ОСНОВНЫЕ КОНЦЕПЦИИ И ПОДХОДЫ К УПРАВЛЕНИЮ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНОЙ

АННОТАЦИЯ

Контроль играет немаловажную роль в системе документооборота.

Актуальность обращения к теме контроля исполнительской дисциплины в процессе делопроизводства связана с потребностью перехода как российского общества, так и всего мира в целом на новый уровень применения информационных технологий.

Целью исследования является теоретическое обоснование необходимости практической реализации методов и алгоритмов управления исполнительской дисциплиной в учреждении.

В статье акцептируется внимание на необходимости цифровизации контроля исполнительской дисциплины и её зависимости на эффективность менеджмента в организации. Определяется содержание понятия «исполнительская дисциплина», устанавливаются основные концепции и подходы к управлению исполнительской дисциплиной, проводится сравнение с опытом зарубежного делопроизводства.

Делается вывод, что система контроля исполнительской дисциплины в Российской Федерации представляет собой комплекс мер по обеспечению точного и своевременного выполнения сотрудником или коллективом поручений (решений), принятых на более высоком уровне управления, считается одним из ключевых элементов организации документооборота в учреждении, являясь исключительно национальным явлением, официально закрепленным в нормативных актах государства и отражающим специфику отечественного менеджмента.

Ключевые слова: цифровизация, исполнительская дисциплина, учёт, контроль, поручение, исполнение, процесс.

Актуальность обращения к теме цифровизации контроля исполнительской дисциплины в процессе делопроизводства напрямую связана с потребностью перехода как российского общества, так и всего мира в целом на новый уровень применения информационных технологий.

Катализатором данного процесса прежде всего является формирование всеобщей цифровой грамотности как определённого рода компетенции нового поколения людей, готовых к использованию цифровых технологий во всех сферах жизнедеятельности современного общества.

Информационные и коммуникационные технологии становятся частью современных управленческих систем во всех отраслях экономики и сферах государственного управления [1].

Правильная организация документооборота способствует своевременному прохождению документов в органе управления, распределению равномерной нагрузки между структурными подразделениями организации, а также должностными лицами, а, кроме того, повышает исполнительскую дисциплину персонала учреждения.

Контроль исполнения документов гарантирует своевременное и качественное решение поставленных в документе задач, охват всех направлений деятельности организации.

Контроль исполнения – это непосредственная проверка и регулирование хода выполнения приказа или отдельного поручения, учёт и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Идея фокусирования исследовательского внимания на анализе предпосылок цифровизации контроля исполнительской дисциплины основана на гипотезе возможности повышения эффективности управления учреждением без внедрения дорогостоящих систем электронного документооборота.

Особый исследовательский интерес представляет акцент, сделанный на применении институционального и функционального подходов, позволяющих представить имеющиеся предпосылки в качестве катализатора развития цифрового пространства. Применение институционального подхода позволяет от анализа влияния цифровых технологий на процесс документооборота перейти к изучению их влияния через контроль исполнения поручений на качество и эффективность менеджмента. Использование функционального подхода предопределяет рассмотрение роли информационных технологий в управлении учреждением.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 устанавливает основные понятия, отражающие терминологическую систему определений в области делопроизводства и архивного дела. В нём, под контролем исполнения документов понимается совокупность действий, обеспечивающих своевременное их исполнение [2].

Между тем, в настоящее время существует другой нормативно-правовой акт, более полно отражающий порядок организации делопроизводства в учреждении и суть контролирующих мероприятий термин – «исполнительская дисциплина».

С февраля 2020 года термин «исполнительская дисциплина» официально начал использоваться в Типовых регламентах федеральных органов власти, которые отражают его организационные основы [3].

Новые Правила делопроизводства уточнили и конкретизировали многие моменты в работе с документами, в первую очередь с электронными, а также обозначили ответственность руководителя органа власти за правильную организацию работы со всеми документами [4].

Исполнительская дисциплина является одним из важнейших показателей, обеспечивающих эффективность деятельности предприятия. Она может являться одним из ключевых показателей эффективности.

Постоянное управление и контроль исполнительской дисциплины является гарантией выполнения всех намеченных планов, тактических и стратегических задач, поставленных руководством предприятия, а также того, что показатель исполнительской дисциплины поддаётся управлению и может быть повышен [5].

Для оценки исполнительской дисциплины можно использовать методы постановки задач и описания цели SMART и ключевые показатели эффективности KPI (Key Performance Indicators).

Метод ключевых показателей эффективности, позволяет определить приоритетные направлении в системе управления персонала, их внедрении и разработке мероприятий, ориентированных на долгосрочную перспективу развития в конкурентной среде и создании условий для эффективного использования трудовых ресурсов [6].

Контроль исполнения поручений – это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации, он не может существовать только ради самого себя [7].

Современные системы электронного документооборота включают подсистемы контроля исполнения документов и поручений, что дает возможность для руководства организации контролировать исполнение многочисленных поручений, означающее повышение качества управленческой деятельности [8].

Стоит отметить, что зарубежные страны в вопросах применения информационных технологий в документационном обеспечении, особенно в вопросах электронного документооборота и применения электронных документов продвинулись намного дальше.

В специализированных зарубежных источниках и научной литературе работа с документами (Record Keeping) трактуется как производство и сохранение в форме записанной информации полного, точного и достоверного свидетельства управленческой деятельности. В российском документоведении и архивоведении эквивалентов термину «Record Keeping» не существует.

В Европе ещё в 2001 году была разработана и принята спецификация «Типовые европейские требования к системам электронного документооборота», которые сейчас применяются уже в обновлённой редакции MoReq2010.

Между тем, по мнению российских экспертов в отличие от MoReq2, в MoReq2010 отсутствует почти вся специфика предметной области управления документами, поэтому он получился малопонятным и малоинтересным для отечественных специалистов по управлению документами [9-11].

Правила «Управление документами» в США раскрывают основные положения для программ по управлению документами в федеральных органах исполнительной власти, касающиеся надлежащего создания и использования документов, самого процесса документирования и передачи документов на хранение или уничтожение [12].

Несмотря на достаточно высокое развитие документационного обеспечения зарубежных стран, термин «контроль исполнения» или «исполнительская дисциплина» не встречается в регламентах и инструкциях по делопроизводству. Контроль сводится только к правилам регистрации, хранения и уничтожения документов, не учитывая порядок и качество их исполнения. Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских и опираются на традиции высокой исполнительской дисциплины работников.

Таким образом, можно сделать вывод, что система контроля исполнительской дисциплины в Российской Федерации представляет собой комплекс мер по обеспечению точного и своевременного выполнения сотрудником или коллективом поручений (решений), принятых на более высоком уровне управления, считается одним из ключевых элементов организации документооборота в учреждении, являясь исключительно национальным явлением, официально закрепленным в нормативных актах государства и отражающим специфику отечественного менеджмента.

Список литературы:

1. Указ Президента Российской Федерации от 09.05.2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 – 2030 годы» // kremlin.ru Президент России. URL: http://kremlin.ru/acts/bank/41919 (дата обращения: 01.05.2021).
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст) // docs.cntd.ru Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации «Техэксперт». URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения: 01.05.2021).
3. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» // docs.cntd.ru Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации «Техэксперт». URL: http://docs.cntd.ru/document/554715744 (дата обращения: 01.05.2021).
4. Новое в организации делопроизводства в органах власти, Л.Р. Фионова // top-personal.ru журнал «Делопроизводство» N 3 июль-сентябрь 2020 г., с. 7-11, Пензенский гос. ун-т. URL: https://www.top-personal.ru/officework.html?45 (дата обращения: 01.05.2021).
5. Исполнительская дисциплина как ключевой показатель эффективности 12.11.2020 // secretariat.ru журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера». URL: https://www.sekretariat.ru/article/211183-ispolnitelskaya-distsiplina-pokazatel-effektivnosti-17-m12 (дата обращения: 01.05.2021).
6. Cистема KPI как один из способов мотивации персонала, Е.Г. Зиновьева // elibrary.ru Материалы Международной научно-практической конференции 24.06.2019г. Магнитогорск стр. 58. URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id= 38508901&selid=38509264& (дата обращения: 01.05.2021).
7. Контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина, Е.Н. Кожанова // profiz.ru журнал «Секретарь-референт» № 2, 2019. URL: https://www.profiz.ru/sr/2_2019/kontrol_ispolneniya/ (дата обращения: 01.05.2021).
8. Контроль исполнения документов: ретроспектива и современность Т.А. Селезнева // Документ. Архив. История. Современность: сборник научных трудов, Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2019. Вып. 19. с. 290-310. // hdl.handle.net Электронный научный архив УрФУ. URL: http://hdl.handle.net/10995/77990 (дата обращения: 01.05.2021).
9. MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems, Volume 1, Core Services & Plug-in Modules. URL: http://moreq.info/files/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf (дата обращения: 01.05.2021).
10. MoReq2, Model requirements for the management of electronic records model requirements for the management of electronic records update and extension, 2008. URL: https://irms.org.uk/page/moreq2 (дата обращения: 01.05.2021).
11. Новый стандарт документооборота MoReq 2010 расколол российский рынок СЭД, Михаил Демидов, 17.03.2011 // cnews.ru  C-NEWS. URL: https://www.cnews.ru/news/top/novyj_standart_dokumentooborota_moreq (дата обращения 01.05.2021).
12. Code of Federal Regulations. Title 36, Ch. XII. National Archives and Records Administration, Subchapter B — Records Management (2009) // Legal Information Institute. URL: https://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/chapter-XII (дата обращения: 01.05.2021).