СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ИНСТРУМЕНТ БИЗНЕС-АНАЛИТИКИ В ОСНОВОПОЛАГАЮЩИХ ПРОЦЕССАХ КОМПАНИИ

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AS A BUSINESS INTELLIGENCE TOOL IN THE COMPANY'S FUNDAMENTAL PROCESSES

Olga Kosolapova

Student, Department of Management, Novosibirsk State Technical University, Russia, Novosibirsk

Vladislav Rybalchenko

Master's student, Department of Management, Novosibirsk State Technical University,

Russia, Novosibirsk

Bahit Shakhmanova

Scientific supervisor, candidate of Economic Sciences, department of Management, Novosibirsk State Technical University,

Russia, Novosibirsk

АННОТАЦИЯ

В настоящее время, компании переживают цифровую трансформацию бизнес-процессов. Следование актуальным тенденциям и развитие новых компетенций становится необходимым условием успешного функционирования на рынке. В частности, развитие бизнес-аналитики является насущной темой для многих современных компаний. Однако, сбор данных для анализа должен осуществляться отдельными инструментами, примером которых является система электронного документооборота (СЭД), которую внедряют в различных основополагающих процессах компании. В статье рассматриваются позиции различных исследователей из сферы бухгалтерского учета, документооборота и управления кадрами по поводу СЭД. А также приводится аргументации причастности системы электронного документооборота к инструментам бизнес-аналитики.

ABSTRACT

Nowadays, companies are experiencing a digital transformation of business processes. Following current trends and developing new competencies is becoming a prerequisite for successful functioning in the market. In particular, the development of business analytics is an urgent topic for many modern companies. However, data collection for analysis should be performed by separate tools, an example of which is the electronic document management system (EDMS), which is implemented in various fundamental processes of the company. The article discusses the positions of various researchers from the fields of accounting, document management and human resource management regarding EDMS. It also argues for the involvement of EDMS in business intelligence tools.

Ключевые слова: бизнес-аналитика; аналитика; электронный документооборот, ЭДО, большие данные, цифровизация.

Keywords: business intelligence; analytics; electronic document management, EDI, big data, digitalization.

В настоящее время система электронного документооборота (СЭД) набирает популярность во многих сферах российского бизнеса. При этом, актуальным также считается цифровая трансформация процессов и переход к аналитике данных. Эти три элемента стоит рассматривать в совокупности, характеризуя современные тенденции российского бизнеса. Однако, к такому заключению приходят не все исследователи. Многие по сей день рассматривают СЭД отдельно от сферы бизнес-аналитики, при этом не принимая во внимание факт того, что бизнес-аналитика основывается на больших данных, а СЭД как раз обеспечивает формирование аналитических больших данных. Также, заметим, что одной из задач бизнес-аналитики является оптимизация процессов компании, что точно также откликается в СЭД путем автоматизации процесса документооборота и минимизации ошибок человеческого фактора. Рассмотрим подробнее мнение исследователей о СЭД в основополагающих процессах компании, а именно бухгалтерском учете, документообороте и управлении кадрами.

Сфера бухгалтерского учета в современном российском бизнесе подвергается существенным изменениям. И.В. Нюхня в своей статье «Бухгалтерский учет в контексте цифровизации экономики» особенно выделяет термин «цифровой бухгалтерский учет». Автор отмечает, что компетенции и специфика работы бухгалтера трансформируется и отходит от непосредственного счета в компании, в пользу аналитических компетенций специалиста. ««Счетоводство» как фиксация фактов хозяйственной жизни будет передано в виртуальные среды, а составление аналитических управленческих отчетов станет одной из ключевых компетенций «бухгалтера будущего»» [1]. В связи с этими рассуждениями возникает необходимость внедрения оптимизации процессов получения, накопления, хранения и выгрузки необходимой информации и расширения аналитических компетенций бухгалтера. «Все вышесказанное позволяет прийти к выводу о том, что ключевая черта современного цифрового учета – потребность сбора и обработки данных в режиме реального времени» [1]. А следовательно, на помощь в оптимизации и автоматизации процессов бухгалтерского учета приходит СЭД. Автор отмечает, что «первым и весьма важным шагом по направлению к цифровизации бухучета и бизнеса в целом стал электронный документооборот» [1]. Многие эксперты в области также говорят, что СЭД помогает сократить временные издержки работы специалистов, позволяя фокусироваться на анализе полученных данных для принятия управленческих решений. Система позволяет существенно повысить управляемость хранения и движения практически любых типов информации в бизнес-структуре, обеспечивает прозрачность и управляемость процессами организации и выводит на качественно новый уровень контроль выполнения процессов сотрудниками. Таким образом, И.В. Нюхня в своем исследовании делает вывод о том, что сфера бухгалтерского учета сегодня расширяется: современный бухгалтер должен не только уметь представлять собранные им данные, но и отражать эффективность хозяйственной деятельности, прогнозировать будущие изменения финансового статуса предприятия, что позволяет осуществлять внедрение СЭД в деятельности специалиста.

Актуальной и необходимой сферой деятельности компании является управление знаниями, которое неразрывно связано с управлением документами. По мнению М.А. Мирошниченко, Н.Н. Козлова и М.С. Самковой в статье «Современные аспекты управления знаниями и документами в период цифровой трансформации» управление документами включает в себя технологии и методы по обеспечению всего жизненного цикла документа, которое достигается путем использования систем электронного документооборота. Авторы считают, что управление знаниями, будучи междисциплинарной областью, имеет своей целью решение проблем и помощь в принятии решений, что влечет за собой увеличение прибыли компании. В эпоху цифровизации использование программных продуктов для решения задач работы с документами приносит пользу не только отдельным людям, но и команде, проекту и компании в целом. Безусловно, речь идет в первую очередь о переходе на электронную форму документооборота, который является более эффективным, выгодным и конкурентоспособным по мнению авторов. В связи с этим, электронный документооборот в компаниях становится не чем-то новым, а базовой необходимостью. Также, исследования позволяет утверждать, что СЭД развивается с каждым годом все активнее, становясь более гибкими. Наиболее актуальной тенденцией в СЭД является внедрение искусственного интеллекта, позволяющего реализовать в работе более сложные функции, делать более глубокие выводы и прогнозы на основе анализа данных и текста. В итоге этих рассуждений М.А. Мирошниченко, Н.Н. Козлов и М.С. Самкова приходят к выводу об актуальности и важности работы с документами через СЭД для облегчения процессов и формирования наиболее ценной и точной базы знаний.

Цифровая трансформация в области управления персоналом является не менее актуальным явлением. По мнению В.Р. Чернышовой и Н.В. Артёмовой в статье «Масштабирование процессов управления кадровым потенциалом организации в условиях цифровой трансформации», к преимуществам внедрения цифровой трансформации можно отнести:

• «Соответствие стратегии компании и управления персоналом благодаря кадровому планированию и анализу данных о людях;
• Эффективное принятие решений на основе наиболее точных данных и четкой информации;
• Повышение удовлетворённости сотрудников благодаря оптимизации процессов и пониманию целей работы;
• Снижение расходов на управление персоналом за счёт автоматизации процессов и оптимизации использования ресурсов;
• Улучшение наглядности базы данных сотрудников и упрощение доступа руководителей к информации о навыках и потребностях в обучении сотрудников;
• Углублённая аналитика и улучшенная отчётность для принятия кадровых решений и оценки результатов» [3].

Очевидно, что реализация данных аспектов может быть достигнута путем внедрения специализированных программ и сервисов, внедрение которых будет служить важным инструментом для руководителя. Это обуславливается тем, что руководитель сможет автоматизировать многие рутинные процессы в области управления сотрудниками, а также оперативно осуществлять контроль и управление благодаря динамичным отчетам в реальном времени. Говоря о данных аспектах, авторы статьи аргументируют необходимость внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО). Помимо вышеприведенных преимуществ, мотивацией к внедрению системы служит постепенное изменение законодательства и проведение экспериментов по переводу кадровой документации в электронную среду. Авторы считают, что исходя из текущих тенденций в ближайшее время КЭДО может стать обязательным для компаний, так как оно в первую очередь повышает эффективность и прозрачность системы кадрового документооборота в компании. Исходя из практики компаний и расчетов специалистов в пользу внедрения СЭД в кадровых процессах выступает очевидная экономическая эффективность в сравнении с бумажным вариантом ведения документов. В итоге исследования, В.Р. Чернышова и Н.В. Артёмова приходят к выводу, что «скорейший переход к электронным системам документооборота ускоряет бизнес-процессы, например, такие как своевременное доставление срочной информации для ознакомления работникам из разных отделов и последующая экономия ресурсов, а также повышает безопасность каналов передачи информации и ее надежность хранения» [3].

Анализируя мнения вышеуказанных авторов, мы можем сказать, что солидарны с генеральной мыслью о необходимости внедрения СЭД в компаниях в различных областях бизнес-процессов. Подтверждение данной мысли можно также найти в аналитическом обзоре В. Михейкина о росте коммерческого спроса в ЭДО (рисунок 1) [4].

Рисунок 1. Динамика коммерческого спроса в ЭДО [4]

Исходя из анализа можно наблюдать, что «спрос на ЭДО с 2018 года вырос в 4 раза. При этом спрос 2023 года вырос на 15% к 2022 году, что является весомым показателем. Эксперты из числа операторов ЭДО предполагают, что по итогам 2024 года рост к предыдущему году составит около 5%» [4].

Если же обращаться к экономической эффективности внедрения инструмента, то исходя из опыта консалтинговой компании, занимающейся методологическим сопровождением внедрения ЭДО, при реализации проекта в компаниях в среднем достигают следующих результатов (рисунок 2). Величина экономического эффекта напрямую зависит от размеров компании.

Рисунок 2. Экономическая эффективность внедрения СЭД [5]

Однако, стоит отметить, что авторы исследований слабо связывают СЭД со сферой бизнес-аналитики. Хотя, налицо все признаки причастности к данной сфере. Все авторы выделяют, что СЭД помогает оптимизировать бизнес-процессы компании и уменьшать ошибки человеческого факторы, так как система стремится к роботизации процессов. А также СЭД помогает консолидировать входящие и имеющиеся в компании данные, документы и знания, на основании которых возможно составление отчетности и анализа, который помогает в принятии управленческих решений по различным функциональным областям компании.

Таким образом, данные рассуждения и анализ тематической литературы позволяет нам утверждать, что СЭД следует считать одним из инструментов бизнес-аналитики, помогающим формировать большие данные и оптимизировать процессы документооборота в компании. В конечном итоге, внедрение СЭД позволяет сократить отдельные статьи издержек компании и повысить прибыль за счет принятия эффективных управленческих решений.

Список литературы:

1. Нюхня И. В. Бухгалтерский учет в контексте цифровизации экономики // Инновации и инвестиции. 2022. №10. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/buhgalterskiy-uchet-v-kontekste-tsifrovizatsii-ekonomiki (дата обращения: 09.03.2025).
2. Мирошниченко М. А., Козлов Н. Н., Самкова М. С. Современные аспекты управления знаниями и документами в период цифровой трансформации // Вестник Академии знаний. 2024. №4 (63). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sovremennye-aspekty-upravleniya-znaniyami-i-dokumentami-v-period-tsifrovoy-transformatsii (дата обращения: 09.03.2025).
3. Чернышова В. Р. Масштабирование процессов управления кадровым потенциалом организации в условиях цифровой трансформации // Научный журнал молодых ученых. 2024. №4 (39). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/masshtabirovanie-protsessov-upravleniya-kadrovym-potentsialom-organizatsii-v-usloviyah-tsifrovoy-transformatsii-1 (дата обращения: 10.03.2025).
4. ЭДО в России: проникновение и перспективы развития Digital-исследование рынка ЭДО в России: спрос, тренды и лидеры. — Текст : электронный // Астрал : [сайт]. — URL: https://astral.ru/format/edo-v-rossii-proniknovenie-i-perspektivy-razvitiya/ (дата обращения: 12.03.2025).
5. Внедрение ЭДО помогло снизить расходы компании до 40%. — Текст : электронный // Митрофанова и Партнеры : [сайт]. — URL: https://mip-expert.ru/articles/cases/vnedrenie-edo-pomoglo-snizit-raskhody-kompanii-do-40-/ (дата обращения: 12.03.2025).