ПРИМЕНЕНИЕ ТЕХНОЛОГИЙ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ В УДАЛЕННОЙ РАБОТЕ В УСЛОВИЯХ ПАНДЕМИИ

АННОТАЦИЯ

В статье раскрывается взаимосвязь между применением технологий управления временем в управлении персоналом и выполнением целевых показателей, независимо от нахождения работника в стенах предприятия или дома, а также снижением риска выгорания сотрудников, работающих дистанционно. Приведен ряд технологий управления временем, наиболее применимых в условиях удаленной работы.

За основу анализа взяты результаты исследования анкет удовлетворенности руководителей структурного подразделения – филиала ОАО «РЖД», чьи подчиненные в период пандемии были переведены на дистанционный формат работы. В статье доказано, что применение технологий управления временем позволяет не только организовать рабочий процесс и достичь выполнения производственных показателей, но и снизить риски выгорания сотрудников на рабочем месте.

Ключевые слова: технологии управления временем, планирование, персонал, дистанционная работа, контроль.

«Любой тайм-менеджмент начинается с планирования», — такой позиции придерживался Том Грининг, профессор психологии Сэйбрюкского университета. В условиях пандемии коронавируса, когда многие предприятия вынуждены переводить сотрудников на удаленный формат работы, это утверждение стало актуальным как никогда.

Сегодня, помимо задач по организации функционирования подразделения и выполнения целевых показателей, на руководителя ложится функция контроля выполнения персоналом должностных обязанностей. Вопрос о том, как контролировать исполнение задач в дистанционной работе, стал наиболее острым. Руководителю необходимо не только решить проблему с организацией удаленных рабочих мест специалистов подразделения, но и наладить оперативный процесс взаимодействия с персоналом всех уровней, начиная от высшего руководства до рядовых специалистов.

По сравнению с зарубежными, российские предприятия менее приспособлены к коллективной удаленной работе: отсутствуют соответствующие регламенты, не отработаны технологии взаимодействия, не хватает программного обеспечения, а в некоторых отдаленных филиалах и вовсе отсутствует интернет.

Но даже тогда, когда все технические вопросы решены, есть риск снижения эффективности удаленной работы. Руководитель опасается, что сотрудники могут расслабиться вне стен предприятия, вдали от организованных рабочих мест и в отсутствие постоянного контроля со стороны руководства. С другой стороны, есть вероятность столкнуться с еще одной проблемой — эмоциональным выгоранием отдельных работников. Такому риску подвергаются сотрудники, которые не умеют выстраивать баланс между работой и отдыхом, вовремя переключаться с работы на досуг и домашние дела. В результате работы в неконтролируемом режиме повышается утомляемость, снижается продуктивность. Это негативно сказывается на общей эффективности организации-работодателя и на взаимоотношениях в семье работника [1].

Из приведенного выше можно сделать вывод: в условиях пандемии коронавируса применение на практике различных технологий управления временем становится повсеместно необходимым.

Благодаря трудам многих ученых нам известны различные практики, инструменты и методики управления временем, начиная от ежедневного планирования списка личных дел в бумажном блокноте и заканчивая стратегическим планированием на годы вперед. При этом научный подход к организации времени нельзя считать новым. Первые письменные упоминания о попытках контролировать время принадлежат Луцию Аннею Сенеке. Он предложил оценивать время по трем категориям: потраченное хорошо, потраченное плохо и потерянное за бездельем. И составлять списки дел в порядке убывания важности [2].

Если перенести систему Сенеки из Древнего Рима на 2000 лет вперед и применить к условному сотруднику, работающему удаленно, соответственно, это будет:

• время, потраченное продуктивно — на выполнение рабочих задач и полноценный отдых;
• время, потраченное «в убыток» — на конфликт с коллегой или членом семьи;
• время, потраченное без какой-либо пользы — на социальные сети просмотр телепередач и т. п.

Еще один блестящий пример в истории тайм-менеджмента связан с личностью Имануила Канта: по нему жители Кенигсберга сверяли часы, когда философ выходил на прогулку. Очевидно, что строгое соблюдение режима дня и личная дисциплинированность работника и сегодня являются базовыми стандартами в управлении временем.

Большинство известных творческих личностей владели методами управления временем. Они его экономили, планировали, организовывали, исследовали. Аристотель, Архимед, Ньютон, Дюма, Ленин, Энгельс — все они строили схемы расхода времени, что позволяло эффективно проводить не только день или месяц, но и всю жизнь [3].

Задачей современного руководителя является организация своего рабочего времени и времени работы подчиненных таким образом, чтобы достижение целей производства происходило в короткие сроки и с наименьшими затратами. Такой подход подробно описан в трудах Глеба Архангельского. Взяв за основу принципы корпоративного тайм-менеджмента, он создал рабочие инструменты персонального тайм-менеджмента сотрудников, что повысило общую корпоративную эффективность [4]. Автор подчеркивает, что тайм-менеджмент — это не просто ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии с целями и ценностями индивида. Техника вторична, и каждый выбирает ее сам. Вне зависимости от того, практикует сотрудник гибкое или жесткое планирование, оставляет заметки в телефоне или пишет в бумажном блокноте, важно фокусировать внимание на личных целях и распределять время в соответствии с ними.

Особую технологию планирования Г. Архангельский описывает в книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Она позволяет любому человеку овладеть навыками планирования своего времени и добиться в конечном итоге личной эффективности [5].

Изучив научные труды в области управления временем, можно предложить гипотезу: применение в организации рабочего времени персонала технологий тайм-менеджмента способствует повышению эффективности производственного процесса и оптимизации контроля выполнения задач.

Гипотеза статьи построена на анализе анкет удовлетворенности результатами дистанционной работы руководителей структурного подразделения — филиала ОАО «РЖД».

По результатам анализа анкет:

• 71 % руководителей оказались удовлетворены эффективностью подчиненных в период удаленной работы;
• 36 % руководителей признались, что их подчиненные не в полной мере выполняли требуемый объем работ;
• 91 % считают, что в режиме дистанционной работы необходим особый контроль над подчиненными;
• 39 % испытывали трудности при осуществлении контроля удаленной работы сотрудников;
• 64 % полагают, что планирование времени (ежедневное, еженедельное и ежемесячное) в значительной степени облегчит работу подчиненных и контроль исполнения обязанностей;
• 91 % утверждают, что на организацию труда сотрудников в значительной степени влияет организация контроля выполнения задач, а 46 % — организация рабочего места.

Одним из предложений руководителей по повышению эффективности удаленной работы, помимо улучшения программного обеспечения сотрудников, является организация планирования рабочего времени с наименьшими затратами человеческого ресурса. Многие отделы административно-управленческого персонала работают с применением программного обеспечения (ЕКАСУТР, 1С:УПП и пр.), где возможна генерация заданий в разрезе необходимого временного промежутка. Это позволяет сократить объем ручного труда руководителя, затрачиваемого на составление и контроль выполнения плана работы, а применение принципов управления временем – повысить его эффективность. Планирование рабочего времени исполнителей увеличивает эффективность труда и позволяет рационально распределить временные ресурсы.

При составлении плана фиксировано по часам распределяется не более 60 % рабочего времени. Остальное время сохраняется в резерве — на работу с незапланированными делами и документами. Это позволяет управлять рабочим временем наиболее гибко.

Дополнительная визуализация состояния дел цветовыми индикаторами показывает степень срочности задач и процент выполнения плана. Это позволяет непосредственным исполнителям и руководителям своевременно реагировать на отклонения от него.

Внедрение электронного планировщика для организации рабочего времени персонала и контроля выполнения поставленных задач способствует не только повышению общей эффективности организации, но и нормирует рабочий день каждого конкретного сотрудника, снижая риск профессионального выгорания.

Список литературы:

1. Нагоски Э., Нагоски А. Выгорание. Новый подход к избавлению от стресса. – Москва: Манн, Иванов и Фербер, 2020. – 304 с.
2. Сенека Луций Анней. Нравственные письма к Луцилию. – Москва: Азбука, 2015. – 356 с.
3. Архангельский Г. А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений – Москва: Альпина Бизнес Букс, 2008. – 160 с.
4. Архангельский Г. А., Лукашенко М. А., Телегина Т. В., Бехтерева С. В. Тайм-менеджмент. Полный курс: учебник / Г. А. Архангельский. – Москва: Альпина Паблишер, 2012. – 311 с.
5. Архангельский Г. А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. – 3-е изд., доп. – Москва: Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 256 с.