ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ ВУЗА НА БАЗЕ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА «1С:УНИВЕРСИТЕТ ПРОФ»

Деятельность подразделений высших учебных заведений, выполняющих функции координации и сопровождения учебного процесса, в той или иной степени давно автоматизирована.

К началу 2014 года было предпринято несколько попыток автоматизации отдельных подразделений вуза, в том числе и подразделений, занимающихся сопровождением учебного процесса. Часть разработок использовалась в подразделениях, некоторые программы не прижились. В 2014 году, в связи с ростом количества обучающихся, отсутствие единой системы управления учебной частью вуза начинает сказываться на производительности подразделений и росте числа ошибок.

В 2014 году для автоматизации процесса обмена данными с федеральной информационной системой была приобретена система «1С:Университет ПРОФ». Благодаря унифицированности функций приемных комиссий внедрение системы сторонним разработчиком не потребовало глубокого погружения в бизнес-процессы и не вызвало серьезных затруднений. По результатам приемной кампании в системе появилась информация о студентах-первокурсниках, поэтому следующим логическим шагом стала доработка подсистемы управления контингентом обучающихся. Помимо настройки существующих в системе возможностей для управления обучающимися, требовалось загрузить в систему информацию о студентах старших курсов, а также доработать и настроить интеграцию новой системы с существующими. Для реализации части задач был назначен конкурс, который выиграла компания «Промавтоматика». Таким образом, первый этап автоматизации проводился силами сотрудников центра информатизации университета (далее ЦИУ) совместно с фирмой «Промавтоматика».

Первая стоявшая перед участниками задача – подготовка контингента. Для ее решения требовалось актуализировать состояние студентов, информация по которым была введена приемной комиссией и загрузить информацию по студентам старших курсов, отсутствующим в системе. Для этого в первую очередь были доработаны механизмы проведения приказов, реализованных в системе таким образом, чтобы они соответствовали бизнес-процессам, принятым в «МГТУ «СТАНКИН» (например, выселение из общежития при отчислении и т.п.) и реализованы дополнительные приказы, отсутствующие в базовой конфигурации. Также, для пользователей занимающихся актуализацией контингента были разработаны отчеты, которые позволяли в удобном формате проверять информацию об обучающихся и проводить сравнение данных из системы с информацией во внутренних документах («Эталон», различные варианты списков групп, списки проживающих в общежитии).

Информация о студентах, зачисленных в университет до 2014 года, отсутствовала в системе. Для решения этой проблемы разработчиками «Промавтоматики» были написаны внешние обработки, реализующие, на основе загрузки в систему файлов в формате «xls», генерацию отсутствующих физических лиц, а также создание и наполнение только основных приказов: о зачислении, о предоставлении академического отпуска и о заселении в общежитие, которые обеспечивали требуемое состояние студентов сразу после загрузки. Это позволило избежать проведения полной истории перемещений обучающихся.

После актуализации контингента компанией «Промавтоматика» была реализована интеграция системы с базами данных других подразделений университета:

• библиотека – синхронизация информации о студентах;
• бухгалтерия – загрузка в «1С:Университет ПРОФ» информации о договорах студентов;
• управление кадрами – загрузка в «1С:Университет ПРОФ» информации о профессорско-преподавательском составе.

Для центра обучения иностранных граждан была доработана система учета, разработаны различные документы и отчеты, используемые только для этой категории студентов.

Параллельно с этим сотрудниками ЦИУ были реализованы все основные отчеты для внешних подразделений (зачетные и экзаменационные ведомости, списки групп, ордер для заселения в общежитие и т.д.), использование которых стало возможным сразу после завершения этапа актуализации контингента. Была завершена доработка всех индивидуальных приказов. Таким образом, на этом этапе система стала основным средством по ведению контингента студентов и печати внешних отчетов.

По итогам первого этапа можно выделить следующие проблемы, выявленные в процессе автоматизации учебного процесса на базе «1С:Университет ПРОФ»:

• Система предлагает широкий спектр механизмов для всесторонней автоматизации деятельности вуза. Но уже реализованные механизмы требуют серьезных доработок для соответствия реалиям конкретного вуза. Поэтому на этапе внедрения важно, чтобы процесс сопровождали специалисты, разбирающиеся в тонкостях бизнес-процессов вуза, а также обладающие навыками автоматизации и изучившие базовую конфигурацию.
• Для проведения любой автоматизации необходимо формализовать основные бизнес-процессы организации. В университете существуют документы, регламентирующие деятельность автоматизируемых подразделений, но на практике одни и те же процессы работают не идентично и требуют корректировки.
• Следствием этого стала еще одна проблема: при согласовании технического задания сложно точно и с нужным уровнем детализации описать требования к разрабатываемым модулям из-за особенностей предметной области и не до конца регламентированных бизнес-процессов. В связи с этим в поставленные фирме «Промавтоматика» задачи периодически приходилось вносить корректировки и уточнения даже на этапе тестирования частично готовых модулей. Тестирование готовых задач усложнялось невозможностью подобрать разнообразные тестовые примеры и приходилось тратить много времени на анализ возможных ситуаций и создание искусственных моделей этих ситуаций.
• Вызвал затруднения процесс актуализации контингента, т.к. со стороны ЦИУ требовалось предоставить пользователю удобные механизмы для выверения списков. Хотя возможности системных отчетов практически не ограничены, их настройка требует времени, поэтому часто используемые отчеты были автоматизированы отдельно.
• Также невозможно было избежать проблемы, возникшей при массовом переходе на новое ПО – сложности сопровождения работы пользователей. Т.к. система довольно большая и требует подготовки, сотрудники не сразу понимали связи между проводимыми действиями и происходящими изменениями, часто некорректно исправляли ошибки или были не в состоянии оценить причины возникновения ошибок и неточностей в документах и отчетах.

Основные цели первого этапа автоматизации были достигнуты, поэтому было принято решение о дальнейшем развитии «1С:Университет ПРОФ» в качестве ведущей системы работы учебной части вуза.

На следующем этапе была проведена работа с подсистемой «Планирование учебного процесса». Сотрудниками ЦИУ совместно с сотрудниками учебного управления проводились работы по актуализации учебных и рабочих учебных планов для последующего корректного сопровождения учебного процесса и выдачи документов об образовании для части студентов. В результате этих работ стала возможной печать из системы приложений к дипломам выпускникам магистратуры 2016 года.

Опыт ввода результатов аттестаций для вышеупомянутых магистрантов показал, что механизм ввода результатов в систему сильно отличается от механизмов, используемых в деканатах и требует упрощения. Было принято решение о создании нового механизма ввода результатов аттестаций, который, с одной стороны, обеспечит пользователям привычный внешний вид и сохранит все возможности, реализованные в прежней электронной сессии, а с другой стороны – обеспечит заполнение всех стандартных для «1С:Университет ПРОФ» структур хранения. Требуемый механизм, всесторонне охватывающий все процессы ведения сессии, был разработан на втором этапе автоматизации. Полученная подсистема позволяла выполнять все необходимые функции: ввод результатов модулей, зачетов, экзаменов, выдача допусков и недопусков на экзамен, проставление отметок о стипендии, расчет рейтинга, а также выгрузка этой информации в личный кабинет студента.

В настоящий момент система включает в себя все необходимые функции по сопровождению учебного процесса и является ключевой в блоке управления студентами. Постепенно происходит отказ от вспомогательных систем, дублирующих функционал системы.

Несмотря на то, что основные функции автоматизированы, существует большой блок действий выполняемых в полуавтоматическом режиме или в другой системе, не имеющей прямой интеграции с «1С:Университет ПРОФ». Существует план дальнейшего развития системы, который позволит исключить дублирование информации, повторный ввод данных и уменьшить количество ручных ошибок. К основным пунктам этого плана относятся:

• перенос процесса расчета нагрузки в систему (требует доработок системы в соответствии с бизнес-процессом);
• создание отчетов, связанных с успеваемостью студентов для внутреннего и внешнего использования;
• интеграция с системой составления расписания;
• обеспечение двунаправленного обмена данными с бухгалтерией и отделом кадров.

Список литературы:

1. Описание программного продукта «1С:Университет ПРОФ» [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://solutions.1c.ru/catalog/university-prof
2. Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования  - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры [Электронный ресурс]: внутренний нормативный документ, ФГБОУ ВО «МГТУ «СТАНКИН», от 31 авг. 2017 г. Режим доступа: https://stankin.ru/uploads/files/file_5c6bfd9bc6c92.pdf