ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Управление проектами – отрасль управления, получившая широкое распространение. Внедрение проектных принципов в работу компании позволяет оптимально распределить ресурсы и повысить качество управления предприятием.

Серьезной проблемой компаний, связанных с проектной сферой, является оптимальное распределение ключевого ресурса проекта – его сотрудников и разработчиков.

Это особенно актуально при работе над комплексом однородных проектов, когда узкий специалист занят одновременно в ряде проектов и оптимизация его рабочего времени, а также последовательность выполнения задач имеет ключевое значение при соблюдении сроков проекта и выдерживания графика последовательных работ, когда его участок является основой для реализации следующих этапов.

Сбой сроков выполнения или накладки в связи с некачественным планированием могут иметь критическое значение для проекта в целом.

Вторым аспектом актуальности является то, что руководители проекта зачастую отбирают в команду сотрудников, с которыми они работали ранее и которые положительно зарекомендовали себя. Таким образом, загрузка этих сотрудников чрезмерна, а у других сотрудников схожей квалификации может проявиться отсутствие занятости.

Решением этих проблем может стать информационная система управления проектами, функционал которой включает в себя модули, позволяющие работать с компетенциями и формировать проектные команды на основе существующей занятости сотрудников в ряде проектов.

По мнению признанных российских и зарубежных экспертов применение технологий проектного управления в практической деятельности позволяет повысить эффективность бизнес-процессов на 15-20% [4].

Как считают И. Мазур и В. Шапиро [5], управление проектами - методология организации, планирования, руководства, координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта, направленная на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определённых результатов проекта по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству.

Сам термин «система управления проектами» зачастую используется в его прикладном значении – как программный продукт, позволяющий автоматизировать часть или все процессы информационной системы, сложившейся на предприятии и соответствующей стандартам управления проектами [3].

Однако важно понимать, что собственно информационная система первична, тогда как ее автоматизация — это уже вторичное явление, фиксирующее текущее положение с корректировками или без них.

Автоматизированная информационная система в данном случае представляет собой набор инструментов, которые существенно облегчают деятельность по управлению проектами и позволяет получать аналитические отчеты по любым, нужным пользователю срезам.

Однако принцип управления проектами - первичен и положен в основу создания информационной системы.

Цели и задачи системы управления проектами представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Цели и задачи системы управления проектами [6]

Говоря об информационных системах управления проектами необходимо сказать, что есть несколько оснований для их классификации, представленные на рисунке 2.

Рисунок 2. Критерии типирования ИСУП [2]

При этом, стоит отметить, что при внедрении информационной системы управления проектами компания может достичь следующих результатов:

– сокращение числа проектов, которые не соответствуют стратегии компании;

– сокращение времени на сбор данных и формирования вручную отчетов по статусу проекта высвобождает временные ресурсы на более приоритетные задачи;

– повышение эффективности использования ресурсов;

– снижение перерасходов бюджета;

– сокращение процента неудачных проектов;

– сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов [1].

Таким образом, это подводит к выводу о целесообразности внедрения специализированного программного средства для повышения эффективности решения следующих задач (рисунок 3):

Рисунок 3. Результаты внедрения специализированного программного средства

Подводя итоги, следует отметить, что термин «система управления проектами» зачастую используется в его прикладном значении – как программный продукт, позволяющий автоматизировать часть или все процессы информационной системы, сложившейся на предприятии и соответствующей стандартам управления проектами.

Однако важно понимать, что собственно информационная система первична, тогда как ее автоматизация — это уже вторичное явление, фиксирующее текущее положение с корректировками или без них. Автоматизированная информационная система в данном случае представляет собой набор инструментов, которые существенно облегчают деятельность по управлению проектами и позволяет получать аналитические отчеты по любым, нужным пользователю срезам. Однако принцип управления проектами - первичен и положен в основу создания информационной системы.

Внедрение ИСУП в проектную деятельность коммерческой организации – это не столько мероприятие, облегчающее работу непосредственно управляющим проектами, сколько важный инструмент повышения эффективности управления бизнесом и как любое внедрение должно окупаться прямо или косвенно. В случае с ИСУП, помимо ее коммерческой эффективности, важным обстоятельством является то, что она должна позволять сделать коммерческую оценку проекта и просчитать ожидаемые плюсы от его реализации.

Список литературы:

1. Гонтарева, И.В. Управление проектами: Учебное пособие / И.В. Гонтарева, Р.М. Нижегородцев, Д.А. Новиков. - М.: ЛИБРОКОМ, 2017. - 384 c.
2. Закономерности и инструменты управления изменениями для создания и развития системы регулярного менеджмента (стандарт ИСО 9001:2015) http://ibcm.biz/закономерности-и и-инструменты/
3. Мишин С.А. Проектный бизнес: адаптированная модель для России. – М.: АСТ, 2012. – 478 с.
4. Управление проектами развития фирмы: теория и практика : [монография] / В. Н. Фунтов. - Санкт-Петербург : Питер, 2017. - 488 с.
5. Управление проектами : учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» / И. И. Мазур [и др.] ; под общ. ред. И. И. Мазура и В. Д. Шапиро. — 6 е изд., стер. — М. : Издательство «Омега Л», 2010. — 960 с. : ил.,табл.
6. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / кол.авт.: под ред. Проф. М.А. Разу. – М.: КНОРУС, 2016. – 249с.
7. Официальный сайт Аплана https://www.aplanadc.ru/solutions/project-management-system.html