ПРОБЛЕМНЫЕ ВОПРОСЫ В СТАНОВЛЕНИИ И РАЗВИТИИ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ

PROBLEMATIC ISSUES IN THE DEVELOPMENT OF ELECTRONIC ARCHIVES

Igor Volkov

postgraduate of Krasnodar high military school,

Russia, Krasnodar

Igor Korolev

doctor of Engineering, Professor, Professor of the department of protected information technologies, Krasnodar higher military school,

Russia, Krasnodar

Andrey Medvedev

candidate of Engineering, Associate Professor, Head of the department of protected information technologies, Krasnodar higher military school,

Russia, Krasnodar

АННОТАЦИЯ

Проведя анализ существующих нормативно-правовых актов по ведению архивного дела, мы раскрывает аспекты внедрения в делопроизводство электронного документооборота и создания электронного архива. В статье также раскрыты некоторые проблемы данного нововведения и задачи по их решению.

ABSTRACT

The analysis of existing normative-legal acts on keeping archives, we disclose aspects of the introduction of electronic document record keeping and creating an electronic archive. The article also revealed some of the problems of innovation and the task of solving them.

Ключевые слова: документ, электронный документооборот, архив, электронный архив, учреждение, организация.

Keywords: dokument, electronic document management, archive, electronic archive, establishment, organization.

Документационное обеспечение управления служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления, обеспечивающим связь государственных органов с населением, подведомственными и общественными организациями, бизнес-сообществами и т. д. Ни одно управленческое решение на любом уровне власти не может быть принято и реализовано без фиксации в соответствующих документах. Современный мир подвержен быстрым эволюционным изменениям. С развитием научно-технической революции, охватывающей все сферы жизнедеятельности человека, изменения претерпевают и устоявшиеся порядки ведения документооборота. Многие ученые в своих взглядах склонны считать, что общепринятый бумажный документооборот морально устаревает и нуждается в принципиальных изменениях. Мы также склонны считать, что электронный документ имеет некоторые преимущества перед бумажным носителем, в частности это связано с более удобной формой поиска, обработки, использования и уничтожения такого документа, путем внедрения автоматизированного элемента (компьютерной программы, которая имеет несомненные преимущества перед человеческим трудом по части ведения архива). В настоящее время идет повсеместное использование электронных документов и постепенный переход на электронный документооборот. В связи с этим возникает необходимость создания и ведение электронного архива.

Основная задача архивов заключается в обеспечении сохранности, прежде всего бумажных документов, однако повсеместное и массовое распространение информационно-коммуникационных технологий, внедрение электронного правительства предопределили коренные изменения в природе самих документов и, соответственно, в области документирования и документооборота. На сегодняшний день большая часть документации создается в электронной форме, и со временем, объем электронных документов будет только увеличиваться. Способность их принять, сохранить и использовать становится жизненно важной для эффективного государственного управления. В связи с этим необходимым представляется и реорганизация работы архива с учетом внедрения электронной документации.

С учетом того, что хранилища многих архивов уже загружены или приближаются к предельной загруженности, Росархивом были поставлены ряд задач [5], одной из которых является создание автоматизированной системы государственного централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по принципу единой информационной сети, обеспечив тем самым сохранение и развитие единого информационного архивного пространства, а также расширение масштабов оцифровки архивных документов, электронные копии которых вместе с фондом пользования на пленочном носителе должны в перспективе стать основным объектом выдачи пользователям в читальных залах взамен подлинников.

Выполнение основных задач [5] позволит гарантировать сохранность информации в электронной форме на всех уровнях архивного хранения, повысить эффективность взаимодействия государственных и муниципальных органов всех уровней, а также организаций и населения с государственными и муниципальными архивами, ускорение прохождения обращений юридических и физических лиц, повышение качества и полноты оказываемых государственных услуг, повышение степени защиты информации от разглашения и несанкционированного доступа, интеграцию информационных ресурсов архивов с другими информационными ресурсами, повышение производительности труда работников архивов.

В этих целях Росархивом предполагается реализация некоторых программ по информатизации архивных учреждений, а также созданию и внедрению научно-исследовательских работ, направленных на решение общегосударственных задач [5].

Рассмотрим более подробно функционирование архивного делопроизводства в учреждениях и организациях Российской Федерации.

В каждом учреждении (организации) ежегодно происходит оформление номенклатур дел, книг и журналов для несекретного и секретного делопроизводств согласно требований ряда руководящих документов [2].

Документы, циркулирующие во всех документопотоках (входящем, исходящем, внутреннем) сортируются и направляются в дело. Дела оформляются согласно требований [2] и именуются согласно ведомственных перечней, например в Министерстве обороны Российской Федерации [4]. Этими перечнями также устанавливаются сроки хранения в зависимости от значимости информации, содержащейся в документе и уровня учреждения (организации), в котором будет храниться документ.

По завершении года дела закрываются и переучитываются в книги учета дел, книг и журналов архивного хранения, либо перерегистрируются в новую номенклатуру дел, книг и журналов. В общем виде это можно представить в виде схемы, как на рисунке 1.

Рисунок 1. Порядок формирования дел архивного хранения

Таким образом, единицей измерения архивного документооборота является – том. К каждому тому, согласно руководящих документов [1; 2] предъявляются определенные требования: толщина, количество листов, оформление титульного листа, оформление внутренней описи, оформление заверительного листа дела и ряд других.

Однако для электронного архивного дела данные требования не определены. И в связи с этим учреждения и организации могут столкнуться с рядом проблем:

1. Перевод бумажных дел в электронные дела.
2. Оформление электронных дел – структура электронного дела, наличие заверительных электронных подписей и т. д.
3. Формирование фондов-описей электронных дел.
4. Отбор документов на уничтожение и на передачу в архив.
5. Информационная безопасность информации в электронном архиве.
6. Порядок передачи электронных дел в вышестоящие архивы.

Вышестоящие и центральные дополнительно получают следующие проблемы:

1. Принятие дел, отчетность по ним.
2. Сортировка электронных дел в базе данных, серверах.
3. Выдача электронных документов по запросам.
4. Перезапись электронного архива (устаревание машинных носителей информации) не реже 1 раза в 5 лет.
5. Пересмотр степени секретности электронных дел.

6. Информационная безопасность центральных архивов.

Рассмотрим, к примеру, вопросы информационной безопасности архивного документооборота. С учетом особенностей электронного делопроизводства, архивные документопотоки требуется разбить на 2 документопотока – открытый (несекретный) документопоток, закрытый (секретный) документопоток (рисунок 1).

По аналогии с этим и должна строиться система защиты информации в системе архивного документооборота. Причем для обеспечения функционирования этих сложных информационных систем должны в первую очередь учитываться требования ФСТЭК России, ФСБ России, ФСО России, а также специфические требования Министерств и ведомств их эксплуатирующих.

Таким образом, каждую из вышеперечисленных проблем можно представить, как важную специфическую научно-техническую и научно-практическую задачу, решение которых требуется в ближайшей перспективе. Эти научные задачи имеют особое историческое, политическое, экономическое, а также оборонное значение, особенно в настоящее время, когда растет число случаев исторической фальсификации, дискредитации и занижения роли России на международной арене.

Список литературы:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Стандартинформ, 2003.
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_88695/ (Дата обращения 7.11.16).
3. Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71083090/#ixzz4PFEw5EuV (Дата обращения 7.11.16).
4. Приказ Министра обороны РФ от 1997 г. № 33 «Об утверждении перечня документов Министра обороны РФ и его заместителей; Генерального штаба ВС РФ; главных штабов видов и штабов родов войск ВС РФ; главных и центральных управлений МО РФ; управлений округов, групп войск, флотов, армий, флотилий; соединений, воинских частей (кораблей), учреждений, военно-учебных заведений, предприятий и организаций МО РФ со сроками их хранения».
5. Проект Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://archives.ru/ documents/projects-concept-razvitie-archivnogo-dela.shtml (Дата обращения 7.11.16).