СПОСОБЫ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ООО «НВ-СТИРОЛ»

Золоторева Ксения Вячеславовна

студент, ГОУ ВПО Нижневартовский государственный гуманитарный университет, г. Нижневартовск

E-mail: ksenijia@mail.ru

Гасникова Светлана Юрьевна

канд. культурологии, доцент НГГУ, г. Нижневартовск

E-mail: 

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется докумен­тация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управ­ление документами становится одним из главных факторов конку­рентоспособности любого предприятия.

В связи с этим тема является актуальной, так как рационализация системы документационного обеспечения управления (ДОУ) позволит повысить эффективность деятельности не только отдельных струк­турных подразделений, но и всего предприятия в целом.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и пред­приятия в целом. За счет более совершенной системы документа­ционного обеспечения управления достигается более быстрое движе­ние и исполнение служебных документов, их сохранение, использова­ние и правильный отбор на хранение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве [3]. Документы и документная информация лежат в основе управлен­ческих решений и являются их материальным воплощением, обеспе­чивают юридической силой.

В ООО «НВ-Стирол» имеет место ряд проблем, которые не позволяют характеризовать документооборот организации рациональ­но выстроенным.

Организационная структура выстроена таким образом, что нет отдела или конкретного человека отвечающего за ДОУ в организации в полном объеме. В результате это дает отрицательный эффект в виде потери документов, не исполнения документов, а в отдельных случаях потери возможной прибыли. Ввиду того, что организация не большая целесообразней было бы назначить одного человека отвечающего за ДОУ всей организации, это позволило бы, во-первых, разгрузить сот­рудников от лишней бумажной работы, которая не входит в круг их обязанностей тем самым повысить производительность труда. Во-вто­рых, станет возможным организовать документооборот на всех уров­нях системы:

1.         упорядочить реквизиты, используя альбом форм документов;

2.         организовать порядок работы с каждым документом, путем выстраивания маршрутов движения для каждого вида документа;

3.         оптимизировать документирование отдельных управленчес­ких процессов, используя жесткую регламентацию всех операций с документами;

4.         сократить объем документооборота, исключая не целесооб­разное дублирование документов.

Таким образом, работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Следующей, на мой взгляд, важной проблемой является отсутст­вие системы электронного документооборота. Общепринятой аббре­виатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электрон­ного документооборота) и САДО (система автоматизации документо­оборота) [2].

Система электронного документооборота (СЭД)— автоматизи­рованная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций, при этом предполагается, что про­цесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содер­жащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению [4]. Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроиз­водства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.) [2]. СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление работы с клиентами, организация проектного документо­оборота и др. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государст­венных учреждениях на базе технологий электронного документо­оборота решаются задачи внутреннего управления, межведомствен­ного взаимодействия и взаимодействия с населением [2]. Бесспорным является тот факт, что внедрение системы электронного документо­оборота дает значительный экономический эффект, однако количест­венная его оценка является сложным процессом, т. к. приходится учитывать множество факторов [5] Прямой эффект от внедрения сис­темы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопи­рование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функ­ционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п. 

Однако, несмотря на очевидные преимущества внедрения сис­темы существуют и так называемые подводные камни. Российский рынок систем электронного документооборота достаточно молод, ему минуло только 10 лет [5].

Именно поэтому еще на этапе подготовки самое пристальное внимание необходимо уделить планированию и прогнозированию, а также вопросам рационального формирования рабочей группы, распределения обязанностей и сферы ответственности, взаимодейст­вия всех служб, назначения руководителя проекта. Бесспорно, что проект по внедрению СЭД со стороны заказчика должен возглавить руководитель IT-службы, но равными с ним правами должен обладать руководитель службы документирования (общего отдела, канцелярии и т. п.) [5] Залог успешного внедрения СЭД — создание работо­спо­собной мобильной рабочей группы, включающей специалистов всех профилей, взаимодействующих на принципах коллегиальности. Кол­легиальность, а не директивность методов принятия решений по прак­тическим вопросам поможет избежать ошибок при эксплуатации СЭД.

Серьезным камнем преткновения является и человеческий фак­тор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени охвата всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников [5]. Это касается, прежде всего, людей старшего поколения, которые часто не хотят осваивать новые компьютерные программы. Однако анализируя штат сотрудников в ООО «НВ—Стирол», можно с уверенностью говорить, что компания не столкнется с такой проб­лемой, так как персонал организации достаточно молодого возраста, который активно встречает все нововведения, касаемые инфор­мационных технологий.

Хотелось бы отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях — в условиях электронного документооборота [2]. Сейчас СЭД рассмат­ривается как внутреннее конкурентное преимущество. Оно заклю­чается в скорости прохождения документов, в их достоверности, в увеличении объема обработки за то же время и теми же сотрудниками, в возможности анализа и составления прогнозов. Скорость и качество обработки информации стали товаром [1]. В будущем подобные системы будут существовать повсеместно.

Таким образом, решение проблем управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также использование с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Список литературы:

1.        Дубровин С. Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях // Управление персоналом. — 2010. — № 2. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.top-personal.ru/issue.html?2318

2.        Обзор систем электронного документооборота. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

3.        Проблемы формирования национальной системы делопроизводства в конце XVII — начале XVIII вв [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.historyabout.ru/study-9-1.html

4.        Системы электронного документооборота / Свободная энциклопедия «Википедия» [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Система_автоматизации_документооборота

5.        Тарасова М. Е. СЭД: тогда мы идем к вам! // Секретарь-референт. — 2010. — № 4.[электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://profiz.ru/sr/4_2010/SED_togda_my_idem/