ПРОБЛЕМЫ АДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА И МЕТОДЫ ИХ РЕШЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается адаптация как одно из главных направлений управления персоналом, как двусторонний процесс, в ходе которого новый сотрудник приспосабливается к нерядовым для него условиям труда и психологическим факторам, а работодатель оценивает его профессиональные, личностные и коммуникационные качества. Выделен ряд ошибок, совершаемых организациями при внедрении программы адаптации для вновь пришедших сотрудников. Приводятся определения понятий «адаптация», «профессиональная адаптация», «организационная адаптация». Рассмотрены основные формы подготовки и проведения адаптационных процедур, в том числе Welcome-тренинг, наставничество, коучинг. Приведены наиболее распространенные варианты их проведения. Упомянуто об основных задачах коучинга как нового перспективного направления в оказании психологической поддержки в период адаптации.

Актуальность темы исследования заключена в обширном применении процесса адаптации как в обычной жизни, так и в профессиональной сфере.

Ключевые слова: «адаптация», «адаптация персонала», «управление персоналом», «виды адаптации персонала», «методы и проблемы адаптации персонала».

Процесс адаптации к чему-либо у человека начинается с самого рождения и не прекращается до самой смерти. Человек в течение всей жизни встречается с разными явлениями и ситуациями, к которым приходится приспосабливаться, в том числе при смене места работы, именно поэтому так важно разбираться в проблемах, которые при этом могут возникнуть.  В профессиональной сфере процедуры адаптации персонала, к которым, к сожалению, не все руководители подходят с должным вниманием, призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации.

Как показывает практика, 90 % людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации. Как правило, новый сотрудник в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. Из этого следует, что специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большого количества проблем, возникающих в начале работы.

Адаптация нового персонала — это то, на что следует обратить внимание любой организации, которая хочет повысить свою конкурентоспособность и снизить текучесть кадров. Зачастую этому процессу не уделяется должного внимания, потому что руководство не видит смысла в инвестициях в эту сферу, и это является огромной ошибкой, так как именно квалифицированные работники служат главной основополагающей успешного развития организации.

Именно на этапе первичной адаптации новый сотрудник, знакомясь со своими обязанностями, должностными инструкциями и организацией в целом, является очень уязвимым, и ему необходима помощь. Эта помощь должна исходить от руководства, которое может внедрить адаптационные программы, причем не только для новых сотрудников, проходящих первичную адаптацию, но и для тех своих работников, которые были переведены на другую должность или в другое подразделение.

Что же такое адаптация и почему она так важна для человека?

Современное представление об адаптации основывается на работах наших соотечественников И. П. Павлова, И. М. Сеченова, А. А. Ухтомского, Н. Е. Введенского, И. В. Давыдовского, П. К. Анохина, А. В. Петровского, Ф. Б. Березина, В. Антипова, А. Н. Леонтьева, А. Г. Маклакова,  а также иностранных психологов Г. Селье, З. Фрейда, Г. Гартмана, Ж. Пиаже Аллин, О. Н и др. [1, 2]

В зарубежной психологии широкое распространение получило так называемое необихевиористское научное направление, представители которого предложили достаточно содержательное и многоаспектное определение адаптации, использующееся в работах Г. Айзенка и его последователей. В их интерпретации адаптация имеет неоднозначные трактовки: а) потребности человека и требования окружающей среды абсолютно удовлетворены, состояние гармонии между человеком и окружающей средой; б) процесс, благодаря которому и достигается состояние гармонии [3, с. 152].

Современный российский исследователь Д. А. Аширов, автор учебника «Организационное поведение», под адаптацией понимает «взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда» [4, с. 103]. Автор акцентирует внимание на том, что адаптация — это социальный процесс знакомства индивида с новой трудовой ситуацией, в котором личность и трудовая среда оказывают активное воздействие друг на друга и являются адаптивно-адаптирующими системами.

Автор многочисленных учебных пособий по предложенной теме В. Р. Веснин, известный российский ученый, следующим образом трактует понятие адаптации персонала — «это приспособление нового сотрудника к содержанию и условиям труда, социальной среде» [5, с. 198–199]. В рамках адаптации, по мнению автора, осуществляется детальное ознакомление с коллективом и новыми обязанностями; усвоение стереотипов поведения; ассимиляция — полное приспособление к среде и, наконец, идентификация — отожествление личных интересов и целей с общими целями коллектива и организации в целом.

В свою очередь, специалисты по управлению персоналом Т. Ю. Базаров и Б. Л. Еремина делают акцент на обязательном изменении поведения индивида и считают, что адаптация персонала — это «процесс изменения сотрудника в ходе знакомства с деятельностью и организацией, трансформация собственного поведения в соответствии с требованиями среды» [6, с. 112].

Нам показался интересным подход к определению процесса адаптации заслуженного деятеля науки Российской Федерации А. П. Егоршина, который предложил категории коллективной и индивидуальной адаптации. Как отмечается в работе исследователя, коллективная адаптация — это «процесс приспособления коллектива к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды организации; адаптация работника — это приспособление индивидуума к рабочему месту и трудовому коллективу», т. е. процесс вхождения в коллектив нового работника надо рассматривать как двусторонний. [7, с. 193]

И. О. Грошев детализирует понятие «адаптация персонала», рассматривая его как процесс вхождения индивида в рабочую среду. Адаптация к рабочему месту — «это комплексный процесс профессиональной и социальной ориентации работника по отношению к должности (рабочему месту), профессии, коллективу, организации». [8, с. 117]

В понимании исследователей, адаптация — это и предоставление информации (начиная с расписания работы столовой и заканчивая тем, в каких электронных папках содержатся сведения), и конкретизация целей, которые ставятся перед новым сотрудником, и обсуждение вопросов, связанных с его ожиданиями от работы.

В настоящее время учеными, занимающимися этой проблемой, выделено девять видов адаптации. Они представлены на рис. 1. Автору хотелось бы акцентировать внимание на пяти основных: биологической, социально-психологической, профессиональной, организационной и экономической.

Рисунок 1. Полная схема видов адаптации

В экономическом словаре терминов приводится такая трактовка биологической адаптации: «приспособление экономической системы и ее отдельных субъектов, работников к изменяющимся условиям внешней среды, производства, труда, обмена, жизни» – это дает основание полагать, что адаптация не только биологический процесс, но и социально-психологический. [9]

Если с биологической адаптацией все предельно ясно – в ходе ее организм приспосабливается к окружающей среде – температуре, влажности и уровню шума, то рассмотрение психологической адаптации, куда более глубинного и сложного процесса, просто необходимо проводить более детально для разработки эффективных адаптационных мероприятий в организации. В настоящее время нет четкого ответа, является ли психологическая и социально-психологическая адаптация отождествленными понятиями, поэтому стоит рассматривать их как отдельные термины.

Психологическая адаптация — это приспособление человеческой личности к существованию в мире с другими людьми и стремление соответствовать требованиям общества, своим мотивам и интересам. [10] Характеристика сущности социально-психологической адаптации, выражающейся в усвоении норм, правил как своей социальной группы и ее ближнего окружения, так и общества в целом, с чем автор статьи вполне солидарен, дана доктором психологических наук, профессором кафедры акмеологии и психологии профессиональной деятельности РАГС, академик Международной Академии акмеологических наук А. К. Марковой. Именно социально-психологическая адаптация отвечает за успешное вхождение работника в трудовой коллектив, усвоение принятых в нем норм и правил и дальнейшее успешное функционирование в организации.

Под профессиональной адаптацией принято понимать вхождение человека в профессиональную деятельность, освоение условий, требований труда, ориентацию в новом коллективе, его нормах и правилах и достижение им в оптимально короткое время требуемой производительности труда. В ходе социально-профессиональной адаптации используются ритуальные методы (посвящение в профессию, вручение трудовой путевки), наставничество, шефство, моральные и материальные стимулы, различные формы повышения квалификации. [11]

Профессиональная адаптация заключается в активном освоении профессии (её содержании в сферах экономики, в которых она используется, условиях труда, способностях и психологических качествах, которые она требует от человека), ее тонкостей, специфики, необходимых навыков, приемов, способов принятия решений – для начала в стандартных ситуациях. В качестве наглядного примера приведена схема профессиональной адаптации (рис 2). Она начинается с того, что после выяснения опыта, знаний и характера нового работника для него определяют наиболее приемлемую форму подготовки, например, направляют на курсы или прикрепляют наставника. Сложность профессиональной адаптации зависит от широты и разнообразия деятельности, интереса к ней, содержания труда, влияния профессиональной среды, индивидуально-психологических свойств личности.

Рисунок 2. Схема профессиональной адаптации

Организационная адаптация — один из самых сложных этапов освоения сотрудника в компании, так как она подразумевает получение и анализ большого объема информации. Она основана на понимании и принятии новым работником своего организационного статуса, структуры организации и существующих механизмов управления. Сотрудник знакомится с историей организации, особенностями организационно-экономического механизма управления фирмой, местом и задачами своего подразделения и своей должности в общей системе целей и организационной структуре.

Объектом экономической адаптации является уровень заработной платы и, что стало актуальным в последнее время, своевременность ее выплаты. Каждая профессия отличается особыми способами материального стимулирования, а заработная плата связана с его условиями и организацией.

Мы считаем важным рассмотреть явление «дезадаптации» — нарушение процесса приспособляемости. Его причины могут быть двух видов: внешними и внутриличностными. Внешних факторов может быть сколько угодно, и они, в основном, не зависят от человека, но внутренние – это конкретные психологические проблемы, такие как завышенная или заниженная самооценка, тревожность, мнительность и др. Если с влиянием внутренних факторов человеку необходимо справляться самостоятельно, то влияние внешних факторов должны свести к минимуму адаптационные механизмы, применяемые в организации.

Наиболее четкое объяснение дезадаптивных процессов дает психолог А. Маслоу, представитель гуманистического направления, считающий их и такое поведение наличием метопатологий – расстройств психики, развивающихся в результате реальной или предполагаемой невозможности удовлетворять метапотребности (потребности роста личности, высшие, духовные потребности). [12]

Таким образом, с базовыми понятиями самого процесса адаптации разобраться не сложно, но понимание того, как это работает, приходит только на практике.

Методы адаптации персонала – обязательный управленческий инструмент для любой компании. Эта та самая, другая сторона процесса, о которой ведет речь автор, за которую отвечает работодатель. Существует несколько методов, используемых на практике в различных организациях.

Метод неформализованного сопровождения недавно нанятого персонала. Этот метод в несколько раз увеличивает продуктивность его (персонала) адаптации, если действовать продуманно и целенаправленно. Нового сотрудника необходимо ознакомить как с особенностями работы, так и со спецификой взаимоотношений в команде, введя в коллектив.

Минус этого метода заключается в том, что он требует

больших временных затрат от менеджера по персоналу, которому необходимо заранее разрабатывать программу адаптации или подстраивать ее под каждого конкретного нового сотрудника.

Метод проведения мероприятий. Корпоративные мероприятия можно использовать как метод адаптации. В нерабочей обстановке человека легче познакомить с коллективом и организовать ему легкий старт в отношениях с будущими коллегами. Это могут быть, к примеру, поздравления именинников, очень хорошо подходящие для того, чтобы представить людям их нового коллегу. В крупных организациях оптимально проводить мероприятия внутри каждого конкретного отдела, а не собирать весь штат фирмы.

Руководители подразделений должны уметь вести такие собрания. В частности, новичок на этапе адаптации нуждается в инструктаже перед корпоративом – ему нужно объяснить:

• что надеть;
• можно ли демонстрировать свое чувство юмора;
• какие темы для бесед уместны;
• о чём нужно сказать во вступительной речи и т. п.

В некоторых компаниях принято проводить самопрезентацию. В этом случае новым работникам должны помочь составить и отрепетировать текст и посоветовать, с кем познакомиться в ходе корпоратива. Такие мероприятия обычно организуют руководители департаментов либо HR-менеджеры. Однако, если традиция собраний в необычной обстановке не прижилась в фирме, не стоит использовать их как метод адаптации персонала. В этом случае для корпоратива нужен весомый повод. Лучше ориентироваться на общепринятые праздники и события (окончание рабочей недели, дни рождения сотрудников) и представлять нового члена коллектива на одном из таких собраний. Но познакомить новичка с остальным персоналом необходимо в любом случае, и это должно быть продумано при планировании мероприятия (иначе работник получит только стресс).

Метод «корпоративный PR». Данный метод, помогающий в адаптации персонала, заключается в издании справочника (буклета) по основным нормам поведения в компании. Они будут зависеть от сферы деятельности и предпочитаемого стиля работы предприятия и обычно содержат сведения о дресс-коде, распорядке дня и перерывах, организации рабочего места и т. п. Например, в буклет в качестве иллюстраций могут входить примеры оборудования рабочего места (правильные и неправильные). Такой справочник (буклет) может издаваться отдельно или быть частью корпоративного кодекса.

Командный тренинг или Welcome-тренинг. Потребность в применении этого метода адаптации персонала возникает довольно редко. Обычно он необходим, когда в уже устоявшийся коллектив приходит квалифицированный руководитель или специалист, которому не удается найти общий язык с коллегами. Тренинг помогает ему разобраться в сложившихся взаимоотношениях.

Мероприятие начинается с инструктажа по правилам поведения, после чего все участники получают возможность озвучить собственное мнение, претензии к новичку, рассказать о возникших проблемах. Итогом тренинга должно стать улучшение отношений в коллективе, налаживание навыков общения и воспитание уважения к чужому мнению. Подобные мероприятия в качестве метода адаптации персонала могут проводиться только профессиональными тренерами. Тренинг может иметь форму анализа конкретных кейсов (кейс-метода) или деловой игры.

Методы организационной адаптации. Человеку, который вступает в должность, нужно знать, какие требования   к персоналу предъявляются в компании. Знание норм и требований вкупе с развитыми коммуникационными навыками помогут найти выход из практически любой сложной ситуации на работе. К примеру, при поездке в командировку сотрудник должен понимать, к кому обратиться за деньгами, какие документы взять с собой и т. д. Если он установил контакт с остальным персоналом, то все эти вопросы не станут для него проблемой.

Инструктаж в подразделениях. Данный метод адаптации персонала сводится к информированию недавно нанятых сотрудников о том, какие требования и правила существуют в каждом подразделении. Эти функциональные требования обязательны к соблюдению, поэтому их необходимо четко и ясно сформулировать и записать, чтобы все работники могли ознакомиться с ними и не тратить время на выяснение деталей вместо того, чтобы выполнять свои непосредственные функции. К написанию правил, методов работы, техники безопасности и т. д. следует привлекать самих сотрудников. Основные требования должны быть доведены до сведения нового служащего при инструктаже, без которого невозможна адаптация, а остальные документы должны быть доступны в его отделе.

«Папка нового сотрудника». В таких папках собирают все документы с ответами на вопросы, которые обязательно возникнут у нового специалиста подразделения. Лучше всего объединить их в подробный структурированный справочник с информацией обо всех отделах компании, нормативными документами и т. д. таким образом, чтобы работник легко разобрался в своих функциональных обязанностях и корпоративной иерархии.

Изучение интернет-сайта. Корпоративный веб-сайт – отличный современный инструмент для адаптации нового персонала. На ресурсе, например, могут быть выложены примеры правильного заполнения документов, порядок действий при решении той или иной задачи, другие полезные сведения и подсказки. [13]

Все эти методы применимы на практике, но при использовании любого из них могут возникнуть трудности, или же метод может не подойти новому сотруднику. Поэтому при составлении программы адаптации необходимо, применять комплекс методов и подстраивать программу под каждого сотрудника, используя его индивидуальные особенности и специфику профессии.

Остановимся на проблемах, которые могут возникнуть в процессе адаптации персонала в организации:

1. Расхождение, иногда значительное, реальности с теми обещаниями по оплате труда и его условиям, которые давались кандидатам представителями работодателя при их отборе.

2. Оставление нового сотрудника на произвол судьбы без всякой поддержки и обучения, из-за чего ему приходится тратить много усилий на преодоление не только объективных, но и субъективных, ничем не оправданных трудностей, которые наводят его на мысли об увольнении.

3. Вывод об отсутствии перспектив для дальнейшего профессионального и карьерного роста нового сотрудника, ознакомившегося с ситуацией на предприятии.

4. Возникновение психологических барьеров у нового сотрудника, повлекшее за собой напряженные отношения с коллегами, отторжение новичка коллективом из-за отсутствия помощи в их преодолении.

5. Не сложившиеся отношения нового сотрудника с непосредственным начальником, чья жесткость, недоброжелательность и постоянные придирки отравляют ему жизнь.

6. Неприятие новым сотрудником организационной культуры предприятия, тех стандартов, традиций и ценностей, которые разделяют его коллеги по работе.

7. Переоценка новым сотрудником своих способностей и невозможность справиться с возложенными на него должностными обязанностями.

Многие руководители, принявшие на работу нового сотрудника – профессионала, не считают нужным заниматься его адаптацией. Но ошибочно считать, что быть профессионалом и обладать социальной компетенцией – одно и то же. Отсюда вытекают многие проблемы и для руководителей, и для работника.

Еще одной сложностью является то, что руководители сами не всегда могут четко сформулировать, что хотят от нового сотрудника и потому не могут дать ему точных указаний и предъявить конкретные требования.

 Если немного изменить финансовую политику организации и направить финансирование на внедрение и развитие механизмов адаптации, можно в будущем избежать гораздо больших затрат на поиск, отбор и обучение нового персонала. Для многих организаций люди – это всего лишь восполняемый ресурс – «ушел один – придет другой», но это, на взгляд автора, неправильная стратегия. Хорошая организация должна быть ориентирована на то, чтобы использовать потенциал своих работников по максимуму, при этом создавая все, от нее зависящие, условия, в том числе, конечно же, не игнорировать процесс адаптации.

Руководители не должны забывать о том, что адаптация – это не одномоментное или однодневное мероприятие, а многоступенчатый процесс. Поэтому предлагаем реализовать все этапы процесса адаптации, описанные ниже, чтобы максимально избежать проблем у новых сотрудников.

1-й этап. Оценка уровня подготовленности нового работника; это поможет разработать эффективную программу адаптации. Даже работник со специальной подготовкой, попав в новую организацию, столкнется с неизвестной ему инфраструктурой, новыми людьми и незнакомыми технологиями работы.

2-й этап. Проведение ориентации на месте. На данном этапе привлекаются непосредственный руководитель и служба управления персоналом. Таким образом, происходит знакомство нового работника со своими обязанностями и предъявляемыми к нему требованиями.

3-й этап. Непосредственная адаптация. Новый сотрудник уже начинает приспосабливаться к своему статусу и включается в межличностные отношения с коллегами. Это один из самых главных этапов адаптации, так как от того, насколько успешно он будет пройден, и будет зависеть, останется ли работник в организации. На данном этапе необходимо оказывать психологическую поддержку новичку, которая выражается в регулярном проведении бесед и оценке его деятельности на новом рабочем месте.

4-й этап. Полное включение в работу. Этап завершает процесс адаптации, и работник переходит к стабильной работе на своем рабочем месте. Если процесс адаптации в организации хорошо отрегулирован, то адаптационный период и затраты на нее сокращаются в несколько раз и приносят существенную выгоду как организации, так и работнику [13].

Как видим, адаптация персонала на рабочем месте является необходимым звеном кадрового менеджмента и требует значительных организационных усилий, поэтому разумно создавать самостоятельные структурные подразделения, ускоряющие этот процесс и снижающие негативные моменты. Если руководство компании не в состоянии справиться с проблемой своими силами, лучше на начальном этапе обратиться к профессиональным тренерам.

Значение процесса адаптации в последние годы выросло в связи с тем, что на рынке труда наблюдается дефицит кадров, снижение лояльности работников. Все это в комплексе заставляет руководителей организаций постоянно искать новые способы удержания персонала. При этом адаптация чаще всего остается в тени, хотя именно она способна удержать персонал. Многие организации прилагают большие усилия по поиску и отбору кандидатов, но при этом теряют большинство новичков из-за отсутствия качественной адаптации, и процесс начинается сначала.

Итак, адаптация сотрудника – процесс длительный и непростой, и как он будет проходить, в большей степени зависит от организации. В среднем на адаптацию у работника уходит около трех месяцев и, по статистике, именно в течение этого времени происходит до 90 % увольнений. Причиной тому как раз и служат трудности адаптации. Но процесс адаптации у конкретных работников может и не укладываться в рамки испытательного срока и растягиваться до полугода и более.

Для того чтобы оценить итоги адаптации специалиста, пользуются двумя основными показателями: удовлетворенностью сотрудника работой и удовлетворенностью компании новым служащим. Индексы удовлетворенности выявляют методом анкетирования.

Подобрать наиболее подходящие и действенные методы адаптации персонала в организации довольно непросто. Приходится учитывать много ситуативных факторов, включая психологический климат и внутрикорпоративный регламент работы.

Таким образом, система трудовой адаптации необходима на любом предприятии. Ответственный подход руководителей к привлечению новых кадров и их внедрению в коллектив позволит успешно осуществлять внутреннюю политику, способствовать сплоченности коллектива и росту его профессионализма. А все это, в свою очередь, повысит конкурентоспособность самого предприятия или организации в реальной экономической ситуации. За последние десятилетия наша страна шагнула далеко вперед, начала развиваться во многих сферах, в которых задействованы люди. Как раз для того, чтобы это развитие не прекращалось, компаниям необходимо научиться ценить людей не просто как источник дохода, но и как важнейший компонент работы, без которого невозможно обойтись. Первым шагом к этому может стать внедрение адаптации в организации.

Список литературы:

1. Психологическая адаптация к экстремальным ситуациям / В. Антипов. – М.: Дашков и К, 2015.
2. 2. Кадры для эффективного бизнеса. Подбор и мотивация персонала / О. Н. Аллин, Н. И. Сальникова. – М.: Генезис, 2017.
3. Айзенк Г., Вильсон Г. Как измерить личность. Пер. с англ. — М.: Когито-центр, 2017. — 283 с.
4. Аширов, Д. А. Организационное поведение / Д. А. Аширов. — М.: ТК Велби, - 8-е изд., перераб. и доп. Изд-во «Проспект», 2019. — 355 с.
5. Веснин, В. Р. Управление персоналом: теория и практика. Электронный учебник/под ред. В. Р. Веснина. — М.: КНОРУС, 2009. — 677 с.
6. Современный экономический словарь Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. - 8-е изд., перераб. и доп. - М." (ИНФРА-М, 2017)
7. Егоршин, А.П., Управление персоналом. 4-е изд., испр. — Н.Новгород: НИМБ, 2003. — 720 с.
8. «Мотивация и личность» / Абрахам Маслоу.; СПб.: Питер, 2008.
9. Базарова, Т.Ю., Еремина, Б. Л. Управление персоналом/ под ред. Базарова Т. Ю., Еремина Б. Л. 6-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ, 2015. — 560 с.
10. Ивановская, Л.В. Управление персоналом: теория и практика. Кадровая политика и стратегия управления персоналом: Учебно-практическое пособие / Л.В. Ивановская. - М.: Проспект, 2013.
11. Профессиональное образование. Словарь. Ключевые понятия, термины, актуальная лексика. — М.: НМЦ СПО. С.М. Вишнякова. - 8-е изд., перераб. и доп, 2016.
12. Грошев, И. В. Организационная культура / И. В. Грошев. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2018. — 288 с.
13. Интернет-журнал «НАУКОВЕДЕНИЕ» Том 7, № 5 (2015) [электронный ресурс]. https://naukovedenie.ru/PDF/195EVN515.pdf (дата обращения: 28.01.2021)