УЧЁТ И КОНТРОЛЬ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

ACCOUNTING AND CONTROL OF SETTLEMENTS WITH ACCOUNTABLE PERSONS AT THE ENTERPRISE

Tatyana Luchnikova

Student Don State Technical University,

Russia, Rostov-on-Don

Andrey Udalov

Associate Professor, PhD in Economics Don State Technical University

Russia, Rostov-on-Don

АННОТАЦИЯ

В статье дана оценка методическим и практическим аспектам учета расчетов с подотчетными лицами. Диагностируются ключевые проблемы в рамках предполагаемого сегмента бухгалтерского учета, предлагаются возможные пути их устранения. Для изучения проблем учета расчетов с подотчетными лицами автор приходит к выводу о необходимости внедрения политики и реализации компетентных мер по мониторингу и обзору в рамках организации системы внутреннего контроля. Основой проверок является выявление просроченной задолженности ответственных лиц и помощь в разработке компетентных местных нормативных актов в области организации этих расчетных операций. Особое внимание уделяется толкованию новостей в нормативном регулировании бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, непонимание которых может привести к декларированию налоговой.. Результатом исследования является авторская модель оптимизации бухгалтерского учета и контроля взаимодействия с ответственными лицами в компании.

ABSTRCAT

The article assesses the methodological and practical aspects of accounting for settlements with accountable persons. The key problems within the proposed accounting segment are diagnosed, and possible ways to eliminate them are proposed. To study the problems of accounting for settlements with accountable persons, the author comes to the conclusion that it is necessary to implement a policy and implement competent monitoring and review measures within the organization of the internal control system. The basis of inspections is the identification of overdue debts of responsible persons and assistance in the development of competent local regulations in the field of organization of these settlement operations. Particular attention is paid to the interpretation of news in the regulatory regulation of accounting of settlements with accountable persons, whose misunderstanding may lead to the declaration of tax.. The result of the research is the author's model of optimization of accounting and control of interaction with responsible persons in the company.

Ключевые слова: бухгалтерский учет, вознаграждения работникам, дебиторская задолженность, контроль, оптимизация, подотчетные лица, просроченный долг.

Keywords: accounting, employee benefits, accounts receivable, control, optimization, accountable persons, overdue debt.

Расчеты с подотчетными лицами на предприятии могут приводить к возникновению просроченной дебиторской задолженности. Причина — несвоевременный возврат сотрудниками остатков подотчетных сумм.

На примере предприятия АО «ТПК ДМ Текстиль Менеджмент» хочется  представить некоторые показатели, характеризующие состояние расчетов с подотчетными лицами

Следует отметить, что в 2019-2020 годах наблюдалась тенденция к уменьшению средней продолжительности просроченных остатков ответственных за суммы, которые не были возвращены вовремя.

Максимальное время задержки за этот период составило 15 календарных дня.

Однако вся и даже большая часть просроченной дебиторской задолженности - это средства, которые выводятся из хозяйственного оборота. Кроме того, просроченные долги ответственных лиц могут угрожать хозяйствующему субъекту дополнительными расходами и штрафами за налоговые проверки.

Поэтому в рамках системы бухгалтерского учета крайне важно тщательно следить за точностью и своевременностью расчетов с ответственными людьми.

МЕТОДИКА УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Денежные средства подотчетным лицам выдаются в наличной или безналичной форме для оплаты: — хозяйственных расходов (например, с целью приобретения материальных ценностей, возмещения представительских расходов и пр.); — командировочных расходов (на проезд, проживание, оплату суточных, покупку ценностей и т. д.). Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Чаще всего счет 71 — активный. Пассивным он становится при осуществлении подотчетным лицом перерасхода средств

Аналитический учет должен вестись по каждой сумме, выданной для отчета.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами необходимо четко организовать:

- расходно-кассовые ордера на выплату должны быть подписаны лицом, получившим аванс;

- в локальном акте компании необходимо определить, какой документ оформлен на выдачу, а какой на возврат корпоративной карты при расчете с теми или иными подотчетными лицами в безналичном формате (как пример, данные операции будут записаны в журнале выдаче/учета корпоративных карт;

- в локальном документе организации необходимо установить сроки сдачи неиспользованного остатка подотчетных сумм (если они не прописаны, неиспользованные авансы необходимо сдать в день их выдачи;

- при расчете командировочных расходов этот срок установлен законом;

- через  три дня после возвращения сотрудника из командировки;

- для предварительного отчета от ответственного лица требуется полный комплект оправдательных документов.

Особое внимание необходимо уделить процедуре учета командировок. Командировка - это выезд сотрудника в район, удаленный от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Следует иметь в виду, что - день отъезда и день прибытия сотрудника определяются датами, указанными в проездных билетах.

Размер суточных устанавливается внутренними документами предприятия; в то же время, в соответствии с налоговым законодательством, применяются лимиты, по которым подоходный налог должен взиматься с ежедневных бонусов: 700 рублей. (для внутренних деловых поездок) и 2500 рублей. (для выезда за границу);

Общая сумма суточных рассчитывается исходя из количества дней, в течение которых работник находится в командировке.

ИНОВАЦИИ В НОРМАТИВНО-ПРАВОВОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

С 19.08.2017 несколько изменился порядок расчетов с подотчетными лицами при выдаче им наличных денежных средств. Основанием является Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У «О внесении изменений в Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"». В целом утвержденные изменения должны упростить работу бухгалтеров. В частности, новации касаются порядка выдачи денежных средств подотчетному лицу.

1. Подотчетному лицу не нужно подавать заявление на выдачу средств.

2. Чтобы получить новую сумму денег наличными, нет необходимости передавать предыдущий остаток. Ранее сотрудник должен был подать заявление, чтобы получить подотчетную сумму. Кроме того, руководитель на заявлении ставил разрешительную визу или издавал соответствующий приказ (распоряжение). Только после данных предварительных процедур оформления документов кассир имел право выдать сотруднику подотчетные денежные средства. В данное время основанием для выдачи подотчетного количества является распорядительный документ руководителя хозяйствующего субъекта. Раньше при осуществлении расчетов с подотчетными лицами необходимо было выполнять обязательное требование: сотрудник организации имел право на получение нового аванса только в том случае, если были возвращены ранее опубликованные подотчетные суммы денег.

3. Теперь это требование полностью исключено. Поэтому новые условия для расчета с подотчетными лицами должны быть уместными, например, в следующих ситуациях:

- когда ответственное лицо должно потратить средства на различные хозяйственные нужды за короткий промежуток времени (сегодня, завтра, послезавтра и т.д.);

- если подотчетному лицу не хватает суммы первоначально выданного аванса для оплаты хозяйственных целей (для приобретения материальных ценностей, оплаты работ, услуг), после получения средств сотрудник осознает, что цены выросли, и на следующий день кассир имеет право выдать ему недостающую сумму.

Подотчетное лицо, предварительно получив аванс, должно сначала вернуть подответные денежные средства, а затем получить нужную сумму денег, или же ему придется доплатить за бытовые нужды компании из личных средств, а затем дождаться утверждения предварительного отчета, чтобы осуществилось возвращение дополнительных расходов подответному лицу.

Помимо этого, следует отметить, что с внедрением онлайн-кассовых аппаратов у бухгалтеров часто возникает вопрос: можно ли учитывать кассовые чеки старого образца, которые не были проштампованы онлайн-кассовым аппаратом, в качестве оправдательного документа от подответного лица.

Однако согласно ФЗ от 03.07.2016 года № 290-Ф34, отдельные хозяйствующие субъекты имели право не использовать контрольно-кассовое оборудование (ККТ) или ККТ старого образца (то есть онлайн-кассовый аппарат отсутствует) до 01.07.2018 года.

Поэтому бланки старой отчетности и кассовые чеки старого образца могли быть приняты ответственными лицами в качестве оправдательных документов, но только до 1 июля 2018 года.

АКТУАЛЬНЫЕ И ПОТЕНЦИАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ С УРЕГУЛИРОВАНИЕМ КОНФЛИКТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В КОМПАНИИ

Анализ практики учета расчетов с подотчетными лицами в российских организациях показывает, что по-прежнему существует проблема сомнительного снятия наличных  средств

На нашем примере можем сказать, что в период с 2020 по 2021 год наметилась тенденция к уменьшению числа подотчетных лиц , где не были соблюдены сроки своевременного возврата неиспользованных денежных средств.

Следует отметить, что просроченные претензии ответственных лиц учитывались по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Таким образом, его стоимость не считалась ущербом. Нововведения в области упрощения расчетов с ответственными лицами, вступившие в силу после 19.08.2017 года, могут усугубить проблему сомнительного вывода денежных средств из хозяйственного оборота компаний. Можно утверждать, что у этих нововведений есть признаки различий. Ведь снятие требования об обязательном возврате ранее опубликованной предварительной суммы ответственному лицу для получения новых денежных сумм противоречит нормам налогового законодательства.

Поэтому неправильный учет организации с ответственными лицами в бухгалтерском учете может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой или органа власти (в части НДФЛ и обязательных страховых взносов во внебюджетные фонды). В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации выплаты сотрудникам компании, признанной ответственной за финансы, не могут рассматриваться как компенсация в их пользу. Ведь ответственные люди не получают материальных преимуществ, а все средства, потраченные на хозяйственные нужды, подтверждаются соответствующими документами.Поэтому ответственные фонды не учитываются при расчете НДФЛ, обязательных страховых взносов во внебюджетные фонды, в том числе страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний («за травмы»). Исключение составляют неограниченные суточные (они облагаются как НДФЛ, так и обязательными страховыми взносами, за исключением взносов «за травмы».

Однако, если работник не погасит неиспользованный ранее аванс, неоплаченный остаток может рассматриваться как вознаграждение для этого сотрудника в организации. В конце концов, у него есть деньги, а документально подтвержденных хозяйственных  расходов почти нет. Поэтому такие суммы следует учитывать при расчете НДФЛ, обязательных страховых взносов, в том числе «за травмы».

Например, перед тем, как ввести в сумму в размере 1000 рублей, которая не будет возвращена вовремя, как минимум, это может привести к начислению:

- налога на прибыль - 130 руб.,

- обязательных страховых взносов (30,2%) - 302 руб.,

- штрафных санкций в размере 20% от неуплаченных сумм — 86,4 руб.

Если сотрудник уволился из организации, а срок давности истек, возникает ситуация, когда остановить неоплачиваемые ответственные работы невозможно. В результате компания обязана сообщить о сложившейся ситуации налоговому органу в письменной форме в течение 30 дней.

При этом полная сумма невостребованной задолженности подотчетного лица может быть признана в составе внереализационных расходов как безнадежная дебиторская задолженность (при расчете налога на прибыль организаций).

Совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами Оптимизация бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами Внедрение регламентов в приказах, в том числе об учетной политике в целях бухгалтерского учета, необходимо предусмотреть нормы, которые определяют:

- максимальный срок выдачи подотчетных авансов;

- порядок признания невозвращенных в срок подотчетных сумм (в качестве недостачи с последующим удержанием из заработной платы или иным способом;

- порядок расчетов с подотчетными лицами при использовании ими их личных банковских карт. Совершенствование контрольноревизионных мероприятий.

Ключевую роль следует отводить инвентаризации и ревизии расчетов с подотчетными лицами

Основные действия аудиторов:

- установление просроченных долгов подотчетных лиц в абсолютном и относительном выражении;

- выявление длительности просрочки по каждой невозвращенной в срок подотчетной сумме;

- изучение практики борьбы с несвоевременным возвратом неиспользованных подотчетных авансов (например, практики применения штрафных санкций);

- проверка достоверности и правильности оформления оправдательных документов

Внедрение регламентов можно осуществлять посредством издания приказов руководителя, в том числе приказа об учетной политике в целях бухгалтерского учета. Однако целесообразнее использовать отдельные приказы. Ведь учетная политика организации утверждается на финансовый год.

Подводя итоги, отметим основные результаты исследования:

1) Грамотная организация учета расчетов с подотчетными лицами должна в первую очередь обеспечить ликвидацию и предотвращение просроченной задолженности сотрудников компании (во избежание штрафных санкций со стороны налоговой);

2) обзорное изучение практики ведения бухгалтерского учета с ответственными лицами в организации показало, что существует ряд проблем, в том числе:

наличие невозвратных ответственных авансов, выдача сумм сотрудникам в целях соблюдения лимита кассы в конце рабочего дня, отсутствие регламентации в локальных документах срока возврата неиспользованных подотчетных сумм, если они не потрачены на командировки;

3) нововведения в нормативном регулировании учета расчетов с подотчетными лицами, осуществляемых наличными денежными средствами, могут быть восприняты двояко; в результате возможно обострение проблемы сомнительного вывода денежных средств на предприятиях;

4) для решения выявленных проблем предлагается  оптимизация учета и контроля расчетов с подотчетными лицами, которая предусматривает введение регламента, а также совершенствование мер контроля и проверки (особое внимание уделяется алгоритму действий аудиторов при подведении итогов). Борьба с просроченной задолженностью ответственных лиц должна привести к повышению качества расчетов, культуры в компании и улучшению ее финансового состояния.

Список литературы:

1. Данчиков Е. А. Налоговый контроль как составляющая государственного финансового контроля // Экономика и предпринимательство. 2017. № 5–1 (82–1). С. 66–71.
2. Жуков В. Н. Информационные стратегии во внутреннем финансовом контроле корпораций // Бухгалтерский учет. 2018. № 9. С. 89–92.
3. Кузнецова О. Н. Минимизация бухгалтерских рисков — фактор повышения финансовой безопасности организации // Дискуссия. 2017. № 2 (65). С. 23–27.
4. Курятников Ю. В. Расчеты с подотчетными лицами. Учет, документирование и налогообложение // Налоговая политика и практика. 2019. № 7 (139). С. 32–41.
5. Постникова Л. В. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на промышленных предприятиях // Бухучет в промышленности. 2017. № 5–6. С. 46–55.
6. Русских Е. В. Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов по заграничным командировкам в коммерческих организациях // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2018. № 1 (40). С. 71–79.
7. Сивак А. А. Организация раздельного учета расчетов с поставщиками, покупателями и подотчетными лицами на торговом предприятии // Конкурентоспособность в глобальном мире: экономика, наука, технологии. 2017. № 7–4 (54). С. 84–87.
8. Титова Е. Н. Риск, подход к учету и внутреннему контролю на малых предприятиях // Журнал исследований по управлению. 2017. Т. 2. № 6. С. 3.