СЛОЖНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ (ИС) В ОРГАНИЗАЦИЯХ

PROBLEMS OF INFORMATION SYSTEMS (IS) IMPLEMENTATION IN ORGANIZATIONS

Maxim Bliznyakov

student, Department of "Information Systems of Digital Economy", Institute of Economics and Finance, Russian University of Transport (MIIT),

Russia, Moscow

Larisa Kargina

Scientific Supervisor, Doctor of Economics, Professor, Institute of Economics and Finance, Russian University of Transport (MIIT),

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Управление информацией – это управление информационными системами на протяжении всего их срока функционирования, т.е. начиная с начала появления необходимости в какой-либо информационной системе в компании и заканчивая моментом ее морального износа всеми пользователями.

Потребность продвижения информационного менеджмента в бизнес-структуру организаций лежит на поверхности: это значительной степени увеличивает возможности компаний по эксплуатации информационных ресурсов, что, в свою очередь, влияет на результативность управления. В нынешних условиях квалифицированное управление является ценным активом организации, наряду с финансовыми, имущественными, человеческими и другими источниками. В результате улучшение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Автоматизация управления – обязательное свойство любой организации, она связана, в первую очередь, с перспективами расширения компании, роста бизнеса. Применение всевозможных ИТ-систем в сфере управления предприятием уместно с целью экономии времени, трудовых ресурсов, повышения качества выполняемых работ и минимизации затрат и расходов. Введение ИТ-системы в организации рассматривается как обыкновенный проект, который никак не отличается от покупки оборудования, сооружения объектов или реализации проекта мероприятий.

ABSTRACT

An information system is an interconnected set of means, methods and personnel used for storing, processing and issuing information in order to achieve the set goal. Information management is the management of information systems throughout their lifetime, i.e. starting from the beginning of the need for any information system in the company and ending with the moment of its obsolescence by all users. The need to promote information management in the business structure of organizations lies on the surface: this greatly increases the ability of companies to exploit information resources, which, in turn, affects the effectiveness of management. In the current conditions, qualified management is a valuable asset of the organization, along with financial, property, human and other sources. As a result, improving the efficiency of management activities becomes one of the directions for improving the activities of the enterprise as a whole. Automation of management is a mandatory property of any organization, it is associated, first of all, with the prospects for expanding the company, business growth. The use of all kinds of IT systems in the field of enterprise management is appropriate in order to save time, labor resources, improve the quality of work performed and minimize costs and expenses. The introduction of an IT system into an organization is viewed as a normal project that is no different from purchasing equipment, building facilities, or implementing a project of activities.

Ключевые слова: информационные системы (ИС), проблемы внедрения, организация.

Keywords: information systems (IS), problems of implementation, organization.

Большинство управляющих ведут свой бизнес только на основе опыта, инстинкта и весьма хаотичных данных о его состоянии и динамики. Обычно, когда менеджера просят рассказать о структуре его компании или набора механизмов, на основании которых он принимает административные решения, вопрос сразу же завязнет.

Вместе с тем правильная структура административных задач является важным фактором, воздействующим как на положительный результат организации в общем, так и на результат проекта автоматизации. Следовательно, главное, что необходимо сделать, для того чтобы проект по созданию ИС управления бизнесом увенчался успехом, — это по максимуму сделать формальным все линии контроля, автоматизация которых проектируется. В некоторых случаях для этого потребуется вмешательство умелых консультантов, но в конечном счёте стоимость консультантов попросту несоизмерима с потерями от неудавшегося проекта автоматизации.

Перед тем как начать продвижение системы управления информацией в компании, обычно необходима выборочная модификация ее системы и бизнес-технологий. Следовательно, одним из важнейших шагов реализации проекта является полная и достоверная инвентаризация компании по всем аспектам её работы. На основании выводов, полученных по итогам проверки, формируется вся дальнейшая программа построения информационной системы предприятия. Естественно, можно роботизировать все «как есть», но делать этого не нужно по нескольким причин. Потому что, в результате обследования обнаружено огромное чисто мест, где появляются неоправданные добавочные издержки, а также несоответствие в административной системе, искоренение которых позволило бы уменьшить производственные и транспортные затраты, а также намного сократить время исполнения разнообразных этапов важных бизнес-процессов. Вы не можете автоматизировать беспорядок, потому что в итоге выйдет автоматизированный беспорядок. Модификацию возможно провести в ограниченных точках, где она действительно нужна.

Результативно выстроенная ИТ-система не может не вносить преобразования в существующую технологию прогнозирования и мониторинга, а также в планирование процессами. Одной из важных специфик корпоративной ИТ-системы для руководителя являются модули организационного учета и финансово-экономического контроля. Отныне каждое функциональное подразделение можно обозначить, как учетный центр с подобающим уровнем ответственности его организатора. Это, в свою очередь, увеличивает ответственность любого из руководителей, а также даёт топ-менеджерам оптимальные инструменты для более четкого контроля за исполнением персональных намерений и бюджетов.

При наличии информационной системы управления организацией руководитель может получать важную и подлинную информацию по всем разделам работы компании, без проволочек и лишних каналов передачи. При этом сведения предоставляется оператору в удобной и доступной форме при отсутствии человеческого фактора, способного пристрастно повлиять или истолковать информацию при передаче. Впрочем, стоит подчеркнуть, что отдельные руководители не готовы принимать управленческие решения об информации в чистом варианте, если к ней не прикреплено мнение отправителя. Такого рода подход, в принципе, может существовать даже при наличии информационной системы управления компанией, но нередко пагубно воздействует на объективность управления. Введение информационной системы управления бизнесом вносит значительные перемены в регулирование бизнес-процессами. Всякий документ, проецирующий в информационном поле действие любого процесса, формируется автоматом в интегрированной системе на основе изначального документа, который открыл процесс. Сотрудники, на которых лежит ответственность за этот процесс, координируют и при надобности видоизменяют позиции документов, которые создала система.

Зачастую резолюцию о использовании информационной системы рассматривается не организацией или, по крайнем случае, консолидированного постановления менеджеров и акционеров, а одного из функциональных управляющих, допустим, финансового директора или директора по производству. В этом случае в внедрении информационной системе заинтересован данный руководитель, при этом подавляющая часть топ-менеджеров компании не принимают участие в механизме внедрения и, соответственно, могут спорно расценивать, как непосредственно сам процесс, так и итоги внедрение системы целиком.

Нередко, при внедрении системы акценты имеют все шансы сдвигаться так, что для наиболее всеобъемлющего внедрения ранее проведённую работу нужно основательно исправлять. Временами такие сценарии внедрения проводятся в качестве образца, дабы убедительно разъяснить начальству, как не стоит автоматизировать процесс управления, каких нюансов нужно придерживаться и какое огромное значение имеет личная причастность в непростых вопросах автоматизации бизнеса.

В данном случае компания учится на личных промахах, как безошибочно внедрять информационные системы, и, следовательно, при следующих планах руководство фирмы уже гораздо правильнее осознаёт, каких целей оно желает достигнуть в итоге, какие старания нужно приложить для поддержки проекта, почему нужно заинтересовывать квалифицированных консультантов и во сколько действительно может обойтись проект внедрения интегрированной информационной системы управления.

При внедрении информационных систем управления бизнесом во многих   случаях можно наблюдать нежелание выездного персонала, что составляет серьёзное затруднение для консультантов и может значительно приостановить или замедлить проект внедрения. Если система вам не нравится, то она нехорошая. Это спровоцировано несколькими человеческими факторами: привычной боязнью инноваций, привычками (например, если сотрудник долгое время работал с бумажными документами, то ему трудно пересесть за компьютер), страх лишиться работы или потерять собственную необходимость, боясь существенного увеличения ответственности за свои поступки.

При оценке себестоимости проекта стоит помнить, что помимо издержек на лицензирование и предложений консультантов по внедрению, есть серьёзные издержки на реформу всех без исключения бизнес-процессов и издержки, связанные с большими стараниями всех организаторов и профессионалов организации, участвующей в процессе. Последнему компоненту сложно дать даже приблизительную оценку. Помимо этого, необходимо помнить о надобности непрерывной помощи системе, ее доработки и адаптации в связи с новейшими нуждами компании, периодического обновления версии и подобных затрат уже в процессе использования. Тут необходимо отчётливо осознавать, что больше, издержки или выгода, которую вы хотите приобрести от интегрированной системы. Ответ не совсем явен, однако на практике некоторые намеренно идут на копирование инфы и вносят более или менее автоматизированные заключения, которые затрагивают лишь единичные компоненты экономического и управленческого учета.

Внедрение ИТ-системы, как и любое значительное реформирование, трудный и нередко мучительный механизм, зачастую сопровождающийся распадом имеющихся производственных и управленческих действий в организации. Нам необходимо приспособить их к имеющейся структуре системной закономерности. Хотя система может быть довольно пластичной, ее невозможно избегнуть.

Как правило, трудности, появляющиеся при использовании системы, неплохо исследованы, структурированы и имеют действенные способы решения. Преждевременное исследование этих трудностей и подготовленность к ним делает проще процесс внедрения и увеличивает продуктивность последующего применения системы.

Список литературы:

1. Атаманчук, Е.Л. Качественные методы оценки эффективности внедрения информационных систем / Е.Л. Атаманчук. – Менеджмент и маркетинг: опыт и проблемы. – Минск, 2017. – С. 22-27.
2. Афанасьев, М.В. Оценка экономической эффективности внедрения информационных систем/ М.В. Афанасьев. – Управленческий и сервисный потенциал цифровой экономики: проблемы и перспективы. – Омск, 2020. – С. 12-16.
3. Грузин, Н.А. Проблемы оценки рисков при внедрении ИТ-проектов / Н.А. Грузин. – Современные финансовые отношения: проблемы и перспективы развития. – 2019. – С. 46-49.
4. Бутина, Т.Д. Сравнительный анализ основных нотаций моделирования бизнес-процессов / Т.Д. Бутина, Е.И. Осипова, Е.А. Смирнова. – Современный менеджмент и экономика: проблемы и перспективы развития – 2017. – С. 224-228.