ПРЕИМУЩЕСТВА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ

ADVANTAGES OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN ORGANIZATIONS

Polina Byzova

graduate student, Department of Information Technology, Cheboksary Cooperative Institute (branch) of the Russian University of Cooperation,

Russia, Cheboksary.

Anna Vasilyeva

scientific supervisor, PhD in Physics and Mathematics, Associate Professor, Department of Information Technology, Cheboksary Cooperative Institute (branch) of the Russian University of Cooperation,

Russia, Cheboksary

АННОТАЦИЯ

В настоящее время автоматизация документооборота в компаниях имеет большое значение. В статье рассмотрены преимущества введения электронного документооборота в организациях.

ABSTRACT

Nowadays, the automation of document management in companies is of great importance. The article examines the benefits of implementing electronic document management in organizations.

Ключевые слова: электронный документооборот, СЭД, ЭДО.

Keywords: electronic document management, EDM, EDO.

Каждый день во всем мире создается огромное количество документов в бумажном виде, которые потом много лет хранятся в архивах. Из года в год объемы информации только увеличиваются. Чем крупнее предприятие, тем больше документооборот, а значит и вопрос с его оптимизацией стоит острее. Автоматизация документооборота во много раз уменьшает время на обработку документов, передачу между организациями и внутри отделов, а также упрощает их хранение и сокращает риски потери документов.

Электронный документооборот (ЭДО) - это процесс обмена документами и информацией между организациями и отделами с использованием электронных средств. Он облегчает процесс обмена документами и упрощает бизнес-процессы. Важно понимать, что внедрение системы электронного документооборота (СЭД) не влечет за собой только лишь экономию расходных материалов. Иногда затраты на автоматизацию на начальных этапах превышают издержки, которые были при бумажном документообороте. Основное назначение СЭД в организации современной и качественной структуры управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности компании. Преимуществ от внедрения системы электронного документооборота значительно больше. Рассмотрим подробнее каждую из них.

1. Быстрота. Электронный документооборот значительно ускоряет процесс передачи документов между организациями и отделами. Он позволяет отправлять документы в несколько кликов, избавляя от необходимости ожидать их доставки. ЭДО позволяет обмениваться документами мгновенно, в режиме реального времени, что делает работу с документами быстрее и более эффективной.

2. Экономия денежных средств. Использование электронного документооборота может привести к значительной экономии денежных средств для организации, что делает его важным инструментом для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы. К примеру, происходит снижение затрат на печатание и хранение бумажных документов. ЭДО позволяет снизить затраты на бумагу, канцелярские принадлежности и услуги печати, а также уменьшить затраты на хранение бумажных документов. Также происходит снижение затрат на пересылку и доставку документов, так как ЭДО позволяет отправлять и получать документы в электронном виде. Помимо всего прочего, уменьшаются затраты на бухгалтерский учет, так как сокращается время, затрачиваемое на ручную обработку бухгалтерских документов, и снижается количество ошибок, связанных с такой ручной обработкой.

3. Удобство. Электронный документооборот упрощает и улучшает процесс работы с документами. Он уменьшает количество бумажных документов и позволяет легко находить нужные документы и информацию. Работа с электронными документами более удобна, чем работа с бумажными документами, так как их можно быстро и легко искать, а также копировать и пересылать с помощью электронных средств связи.

4. Безопасность. Электронный документооборот позволяет защитить документы и информацию от несанкционированного доступа с помощью шифрования, а также позволяет установить строгий контроль над передачей и доступом к документам.

5. Экологичность. Использование электронного документооборота позволяет снизить количество бумажных документов, что в свою очередь ведет к сокращению загрязнения окружающей среды.

6. Улучшение контроля и управления процессами. Электронный документооборот позволяет легко контролировать обмен документами и информацией между организациями и отделами. Это позволяет лучше управлять процессами и улучшать качество работы в целом.

7. Масштабируемость. Электронный документооборот позволяет легко масштабировать бизнес, не тратя на это много времени и денег. Это позволяет организации быстро реагировать на изменения рынка и запросы клиентов.

8. Улучшение качества обслуживания клиентов. Электронный документооборот позволяет легко получать и обрабатывать запросы клиентов и улучшить качество обслуживания. Запросы могут быть быстро и эффективно обработаны, что повышает уровень доверия клиентов.

9. Увеличение эффективности и производительности. Электронный документооборот позволяет вести работу с документами в автоматическом режиме, что существенно повышает производительность и эффективность работы.

10. Лучшая доступность к документам и информации. Электронный документооборот позволяет легко и быстро получать доступ к документам и информации, что улучшает процессы принятия решений и помогает организации быстро находить нужную информацию. Также позволяет получать доступ к документам и информации из любой точки мира, что повышает гибкость и мобильность бизнеса.

11. Автоматизация процессов. Электронный документооборот позволяет автоматизировать процессы обмена документами и информацией, что уменьшает количество ошибок и исключает необходимость ручной обработки документов. А именно, автоматизация документооборота позволяет, зарегистрировав документ, с легкостью находить любому пользователю. С документом могут работать сотрудники разных отделов одновременно. Удобно, что в каждую единицу времени видно, кто именно работает с документом и на какой стадии находится процесс. Единая база документации не дает продублировать документы, а хорошо реализованный поиск позволяет найти нужные данные при минимуме известной информации. Немаловажна система анализа и создания отчетов, когда руководитель получает все данные о движении документов, видит их статусы и исполнителя. Автоматизация документооборота на предприятии косвенно повышает эффективность персонала благодаря обучению сотрудников навыкам работы с информационными технологиями.

12. Сокращение затрат на хранение документов. Электронный документооборот позволяет легко хранить документы и информацию в электронном виде, что уменьшает затраты на их хранение.

В заключение, электронный документооборот является эффективным инструментом для оптимизации бизнес-процессов и повышения производительности организаций. Он позволяет сократить время и затраты на обмен документами и информацией, улучшить качество обслуживания клиентов, снизить количество ошибок и упростить контроль.

Список литературы:

1. Алифирова А.М. К вопросу о ведении электронного документооборота в организации / А.М. Алифирова, В.П. Васильев // Символ науки. – 2016. - №6-1. – С.133-135.
2. Воронина Е.И. Система электронного документооборота в бухгалтерском учете / Е.И. Воронина // Economics. – 2018. - №4 (36). – С. 77-79.
3. Бобылева М.А. Эффективный документооборот от традиционного к электронному / М.А. Бобылева. – М.: МЭИ. 2014. – 108 с.
4. Евдокимова Л.М. Электронный документооборот и обеспечение безопасности стандартными средствами WINDOWS: учеб. пособие / Л.М. Евдокимова, В.В. Коробкин, А.Н. Пилькин, О.Г. Швечкова. – М.: КУРС, 2023. – 296 с.