ПОСТРОЕНИЕ КОММУНИКАЦИЙ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ОСНОВЕ ИНСТРУМЕНТОВ PROJECTMANAGEMENT

Телегина Екатерина Витальевна

специалист по проектному управлению, УрФУ, г. Екатеринбург

E-mail: ekaterinatelegina@yandex.ru

Котляревская Ирина Васильевна

доктор экономических наук, профессор, УрФУ, г. Екатеринбург

Маркетинговые коммуникации — это все виды связей предприятия с клиентами и всеми, кто заинтересован или действует вместе с компанией [3, с. 393].

Компания должна разработать целый ряд программ коммуникаций с потребителями, инвесторами, конкурентами и поставщиками, правительством и местными органами власти, со СМИ, а также с персоналом компании.

Коммуникации с собственным штатом сотрудников являются областью управления в рамках внутриорганизационного маркетинга. Согласование работы всех отделов компании — второй уровень интегрированного маркетинга (первый уровень составляют различные маркетинговые функции: сбыта, рекламы, управления производством и реализацией, маркетинговые исследования, стратегический анализ и т. д). Маркетинг эффективен только тогда, когда каждый работник компании вносит личный вклад в дело удовлетворения потребностей клиентов [2, с. 54]. Внутриорганизационный маркетинг выступает средством удовлетворения внешних потребителей через сотрудников фирмы, является необходимым условием адаптации персонала к усложнившимся требованиям потребителей  и  предпосылкой  эффективного  внешнего маркетинга. Проблема построения коммуникаций с персоналом компании подробно не изучена, отсутствует достаточное количество специальных исследований, посвященных данной теме.

В условиях современной экономики расширяются границы применения проектного управления, в связи с преобладанием проектов над процессами в структуре деятельности организаций ProjectManagementстановится стандартным способом ведения бизнеса.

Использование проектно-ориентированных систем управ­ления в современном бизнесе позволяет руководству фирмы выстроить эффективную систему коммуникаций как внутри компании, так и с внешними контрагентами, организовать процесс коммуникаций между всеми зве­ньями, участвующими в разработке и реализации проекта, обеспечить надежность обмена информацией на всех жизненных циклах проекта.

В основе управления проектами (ProjectManagement) как новой парадигмы ор­ганизационного мышления, лежит принципиально новая коммуникативная парадигма в сфере управления компанией. Хотя основным понятием управления проектами является проект, реализация идеологии проектно-ориентированного управления неизбежно приводит к стиранию границ между управлением отдельными проектами и управлением фирмой в целом, что приводит к сближению, а затем и слиянию понятий проектного менеджмента и общего менеджмента.

В условиях проектного управления проблемы обратной связи и сохранения информации при передаче в ходе ком­муникаций решаются благодаря использованию специальных формальных процедур, существенно снижающих риск иска­жения информации. При этом существенно, что разработка этих формальных процедур для каждого конкретного проекта составляет нетривиальную и уникальную задачу, решением которой занимаются сами участники проекта. Благодаря этому реализуется коммуникативная парадигма, в рамках которой в полной мере реализуются механизмы обратной связи, обеспечивающие высокий уровень информационных взаимодействий [6, с. 83].

Каждый участник проекта играет роль отправителя и получателя информации, вовлечен в обмен информацией (коммуникацию). Отправители и получатели играют одинаково важную роль в коммуникационном процессе. Главной задачей отправителей информации является обеспечение точности, достоверности и лаконичности информации. Задачами получателей являются правильное понимание информационных сообщений и обеспечение полноты объема получаемой информации.

Герт Дитхелм приводит следующие наблюдения и рекомендации, касающиеся коммуникаций внутри команды, оказывающие положительное влияние на результаты проектов:

• признание других в качестве равноценных партнеров;
• смена ролей в процессе встречи в команде (руководитель дискус­сии, ведущий протокол и прочие вспомогательные должности);
• свободное высказывание мнений;
• определение умения слушать как способности к общению;
• неиспользование порицаний;
• определение недостатков знаний и объемов возможного обучения;
• свободный доступ к информации для каждого;
• обеспечение прозрачности всей деятельности;
• наибольшая степень понимания решений;
• отображение актуальных этапов деятельности;
• немедленное сообщение о наличии важной информации и откло­нениях от поставленных задач;
• соблюдение правил, которые были приняты совместно;
• по возможности раннее обнаружение конфликтов и их последую­щее разрешение [1, с. 56].

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

1. Планирование системы коммуникаций — определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).

План управления коммуникациями включает в себя:

• план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения;
• план распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки;
• детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;
• расписание и частота взаимодействий;
• метод внесения изменений в план коммуникаций.

2. Сбор и распределение информации — процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
3. Оценка и отображение прогресса — обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
4. Документирование хода работ — сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту

Документирование результатов хода работ включает в себя:

• сбор и верификацию окончательных данных;
• анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;
• архивирование результатов с целью дальнейшего использования [4, с. 76].

Эффективная организация работы команды проекта, правильное построение процесса коммуникаций между участниками проекта являются одними из важных факторов, определяющих успех проектов компании. Руководителям проектов необходимо владеть современными технологиями, и методами управления персоналом с учетом специфики проектной работы.

Список литературы:

1. Дитхелм Г. Управление проектами. В 2 т. Т. II. Пер. с нем. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2004. – 288 с.
2. Маркетинг: учебное пособие / И. В. Котляревская, С. А. Романова. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2006. — 163 с.
3. Маркетинговое управление / Т. А. Гайденко. – 3-е изд., перераб. И доп. – М.: Эксмо, 2008. – 512 с. – (Полный курс МВА).
4. Полковников А. Эффективное управление проектами. Начальный курс. –  М.: ЛАНИТ, 1998. – 94 с.
5. Управление проектами. Быстрый старт / Ким Хелдман; Пер. с англ. Шпаковой Ю.; Под ред. Неизвестного С. И. – М.: ДМК Пресс; Академия АйТи, 2008. – 352 с.
6. Мисютин А. Н. Проектное управление как коммуникативная парадигма в управлении компанией // Регионология. 2008. № 3.