АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОДБОРА НОМЕНКЛАТУРЫ ТОВАРОВ В СИСТЕМЕ УЧЕТА БУХГАЛТЕРСКИХ ОПЕРАЦИЙ

АННОТАЦИЯ

Данная статья посвящена процессу автоматизации подбора номенклатуры, в частности, проанализирован существующий процесс, и факторы влияющие на успешный результат, даны рекомендации для успешной автоматизации.

Ключевые слова: 1С, оприходование накладных, номенклатура, синонимия, автоматизация бухгалтерии.

Входящие документы, сложности оприходования.

Основной посыл 21 века – автоматизация всего что позволяют быстро развивающиеся современных технологии и максимальное исключение человеческого фактора из процессов.

Коснулось это безусловно и бизнеса. Большинство организаций стремится к динамичному развитию своего дела, что невозможно без роста, оптимизации и автоматизации процессов.  Грамотные руководители стараются идти «в ногу со временем» и первыми пробуют «примерить» новые технологии.

В данной статье мы рассмотрим один из процессов, который можно и нужно ускорить за счет автоматизации. Ведение первичной документации много лет было самым трудоемким и рутинным процессом, в котором были задействованы целые отделы сотрудников. Большие затраты несли и продолжают нести крупные компании что бы поддерживать архивы документации. Положения о хранении бумажных документов предписывает раскладывать, прошивать, подписывать и бережно хранить разного рода документацию довольно большой срок: некоторые из документов обязаны храниться 50 лет. В основном затраты состоят из трудоресурсов на работу с архивом, бумаги, принтеров, конвертов, систем хранения и аренды больших пожаробезопасных помещений.  Переломным моментом стало появление единообразных систем учета для организаций.

Программные продукты, используемые сейчас в малом бизнесе.

Почему именно 1C?

Компания 1С появилась на рынке РФ в 1991 году, и на сегодняшний день является без преувеличения самой популярной системой учета хозяйственных операций в большинстве организаций. Система «1С: Предприятие» обладает открытой платформой, позволяющей дорабатывать ее под цели каждого уникального предприятия. Это принесло ей очень большую популярность, как в микропредприятиях, так и в очень крупном бизнесе.

Настоящим прорывом для компании 1С стал программный продукт, предназначенный для учета бухгалтерских операций. Он очень упростил жизнь многих предпринимателей, так как отражение операций в нем унифицировано и настроено для сдачи отчетности по стандартам российского законодательства. На сегодняшний день 1С выпустила уже много решений для разного уровня компаний, но безусловно самой популярной бухгалтерской программой, способной вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень, до сих пор остается «1C: Бухгалтерия». Высокие стандарты разработки, регулярные обновления согласно последним изменениям в правилах сдачи отчетности, грамотная и своевременная техническая поддержка позволила компании 1С добиться того, что в любой, даже самой небольшой компании, учет не обходится без их продукта. Который, в свою очередь, позволит вести учет легко и правильно. 

Электронный документооборот.

Кроме 1С стоит обратить внимание на системы, оптимизирующие работу с получением, оприходованием и хранением огромного количества бумажных документов. Системы электронного документооборота разделяются в основном на внутренние, а именно оптимизирующие внутреннее согласование договоров, закупок, служебных записок, оплат, и на внешние – направленные на взаимодействие с поставщиками, заказчиками и государственными органами.

Рассмотрим более подробно последние. 

Резкий рост внедрения систем ЭДО начался в 2012 году, и продолжается по сегодняшний день. ЭДО способствует решению вопросов экологии, больше не нужно использовать столько бумаги, хранить ее и утилизировать.  Используя электронный документооборот, мы приобретаем новые возможности. К примеру, автоматическая загрузка документов, этот процесс в разы ускоряет прием документации и избавляет от ошибок, связанных с человеческим фактором.

Номенклатура товаров. Проблемы наименований.

К сожалению, на сегодняшний день решены далеко не все проблемы бухгалтерии. Попробуем разобраться с одной из них.

«Кто в лес, кто по дрова». Наш язык богат настолько, что один и тот же товар можно назвать совершенно по-разному. В качестве примера рассмотрим организацию, которая занимается перепродажей спортивного оборудования из-за рубежа в РФ, то есть выступает дилером. Наименование одной из позиций номенклатуры звучит как - «Батут для прыжков каркасный, красного цвета, 12 футов». В документах поступления данного товара от одного из поставщиков он записан как - «Каркасный батут, 12 FT, RED. А у другого поставщика, та же позиция называется – «Устройство для прыжков, 12 футов, цвет коралл».  Различия в наименованиях чаще всего возникают не столько из-за желания красиво назвать товар для покупателя, а из-за трудностей перевода с других языков. Связано это с тем, что существенная часть товаров поступает в рассматриваемом примере благодаря импорту.

Проблемы несоответствия. 

Различные наименования могут стать причинной серьезных проблем для учета документов. Названия позиций номенклатуры у каждого поставщика индивидуальны. Возникает существенная проблема, с которой сталкивается большинство бухгалтеров: фактически одна позиция товара может быть задублирована несколько раз в программе учета.

Рассмотрим подробнее, какие сложности возникают у организации из-за различных наименований одной и той же позиции у разных поставщиков. С первого взгляда дублирование номенклатурных позиций товара в системе учета не кажется большой проблемой, кажется не сложным отследить и удалить лишние, и вести учет на корректной позиции. Однако это так только в тех случаях, когда номенклатура небольшая. Следовательно, любой такой «дубль» бросается в глаза. А в случаях, когда номенклатура товара представляет из себя несколько тысяч позиций, то появляется огромная вероятность ошибок в учете, так как отследить в таком случае ошибочное наименование просто невозможно. В таком количестве позиций легко не увидеть нужную и добавить ее заново, под другим названием. Такие ошибки критичны для бухгалтерского и налогового учета и могут привести к серьезным последствиям. Одна позиция после продажи будет в количестве «минус одна» на складе в программе, а вторая будет всегда в положительном остатке, что не соответствует реальности и не позволит рассчитать себестоимость и сдать корректную отчетность. Бухгалтеру придется потратить много времени на поиск и исправление этих несоответствий.

Рассмотрим общий процесс оприходования документов от поставщика практически в любой компании:

Вариант с бумажным документом

1. Физическое поступление накладной на стол к бухгалтеру
2. Занесение бухгалтером накладной в систему учета 1С
3. Архивация

Вариант с электронным документом

1. Поступление накладной по ЭДО
2. Загрузка накладной в систему учета 1С

Даже при использовании самых актуальных и удобных программных продуктов, таких как 1С и ЭДО, бухгалтерия сталкивается с трудностями документооборота. В варианте с бумажным документом – это человеческий фактор при выборе нужной позиции номенклатуры в системе на шаге 2, в варианте с электронным документом – это некорректная загрузка в связи с различными наименованиями позиции у поставщика на шаге 2.

Решение.

Исходя из проблемы, связанной с необходимостью постоянного сопоставления разных названий одних и тех же позиций номенклатуры, мы сталкиваемся с трудностями организации корректного учета в организации. Организации и предприятия остро нуждаются в техническом решении данной проблемы.

Далее рассмотрим самый оптимальный вариант автоматизированного подбора нужной позиции номенклатуры поставщика.

Первым этапом необходимо применить уже встроенный механизм в 1С – это обработка "Поиск и удаление дублей". Данная обработка используется для поиска в информационной базе ошибочно введенных дублирующих друг друга элементов и ссылок на них, автоматической замены всех ссылок на дубли ссылками на выбранный "правильный" элемент и установки на дубли пометки на удаление. Этот этап поможет выявить простые несоответствия в наименованиях и привести существующую базу номенклатурных позиций к корректному виду.

Вторым этапом отследить момент возникновения синонимии номенклатуры – и применить в этот момент метод Метрики Левенштейна. Метрика, измеряющая по модулю разность между двумя последовательностями символов. Она определяется как минимальное количество односимвольных операций, необходимых для превращения одной последовательности символов в другую. В общем случае, операциям, используемым в этом преобразовании, можно назначить разные цены. Широко используется в теории информации и компьютерной лингвистике. Данный метод поможет не дублировать позиции, а подбирать подходящие по смыслу и подставлять нужную существующую в документ поступления.

Самый известный пример использования метода – исправление ошибок при написании слов, подбор окончания слова при написании его первых букв.

Таким образом, рассмотренный процесс оприходования документов в бухгалтерии практически любой организации будет оптимизирован, затраты как временные, так и финансовые будут сокращаться.

Список литературы:

1. Международный журнал прикладных наук и технологий. Актуальность внедрения автоматизации технологических процессов и производств на современном этапе развития вашего бизнеса. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/aktualnost-vnedreniya-avtomatizatsii-tehnologicheskih-protsessov-i-proizvodstv-na-sovremennom-etape-razvitiya-nashego-obschestva/viewer  (дата обращения: 15.05.2023).
2. Принципы работы фирмы "1С". URL: https://1c.ru/rus/firm1c/firm1c.htm (дата обращения: 15.05.2023).
3. Инструкция по разработке на 1С. Методические рекомендации по конфигурированию. URL: https://its.1c.ru/db/metod8dev#content:3616:hdoc (дата обращения: 15.05.2023).
4. Инструкции по учету в программах 1С. Администрирование и НСИ в ERP. URL: https://its.1c.ru/db/answers1c/content/321/hdoc (дата обращения: 15.05.2023).