ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВС-АНАЛИЗА В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ И БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

На сегодняшний день такие термины как, «управление проектом», «проект», «проектный менеджмент», «программа» стали довольно привычными словами для современного общества, сотрудников компаний, а уж тем более для руководителей любой организации. Мы всё чаще слышим и видим из СМИ информацию, что с каждым днём и годом реализуются различные программы и проекты, как на уровне организаций, так на уровне государства. При этом все эти программы направлены на улучшение той или иной сферы жизнедеятельности нашего общества.

Несмотря на то, что проекты занимают особое место в жизни любой организации, и, учитывая не прекращаемо растущую потребность в упорядоченной и эффективной системе управления проектами, очень многие методы и инструменты для руководителей остаются неизведанными, из-за чего менеджерам приходится работать в рамках проектной деятельности порой и вовсе вслепую. Хотя, безусловно, спустя время и путём «проб и ошибок», менеджеры всё-таки изучают некоторые инструменты и методы, выбирают для себя наиболее привлекательные и пробуют применить их на практике.

Как правило, руководитель, которого назначили ответственным за проект, в ходе работы понимает, что существующие традиционные, прописанные в учебниках методы управления проектами оказываются применимы на практике частично, и что только в теории всё оказывается красиво и гладко. В этот момент происходит осознание того, что традиционные методы и инструменты можно использовать как основу, некий «фундамент-подсказку».

Но при этом необходимо научиться разрабатывать и свои действенные рычаги управления, иметь необходимые знания, навыки и умения, позволяющие в различных условиях пройти все этапы реализации проекта, начиная со стадии его замысла и до стадии его успешного завершения.

Стоит отметить, что само по себе «управление проектами», как одна из дисциплин и особый вид руководства, является достижением последних десятилетий [1], притом, что по факту, люди испокон веков занимались управленческой деятельностью. Это значит, что все методы и инструменты, являющиеся составной частью управленческой проектной деятельности, тоже считаются относительно новыми. Так, например, метод ABC-анализа нашел свое применение в проектной практике, особенно в управлении бизнес-процессами.

Каким бы грамотным не был руководитель компании и отдельно взятый руководитель проекта, каждый из них обязательно задумывается о том, как управлять проектами, как отследить ход выполнения каждой задачи, а главное, как вовремя и качественно их завершать. И, пожалуй, наравне с вопросом о качественном выполнении задач обязательно стоит вопрос: «как оценить качество работы, взаимодействия с поставщиками и клиентами?».

Принцип использования метода ABC-анализа достаточно прост, он не требует к себе особых знаний и умений, чтобы с его помощью провести анализ, а главное, отсутствует потребность в больших трудозатратах и высокооплачиваемых экспертах. Разобраться в данном методе сможет даже начинающий специалист.

Основной идеей АВС-анализа состоит в том, чтобы из огромного количества объектов, являющихся однотипными, выделить наиболее главные [2]. При этом сам метод можно использовать абсолютно в разных направлениях (Рисунок 1).

Рисунок 1. Варианты использования анализа АВС

Метод АВС-анализа основывается на известном законе Парето 20/80, который гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – только 20% результата» [4].

Данный метод может быть применен даже к оценке эффективности и результативности работы персонала организации, таким образом, подтверждая свою универсальность и практичность.

Применяя АВС - анализ и основываясь на принципе Парето, делаем вывод, что именно на 20%, дающего результата, равного 80%, и следует делать акцент и сосредоточить усилия.

Логично понимать из названия, что при использовании расчетов анализа АВС, результат делится на 3 группы (Рисунок 2).

Рисунок 2. Категории АВС-анализа.

Стоит выделить еще одно преимущество анализа АВС – для его использования достаточно наличия Excel, что исключает применение сложных программных продуктов и временные затраты на их изучение.

Прежде чем приступить к работе с данным анализом, необходимо выполнить ряд действий и понять, что именно мы хотим исследовать, поэтому выполнение анализа предполагает следующие этапы:

1) определение цели анализа. Очень важно понять, что вы хотите проанализировать, какова ваша цель, для чего и зачем вы проводите анализ;

2) выбор объектов, которые требуют анализа. Здесь определяется, что именно будем проанализировано, что требует оценки: товары, клиенты, услуги или работа персонала, например.

После того, как выбор объектов анализа и цель определены, производятся расчеты:

1) сортируем выбранные объекты в порядке убывания (сортируем именно значения (показатели) анализируемых объектов);

2) определяем долю каждого анализируемого объекта (работаем со значениями(показателями) анализируемых объектов);

3) ранжируем значение каждой доли анализируемых объектов нарастающим итогом;

4) после рассчитанных показателей, разделяем объекты на 3 группы, опираясь на полученные значения показателей. Группы делим по возрастанию:

- 1 группа (А) – минимальные показатели (до 80%);

- 2 группа (В) – средние показатели (от 80% до 95%);

- 3 группа (С) – максимальные показатели (свыше 95%).

5) заключительный этап - определение количества объектов в каждой группе (в группах А, В и С), и принятие дальнейшего решения.

Для более понятного и наглядного понимания последовательности действий выполнения АВС-анализа приведена схема (Рисунок 3).

Рисунок 3. Последовательность действий выполнения АВС-анализа

Стоит отметить, что на практике, доля объектов в группах А, В, С не всегда на сто процентов соответствуют теории Парето. Зачастую соотношение может быть и 30 на 80, и 25 на 80 и т.д. Такое соотношение не считается ошибкой в расчетах, просто бывает и так, что большую результативность могут показать чуть большее число анализируемых объектов.

Занимаясь такой серьезной деятельностью как «Управление проектами», очень важно уметь применять различные математические методы, понимать, как они смогут помочь и на какие вопросы дадут ответы.

АВС-анализ – это метод, который позволяет разделить ресурсы компании по степени их важности.

АВС – анализ – это анализ ресурсов путем их деления на 3 категории (А, В и С).

- категория А – самые ценные ресурсы. Составляют 20% ресурсов и 80% результата от этих ресурсов;

- категория В – промежуточные ресурсы. Составляют 30% ресурсов и 15% результата от них;

- категория С – наименее ценные ресурсы. Составляют 50% ресурсов и 5% результатов от них.

С помощью АВС-анализа можно смотреть поставщиков, клиентов, товары, складские запасы, оценивать работу персонала, да всё что угодно, главное иметь достаточное количество статистических данных.

Результатом анализа будет являться группировка анализируемых объектов по степени их важности и влияния.

Получив результаты по данному анализу, менеджеры компании принимают решение о том, куда стоит направлять больше усилий, какие объекты принесут больше пользы и снизят риски, а от каких имеет смысл отказаться.

Необходимо научиться вести прозрачный контроль, анализ и учет всего происходящего, так как именно такой подход в управлении любым проектом позволит любой компании оптимизировать ресурсы и сократить их избыток, даст возможность снизить затраты. Существующие подходы, пособия, знания и методы, зафиксированные формально в учебниках и различных методических материалах, требуют практического опыта и постоянных применений в проектной деятельности, потому что «если вы не можете что-то измерить, вы не можете этим управлять» [7].

Список литературы:

1. Аньшин В. М. Управление портфелем проектов: сравнительный анализ подходов и рекомендации по их применению / В. М. Аньшин, В. Д. Бархатов // Управление проектами и программами. - 2017.
2. Арланов И. В. Теоретические основы выбора поставщика услуг при управлении проектами с использованием механизма-аутсорсинга / И. В. Арланов // Вестник Университета (Государственный университет управления). – 2016
3. Антонов, Г.Д. Управление проектами организации: Уч. / Г.Д. Антонов, О.П. Иванова, В.М. Тумин. - М.: Инфра-М, 2018.
4. Артемьев Д. Стратегическое управление проектами: цели, этапы, инструменты / Д. Артемьев, Д. Гергерт, Т. Пономарева // Проблемы теории и практики управления. – 2018.
5. Вечканова Е. С. Основные направления проектного управления в маркетинге / Е. С. Вечканова, Е. В. Носкова // Маркетинг в России и за рубежом. - 2019.
6. Полковников А.В., Дубовик М.Ф. Полный курс МВА  – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2019
7. Стэнли Э.Портни. «Управление проектами для чайников» - 2019