ОПЫТ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ Г. РОСТОВА-НА-ДОНУ

EXPERIENCE OF ORGANIZATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN THE ADMINISTRATION OF ROSTOV-ON-DON

Marina Perova

candidate of Science, Associate Professor of the Information Technologies department of South-Russian Institute of Management The Russian Presidential Academy of national economy and public administration, Rostov-on-Don

Russia, RussiaRostov-on-Don

Ekaterina Podstavkina

student of the South-Russian Institute of Management The Russian Presidential Academy of national economy and public administration,

Russia, RussiaRostov-on-Don

Evgeniya Sudarkina

student of the South-Russian Institute of Management The Russian Presidential Academy of national economy and public administration,

Russia, RussiaRostov-on-Don

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается актуальность применения системы электронного документооборота в органах власти. Выделяются основные проблемы организации электронного документооборота в Администрации г. Ростова-на-Дону.

ABSTRACT

The article considers the relevance of the application of the electronic document management system in the authorities. The problems of the organization of electronic document management in the Administration of Rostov-on-Don are singled out.

Ключевые слова: система электронного документооборота; СЭД; администрация, Ростов-на-Дону.

Keywords: electronic document management system; administration, Rostov-on-Don.

Эффективность управленческой деятельности непосредственно связана с объемом, достоверностью и оперативностью фиксируемой информации, которая в процессе государственного и муниципального управления собирается, обрабатывается и передается в больших количествах. В системе государственного и муниципального управления делопроизводство выступает как элемент документационного обеспечения его деятельности, основанный на научной организации с применением современной техники. Организация работы с документами влияет на качество и успех работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Ключевым путем совершенствования традиционного делопроизводства, сокращения объемов документации является построение эффективной автоматизированной информационной системы делопроизводства.

По оценкам западных консалтинговых компаний, доля затрат времени на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами может составлять до 20-30% всего рабочего времени (а на практике – до 60-70%) [1]. Снизить такие затраты – одна из важнейших целей внедрения СЭД.

Внедрение системы электронного документооборота в Администрации города Ростова-на-Дону началось с января 2008 года [1]. На сегодняшний день в Администрации города и ее органах межведомственный электронный документооборот осуществляется с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – СЭДД «Дело») [3]. СЭДД «Дело» позволяет автоматизировать процессы регистрации, обработки и прохождения документов, а также осуществлять непрерывный контроль исполнения управленческих решений со стороны руководства.

Как отметил  министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин на II Всероссийской конференции «Информационная безопасность и импортозамещение», Ростовская область является лидером среди регионов России по внедрению электронного документа органов исполнительной власти. Он включает в себя почти 13 тыс. пользователей, более 3 тыс. узлов по региону, ежегодно через СЭДД «Дело» проходит около 1,5 млн документов.[6]

Несмотря на такую положительную статистику в области применения СЭД в Ростовской области, сотрудники органов власти сталкиваются с определенными трудностями при использовании системы электронного документооборота. 

На сегодняшний день в Администрации города Ростова-на-Дону в связи с переходом от традиционного бумажного документооборота к системе электронного документооборота существует ряд положений, влияющих на эффективность и рациональность организации системы документооборота в целом.

На данный момент не установлен порядок сознательного признания юридической силы электронных документов сотрудниками Администрации. В процессе документооборота структурные подразделения Администрации города Ростова-на-Дону требуют одновременно поддерживать две системы документооборота – бумажную (большое внимание сегодня отводится именно документам на бумажном носителе) и электронную. Некоторые подразделения отказываются рассматривать документ в системе «ДЕЛО», подписанный электронной подписью (далее – ЭП) без подтверждения подписи и всех дублирующих виз документа на бумажном носителе, что нарушает пункты распоряжения Правительства Ростовской области от 15 марта 2017 г. №365 «О межведомственном электронном документообороте» (п. 1.9. Получение электронного документа, подписанного ЭП или созданного в виде электронной копии документа, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению). В связи с этим визирование документа занимает целый рабочий день сотрудника, которому необходимо не только забирать и относить документы из кабинета в кабинет, но и искать возможность одновременно направлять электронные документы по системе «ДЕЛО». Важно отметить, что 100% переход к СЭД резко сократит объемы «бумажной» системы и ускорит процессы разработки и принятия управленческих решений, позволит более качественно осуществлять подготовку правовых актов и отслеживать все фактические и существенные замечания городских служб.

Еще одним важным аспектом при работе с системой «Дело» являются систематические технические сбои электронной подписи, что заставляет ответственных специалистов тратить вдвое больше времени на восстановление документа и процедуру повторного визирования. В связи с этим требуется усовершенствовать данную систему и обеспечить минимизацию сбоев ее работы.

Согласно мнению сотрудников Администрации г. Ростова-на-Дону, процедура получения разрешения на выпуск любого правового акта является  длительной и сложной. Перед выпуском любого правового акта необходимо получить визу правового управления [2], что занимает достаточно много времени. В связи с этим необходимо обеспечить получение визы правового управления либо в течение одного дня, либо убрать данную службы с визирования, так как служба, инициирующая правовой акт, и курирующий заместитель несут персональную ответственность за выпуск правового акта. Кроме того, на момент визирования проекта правового акта, правовое управление либо иная структура вправе поставить вопрос о несоответствии положений проекта действующему законодательству, либо предложить снять его с визирования.

Также хотелось бы отметить, что процесс согласования нормативных правовых актов Администрации города городскими и обеспечивающими службами достаточно длительный. В результате данной проблемы затягивание процесса согласования не позволяет в течение 30-ти дней обеспечить выпуск правового акта (от 3-х до 7 дней на разрешение и до 3-х дней у каждой визирующей службы). В связи с этим, на наш взгляд, необходимо при запуске проекта правового акта, подлежащего согласованию, например, в органах прокуратуры, направлять проект данного правого акта в прокуратуру сразу после получения разрешения на выпуск и параллельно визировать у ответственных городских служб. Таким образом, это позволит сократить сроки выпуска нормативных правовых актов (от 10 до 21 дней, положенных на это органам прокуратуры). Также следует детально изучить проведение антикоррупционной экспертизы на сайте Администрации города Ростова-на-Дону (10 дней). Данная мера оспорима с юридической точки зрения. Поскольку городская служба не имеет юридических оснований вносить исправления в нормативные правовые акты, которые исходят от граждан, не наделенных соответствующими полномочиями, то данна работа осуществляется на сайте Администрации города и затрачивает много времени (10 дней). Следует проводить антикоррупционную экспертизу либо в правовом управлении, либо через механизм действующей городской комиссии по противодействию коррупции, а также привлекать профильную постоянную комиссию Ростовской-на-Дону городской Думы. Также особое внимание следует уделить процедуре лингвистической экспертизы, которая существенно может затягивать визирование любого правового акта. Во избежание этого, следует добавить в должностную инструкцию ответственного специалиста сектора нормативных документов функцию с правом внесения несущественных корректировок к правовому акту (знаки препинания, размер полей, шрифт и др.), не изменяющих смысл и содержание правового акта и не нарушающих юридическую технику. В результате данный специалист или специалисты вправе будут вносить все исправления и коррективы, которые претерпел тот или иной правовой акт, что, в свою очередь, сократит многократное создание новых версий правовых актов в СЭДД «ДЕЛО».

Сотрудники органов власти сталкиваются с большими затратами времени на осуществление процедур исправления и внесения корректировок городских служб. Данные процедуры отнимают много времени у специалистов, а порой и у руководителей структурных подразделений, что не позволяет и даже мешает качественно исполнять возложенные на них обязанности в полном объеме. На наш взгляд, обеспечивающие службы должны более профессионально подходить к процедуре согласования, осуществлять его однократно и одним конкретным специалистом, а не разными специалистами одной структуры. В последнее время участились случаи установки «нового» порядка расположения визирующих должностных лиц Администрации города в печатном виде, не закрепленного в регламентирующих документах. Данный факт должен быть исключен и должна быть всего одна структура, которая устанавливает и расположение (в случае с печатным видом) и очередность визирующих.

Итак, ввиду больших объемов документации, ежедневно обрабатываемой органами государственной власти и местного самоуправления, данные институты острее прочих организаций нуждаются в автоматизации документооборота и делопроизводства в целом. При этом система «ДЕЛО» является одной из наиболее востребованных государственными органами программных продуктов, что подтверждается высоким спросом и многолетним опытом успешной эксплуатации системы в более чем 350 административных и управленческих учреждениях разных регионов России. Несмотря на это при внедрении системы электронного документооборота возникает ряд проблем, связанных с нежеланием сотрудников отказываться от бумажной формы работы, недостаточной компетентностью в ряде вопросов и дублированием функций. Решение этих проблем позволить значительно сократить временные затраты на подготовку и исполнение документов, полностью автоматизировать процесс и ускорить принятие управленческих решений в целом.

Список литературы:

1. Официальный сайт компании ЭОС URL: https://www.eos.ru/dop-info/sed.php (дата обращение 16.11.2017)
2. Постановление Администрации города Ростова-на-Дону от 19.02.2016 № 150 «Об утверждении порядка подготовки правовых актов Администрации города Ростова-на-Дону»
3. Распоряжение Администрации города Ростова-на-Дону от 22.12.2015 № 385 «Об утверждении Регламента работы Администрации города Ростова-на-Дону»;
4. Распоряжение Администрации города Ростова-на-Дону от 30.06.2015 № 175 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Ростова-на-Дону
5. Распоряжение Правительства Ростовской области от 15 марта 2017 года №365 «О межведомственном электронном документообороте»
6. Сетевое новостное издание «Интерфакс-Россия» URL: http://interfax-russia.ru/South/news.asp?id=873732&sec=1679 (дата обращение 18.11.2017)