НЕКОТОРЫЕ ПРОБЛЕМЫ КОММУНИКАЦИОННОЙ СОСТАВЛЯЮЩЕЙ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

Бражникова Галия Наильевна

канд. экон. наук, доцент Московского государственного областного университета, г. Москва

E-mail: rivtrivt@gmail.com

SOME PROBLEMS OF THE COMMUNICATION COMPONENT OF THE ORGANIZATION MANAGEMENT PROCESS

Galiya Brazhnikova

Candidate of economics, assistant professor Moscow State Regional University, Moscow

АННОТАЦИЯ

Вопрос внутриорганизационных коммуникации занимает важное значение в процессе управления. В статье представлены позиции, способствующие повышению эффективности формирования коммуни­кационного пространства организации.

ABSTRACT

The question of organizational communications is important in the management process. Positions, contributing the effectiveness increase of communication space forming in the organization, are presented in the article.

Ключевые слова: коммуникационное пространство; руково­дитель; сотрудник; омбудсмен.

Keywords: communication space; the employee, the head, ombudsman.

Вопрос эффективных коммуникации занимает одну из основных позиций в процессе управления организацией. Исследование совре­менных подходов к пониманию проблем коммуникаций показывает, что период поиска новых технологических решений для организации результативной коммуникационной среды сменяется этапом формиро­вания коммуникационного пространства.Что становится возможным благодаря последним техническим средствам, новым информаци­онным технологиям, изменению характера труда.

Коммуникационное пространство подразумевает использование множества технических и организационных компонентов, как на вертикальном, так и на горизонтальном уровнях внутриорганизационных коммуникаций.

При передаче по нисходящей подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, конкретных поручениях, об изменении приоритетов и т. д. Создание эффективных форматов взаимоотно­шений для повышения информированности всех сотрудников помогает подчиненным принимать и реагировать на все изменения в деятельности организации, вызывает у них чувство сопричастности.

Восходящие коммуникации, разъясняя задачи организации, обеспечивают вовлеченность персонала. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производи­тельность труда, на повышение качества обслуживания клиентов, на взаимоотношения между сотрудниками. К примеру, руководство проинформировало каждого сотрудника о том, что первоочередной задачей на какой-то отрезок времени является экономия затрат. Служащие могут заметить множество неполадок и возможностей решения данного вопроса и сообщить своему непосредственному начальнику о возникших проблемах и способах их устранения. При дальнейшей передаче по цепочке вверх вопрос может быть разрешен. Правда сегодня многие сотрудники не решаются на открытое выражение своего мнения или даже критики внутри­организационных дел, опасаясь последствий, хотя зачастую претензии и замечания сотрудников справедливы. Руководство же, узнав о существующих или назревающих проблемах, могло бы предложить возможные варианты исправления текущего положения. Для органи­зации этого процесса в мировой практике организаций, заботящихся о своем имидже, сегодня все чаще применяется институт корпора­тивных омбудсменов или медиаторов. Специалист, выявляя нарушение или несовершенство действующих нормативных актов компании, выясняет предмет преткновения сторон в целях разрешения ситуации. Так омбудсмен может реально влиять на изменение и улучшение морально-психологического климата, настроения сотрудников и повы­шение их мотивации [4].

При помощи вертикальных коммуникаций в первую очередь реализуются такие подцели, как:

· Информирование сотрудников о целях, задачах и приоритетных направлениях развития организации.Менеджменту необходимо доводить до всех членов организации ее систему ценностей, предопределяемую спецификой бизнеса и личностными качествами руководителей.

·    Устранение текущих проблем, возникающих при коллектив­ной трудовой деятельности.

·   Обеспечение сотрудников информацией, необходимой для эффективного выполнения своей работы.

Сегодня общепризнано, что для любой фирмы, планирующей продолжительное существование на рынке, важно рассматривать «человеческие ресурсы» как стратегический потенциал предприятия. Поэтому возникают новые подцели, позволяющие повысить производительность творческого, интеллектуального труда:

· Признание достижений сотрудников. В коммуникационную программу компании должны входить словесная поддержка, благодарность, публичная отметка успехов сотрудников.

· Развитие у сотрудников высокой социальной ответствен­ности, понимание человеком результативности своего труда,стремления к поддержанию и совершенствованию стандартов органи­зациив соответствии со стратегией фирмы.

· Увеличение взаимного доверия, инициативы и творчествадля повышения эффективности работы.

Данные подцели реализуются в рамках как вертикальных, так и горизонтальных коммуникационных процессов. Для их реализации используются и традиционные, и более современные виды коммуникаций.

По характеру восприятия информации в литературе принято выделять три типа внутренних коммуникаций: печатные, вербальные и вербально-визуальные.

Печатныекоммуникации являются отличным средством информирования.Организации используют их как на регулярной основе, так и в случаях необходимости быстрого доведения до коллектива сведений по отдельным вопросам. Это докладные, приказы, письма, различные технологические схемы, руководства, информационные бюллетени и другие внутренние публикации. Хорошим инструментом внутренней коммуникации в коллективе является доска объявлений. Часто доска объявлений — важнейший источник новостей и общей информации во внутренних коммуни­кациях, по сути, она становится информационным центром организации. В некоторых компаниях доска объявлений выполняется в электронном варианте, обеспечивая публикацию новых документов для всеобщего обозрения в режиме on-line.

Существенным недостатком печатных коммуникаций является отсутствие или незначительная обратная или двусторонняя связь.

Вообще проблема создания и развития обратной связи возникает в каждой организации. Для создания надежной обратной связи важно, прежде всего, создать благоприятные условия для реализации стремления сотрудника улучшить работу предприятия.

Интересен опыт японских предприятий: в случае необходимости каких-либо изменений, улучшений или возникновения какой-то проблемы в цехах применяются пластиковые доски, на которых кратко излагается суть вопроса. Любой сотрудник, вне зависимости от его иерархического положения, может вносить свои даже кажущиеся абсурдными предложения через записи на доске.

Такое несложное приспособление совмещает сразу несколько интересов эффективных коммуникаций: сопричастность, возможное поощрение, обратная связь. При подобных способах решения организационных задач необходима постоянная доброжелательность, поддержка, отсутствие критики и четкая постановка задачи.

Отличным инструментом печатных коммуникаций, лишенным недостатка отсутствия обратной связи, является использование внутриорганизационных форумов посредством электронных средств связи, обеспечивающих полную информационную доступность для каждого. Внутриорганизационная компьютерная сеть позволяет служащим увидеть, что их вопросы и предложения небезразличны руководству и, в случае одобрения и утверждения, действительно способствуют положительным изменениям в жизни организации.

Для печатного поощрения сотрудников сегодня некоторые организации используют хорошо известную в советские времена «Доску почета». Этот способ недорог и достаточно прост, благодаря чему многие руководители вновь взяли его на вооружение. Но надо обратить внимание на некорректность повсеместного применения «Доски почета»: не хочется быть на месте учеников, любящих свою учительницу, но которую почему-то не «вывесили» на доску.

Вербальныекоммуникации никогда не теряли своего значения, а в последнее время оно значительно возросло. Самые распростра­ненные формы: деловая беседа, рабочие и стратегические совещания, тренинги, семинары и т. д.

В данном виде коммуникаций важное место отводится именно личности руководителя. Сотрудники стремятся обмениваться информацией непосредственного с руководителем. Собственный начальник — наиболее предпочтительный источник информации для более чем 90 % сотрудников, общение с ним предотвращает и прекращает возникновение слухов, сплетен, кривотолков.

Но в наше время выявилась тенденция уменьшения числа сотрудников организаций, питающих доверие к своему начальству и ожидающих от него достоверной информации, нет интенсивного общения между персоналом и менеджментом. Конечно, современные реалии таковы, что значительно снизился возраст руководителей. А этот тип руководителя в силу молодости, а часто даже и амбиций часто просто не может построить продуктивного общения со своими сотрудниками.

Сегодня, по данным Исследовательского центра SuperJob.ru, 31 % работающих россиян испытывают по отношению к своему начальству равнодушие, 4 % — ненависть и только 40 % уважают своих начальников [2].

Несомненно, в любом общении для улучшения внутренних коммуникаций необходимо постоянное прямое взаимодействие между руководителем и подчиненным. Собрания рабочих групп, обсуждение результатов работы, совещания с участием менеджмента — с одной стороны, отрывают людей от их непосредственных задач, но с другой — имеют долгосрочный эффект в силу того, что заполняют информационные пробелы и позволяют поддерживать командный дух в коллективе.

Вербально-визуальныекоммуникаций стали использовать сравнительно недавно. Это такие средства внутренней коммуникации, как телеконференции, внутреннее телевидение, вебинары, видео­совещание и др. Данные коммуникации позволяют информировать, обучать, обсуждать всевозможные вопросы с сотрудниками органи­заций, имеющих филиалы и представительства в разных городах и даже странах. Современные тенденции ведения бизнес-коммуникаций предполагают «удаленную работу». Так, исследования, проведенные недавно в России, Великобритании, Франции и Германии международной корпорацией Polycom показали, что если позволить сотрудникам работать вне офиса, производительность труда возрастает в среднем на 40 %. По прогнозам экспертов, к 2015 году удаленно будет трудиться каждый четвертый взрослый житель Земли. В России Минтруда совместно с работодателями и профсоюзами, предлагает ввести в Трудовой кодекс понятие «удаленного рабочего места» и разработало законопроект о дистанционной работе, рассматриваемый Госдумой в первом чтении 16 октября 2012 г. [3].

Применение приведенных видов коммуникаций произошло благодаря использованию Internet, пожалуй, самым значительным как достоинствам, так и по недостаткам способом коммуникаций. По данным общемировой статистики, при отсутствии фильтрации доступа к Internet на долю ненужных и спорных сайтов, ежедневно посещаемых сотрудниками, приходится, соответственно, порядка 42 % и 22 % общего трафика. Так же всемирная сеть значительно сокращает информационную безопасность организации (компьютерных вирусы, утечка конфиденциальных данных). В 2012 году 45 % мировых компаний ограничило доступ своих сотрудников к социальным сетям, в России доля таких компаний, составляет 60—70 % [1]. В России предлагается даже законодательно запретить использование в произ­водственной сфере ресурсов социальных сетей, онлайновых игр и т. д. Пока же IT-отделы организации применяют фильтры, предотвра­щающие «внешние коммуникации» сотрудников, которые фактически являются информационными барьерами коммуникационного пространства организации, никак не способствующими эффективной деятельности сотрудников.

Организация коммуникационного пространства предполагает отсутствие «уровней доступа к информации», всеобщую информа­ционную доступность.Оно обеспечивает вовлеченность всех сотрудников в процессы достижения целей предприятия, помогает повысить производительность креативного труда, повышает исполни­тельскую четкость, делает саму организацию более живой и подвиж­ной системой.

В распоряжении современного руководителя находятся значительные возможности применения информационно-коммуника­ционных технологий в интересах развития управленческих связей, способствующих качественному улучшению менеджмента организации и ее отдельных подгрупп. Для результативной деятельности как индивидов, так и организации в целом необходимы эффективные коммуникации на разных уровнях.

Список литературы:

1. Агапов И., Кондратьев А. Российские компании ограничивают доступ сотрудников к социальным сетям чаще зарубежных // Маркер. — 5.03.2011 / [Электронный документ]. — Режим доступа. — URL: http://marker.ru/news/517567.

2. Любовь к начальству испытывает лишь 1 % россиян // Зарплатомер. — 2010, — № 1 (13).

3. Профессия// № 111 (1542) /01.10.2012 — 03.10.2012/№ 111 (1542) / [Электронный документ]. — Режим доступа. — URL: http://www.professia.info.

4. Филина, Ф. Корпоративные омбудсмены становятся на защиту компаний. Финансы: планирование, управление, контроль. [Электронный документ] — Режим доступа. — URL: http://finmagazine.ru/2008-12-24-19-34-35/38-2009-01-08-20-09-31.html.