставник должен быть выбран из числа более опытных сотрудников, максимально подходящим под следующие критерии:

• Опыт и экспертные знания: хороший наставник должен обладать значительным опытом и экспертными знаниями в области, соответствующей потребностям подопечного. Также он должен обладать глубоким пониманием по направлению деятельности, знаниями и навыками, необходимыми для эффективного руководства подопечным.
• Эффективная коммуникация: хороший наставник должен обладать отличными коммуникативными навыками, включая активное слушание, предоставление конструктивной обратной связи и четкое изложение идей. Должен уметь излагать сложные концепции простым и понятным способом, чтобы облегчить процесс обучения подопечного.
• Терпение и сопереживание: хороший наставник должен проявлять терпение и чуткость по отношению к процессу обучения подопечного, быть способен понять точку зрения подопечного, признать его сильные и слабые стороны и оказывать поддержку и ободрение, чтобы помочь ему преодолеть трудности.
• Доступность: хороший наставник должен быть доступен подопечному, предоставляя регулярные возможности для получения рекомендаций, обратной связи и поддержки. Быть отзывчивым и доступным, готовыми вкладывать время и усилия в развитие подопечного.
• Надежность и конфиденциальность: хороший наставник должен вызывать доверие и сохранять конфиденциальность. Подопечные должны чувствовать себя комфортно, делясь с наставником своими заботами, вызовами и идеями, зная, что их информация будет сохранена в тайне и не будет использована против них.
• Позитивное ролевое моделирование: хороший наставник должен подавать пример и служить позитивным образцом для подопечного. Демонстрировать профессионализм, этичное поведение и честность в своих действиях и решениях, служа руководящим примером для подопечного.
• Гибкость и адаптивность: хороший наставник должен быть гибким и приспосабливаться к стилю обучения, потребностям и предпочтениям подопечного. Быть в состоянии скорректировать свой подход и предоставить индивидуальные рекомендации в соответствии с индивидуальными требованиями подопечного.
• Поддерживающий и подбадривающий: хороший наставник должен поддерживать и подбадривать, обеспечивая мотивацию и вдохновение для подопечного. Отмечать успехи подопечного, предоставлять конструктивную обратную связь по областям, требующим улучшения, и подбадривать в трудные времена.
• Целеустремленный и ориентированный на результат: хороший наставник должен быть целеустремленным и ориентированным на результат, помогая подопечному ставить четкие цели и работать над их достижением. Давать рекомендации по постановке реалистичных целей, разработке планов действий и мониторингу прогресса в достижении желаемых результатов.
• Постоянный ученик: хороший наставник должен сам постоянно учиться, быть в курсе новых тенденций, достижений и передовой практики. Должен быть открыт для новых идей и перспектив, а также постоянно искать способы улучшить свои собственные знания и навыки, чтобы лучше направлять и наставлять своих подопечных.

Большинство компаний используют наставничество как основной инструмент для передачи знаний от опытных сотрудников к новичкам [1].

2. Документированные процедуры: создание всеобъемлющей документации по стандартным операционным процедурам, руководящим принципам и передовой практике для ознакомления новых сотрудников. Эта документация должна быть легкодоступной, актуальной и удобной для пользователя, позволяющей новым сотрудникам быстро понимать установленные процедуры и следовать им. Документированные процедуры могут включать письменные руководства, наглядные пособия, блок-схемы и контрольные списки, которые содержат пошаговые инструкции по выполнению задач и обеспечивают согласованность рабочих процессов.

В 2017 году введен стандарт, регламентирующий деятельность по управлению знаниями в России ГОСТ Р 53894-2016 «Менеджмент знаний. Термины и определения», а также в 2018 году был принят стандарт ISO 30401-2018 «Системы менеджмента знаний – Требования» [5].

3. Сеансы обмена знаниями: проведение регулярных сеансов обмена знаниями, мастер-классов или семинаров, на которых опытные сотрудники могут поделиться своим опытом, извлеченными уроками и передовыми практиками с новыми сотрудниками. Эти сессии могут быть структурированы как официальные презентации, неофициальные дискуссии или интерактивные семинары и могут охватывать такие темы, как технические навыки, решение проблем, принятие решений и организационная культура. Проведение семинаров и конференций по обмену знаниями поощряют сотрудничество, развивают культуру обучения и способствуют обмену опытом между опытными и новыми сотрудниками [2].
4. Признание и вознаграждения: признание и награждение опытных сотрудников за их усилия по передаче своих знаний новым сотрудникам, чтобы мотивировать и поощрять их продолжать вносить свой вклад [3].
5. Обучение без отрыва от производства: предоставление новым сотрудникам возможности практического обучения для активного выполнения реальных задач под руководством опытных сотрудников. Это позволяет новым сотрудникам учиться на практике, приобретать практический опыт и наблюдать за выполнением задач в режиме реального времени. Обучение без отрыва от производства может включать в себя такие мероприятия, как слежка за работой, стажировки и задания, которые помогают новым сотрудникам приобретать соответствующие навыки и знания в зависимости от контекста. Слежка за работой позволяет новым сотрудникам перенимать практические знания и паттерны поведения в процессе решения повседневных задач и процессах принятия решений для эффективного извлечения уроков.

Вышеперечисленные меры оказывают положительное влияние на эффективность передачи опыта работы новым сотрудникам.

Предложения по внедрению дополнительных инструментов по эффективной передаче знаний и опыта работы от автора статьи:

1. Использование социальных сетей и форумов.

Социальные сети и форумы предоставляют сотрудникам платформу для обмена знаниями и опытом в открытой среде, основанной на сотрудничестве. Эти платформы можно использовать для того, чтобы задавать вопросы, делиться передовым опытом и предоставлять информацию по конкретным темам. Такой подход может помочь устранить разрозненность внутри отдела, облегчая обмен знаниями между работниками.

Создание социальной сети или форума также может помочь связать сотрудников с экспертами по основным направлениям детальности, расширяя их доступ к ценной информации и знаниям. Эти платформы можно использовать для облегчения обсуждения новых тенденций, новых технологий и возникающих проблем, помогая сотрудникам оставаться в курсе событий.

Кроме того, социальные сети и форумы могут способствовать формированию культуры непрерывного обучения. Используя рейтинговую систему, поощряя сотрудников участвовать в дискуссиях и делиться своими знаниями, можно создать более вовлеченную и наделенную полномочиями рабочую силу.

Чтобы быть эффективными, социальные сети и форумы должны быть хорошо организованы. Необходимо установить четкие правила участия и обеспечить доступность платформы для всех сотрудников. Также важно иметь специальную команду, которая будет модерировать обсуждения и следить за тем, чтобы контент был актуальным и точным.

2. Неформальные встречи с руководителями в формате «без галстуков».

Традиционные методы передачи знаний, такие как тренинги и руководства, имеют свое место, они могут помочь лишь в обеспечении всестороннего понимания культуры, практики и целей организации. Одним из эффективных способов содействия передаче знаний является проведение встреч "без галстуков".

Встречи "без галстуков" — это неформальные встречи, которые предоставляют молодым сотрудникам платформу для взаимодействия с большими начальниками на равных, без страха и колебаний. Эти встречи могут проводиться в непринужденной обстановке, например, в кафе или непринужденном лаундже, где сотрудники могут поделиться своими мыслями, идеями и опытом в обстановке, не представляющей угрозы.

Такие встречи способствуют обмену знаниями и опытом между сотрудниками и высшим руководством, облегчая передачу ценной информации от одного поколения к следующему. Таким образом, молодые сотрудники могут перенять опыт высшего руководства, в то время как высшее руководство может извлечь выгоду из свежих перспектив и инновационных идей молодых сотрудников.

Более того, встречи "без галстуков" могут помочь укрепить чувство общности внутри организации, создавая культуру открытого общения и взаимного уважения. Это может привести к более тесному сотрудничеству, инновациям и производительности, поскольку сотрудники чувствуют себя более вовлеченными в цели и миссию организации.

3. Перекрестное обучение: предоставление новым сотрудникам возможности работать по разным направлениям, чтобы получить более широкое представление о деятельности отдела и облегчить понимание работы системы.

4. Интерактивные учебные материалы: разработка интерактивных учебных материалов, таких как видеоролики, симуляторы и модули электронного обучения, которые способствуют активному обучению и вовлечению новых сотрудников.

5. Обратная связь и оценка: создание системы обратной связи и оценки, при которой новые сотрудники регулярно получают обратную связь от опытных сотрудников для определения областей улучшения и предоставления конструктивных рекомендаций. Также важно создание благоприятной среды, которая побуждает новых сотрудников задавать вопросы, добиваться разъяснений и выражать свои опасения, чтобы способствовать открытому общению и облегчать обучение.

6. Показатели эффективности: настройка показателей эффективности для отслеживания прогресса в развитии навыков и приобретении знаний новыми сотрудниками, предоставляя им четкое представление об ожиданиях и областях, требующих улучшения.

7. Непрерывное совершенствование: создание культуры непрерывного совершенствования, при которой как опытным, так и новым сотрудникам рекомендуется делиться своими отзывами, идеями и предложениями для повышения эффективности процесса передачи знаний.

Благодаря реализации этих мер эффективность передачи опыта работы новым сотрудникам может быть значительно повышена, что приведет к созданию квалифицированной, компетентной и хорошо осведомленной рабочей силы, которая может способствовать успеху при реализации целей и задач организации.

Подводя итоги настоящего исследования, можно сказать следующее. В современном быстро меняющемся мире знания и опыт являются важнейшими составляющими успеха любой организации, особенно в строительной сфере. Способность эффективно передавать знания и опыт между сотрудниками имеет решающее значение для обеспечения эффективной работы организации. Инвестируя в надежные процессы передачи знаний, внедряя лучшие практики и стратегии, рассмотренные в этой статье, организации могут улучшить процесс передачи знаний, привлечь квалифицированную и компетентную рабочую силу и обеспечить безопасное и эффективное выполнение задач. Крайне важно уделять приоритетное внимание передаче опыта работы от опытных сотрудников новым сотрудникам, чтобы обеспечить успех организации, минимизировать риски и достичь операционного совершенства. Организациям следует постоянно оценивать и совершенствовать свои стратегии передачи знаний, чтобы адаптироваться к меняющимся обстоятельствам и меняющимся потребностям сотрудников. Развивая культуру непрерывного обучения и обмена знаниями, организации могут создать рабочую силу, обладающую необходимыми навыками и экспертными знаниями, чтобы преуспевать в своих ролях и вносить вклад в успех организации в целом.

Список литературы:

1. Андреева Т. Е., Гаранина Т. А., Рыжко А.Н. Управление знаниями и интеллектуальный капитал в российских промышленных компаниях. Результаты исследования – 2015. Отчет. // Высшая школа менеджмента СПбГУ, 2015. URL: https://gsom.spbu.ru/files/folder_7/km_report_2015_gsom.pdf (дата обращения 22.06.2023).
2. Безгинова Ю.А., Гаранина Т.А., Кудрявцев Д.В., Плешкова А.Ю. Практики управления знаниями в нефтяных компаниях // Открытое образование, Т.22 №6 2018. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/praktiki-upravleniya-znaniyami-v-neftyanyh-kompaniyah/viewer (дата обращения 22.06.2023).
3. Безяев П.П. Газпром нефть - система управления знаниями и инновациями, 2016. URL: https://dokumen.tips/leadership-management/-58e7a8751a28abc1038b59af.html?page=1  (дата обращения 22.06.2023).
4. Белова Л.Г. Понятие человеческого капитала и конверсия знаний в инновации // TRANSPORT BUSINESS IN RUSSIA, №6 2012. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ponyatie-chelovecheskogo-kapitala-i-konversiya-znaniy-v-innovatsii/viewer (дата обращения 22.06.2023).
5. Зимова Н.С. Особенности внедрения системы управления знаниями в российских компаниях // Научный результат. Социология и управление. Т. 5, № 3, 2019. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/osobennosti-vnedreniya-sistemy-upravleniya-znaniyami-v-rossiyskih-kompaniyah/viewer (дата обращения 22.06.2023).
6. Кирилкина О.В. Социальные факторы передачи знаний и обмена знаниями на примере Российской бизнес-организации // Вестник СамГТУ. №7 (88), 2011. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sotsialnye-faktory-peredachi-znaniy-i-obmena-znaniyami-na-primere-rossiyskoy-biznes-organizatsii/viewer (дата обращения 22.06.2023).
7. Пфеффер, Дж. От знаний к делу: Как успешные компании трансформируют знания в действия: [Пер.с англ.] / Д. Пфеффер, Р. Саттон.- Киев, Вильямс, 2007.- 265 с.