ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT: BENEFITS AND DISADVANTAGES

Aisen Ksenofontov

student, North-Eastern Federal University,

Russia, Yakutsk

АННОТАЦИЯ

В данной статье раскрывается понятие электронного документооборота на предприятиях, его значение для общей работы компании, рассмотрены его основные преимущества и недостатки.

ABSTRACT

The article reveals the concept of electronic document workflow in enterprises, its importance to the overall work of the company and examines its main advantages and disadvantages.

Ключевые слова: электронный документооборот, автоматизация, бизнес-процессы, конфиденциальность.

Keywords: electronic document management, automation, business processes, confidentiality.

Документооборотом называют движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Системы электронного делопроизводства гарантируют работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм согласно с принятыми в стране правилами и стереотипами делопроизводства. Системы электронного документооборота гарантируют жестко регламентированное и формально контролируемое перемещение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий [1, с. 243].

Электронный документооборот - это механизм движения документов, который создается при помощи компьютерных систем. Настоящие документы обычно подписываются электронной цифровой подписью. А также электронным документооборотом называют способ обработки настоящих документов с помощь разных электронных носителей информации.

Электронный документооборот можно применять в организации любого типа: от малого предприятия до корпорации или холдинга с сетью филиалов. Рассмотрим преимущества электронного документооборота:

1) Прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием документов в электронной системе происходит проще и быстрее, и это дает возможность следить за всеми процессами главе предприятия и непосредственным руководителям отделов.

2) Возрастание исполнительской функции. При введении системы электронного документооборота непосредственный начальник работников, которым дано то или иное задание, имеет возможность держать на контроле рабочие процессы, скорость выполнения и увидеть конечный итог проделанной работы.

3) Сокращение времени на обработку и исполнение документов. Электронный документооборот дает возможность в более короткий срок создавать поиск, делать обработку и рассылку документов, а также делать автоматически отчеты, реестры и сводки, что дает возможность качественно и быстро работать и, как результат, оптимизировать бизнес-процессы.

4) Повышение уровня конфиденциальности. Настоящий момент важен потому, что каждое действующее лицо в настоящем процессе имеет доступ к документам предприятия, соответствующий его полномочиям: ознакомление, редактирование документа или доступ ко всем действиям.

5) Оптимизация процесса обучения новых сотрудников. Внедрение новых локальных документов предприятия - положений и инструкций, при электронном документообороте происходит намного быстрее, чем ознакомление каждого нового сотрудника в отдельности и чтение им бумажных документов [2, с. 190].

6) Быстрая адаптация к изменениям международных стандартов. При введении новых стандартов предприятие, работающее в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, и это повышает его конкурентоспособность на рынке [3, с. 189].

Отметим, что у электронного документооборота есть и недостатки:

1) Проблема сохранности документов. Это существенный минус настоящей системы. В любой момент в компьютерную систему может попасть вирус, может не сработать система сохранения документации. Проблему решают путем созданием системы резервирования.

2) Проблемы с персоналом, занятым в системе. В процессе автоматизации документов и ведения документооборота не исключено недовольство сотрудников, привыкших к ручному труду и непонимания своих новых обязанностей работников, обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте.

3) Большие затраты для предприятия при внедрении системы. Затраты для компании неизбежны при приобретении и адаптации системы на предприятии, но важно сказать, что они быстро компенсируются сокращением времени на «бумажную» работу и упорядочиванием бизнес-процессов.

4) Географические проблемы. Электронный обмен документами возможен не со всеми контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим предприятиям приходится параллельно вести как электронный обмен документами, так и обычный - традиционный «бумажный» [4, с. 48].

Развивающийся электронный документооборот должен не только полностью автоматизировать делопроизводство в компании, но также гарантировать возможную коллективную работу с документооборотом, унифицированного допуска или доступа к информации, так называемому - единому порталу.

Даже немногие возможности современных систем электронного документообеспечения, уже имеют важнейшее место в обеспечении строгого и правильного документооборота и делопроизводства и, значительно упрощают работу всего предприятия.

Итак, делая выводы по настоящей статье, очевидны преимущества электронного документооборота. В целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.

Список литературы:

1. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: Как организовать работу с документами, М.: Эксмо, 2014. - 456 с.
2. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л., Электронные документы в корпоративных сетях. М.: Экотрендз, 2009. - 271 с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления - М.: Интел-Синтез, 2012. - 344 с.
4. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Теория и практика управления. - 2014. - №6. - С. 45- 49.