Телефон: 8-800-350-22-65
WhatsApp: 8-800-350-22-65

Статья опубликована в рамках: L Международной научно-практической конференции «Естественные и математические науки в современном мире» (Россия, г. Новосибирск, 16 января 2017 г.)

Наука: Информационные технологии

Секция: Системный анализ, управление и обработка информации

Скачать книгу(-и): Сборник статей конференции

Библиографическое описание:
Волков И.К., Королев И.Д. ФОРМИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА // Естественные и математические науки в современном мире: сб. ст. по матер. L междунар. науч.-практ. конф. № 1(48). – Новосибирск: СибАК, 2017. – С. 36-41.
Проголосовать за статью
Дипломы участников
Диплом лауреата
отправлен участнику

ФОРМИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Волков Игорь Константинович

д.т.н., проф., проф. кафедры Защищенных информационных технологий,

Краснодарского высшего военного училища, 

РФ, г. Краснодар

Королев Игорь Дмитриевич

д.т.н., проф., проф. кафедры Защищенных информационных технологий,

Краснодарского высшего военного училища, 

РФ, г. Краснодар

THE FORMATION OF THE ELECTRONIC CASES TO THE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Igor Volkov

postgraduate of Krasnodar high military school, 

Russia, Krasnodar

Igor Korolev

doctor of Engineering, Professor, Professor of the department of protected information technologies, Krasnodar higher military school

Russia, Krasnodar

АННОТАЦИЯ

В статье рассмотрена структура оформления бумажных и электронных дел, определены проблемные вопросы и поставлены задачи на проведение дальнейших исследований в области электронного документооборота.

ABSTRACT

The article discusses the structure design of paper and electronic cases, the identified issues and set targets for further research in the field of electronic document management.

 

Ключевые слова: электронный документооборот, архив, электронный архив, дело.

Keywords: electronic document management, archive, electronic archive, case.

 

В настоящее время наблюдается тенденция к переводу систем бумажного документооборота и архивного делопроизводства в электронный формат [2]. Однако если порядок оформления и ведения электронного делопроизводства в той или иной мере определен [1,2], то система электронного архивного делопроизводства только формируется [4,5]. В связи с этим можно выделить один из важнейших проблемных вопросов – формирование электронных дел.

Формирование электронных дел в системе электронного документооборота (СЭД) с позиции системного анализа, выступает как система формирования электронных дел в СЭД [3].

Система не может появиться ниоткуда, она обладает свойством историзма [3]. Предшественником системы формирования электронных дел в СЭД выступает система формирования бумажных дел в архивном делопроизводстве.

К данной системе предъявляются следующие группы требований:

1. Подшивка, переплет и нумерация различных разделов;

2. Оформление заверительной надписи в конце дела;

3. Оформление внутренней описи документов;

4. Оформление обложек (титульных листов) дел.

Данные группы требований определяют свойства системы формирования бумажных дел в архивном делопроизводстве.

При переходе от системы формирования бумажных дел к системе формирования электронных дел возникают противоречия, связанные с юридической значимостью дел.

Данные противоречия сведены в таблицу 1. В данной таблице определено юридическое значение различных реквизитов, используемых в бумажном, а также наличие их аналогов в электронном архивном делопроизводстве.

Таблица 1.

Требования и рекомендации по оформлению дел в бумажном и электронном виде

п/п

Наименование реквизита

Юридическая значимость реквизита

Наличие

в бумаж

ном деле

в электрон

ном деле

Обложка (титульный лист) дела

1.

Срок хранения

Свидетельствует о сроке архивного хранения дела согласно пункту перечня

+

+

2.

Инвентарный номер (при учете в инвентарной книге)

Свидетельствует об учетном номере дела по книге инвентарного учета соответствующего делопроизводства

+

-

3.

Гриф секретности (при наличии степени секретности)

Свидетельствует о наличии сведений, составляющих государственную тайну, согласно ведомственного перечня сведений, подлежащих засекречиванию

+

+

4.

Наименование организации

Свидетельствует о наименовании воинской части или организации в которой заведено дело

+

+

5.

Наименование подразделения

Свидетельствует о подразделении в котором ведется дело

+

+

6.

Номер дела

Свидетельствует о номере дела согласно номенклатуры дел, книг и журналов соответствующего делопроизводства на текущий календарный год

+

+

7.

Наименование (заголовок) дела

Свидетельствует о названии дела согласно номенклатуры дел книг и журналов на текущий календарный год

+

+

8.

Дата начала и завершения дела

Свидетельствует о приобщении первого и последнего документа к делу

+

+

9.

Объем дела (количество листов или байт)

Свидетельствует о количестве листов в деле

+

-

10.

Подпись и печать

Свидетельствует о подлинности дела, соответствии всех реквизитов с фактическими данными дела

+

+

 

 

Внутренняя опись дела

1.

Регистрационный номер документа

Свидетельствует о регистрационных данных документа, приобщенного к делу

+

-

2.

Наименование организации, откуда поступил документ

Свидетельствует о месте разработки (учета) документа, приобщенного к делу

+

-

3.

Кому адресован документ

Свидетельствует о месте получения экземпляра документа, приобщённого к делу

+

-

4.

Наименование документа

Свидетельствует о кратком содержании документа, приобщенного к делу

+

-

5.

Номера листов

Свидетельствует о места расположения листов приобщенных документов в деле

+

-

6.

Итоговая запись

Свидетельствует о количестве документов и их приложений, приобщенных к делу, а также об общем количестве листов

+

-

7.

Подпись и печать

Свидетельствует о подтверждении ответственным лицом верности данных, определяемых вышеперечисленными реквизитами

+

-

Заверительный лист дела

1.

Заверительная надпись

Свидетельствует о количестве подшитых и пронумерованных листов в деле и количестве листов внутренней описи

+

-

2.

Подпись лица, ответственного за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления, скрепленная мастичной печатью «Для пакетов»

Свидетельствует о соответствии учетных данных дела с данными в заверительной надписи

+

-

3

Последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются со ссылкой на соответствующий акт

Свидетельствует об изменениях в составе и состоянии дела

+

-

 

Можно увидеть, что при формировании электронных дел большая часть реквизитов, имеющих определенное юридическое значение, не используется. А используемые реквизиты, не отображают всех требований к формируемым делам, что приводит к различным противоречиям, таким как: отсутствие единого научно-методического аппарата формирования электронных дел и электронных архивов, поиска документов по электронным базам данных, выборки электронных дел из электронных архивов для их изъятия, а также пересмотра соответствующих ограничительных пометок на них; выработки требований по информационной безопасности электронных архивов и ряда других. Невыполнение этих требований может привести к таким последствиям как фальсификация исторических фактов, подрывная деятельность, искажение исторической действительности и другим воздействиям в рамках информационной борьбы, ориентированным на нравственные ценности, мотивы и стереотипы с целью формирования поведения, направленного на дестабилизацию обстановки, получении определенной выгоды [6,7].

Таким образом, научно-практические задачи по формированию электронных дел в СЭД необходимо решать с позиции теории систем и системного анализа, учитывая основные принципы создания и формирования систем архивного делопроизводства. Игнорирование данного научного подхода может привести к нарушениям, связанным обеспечением безопасности информации в автоматизированных системах.

 

Список литературы:

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Стандартинформ, 2003. - 16 с.
  2. Королев И. Д., Волков И. К., Медведев А. Н. Проблемные вопросы в становлении и развитии электронных архивов // Наука вчера, сегодня, завтра: сб. ст. по матер. XL междунар. науч.-практ. конф. № 11(33). – Новосибирск: СибАК, 2016. – С. 13-18.
  3. Основы общей теории систем. Часть I. Попов А. А., Телушкин И. М., Бушуев С. Н. и др. ВАС, 1992. С. 1-248.
  4. Проект Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 г. / [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://archives.ru/documents/projects-concept-razvitie-archivnogo-dela.shtml (дата обращения 7.12.16).
  5. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. / [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-edoc-org-2013.pdf (дата обращения 13.12.16).
  6. Средства информационной борьбы («Информационное оружие») / [Электронный ресурс] – Режим доступа http://encyclopedia.mil.ru/encyclopedia/dictionary/details.htm?id=14342%40morfDictionary (дата обращения 13.12.16).
  7. Фальсификация событий Второй мировой. Журнал "Русская история". №3-4 2010. Историческая правда / [Электронный ресурс] – Режим доступа http://rus-istoria.ru/component/k2/item/938-falsifikatsiya-sobytiy-vtoroy-mirovoy (дата обращения 13.12.16).
Проголосовать за статью
Дипломы участников
Диплом лауреата
отправлен участнику

Оставить комментарий

Форма обратной связи о взаимодействии с сайтом