ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

DOCUMENT MANAGEMENT IN THE SYSTEM OF STATE AND MUNICIPAL ADMINISTRATION

Ludmila Surnina

Student, Department of Management, South Russian Institute of Management,

Russia, Rostov-on-Don

Polina Boshkova

Student, Department of Management, South Russian Institute of Management,

Russia, Rostov-on-Don

Anastasia Morozova

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Department of Management, South Russian Institute of Management,

 Russia, Rostov-on-Don

АННОТАЦИЯ

В данной статье мы рассматриваем проявление документооборота в системе органов государственного и муниципального управления Российской Федерации.

ABSTRACT

In this article we consider the manifestation of document management in the system of state and municipal government of the Russian Federation.

Ключевые слова: документооборот, органы государственной власти, государственное управление, муниципальное управление, управленческая деятельность.

Keywords: document management, public authorities, public administration, municipal administration, management activities.

Управление документооборотом – одна из главных, основных и приоритетных задач как на предприятии, так и в государственном секторе.

Прежде чем перейти к раскрытию актуальности нашей статьи, рассмотрим понятие документооборота.

Документооборот – это процесс передачи документов как по вертикали, так и по горизонтали с целью донесения определенной информации конкретным заинтересованным лицам. Также с помощью документооборота появляется возможность не только информировать заинтересованных лиц, но и контролировать исполнение определенных задач.

Но парадокс в том, что мир подвержен постоянным изменениям, следовательно, государственная и муниципальная служба также изменяется, подстраиваясь под современное общество. Исходя из этого тезиса, можно сделать вывод, что актуальность нашей темы заключается в постоянной модернизации ведения документооборота в системе государственного и муниципального управления под современные реалии мира.

На сегодняшний день для нашей страны свойственен конкретный регламент документооборота, который определяется на законодательном уровне в системе принятия и исполнения государственных решений.

Кроме определенного регламента, который принимается на законодательном уровне, стоит отметить принимаемые разнообразные методические материалы и национальные стандарты документооборота, распространяющиеся на субъекты Российской Федерации [1].

Организация документооборота подвергается постоянным изменениям благодаря воздействию государства на него, но сказать, что изменения действительно качественные и полноценные, нельзя

Регламентация и упорядочивание документации в автоматизированных системах – это одна из основных и главных характеристик законодательства на современном этапе общества, именно автоматизация процесса помогает государственной и муниципальной службе идти в ногу со временем в теме документооборота.

Еще раз отметим, что именно у государственных органов есть доступ к реализации управленческой деятельности в сфере документооборота. Следовательно, только они несут ответственность за принятые решения по регламентации и реализации документооборота и делопроизводства в нашей стране.

Реализацию по регламентации документооборота путем принятия государственных решений можно представить в виде цепочки, которая состоит из: во-первых, создания решений, во-вторых, завершения исполнения, в-третьих, архивирования созданной документации [2].

Невозможно переоценить документацию, которая принята в условиях реализации решений государством.

Документы:

• создают определенную базу, благодаря которой появляется возможность в дальнейшем принятия решения по регламенту;

• дают возможность производить контроль за принятием государственного решения;

• разграничивают и устанавливают степень ответственности за принятие и исполнение решения;

• регламентируют определенные установки, которых обязательно нужно придерживаться (инструкция).

Управление документооборотом очень связано также с управленческой деятельностью, так как в нем есть те черты организации, определенная сфера регламентации, которые присутствуют в управленческой деятельности.

Принятие решений – это один из главных и основных механизмов, благодаря которым происходит управления документооборотом [3].

Можно разделить данный процесс на следующие этапы:

во-первых, проведение анализа поступающей информации о происходящей ситуации;

во-вторых, постановка и определение проблемы;

в-третьих, проведение оценки и выявление вариантов решения проблемы;

в-четвертых, реализация решения;

в-пятых, оценка результатов.

Мы считаем, что нужно и важно уделить в статье особое внимание именно современной системе документооборота, которая представлена понятием «электронного документа».

Этот документ можно создать благодаря программным средствам, которые будут хранить его в цифровом и электронном формате. Это очень удобно и практично, так как такой документ можно передавать по электронным каналам связи без каких-либо трудностей, связанных с местонахождением адресата и получателя.

Теперь можем сделать следующий вывод: в сфере государственной и муниципальной службы документооборот играет очень важную роль, так как определенный регламент – это важная часть в реализации и принятии управленческих решений. То есть их реализация должна быть подстроена под конкретный стандарт, который соответствует современным реалиям общества.

Список литературы:

1. Гришенцев А.Ю., Коробейников А.Г. Постановка задачи оптимизации распределенных вычислительных систем // Программные системы и вычислительные методы. – 2021. – № 4. – С. 224–228.
2. Жильников А.Ю. Региональная инновационная система // Теоретические и прикладные вопросы науки и образования: сб. научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в 16 ч. – 2020. – С. 53–59.
3. Жильников А.Ю., Михайлова О.С. Электронный документооборот // Территория науки. – 2019. – № 2. – С. 93–98 / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy-dokumentooborot.