ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕСС ЗАКУПОК (НА ПРИМЕРЕ ООО «АНТИПОД»)

THE MAIN STAGES OF THE ORGANIZATION OF THE PROCUREMENT PROCESS (ON THE EXAMPLE OF ANTIPOD LLC)

Khan Georgy Vladimirovich

Graduate Student, Russian University of Transport,

Russia, Moscow

Rustam Yusupov

Scientific Supervisor, Doctor of Economics, Associate Professor, Department of Logistics and Management of Transport Systems, Russian University of Transport,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В статье рассматриваются этапы организации процесса закупок на примере ООО «Антипод». В данной статье рассмотрены такие этапы как: определение необходимых товаров, анализ и выбор поставщика, формирование заявки на закупку, подача заявки на закупку, получение счета и заказа, оплата поставки и получение сопутствующих документов. В качестве примере рассмотрена современная компании ООО «Антипод», осуществляющая закупки лакокрасочных материалов.

ABSTRACT

The article discusses the stages of organizing the procurement process using the example of Antipod LLC. This article discusses such stages as: determining the necessary goods, analyzing and selecting a supplier, forming a purchase application, submitting a purchase application, receiving an invoice and an order, paying for delivery and receiving related documents. As an example, the modern company Antipod LLC, which purchases paint and varnish materials, is considered.

Ключевые слова: логистика, организация закупок, снабжение, документооборот.

Keywords: logistics, procurement organization, procurement, document management.

В наше время логистика решает огромное количество задач, возникающих с момента формирования компании: закупки, снабжения, хранение, организация производства, транспортировка и т.д. Именно поэтому существует огромное количество разных определений логистики, трактующих ее и как науку, и как искусство. Каждая деятельность компании не может существовать без логистики, и зачастую, успех компании напрямую зависит от эффективности организации логистических процессов.

В современном мире логистика занимается организацией деятельности компании, связанной с управлением материальным потоком. Логистика состоит из множества этапов, начиная от производства и заканчивая доставкой до конечного потребителя, и за каждый из этих этапов отвечает отдельная область логистики. В данной работе рассматриваются процесс закупок, то есть непосредственно обеспечение компании необходимыми товарами.

Вопросом закупок на предприятии занимается обособленная область логистики, а именно логистика закупок, решающая такие задачи, как: «что закупить?», «сколько закупить?», «у кого закупить?», «на каких условиях?». Основной целью является удовлетворение потребности компании в материальных ресурсах, будь то готовая продукция или продукты незавершенного производства.

Процесс организации закупок состоит из семи этапов, рассмотрим каждый этап на примере компании ООО «Антипод».

Этап первый заключается в определение необходимых товаров или услуг. Начало процесса закупок начинается тогда, когда у предприятия возникает потребность в товарах или услугах. Эти товары или услуги могут быть внутренними – то есть любыми материалами, необходимыми для ведения бизнеса (в случае «Антипод» - это покрасочные материалы и станки), или внешними-материалами (например, закупаемые аксессуары в компании), которые бизнес в конечном итоге продаст. Этот этап также включает в себя определение бюджета.

К примеру, для деятельности компании необходимо закупить рюкзаки, ручки и прочие аксессуары для дальнейшего сбыта. На этом этапе определяется тип необходимого материала, сколько его нужно, когда он должны прибыть, и приблизительно, сколько он должны стоить.

Этап второй: анализ и выбор поставщика. Этот этап заключается в поиске потенциальных поставщиков и определение их способности обеспечить наилучшую стоимость и качество товаров или услуг. Хотя этап кажется простым, важно найти поставщиков, которые не только поставляют высококачественный продукт по конкурентоспособной цене, но и имеют прочную репутацию. В идеале, компания должна построить взаимовыгодные отношения, которые могут длиться долго, если это необходимо. Наилучшая практика в этой области известна как стратегическое снабжение. Такой подход к закупкам был бы менее гибким, поскольку предпочтительный поставщик для большинства ключевых требований к закупкам уже существует.

На этом этапе компания формирует базу данных производителей аксессуаров и оптовых торговцев, которые способны предоставит товары, в которых компания нуждается. Критерии отбора будут выступать стоимость, количество, репутацию, скорость обслуживания, надежность и уровень обслуживание клиентов, после чего выбирается наиболее подходящий.

Подпроцессы на этом этапе могут включать проведение торгов, управление ставками, проверку соответствия, управление контрактами, управление взаимоотношениями с поставщиками и т. д.

Этап третий - подача заявки на закупку. Следующий этап в процессе закупок включает в себя получение одобрения от внутреннего отдела, который контролирует финансы, чтобы закупить требуемые товары. Этот этап включает в себя создание заявки на закупку и отправку в соответствующий отдел.

Здесь важно отметить, что на самом деле ничего сотрудник не заказываете у поставщика, а лишь получаете внутреннее одобрение на проведение закупки. Процесс преобразования «заявки на покупку» в «заказ на покупку» называется «процессом заказа на покупку». В зависимости от процесса закупок компании это может быть простым процессом или сложным, который включает в себя несколько этапов утверждения в зависимости от стоимости заказа.

Заявки на закупку варьируются в зависимости от организации, поставщик аксессуаров делится с покупателями для утверждения поставки следующей информацией: местонахождение покупателя или отдел (название филиала), количество и описание запрашиваемых поставок (рюкзак, черный цвет (артикул), 100 шт.), название поставщика, который предоставляет товар (например, Firestone), и цена (500 рублей за штуку). После этого поставщик аксессуаров будет передавать этот документ непосредственно в отдел закупок для утверждения, отклонения или дальнейшего обсуждения.

Этап четвертый заключается в формировании заказа на покупку. Это та часть процесса закупок, где происходит непосредственно покупка. После утверждения заявки на закупку отдел, контролирующий финансы, выдает поставщику заказ на закупку. Заказы на покупку, как правило, создаются с использованием электронных систем закупок или полного программного обеспечения «Procure-to-Pay», такого как «Purchase Control», которые позволяют компаниям отслеживать заявки и отправлять их в электронном виде. При отсутствии договоров заказы на поставку считаются юридически обязывающими документами.

Опять же, информация может варьироваться, но заказ на покупку у поставщика аксессуаров будет включать в себя название компании, приобретающей товар или услугу; описание и количество товаров или услуг(100 футболок черного цвета, общим количеством в 500 шт.), цену, почтовый адрес платежную информацию и условия (оплачиваются в течение 45 дней), адрес счета-фактуры (такой же, как почтовый адрес) и номер заказа на покупку.

Этап пятый: получение счета и заказа. Эта стадия процесса закупок, когда происходит получение счета-фактуры и заказа. Что-то одно может прийти раньше другого. Поставщик отправляет покупателю счет, в котором точно описывается, что входит в заказ. Счет-фактура подтверждает продажу и утверждает дату, когда должна быть произведена оплата.

Когда покупатель получает заказ, часто у него в распоряжении ограниченное количество времени, чтобы уведомить поставщика о любых проблемах с товаром или услугой. На этом этапе три документа – заказы на покупку, поступления заказов (которые поступают вместе с заказом) и накладные поставщика – выравниваются и выверяются, выделяя любые расхождения, чтобы гарантировать, что то, что компания оплачивает, совпадает с тем, что компания получили.

Этап шестой: оплата товаров или услуг. На следующем этапе процесса закупок будет задействована финансовая команда компании. После получения заказа и счета-фактуры, как описано выше, группа расчетов с поставщиками обработает счет-фактуру. Сопоставление счета-фактуры с утвержденным заказом на поставку и деталями поставки для заказа считается наилучшей практике, называемой трехсторонним сопоставлением в процессе расчетов с поставщиками. Если все совпадает, соответствующий отдел отправляет платеж поставщику в указанный срок.

Этап седьмой, он же заключительный: формирование записи для аудита. Заключительная стадия цикла закупок важна для всего, что связано с бухгалтерией и для целей аудита. Аудиторы требуют тщательной документации всех закупок, поэтому все соответствующие документы от заявки на покупку до счета-фактуры должны храниться в одном центральном месте.

Список литературы:

1. Волгин, В. В. Логистика приемки и отгрузки товаров: практическое пособие / В. В. Волгин. – Москва: Дашков и Кº, 2016. – 457 с.
2. Гаджинский, А. М. Логистика: учебник для высших учебных заведений по направлению подготовки “Экономика” / А. М. Гаджинский. – Москва: Дашков и Кº, 2017. – 481 с.
3. Голубчик, А. М. Транспортно-экспедиторский бизнес: создание, становление, управление / А. М. Голубчик. – Москва: ТрансЛит, 2016. – 317 с.
4. Иванов, Д. А. Управление цепями поставок / Д. А. Иванов. – Санкт-Петербург: Издательство Политехнического университета, 2016. – 659 с.
5. Интегрированные логистические системы доставки ресурсов: (теория, методология, организация) / И. А. Еловой, И. А. Лебедева. – Минск: Право и экономика, 2019. – 460 с.