ОБЗОР СОВРЕМЕННЫХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

НА ПРИМЕРЕ LOTUS NOTES / DOMINO

Петровичева Ирина Евгеньевна

студент 2 курса (магистратура), кафедра автоматики и компьютерных систем ТПУ, г. Томск

Е-mail:

Вичугова Анна Александровна

научный руководитель, ассистент ТПУ, г. Томск

Развитие деятельности человека в разных отраслях, приводит к увеличению объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Такой рост информации привел к тому, что в мире ежегодно создаются приблизительно 7 млрд. новых документов. Потоки информации разнообразны формам представления и их источников, разделить их можно: на электронные и бумажные документы. Но только лишь 38 % всей информации хранится в электронном виде (это либо базы данных, либо в иные виды хранения), остальная информация как не печально, хранится в бумажном виде, это создает определенные трудности для поиска нужного документа, потому что на его нахождение затрачивается значительное количество времени. Для любой организации или предприятия, проблемы оптимизации документооборота и контроля по обработке информации являются одной из главных задач и имеют огромное значение.

Системы электронного документооборота имеют такие функции как создание документа с нуля, конвертацию различных данных, полное управление доступом, а также хранение данных и их безопасность.

Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания и обработки большого объема различных документов, осуществляют контроль управлением доступа и контролируют потоки документов на предприятие. Поэтому документы помещены и хранятся в отдельных хранилищах, которые и представляют собой иерархию файловой системы. Системы электронного документооборота поддерживают и настроены на наиболее известные форматы для отображения информации и ее хранения. Это различные текстовые документы, всевозможные графические изображения, представления электронных таблиц, открытие аудио и видео данных, поддержка веб-документов, а также частичное управление и взаимодействие с другими аналогичными корпоративными системами.

Самое главная функция систем электронного документооборота —это хранение электронных документов в структурированном виде и непосредственная работа с ними. В любой системе главной функцией, которой является документооборот, системы должна настраиваться и подстраиваться под каждую структуру отдела и системы делопроизводства предприятия [1].

Электронный документооборот в основном используется в крупных организациях, на предприятиях с большим потоком данных, в банках, в любых структурах, где есть большой объем создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Основные типы систем электронного документооборота [2]:

Business-process EDM, ориентированные на бизнес-процессы.Такие системы представляют в специфических вертикальных и горизонтальных приложениях.Основу системы составляет концепция ECM. Обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами (включая работу с управлением записями и потоками работ, образами, управлением содержимым и др.). Хранят и обеспечивают поиск документов в оригинальных форматах (CAD-файлов, изображений, электронных таблиц, схем и др.) существует возможность их группировки в папки. Можно сказать, все EDM-системы обеспечивают высокий уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления. Известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum, Hummingbird, FileNet, и др.

Enterprise-centric EDM — корпоративные. Корпоративная инфраструктура таких систем, позволяет корпоративным пользователям создание документов, а также коллективную работу над ними и их публикацию. Начальные функции корпоративных систем зеркальное отражение функциям систем, ориентированным на бизнес-процессы. Корпоративные системы не сориентированы на использование их только в какой-то конкретной отрасли. Такие системы внедряются как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных занимаются компании Lotus, iManage, Novell, Open Text, Oracle, и др.

Сontent management systems —системы управления содержимым.Системы управления содержимым занимаются созданием содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (до уровня разделов документов, объектов для их следующего повторного использования и запуска). Доступность информации представляется в виде объектов наиболее меньшего размер, что облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Известные компании, систем управления содержимым: Adobe, Vignette, Excalibur, Stellent, Documentum, Microsoft, Divine, и др.

Information management systems — порталы, системы управления информацией. Системы управления информацией занимаются агрегированием информации, управление, доставкой через Internet/intranet/extranet. Благодаря им, есть возможность накопления предыдущего опыта в распределенной среде, в основе лежащих бизнес-правил, контекста и метаданных. Примерами таких порталов, системы Excalibur, Verity, PC DOCS/Fulcrum, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Imaging systems — cистемы управления изображениями/образами.Благодаря им существует возможность конвертации отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму. Технология работает на основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. Базовые функции: сканирование, поиск изображений, хранение и др.

Workflow management systems — cистемы управления потоками работ. Они предназначены для строгой маршрутизации потоков работ любого типа, в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Используются для роста эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками — часть решения, например в EDMS-системах или PDM.

Разновидностей систем электронного документооборота много, наиболее известные, такие как Lotus Notes, Евфрат, DOCS OPEN, Excalibur EFS, Action Workflow и другие.

На сегодняшний день, системами электронного документооборота используются во многих организациях, поскольку с каждых годом увеличивается объем документов. Сфера внедрения, очень разнообразна.

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения [3].

Преимущества платформы:

·       возможность разработки приложений;

·       поддержка мгновенных сообщений;

·       эффективная работа при отсутствии доступа к сети;

·       настройка безопасности, многоуровневая модель защиты;

·       платформенная независимость;

·       создание территориально-распределенных систем;

·    интеграция с другими информационными системами (совместимость с типами данных IBM DB2, Oracle, Sybase, MS SQL, ODBC);

·       возможность работы с любыми типами электронных документов.

Пакет Lotus Notesблагодаря широким функциональным возможностям, завоевывает отличные позиции среди своих конкурентов. Обладая прогрессивными и развивающими технологиями. Большим достоинством Lotus Notes/Domino,является наличие ряда встроенных механизмов работы с документами, удобно для разработки. Пакет Lotus Notes поддерживает различные технологии: электронную почту, ленту новостей, окно полнотекстового поиска, систему управления базой данных, технологию «клиент-сервер», сквозное подключение, интеграцию с управлением базой данных и иных приложений, а также шифрование и электронную цифровую подпись.

Lotus Notes ―это гибкая платформа, в которой можно создавать приложения для автоматизации управления документов и их процессов. На архитектуре Lotus Notes есть возможность создавать различные информационные системы, которые будет автоматизировать работу со сложными, по построению структурой, данными и процессами. В основе Lotus Notes содержаться только базовые функции, поэтому систему нельзя назвать законченной системой автоматизации управления деятельностью предприятия.

Базовые функции организовывают работу распределённых рабочих групп, еще могут также создавать приложения автоматизации процессов. Системы электронного документооборота и другие законченные решения на платформе Lotus Notes/Domino разрабатывают и распространяют сторонние производители.

По данным Siemens бизнес сервис, при внедрении и использовании системы электронного документооборота, производительность труда увеличилась более чем на 25 %, а стоимость архивного хранения электронных документов стала менее затрачиваемой на 85 %, чем в бумажном хранении.

Тактические и стратегические выгоды от внедрения систем:

·     сокращение расходов, связанным сосвобождением физического места для хранения документов;

·     уменьшение затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;

·     снижение расходов на персонал и оборудование и др.

·     появление возможности коллективной работы над документами;

·  повышение безопасности информации, каждому пользователю назначаются свои полномочия доступа к информации;

С появлением систем электронного документооборота коллективная и бесконфликтная работа с документами осуществляется, несомненно, быстрее. Отсюда следует, при внедрении систем электронного документооборота, несомненный и важнейший показатель эффективности, считается увеличение доли электронных документов в общем документообороте.

Список литературы:

1. Глинских А.Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://citforum.ru/consulting/docflow/market/article1.8.200222.html(Дата обращения 16.11.2012)
2. Глинских А.Современные системы электронного документооборота [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.ci.ru/inform09_01/p223edoc.htm (Дата обращения 16.11.2012)
3. Основные свойства и преимуществаLOTUS NOTES / DOMINO [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://systems21.ru (Дата обращения 16.11.2012)