TASK MINING КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается Task Mining в качестве инструмента руководителя для управления изменениями. Автор определяет целесообразность использования данного инструмента в принятии управленческих решений на основе фактических данных и в отслеживании прогресса в ходе управления изменениями. Выявлено, что применение Task Mining наиболее эффективно на подготовительном этапе управления изменениями и при анализе их эффективности, предоставляя возможность руководству объективно оценивать прогресс в ходе проводимых преобразований и оценить результат перемен относительно первоначального плана. В исследовании отдельно отмечаются ограничения для использования Task Mining: технические (при обработке и аналитике данных), этические (связанные с отторжением при отслеживании действий сотрудников) и бизнес-ограничения (применение Task Mining может быть нецелесообразно для выбранного преобразования), которые необходимо учитывать при управлении изменениями.

ABSTRACT

The article examines Task Mining as a manager's tool for change management. The author determines the feasibility of using this tool in making management decisions based on factual data and in tracking progress during change management. It has been found that the use of Task Mining is most effective at the preparatory stage of change management and when analyzing their effectiveness, providing the opportunity for management to objectively evaluate progress during the ongoing transformations and evaluate the result of changes relative to the original plan. The study specifically notes the limitations of using Task Mining: technical (in data processing and analysis), ethical (related to rejection when tracking employee actions) and business limitations (the use of Task Mining may not be appropriate for the chosen transformation), which must be taken into account when managing changes.

Ключевые слова: Task Mining; управление изменениями; инструмент; управленческое решение; статистические данные; аналитика.

Keywords: Task Mining; change management; tool; management decision; statistical data; analytics.

Каждая организация сталкивается с потребностью в изменениях: будь то в модели операционного управления, бизнес-процессах или отдельных действиях сотрудников. Часто при внедрении изменений руководители ориентируются на субъективные ощущения касательно того, что нужно поменять и как это сделать. Однако, реальность может отличаться от собственного мнения руководителя. Несоответствие может привести к отторжению потенциальных изменений [2] или к провалу при попытке их внедрения.

Часто случается и так, что операционные или финансовые результаты организации падают. Руководство понимает, что необходимо что-то менять, но конкретного ответа на вопрос: «Что необходимо поменять, чтобы улучшить текущую ситуацию?» – нет.

Вдобавок, без ориентации на реальную картину происходящего обоснование изменений может быть затруднено. В связи с этим появляется потребность в обосновании потенциальных изменений на основе достоверных данных и фактов [6].

Task Mining может помочь как с определением того, что же необходимо изменить для того, чтобы улучшить ситуацию и достичь желаемых целей, так и с предоставлением реальных данных для обеспечения обоснованности изменений и подтверждения их необходимости [3, 9].

В целом, под Task Mining понимается процесс анализа и сбора данных о выполнении операций и действий пользователей в информационных системах [7]. Использование Task Mining происходит в несколько этапов:

1. установление Task Mining-агента;
2. сбор логов событий пользователя в информационных системах;
3. агрегация данных в интерактивном дашборде;
4. анализ собранных данных;
5. принятие управленческих решений на основе проведённого анализа.

Task Mining собирает фактические данные о действиях конкретных пользователях. Таким образом составляется цельная картина о выполняемых задачах сотрудника (так называемое фото рабочего дня – ФРД), использовании конкретных приложений и систем в ходе своей работы.

Это важно для бизнеса, поскольку предоставляет объективные сведения о выполняемых действиях сотрудников и снабжает руководство данными для принятия соответствующих решений. На основе данных в ходе Task Mining можно:

1. отследить трудозатраты на те или иные операции;
2. выявить эффективные и неэффективные сценарии работы;
3. оптимизировать или автоматизировать бизнес-действия;
4. скорректировать бизнес-процессы;
5. перераспределить нагрузку между сотрудниками или подразделениями;
6. определить эффективность внедрённых инструментов или изменённых бизнес-процессов.

Важно отметить, что низкий объём цифрового следа в приложениях может говорить о том, что сотрудник либо делает меньше других, либо выполняет свою работу быстрее, чем другие. Для точного определения, чем связано низкое время в приложении или системе необходим более глубокий и детальный анализ.

Соотнесём применение Task Mining с этапами управления изменениями и поймём, когда использование данного инструмента будет наиболее эффективным при корректировке или улучшении текущей ситуации.

Существует несколько классификаций этапов управления изменениями [4, 5]. Возьмём классификацию Harvard Business School [4], согласно которой управление изменениями подразделяется на 5 этапов (Таблица 1):

Таблица 1.

Классификация этапов управления изменения по Harvard Business School

Источник: составлено автором на основе Harvard Business School. Change management process. Режим доступа: https://online.hbs.edu/blog/post/change-management-process (дата обращения: 22.04.2025).

Учитывая обозначенные выше этапы управления изменениями, Task Mining как инструмент отслеживания действий в информационных системах может быть успешно внедрён в этапах 1 и 5 (Таблица 1).

При подготовке к изменению и его обязательному планированию [1, 8] Task Mining даёт реальные данные о том, где требуется изменить процесс или выполняемые действия, а также на основе которых можно отобразить необходимость в проведении самого преобразования.

После начала внедрения изменения Task Mining позволяет отслеживать действительный эффект (прогресс), корректировать предпринимаемые шаги и изменять изначальный план действий.

Несмотря на пользу и возможности при использовании Task Mining, у него есть ряд ограничений, которые необходимо учитывать при обращении к этому инструменту.

Технические ограничения

При использовании Task Mining требуется обработка собранных логов для их использования в аналитике, что требует дополнительных трудовых и временных затрат. Особенно сложно выделить из перечня используемых сотрудником приложений отдельные бизнес-процессы или решаемые работником бизнес-задачи. Этот процесс является самым важным в ходе обработки данных при проведении Task Mining, но и самым трудоёмким. Без него объём цифрового следа в отдельных системах без агрегации до задач даёт лишь ограниченное представление о выполняемых работником действиях, причинах его поведения и эффективности его работы.

В зависимости от используемого агента Task Mining глубина данных может варьироваться, ограничивая данные используемыми информационными системами (без возможности детального анализа) или отображая действия вплоть до каждого клика (что требует больше трудозатрат для обработки).

С учетом объёма данных для обработки целесообразно применять Task Mining в функциях с большим количеством сотрудником, с рутинными и повторяющимися задачами, а также с работой преимущественно за компьютером. При небольшом числе сотрудников для мониторинга затраты на проведение Task Mining могут превышать окончательный эффект после внедрения изменения-. Задачи, требующие креативного подхода, сложней отследить, а эффективность их решения, во-первых, трудно определить, а, во-вторых, сравнить с другими сотрудниками выбранной функции. Ручной труд в виде логов событий не фиксируется Task Mining-агентами, поэтому работа анализируемых сотрудников должна происходить за компьютером.

Бизнес-ограничения

Не все изменения связаны с корректировкой используемых систем, приложений. Отдельные преобразования могут быть связаны с бизнес-моделью организации или не влиять на используемые в работе системы.

В связи с этим важно отметить, что не для всех планируемых перемен Task Mining будет являться эффективным инструментом анализа. Возможно, что его недостаточно или его использование является нецелесообразным. Об этом необходимо побеспокоиться заранее, чтобы избежать дополнительных затрат, которые не принесут нужного эффекта.

Этические ограничения

Отслеживание действий в информационных системах может неоднозначно восприниматься сотрудниками. С этим также необходимо бороться, особенно при проведении Task Mining в открытом формате, то есть при оповещении о его проведении на выбранных для мониторинга работниках.

Таким образом, Task Mining как инструмент руководителя при управлении изменениями может использоваться для:

• обоснования необходимости изменений на основе объективных статистических данных;
• выявления эффективности внедрённых изменений.

Как итог использования Task Mining внедрение изменений в организации будет осуществляться проще и быстрей, а, следовательно, эффективней, поскольку управленческие решения будут приниматься на более объективной основе, так как использоваться для этого будут фактические статистические данные.

Тем не менее, важно понимать ограничения использования Task Mining прежде, чем начинать его применять как инструмент управления изменениями. Возможно, что под выбранный случай он будет неподходящим инструментов ввиду технических, бизнес- и этических ограничений, в чем необходимо заранее удостовериться до его применения во избежание лишних трудовых и временных затрат для обработки и последующей аналитики данных, которые в конечном счёте не дадут нужного эффекта.

Список литературы:

1. A change management process: Grounded in both theory and practice [Электронный ресурс] // Journal of Change Management. – 2002. – №1 (3). – с. 45-59. – Режим доступа:  https://nhchc.org/wp-content/uploads/2020/01/Change-Management-Theory-and-Practice.pdf (дата обращения: 28.04.2025)
2. celonis. 5 change management pillars: Why process mining is a game changer [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.celonis.com/blog/5-change-management-pillars-why-process-mining-is-a-game-changer/ (дата обращения: 22.04.2025)
3. Data Mining: Task, Tools, Techniquies and Applications [Электронный ресурс] // Internal Journal of Advanced Research in Computer and Communication Engineering. – 2014. – №10. – с. 8095-8098. – Режим доступа: https://www.researchgate.net/publication/275638874_Data_Mining_Task_Tools_Techniques_and_Applications (дата обращения: 28.04.2025)
4. Harvard Business School. Change management process [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://online.hbs.edu/blog/post/change-management-process (дата обращения: 22.04.2025)
5. Prosci. Change management process [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.prosci.com/blog/change-management-process (дата обращения: 22.04.2025)
6. QAD. How process mining supports change management [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.qad.com/blog/2022/12/how-process-mining-supports-change-management (дата обращения: 22.04.2025)
7. Sherparpa. Task Mining [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://sherparpa.ru/stm/ (дата обращения: 22.04.2025)
8. Todnem By R. Organizational Change Management: A Critical Review [Электронный ресурс] // Journal of Change Management. – 2005. – №4 (5). – с. 369-380. – Режим доступа: https://www.researchgate.net/publication/233604011_Organizational_Change_Management_A_Critical_Review (дата обращения: 28.04.2025)
9. Соколова М.А., Зотова А.А. Характеристика современных BI-систем // Финансовые рынки и банки. – 2022. – №11. – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/harakteristika-sovremennyh-bi-sistem (дата обращения: 28.04.2025).