ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ

АННОТАЦИЯ

В данной статье описано что такое система электронного документооборота. История документооборота, нормативно-правовая база и описание различных систем документа оборота.

Ключевые слова. Электронный, документооборот, документ, СЭД, система.

Основным способом представления информации является - документ, в любой организации, начиная от небольших коммерческих фирм, и заканчивая государственными предприятиями. Процесс «жизненного цикла» документа - от создания до исполнения, показывает документооборот, который влияет на эффективность управления организации. Оптимизации внутренних процессов организации, ярко выражена в автоматизации документооборота, которая «жизненно» необходима в условиях стремительного развития информационных технологий. Организация работ с документооборотом  - системы электронного документооборота (СЭД), стали незаменимым элементом любого предприятия.

Важно отметить, что система электронного документооборота будет удовлетворять абсолютно всем требованиям предприятия только при условии обеспечения грамотной интеграции системы в бизнес-процессы компании и при учете особенностей внутрикорпоративного документооборота. Поэтому для полноценного функционирования систем электронного документооборота требуется сопровождение и адаптация компанией, внедряющей данную систему.

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому, рутинному и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения - системы электронного документооборота, дают возможность существенно упростить и оптимизировать работу с документами.

Системы электронного документооборота, прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных потоков, циркулирующих на предприятии.

Первый этап начался в 80-х годах и продолжавшийся фактически до его конца XX века. Этот период характерен разрозненностью решений – каждая организация имела свое отличное решение, которые полностью соответствовало сложившимся в ней информационным процессам. В следствие чего руководство предприятий, понимало необходимость унифицированного инструментария для автоматизации документооборота, но необходимого решения, для задач такого рода не было.

В середине 90-х годов: началось создание универсальных СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной:

• на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД;
• на втором этапе происходило внедрение – «подгонка" процессов под нужды конкретного заказчика.

В конце XX-го века подход к документообороту начал изменяться, в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность. Информационные системы отреагировали на новые веяния, и как результат в них пришло понятие WorkFlow – потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документно-ориентированных процессов.

С 2005 года стратегией развития информационных систем стало появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании. Он автоматизирует делопроизводство, ускоряет процессы, освобождает сотрудников от рутинных задач. СЭД закрывает все потребности делопроизводства компаний, а функциональность такой системы превышает возможности бумажного документооборота.

Возможности СЭД:

• Бесперебойная работа с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла;
• Минимальные временные затраты на поиск нужных файлов;
• Надежное хранение файлов в едином архиве;
• Возможность настройки маршрутизации;
• Сокращение времени на бумажную работу, корректировку, согласование и подписание документации;
• Автоматизация взаимодействие между сотрудниками: обмениваться документами, выдавать и получать задания, отправлять уведомления можно в один клик;
• Хранение и отметка действий с документами в системе ― за счет этого делопроизводство становится контролируемым, а исполнительность сотрудников повышается;
• Осуществление регистрации документов.
• Контроль процессов исполнения по документам.
• Создание справочников и работа с ними.
• Контроль движения как бумажных, так и электронных документов ― ведение истории взаимодействий.
• Создание и редактирование реквизитов документа.
• Формирование отчетов по документообороту организации.
• Импортирование документов из файлов на компьютере или из интернета.
• Создание новых документов в системе по шаблонам.
• Работа с разными версиями документов.
• Отправка и получение документов электронно.
• Работа с различными папками.
• Получение и распознавание отсканированных документов в системе.
• Ограничение доступа к хранящейся информации.

Благодаря СЭД предприятия оптимизируют административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации. При выстроенном безбумажном делопроизводстве процессы в компании ускоряются — документы быстрее проходят все согласования, решения принимаются оперативнее. Это улучшает качество работы — СЭД делает компанию гибкой, способной адаптироваться к ситуации на рынке.

Стандарты и правовая база для СЭД

• Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 30.12.2021) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
• Гражданский кодекс РФ — статьи 160 и 434 — возможность обмена документами в электронном виде.
• Отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
• Постановления федерального и региональных правительств;
• Стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой, используя, семь основных функциональных контуров:

• Регистрация и ввод документов;
• Работа с документами;
• Управление потоками работ (Workflow) и контроль;
• Поиск и анализ информации;
• Информационная безопасность;
• Поддержка бумажного документооборота;
• Стандартные средства настройки.

Наиболее востребованными на отечественном рынке СЭД традиционно являются продукты российских разработчиков. Это обусловлено тем, что система документооборота в России всегда была вертикально направленной, то есть документ, прежде чем дойти до исполнителя, должен пройти целый ряд согласований и подписаний у вышестоящего руководства.

По данным сайта TAdviser, на начало ноября 2016 года в России было произведено 3980 внедрений СЭД в различных отраслях. Список самых перспективных и заслуживающих внимания современных систем электронного документооборота выглядит следующим образом:

СЭД «1С:Документооборот»

Данная система позволяет работать с документами в автоматизированном. В больших компаниях это позволяет улучшить взаимодействие между сотрудниками. Один из основных инструментов взаимодействия сотрудников — электронная почта. Помимо почты ДО также решает и другие задачи:

• Учёт рабочего времени — начальство может контролировать рабочее время своих подчиненных.
• Учёт отсутствий сотрудников.
• Заявки на курьеров/транспорт.
• Рабочие календари сотрудников.
• Регистрация корреспонденции.
• Контакты сотрудников (Адресная книга).
• Корпоративный форум
• Бронирование помещений
• Планирование мероприятий
• CRM
• Коллективная работа с файлами (с сохранением версий файлов) и др.

Стоит отметить, что система разработана на языке 1С, и хорошо интегрируема с разнообразными программами 1С, что позволяет улучшить автоматизацию процессов в организации.

СЭД «ДЕЛО»

Комплексное решение, которое позволяет контролировать оборот документации любой организации, вне зависимости от сферы и масштабности. Оно включает в себя полный набор инструментов и справляется с максимальными нагрузками. Система также удобна для пользователей, т.к. они могут работать в этой программе, через мобильное приложение. Система «ДЕЛО» позволяет:

• Организовать как четкое ведение всей внутренней документации предприятия, так и переписки со сторонними организациями (приказы, распоряжения, служебные записки, переписка с подрядчиками и заказчиками, претензионная переписка и т.п.)
• Автоматизировать ведение договорного делопроизводства, планировать и контролировать работу сотрудников по договорным документам.
• Обеспечить контроль исполнения поручений руководства, проводить анализ исполнительской дисциплины.
• Выполнять оперативное электронное согласование документов (документы на оплату, отгрузку, внутренние заявки и т.п.), проводить разработку договоров, приказов и других документов в электронном виде.
• Для организаций, работающих с гражданами, система дает возможность наладить прием и обработку обращений граждан, включая аналитику по и контроль сроков исполнения решений по обращениям. Данные возможности, направленные на повышение качества оказания публичных гос. услуг и услуг населению, особенно важны государственным и муниципальным организациям, предприятиям сферы ЖКХ и социального обеспечения.
• Следить за движением и возвратом копий/оригиналов документов, исключить утерю важных документов и информации.

СЭД «DIRECTUM»

Программа позволяет сохранять и управлять абсолютно всей документацией компании. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Система обеспечивает конфиденциальность информации с помощью шифра и кодировки, а также позволяет:

• Полностью закрыть задачи электронного документооборота от занесения документов в систему до организации долговременного хранения, архивирования и своевременной доставки.
• Обеспечить безопасность и конфиденциальность информации через разграничение прав доступа, использование шифрования и электронной подписи и ведение подробной истории работы пользователей.
• Поддержать работу с версиями и стадиями жизненного цикла документов.
• Упростить поиск необходимой информации по реквизитам, содержанию и контексту.

В настоящее время наличие успешно действующей СЭД, говорит о благополучии работ предприятия и его руководства — эффект измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации.

Система электронного документооборота представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок при подготовки отчётной документации. Также позволяет проследить управляемость подчинённых руководству аппарата, компетентность и дисциплинированность сотрудников, и качественное выполнении порученного дела.

Список литературы:

1. Единый портал Электронной подписи (АО «Аналитический центр»). [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.iecp.ru/
2. Зинина Л. И., Русанова М. О. Формирование информационной системы управления бизнес-процессами компании [Электронный ресурс] // Огарев-online. – 2017. – №2. – Режим доступа: http://journal.mrsu.ru/arts/formirovanie-informacionnoj-sistemy-upravleniya-biznes-processami-kompanii
3. Зинина Л.И., Глухова Т.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Л.И. Зинина, Т.В. Глухова. – Саранск: Мордовский государственный университет, 2009. – 126 с.
4. Информационный портал DIRECTUM. Статьи и аналитика. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.directum.ru/425833.aspx
5. Национальный открытый университет «ИНТУИТ» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://intuit.ru/