АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО КОНТРОЛЮ ИСПОЛНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

ANALYSIS OF ELECTRONIC DOCUMENT TRANSFER SYSTEMS ON CONTROL OF ELECTRONIC DOCUMENTS EXECUTION

Igor Korolev

doctor of Technical Sciences, Professor, Professor of the Department of Security information in automated systems, Krasnodar higher military school,

Russia, Krasnodar

Alexander Mezentsev

head of the laboratory of the Krasnodar higher military school,

Russia, Krasnodar

Alexander Makhnev

cadet of the Krasnodar higher military school,

Russia, Krasnodar

Konstantin Onufriev

cadet of the Krasnodar higher military school,

Russia, Krasnodar

АННОТАЦИЯ

В статье рассматриваются существующие способы контроля исполнения электронных документов, реализованные в доступных на российском рынке программного обеспечения системах электронного документооборота.

ABSTRACT

The article discusses the existing methods of controlling the execution of electronic documents implemented in electronic document management systems available on the Russian software market.

Ключевые слова: электронный документооборот, электронный документ, контроль исполнения.

Keywords: electronic document, electronic document, execution control.

Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации на 2017‑2030 годы определено, что современные тенденции развития органов исполнительной власти, министерств и ведомств должны обусловлены созданием, внедрением и развитием электронного документооборота. Основным ожидаемым результатом является повы­шение оперативности обработки информации как в отдельной органи­зации, так и в ведомстве в целом. Для его достижения повсеместно применяются программно-технические комплексы и системы электронного документооборота [8] (далее – СЭД). В электронном документообороте, осуществляемом с применением СЭД, должны быть автоматизированы все этапы жизненного цикла документа. Вместе с тем, даже при наличии готовых решений единого подхода к автоматизации отдельных этапов жизненного цикла электронного документа, например, контроля исполнения документов, не существует. Научно обоснованных математических моделей, формализующих этапы, не разработано. Ввиду значимости решения задачи перевода СЭД в автоматический режим функционирования в рамках реализации указов Президента Российской Федерации, разработка моделей и алгоритмов, адекватных элементам и процессам электронного документооборота, представляется актуальной научной задачей. Поскольку исследование должно предваряться анализом объекта, целью данной статьи является систематизация, обобщение и проверка на предмет соответствия требованиям федеральных и ведомственных нормативных документов предлагаемого существующими СЭД функционала по контролю исполнения документов.

Исходя из вышеизложенного, в качестве объекта исследования в статье рассматриваются существующие СЭД, применяемые в феде­ральных ведомствах и подведомственных организациях, а предметом исследований выбраны алгоритмы автоматизации контроля исполнения документов.

СЭД «Бюрократъ». Входящие документы разбиты на категории: «Новые» (не были просмотрены ни разу), «Подтвержденные» (просмотрены хотя бы раз), «Исполненные», «Отмененные», «Скрытые», «Просроченные» и «Все». С помощью настройки дополнительно можно добавить категории «В работе» (документы на которые готовится резолюция или проект ответа), «Для доклада руководителю», «На докладе», «С резолюцией» и «Другое». Перемещение из категории «Новые» происходит автоматически, перемещение по остальным вкладкам осуществляется вручную. После формирования руководи­телем ведомства (организации) поручения должностному лицу, СЭД автоматически информирует исполнителя посредством уведомления.

Для постановки входящих документов на контроль, при регистрации в регистрационной карточке делопроизводителем вручную заполняются поля «категория срочности» и «срок исполнения». При необходимости просмотра состояния исполнения поручения соот­ветствующему должностному лицу необходимо перейти во вкладку «Мои поручения». В зависимости от имеемых прав пользователь получит соответствующий отчет. Например, делопроизводитель получит отчет по закрепленным за ним поручениям, а руководитель по всему делопроизводству. Состояние исполнения поручения обозначается символьными и цветовыми маркерами, индицируемыми построчно для каждого документа. При этом, используются интуитивно понятные градации: красным цветом подсвечиваются просроченные документы, либо документа, до окончания срока исполнения которых осталось менее одних суток; голубым подсвечиваются документы, до окончания сроков исполнения которых осталось менее одной недели.

Для создания отчета о доставке документа с поручением адресатам, пользователю (делопроизводителю, ответственному исполнителю) необходимо вызвать контекстное меню, предварительно выбрав интересующий файл, и выбрать «Отчет о доставке». При этом, в окне браузера будет отображена вся доступная по документу информация. В отчете отражается статус документа у соответствующего адресата на текущий момент времени, а также время отправки, получения и прочтения документа [1].

При этом, автоматический контроль качества, нормоконтроль оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения, не реализован.

В СЭД «Directum» для удобства работы с большим количеством документов существует возможность централизованно настроить папки для различных категорий пользователей. Например, для руко­водителей ведомств (организаций) и их заместителей (помощников, начальников департаментов и отделов и т. д.) – папки согласования и рассмотрения документов, а для делопроизводителей – папки регистрации документов. Кроме того, пользователи (должностные лица – исполнители) могут настроить папки индивидуально в зависимости от личных предпочтений и методов работы. В системе реализована функция «Правила для поручений», позволяющая авто­матически переадресовывать, прекращать, выполнять или распределять задачи и задания по нужным папкам. Например, может быть создано правило, определяющее порядок автоматической маркировки признаком высокой важности всех поручений с определенной темой. Такие пору­чения должны быть исполнены назначенными должностными лицами в первую очередь. Делопроизводитель имеет возможность установки напоминаний о подходе срока исполнения поручения, что позволяет ему запланировать время, когда необходимо вернуться к выполнению поручения. Напоминание может быть установлено как на конкретные дату и время, так и на относительные (заданные через временные интервалы: через 7 дней, через 1 месяц и т. д.).

Для случая, когда должностное лицо в силу объективных причин не может исполнить в срок поручение руководителя (незаплани­рованная срочная командировка, больничный), существует механизм замещения отсутствующих сотрудников. Замещающее должностное лицо принимает все входящие документы отсутствующего, контролирует их исполнение и обращается ко всем необходимым документам. В системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др. [9, 10].

Вместе с тем, автоматический контроль качества, нормоконтроль оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения, также не реализован.

В СЭД «Тезис» руководитель при создании поручения имеет возможность воспользоваться заранее подготовленным шаблоном, в котором уже заполнено максимальное количество необходимых реквизитов. Например, «Название» – Отчет в бухгалтерию, «Срок выполнения» – 3 дня, «Выполнить до» – 25.07.2018, «Тип задачи» – отчет, «Приоритет» – стандарт, при необходимости прикрепляет к поручению необходимые файлы. Затем руководителю необходимо выбрать исполнителя (исполнителей) и должностное лицо – контролера исполнения поручения. В случае, если контролер не назначен, эта роль возлагается на инициатора поручения. После отправки руководителем документа с поручением исполнитель получает автоматически сформированное уведомление и в календаре появляется событие, конкретный день или до какого срока необходимо выполнить поручение. Исполнитель может запросить у инициатора поручения (руководителя) уточнение сроков или деталей. Если исполнителем назначено должностное лицо, имеющее в подчинении должностных лиц (начальник департамента, управления, отдела и др.), у него есть возможность направить документ с поручением своему подчиненному и в дальнейшем контролировать ход его исполнения. У руководителя существует вкладка «Мой отдел», в которой обобщаются задачи сотрудников его подразделения. Благодаря этой возможности можно определить степень загруженности подчиненных и перераспределять между ними задачи. С помощью функции «Диаграмма Ганта» руко­водитель видит текущее состояние процесса исполнения поручений [6].

Однако, контроль качества, нормоконтроль оформления и содер­жания документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения, остается обязанностью руководителя, начальника и не автоматизирован.

В СЭД «Евфрат» для постановки документа на контроль руководителю, обладающему соответствующим правом «постановка документа на контроль», необходимо в главном меню документа выбрать «Контроль» и назначить ответственного исполнителя. Контролирующим исполнение поручения назначается должностное лицо, имеющее права «Регистратор документа», «Контролирующий с расширенными правами», а также «Постановка документа на контроль». В регистрационной карточке указывается срок исполнения. После назначения контролирующего или ответственного, назначенному должностному лицу приходит соответствующее автоматически сформи­рованное СЭД уведомление. Ответственный по документу (ответствен­ный исполнитель) должен организовывать и контролировать ход работ по документу, составлять промежуточные отчеты. Он несет ответ­ственность перед контролирующим должностным лицом за исполнение поручения в указанный срок. В процессе исполнения контролирующий или ответственный может быть заменен. На любой стадии обработки документа контролирующий по документу может снять документ с контроля. Ответственному исполнителю в этом случае поступит автоматически сформированное СЭД уведомление о снятии с контроля, все задачи, имеющие статус «активные», изменят его на «завершенные». Если документ по ошибке был снят с контроля или по документу появились новые задачи, которые необходимо выполнить, контроли­рующий с расширенными правами или должностное лицо, обладающее правом «постановка документа на контроль», может вернуть документу статус «на контроле», но поручения, исполнение которых было прервано или завершено, не станут вновь активными. После возвращения доку­мента на контроль, всем задействованным лицам будет отправлено соответствующее уведомление. Если по документу есть активные поручения, то при попытке снять этот документ с контроля или отмене его исполнения, СЭД автоматически сгенерирует уведомление с предупреждением о незавершенных работах. Контроль исполнения документа осуществляется посредством вкладки маршрутов обработки документов, в которой отображается: статус документа, местонахож­дение документа и т. д.[5].

Вместе с тем, как и в рассмотренных выше СЭД не авто­матизирован процесс контроля качества, нормоконтроля оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения.

В СЭД «CompanyMedia» в процессе регистрации документа необходимо указать исполнителей и срок исполнения, выбрать из списка ответственных исполнителей – контролирующего, если никто выбран не будет, выбор будет сделан по умолчанию. Например, первый в списке ответственных исполнителей становится контроли­рующим. После постановки документа на контроль в журнале регистрации и заголовке документа появится автоматически созданная специальная метка, информирующая о постановке документа на контроль. Для изменения срока исполнения документа или снятия его с контроля необходимо заполнить поле «Причина переноса». Благодаря гибкому механизму уведомлений могут быть настроены как уведомления–предупреждения, так и периодические уведомления. Уведомления–предупреждения высылаются исполнителям по истечении срока исполнения документа. Периодические уведомления появляются в определенные дни, недели или месяцы, в зависимости от начальной настройки. При постановке документа на контроль для каждого исполнителя, автоматически создается контрольная карточка задания, которая хранится в базе данных «Контроль заданий». Для контроля заданий используются группы: «Не исполненные», «Исполненные», «Снятые с контроля» и «Календарь заданий». Существует возможность сформировать отчет «Перечень заданий стоящих на контроле» или «Перечень неисполненных документов, стоящих на контроле», при этом указывается необходимый период времени или исполнитель [8].

В СЭД «CompanyMedia» не автоматизирован процесс контроля качества, оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения.

Подобно СЭД «CompanyMedia» в СЭД «ДЕЛО» в ходе создания поручения указывается необходимые данные для постановки доку­мента на контроль и ответственные исполнители. При этом требуемый уровень автоматизации этапа создания поручения достигается использование шаблонов. После занесения поручения в регистрацион­ную карточку документа, последний поступает в кабинет исполнителя. Применением символьной маркировки документов достигается выде­ление поступившего документа, требующего рассмотрения. Контроль истечения сроков исполнения осуществляется посредством уведомлений, периодичность рассылки которых может быть настроена исходя из специфики обработки документов различных категорий. Для долж­ностных лиц – контролеров в разделе личного кабинет «На контроле» вновь поступившие документы маркируются зеленым цветом, а про­сроченные выделяются красным. Документ снимается с контроля после внесения отчета и указания даты исполнения поручения. В СЭД предусмотрена возможность формирования отчета за любой период времени и по любому должностному лицу, а также контроль движения и исполнения документов, печать сводок, справок, списков и журналов исполнения поручений и движения документов [3, 4]. Остается нереа­лизованной функция контроля качества, оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения.

В СЭД «Логика» отличительными по сравнению с вышерас­смотренными СЭД являются следующие функции, автоматизирующие контроль исполнения поручения по документу. После получения отчета об исполнении поручения инициатор (руководитель) утверждает его, либо возвращает на доработку. При изменении срока поручения, замене исполнителя, отмене поручения или возврате на доработку руководитель указывает причину и новые данные. История изменений состояний поручения регистрируется автоматически в регистрационной карточке документа. При отмене поручения, если имеются связанные поручения, СЭД запросит разрешения на их отмену. Для осуществления контроля необходимо перейти в папку «Уведомления», в которой имеются подпапки «Сегодня», «Скоро», «Просроченные», «Выполнен­ные». Просмотр исполнения поручений осуществляется посредством выбора в соответствующей подпапке (например, «Сегодня») пункта «Исполнение поручений». В этом случае СЭД отобразит поручения, срок исполнения которых истекает в соответствующие сроки (например, сегодня) [7]. Также, остается нереализованной функция нормоконтроля качества, оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения.

На основании проведенного анализа, а также результатов анализа [2], можно сделать вывод о том, что, не смотря на различие в подходах к организации электронного документооборота, все рассмотренные СЭД объединяет полуавтоматический характер реализации контроля исполнения документов. При этом автоматизация процесса осущест­вления нормоконтроля качества, оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения, не реализована ни в одном из СЭД. Следовательно, при решении обозначенной научной задачи представляется целесообразным учитывать все имеющиеся у современных СЭД достоинства, особое внимание обратить на отсут­ствующий функционал. Таким образом, дальнейшими направлениями исследования являются разработка с применением апробированного математического аппарата общего алгоритма автоматизации процесса контроля исполнения, а также моделей и алгоритмов, позволяющих автоматизировать нормоконтроль качества, оформления и содержания документов, подготавливаемых в рамках исполнения поручения.

Список литературы:

1. Система электронного документооборота «ИВК БЮРОКРАТЪ». Руководство оператора ЛКНВ.27100-01, 2009. – 120 с.
2. Королев И.Д., Мезенцев А.С., Махнев А.П. [и др.] Анализ систем электрон­ного документооборота по распределению электронных документов в дела // Вопросы технических и физико-математических наук в свете современных исследований: сб. ст. по матер. III-IV междунар. науч.-практ. конф. № 3-4(3). – Новосибирск: СибАК, 2018. – С. 6-11.
3. СЭД «ДЕЛО». Контроль исполнения заданий и поручений [Электронный ресурс]. − Режим доступа: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/function.php#23 (Дата обращения 25.08.2018).
4. СЭД «ДЕЛО» Контроль исполнения документов и поручений в СЭД «ДЕЛО» [Электронный ресурс]. − Режим доступа: https://www.youtube.com/watch?time_continue=132&v=slBM54UAK1o (Дата обращения 25.08.2018).
5. СЭД «Е1 ЕВФРАТ». Руководство пользователя. [Электронный ресурс]. − Режим доступа: http://www.evfrat.ru/files/faq/E1_user.pdf (Дата обращения 18.08.2018).
6. СЭД «ТЕЗИС». Контроль исполнительской дисциплины. [Электронный ресурс]. − Режим доступа: https://www.tezis-doc.ru/features/execution-control (Дата обращения 15.08.2018).
7. СЭД «Логика». Контроль исполнения поручений [Электронный ресурс]. − Режим доступа: https://www.youtube.com/watch?v=wzwkQ8pazGE (Дата обращения 05.09.2018).
8. СЭД «CompanyMedia». Руководство пользователя. [Электронный ресурс]. − Режим доступа: http://medlan.samara.ru/sites/default/files/upload_files/upload_files/manualAIS-DD.pdf (Дата обращения 22.08.2018).
9. СЭД «DIRECTUM». Управление деловыми процессами. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.directum.ru/solutions/business_process_ management (Дата обращения 10.08.2018).
10. СЭД «DIRECTUM». Канцелярия. [Электронный ресурс]. − Режим доступа: https://www.directum.ru/solutions/chancery (Дата обращения 12.08.2018).