ПОДХОД К АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И ЕГО ДАЛЬНЕЙШЕЕ РАЗВИТИЕ В СОВРЕМЕННЫХ КОМПАНИЯХ

APPROACH TO BUSINESS PROCESS AUTOMATION AND ITS FURTHER DEVELOPMENT IN MODERN COMPANIES

Daria Nesterova

student, Department of Economics, Finance and Capital, Russian State Social University,

Russia, Moscow

Egor Sedov

student, Institute of Information Technologies, MIREA - Russian Technological University,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В статье рассмотрен основной подход к автоматизации бизнес-процессов в любой современной компании, наглядно проиллюстрированы процессы(шаги) его выполнения. Проанализированы и выделены основные тенденции в области развития процесса автоматизации бизнеса.

ABSTRACT

The article considers the basic approach to the automation of business processes in any modern company, visually illustrated processes (steps) of its implementation. The main trends in the development of business automation process are analyzed and highlighted.

Ключевые слова: бизнес-процесс, информационные технологии, автоматизация.

Keywords: business-process, IT, automation.

В век информационных технологий очень важно следить за современными тенденциями, происходящими в мире и их динамикой развития. На сегодняшней день одной из самых быстро растущих областей является IT-отрасль. Сейчас сложно представить себе мир без цифровых технологий. Повсеместно создаются новые системы, развиваются нейронные сети, все больше действий превращается в автоматическое состояние.

Мы не задумываемся о том, что наши рутинные дела, уже выполняются за нас машинами и программным кодом. Например, посуду моет посудомоечная машина, кофе заваривает кофе-машина, а о важных встречах напоминает телефонный ассистент. Такие базовые вещи есть везде, не только в нашей личной жизни, но и в рабочей сфере.

В настоящее время компании совершенно разных отраслей, в том числе и не связанных напрямую с IT, повсеместно привлекают специалистов для выявления возможностей к улучшениям и переходу от ручных действий к автоматизированным и автоматическим. Создаются целые компании, которые строят бизнес на том, чтобы улучшать процессы внутри других компаний. Создаются отделы, которые предназначены в первую очередь для того чтобы организовывать и поддерживать системы автоматизации бизнеса.

Автоматизация в компании – это большой и ответственный шаг, полномасштабный проект, требующий большого количества затрат ресурсов, человеческих, материальных и временных. Проект по автоматизации может быть, как глобальный, распространяющейся на всю компанию, так и локальный, затрагивающей отделы или процессы. Исполнителями данного проекта могут быть как сотрудники компании, так и привлеченные извне специалисты.

Процесс проведения автоматизации может варьироваться в зависимости от: целей которых необходимо достичь, предметной области и внешних факторов.

Важно, что в данном тексте подробно рассматривает только автоматизация бизнес-процессов, то есть процессов, которые обеспечивают взаимодействие внутри организации и взаимодействие с внешними заинтересованными источниками (например, потребитель или поставщик).

Рассмотрим, как происходит автоматизация бизнес-процессов компании в общем виде.

Первым этап является подготовка к автоматизации.

На Рисунке 1 представлена декомпозиция процесса «Подготовка к автоматизации» по шагам.

Рисунок 1. Процесс «Подготовка к автоматизации»

На первом шаге необходимо определить цели и задачи, которых компания хочет добиться. Как правило, целями автоматизации являются:

• повышение эффективности производственного процесса;
• снижение расходов сырья;
• сокращение численности обслуживающего персонала.

Главной рекомендацией для постановки целей это использование методологии SMART. Преимущества использования такого подхода заключается в том, что цели становятся максимально четкими, прозрачными и конкретными. Такие цели легче соотнести со стратегическими задачами, а также легче отслеживать эффективность их выполнения.

Вторым шагом к подготовке к автоматизации является анализ проблем и возможных рисков к которым может привести автоматизация.

На основе целей и задач, необходимо провести анализ и выявить проблемы, из-за которых реализация этих целей невозможна на данный момент и требуется внедрение дополнительной системы.

Для реализации этого шага рекомендуется использовать Диаграмму Исикавы. Данный инструмент, позволяет наглядного представить нить причинно-следственных связей между объектом и влияющими на него факторами. Также данная диаграмма позволит определить фактические причины возникновения проблем.

Наконец последним шагом к подготовке к автоматизации является моделирование бизнес-процессов, которые осуществляются в компании на данный момент.

Построение процессов AS IS (как есть) может быть осуществлена на нескольких уровнях, в соответствие с выдвинутыми требованиями.

• Автоматизация процессов на уровне исполнителя. На этом уровне осуществляется автоматизация регулярно выполняющихся процессов. Такая автоматизация затрагивает выполнение оперативных задач, поддержания установленных параметров или сохранения определенных режимов работы.
• Автоматизация процессов на тактическом уровне. Обеспечивает распределение задач между различными процессами нижнего уровня. Чаще всего к таким процессам относятся, процессы управления.
• Автоматизация процессов на стратегическом уровне. Автоматизация процессов уровня управления предприятием обеспечивает решение аналитических и прогнозных задач.

После того, как процесс и уровень его принадлежности был определен необходимо выбрать инструмент, с помощью которого будет осуществлено моделирование. Существует множество нотаций описания бизнес-процессов, основными различиями между ними является уровень детализации окружения и сценариев использования.

Для описания бизнес-процессов, которые участвуют в автоматизации крупного производства рекомендуется использовать нотацию BPMN 2.0, так как данная нотация позволяет рассматривать несколько ветвей сценария, а также описать взаимодействие с внешними исполнителями процесса.

После завершения этапа подготовки, можно запускать этап реализации автоматизации. Данный этап характеризуется моделированием как измениться выбранный бизнес-процесс, написанием технического задания и поиском наилучшего программного решения.

На Рисунке 2 представлена декомпозиция процесса «Реализация автоматизации» на несколько шагов.

Рисунок 2. Реализация автоматизации

Первым шагом на данном этапе является анализ модели бизнес-процесса AS IS и создание на основании этого новую модель бизнес-процесса. Модель бизнес-процесса как будет (TO BE) включает в себя предполагаемые изменения в ходе процесса. Это могут быть добавление новых процессы или сокращение уже имеющихся, изменение исполнителей, сопроводительной документации и добавление в процесс нового элемента – системы.

Важно отметить, что моделирование будущей модели бизнес-процесса должно осуществляться в той же нотации, во избежание путаницы и сокращений\добавлений элементов в связи со структурой нотации.

Второй шаг заключается в написание технического задания. Техническое задание включает в себя информацию по требованиям к функциям системы, к ее характеристикам и свойствам, необходимые интеграции или другие особенности, на которые необходимо обратить внимание.

На основе данного документа, можно начинать следующий шаг – поиск подходящего программного решения. Необходимо учесть все требования, проанализировать и сегментировать рынок ПО подходящего сегмента. Для начала рекомендуется определиться с типом необходимой системой (например, ERP, CRM). Важно, что компании необязательно использовать только существующие системы. Если техническое задание содержит в себе узконаправленные специализированные требования имеет смысл обращать внимания на дорабатываемые решения или задуматься о разработке ПО исключительно под свои нужды. В случае же, если техническое задание включает типовые требования, можно использовать коробочные версии уже существующих на рынке предложений.

Третий этап начинает, когда бизнес-процесс TO BE построен, требования определены и принято решение о используемой системе.

На Рисунке 3 показана декомпозиция процесса «Введение в эксплуатацию».

Рисунок 3. Введение в эксплуатацию

Первый и самым крупным шагом является внедрение системы. Осуществляется этот процесс по-разному в зависимости от архитектуры самой компании до развертывания системы. Как правило, при использовании коробочных или дорабатываемых решений готовых продуктов, можно запросить консультацию от специалистов. Часто, что компания-продукт, предоставляет услуги как помощи в развертывании системы, так и с ее дальнейшей поддержкой, в том числе и в обучении персонала.

Вторым шагом является тестирование системы. Не важно была ли в компании уже какая-то система, которую в целях автоматизации заменили на более мощный и дорогой аналог, или это новая система. Вводить в эксплуатацию систему без тестирования работы на небольшом участке –не рекомендуется. Существует риск, что что-то настроено неверно, сотрудники не знают, как пользоваться системой. Первоначально систему тестируют на небольшой группе ответственных сотрудников, это могут быть как рядовые сотрудники, так и менеджмент. Главное получить отзывы и улучшить систему для удобного массового использования.

Третьим и завершающим этапом является обучение персонала. Данный шаг предшествует введению новой системы в всеобщее пользование. Сотрудникам необходимо провести инструктаж, как пользоваться новыми функциями системы и какие проблемы в их работе она закрывает. Инструктаж можно провести в виде онлайн совещания или выпустить подробное пользовательское руководство с описанием особенностей работы системы внутри компании.

После прохождения всех трех этапов, система полноценно внедряется в бизнес-процессы компании. Если все этапы были тщательно проанализированы и проработаны, то внедрение автоматизированной системы быстро приведет к выполнению поставленных целей.

Теперь, когда процесс автоматизации бизнес-процессов разобран и прозрачен, можно рассмотреть, как можно улучшить и автоматизировать сам процесс «автоматизации».

Как видно из сказанного выше автоматизация очень зависит от человеческого фактора. Необходимо правильно, усердно проанализировать уже существующие бизнес-процессы, сегментировать рынок, взвесить все риски и ограничения и определиться с подходящем решением. На этих этапах легко допустить колоссальную ошибку, которая приведет лишь к убыткам компании, а решение придется переделывать.

Сейчас, в век скачка информационных технологий, существует возможность уменьшить влияние человеческого фактора на данное решение. Речь идет о возможностях нейронных сетей. Данный алгоритм способен обрабатывать огромное количество данных за секунды, что намного опережает способности человеческого мозга.

Поскольку возможности нейронный сети и систем на базе искусственного интеллекта довольно обширны, данные системы можно внедрять в компании в качестве персонального ассистента. Такая система способна проанализировать проблемы и недостатки бизнеса, выявить возможные пути решения, заложить курс на основе целей компании.

Существуют реальные примеры использования систем на базе искусственного интеллекта, которые позволяют предсказывать возможные пути решения и оптимизации бизнеса.

Например, все известная Tesla использует нейросети для определения оптимальной конфигурации роботов на производственной линии, что приводит к повышению производительности и снижению затрат на персонал.

ИИ может помочь компаниям управлять и анализировать возможные риски.

Например, некоторые страховые компании используют нейросети для анализа данных о страховых случаях и выявления потенциальных рисков. Такой подход позволяет компаниям принимать более обоснованные решения о тарифах и полисах.

ИИ также может анализировать и прогнозировать возможный курс движения развития компании. Например, крупные компании, такие как Netflix и Amazon, используют ИИ для предсказания потребностей своих клиентов.

Подводя итог, хочется отметить, что прогресс не стоит на месте. В свое время ручной труд стал постепенно вытесняться работой машин. Теперь в наше время «ручные» или «механические» бизнес-процессы эволюционируют в процессы «автоматизированные» и «автоматические». В 18−19 веках фабрики, которые первыми внедрили и стали использовать новейшие технологии того времени, обогнали конкурентов и с рынка мануфактуры. В нашем 21 века предприятия, успешно внедряющие автоматизацию бизнес-процессов, следящие за трендами и использующие современные IT-платформы, «отодвигают» своих конкурентов.

Список литературы:

1. Weske, M. Chapter 1: Introduction // Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures. — Springer Science & Business Media, 2012. — P. 1–24. — ISBN 9783642286162.
2. Kock, N.F. Chapter 2: What Is a Process? // Process Improvement and Organizational Learning: The Role of Collaboration Technologies. — Idea Group Publishing, 1999. — P. 17–28. — ISBN 9781878289582.
3. Руководство по улучшению бизнес-процессов / Коллектив авторов: Harvard Business School Press. – Альпина Паблишер, 2015. – 360 с. – ISBN 978-5-9614-4923-5
4. Джон Будро и Равин Джесутасан, Реинжиниринг бизнеса: Как грамотно внедрить автоматизацию и искусственный интеллект / Джон Будро и Равин Джесутасан. – Альпина Паблишер, 2019. – 280 с. – ISBN 5961427048, 9785961427042.
5. Томас Дэвенпорт, Внедрение искусственного интеллекта в бизнес-практику. Преимущества и сложности / Томас Дэвенпорт. – Альпина Паблишер, 2020. – 316 с. – ISBN 978-5-9614-3952-6.