ВНЕДРЕНИЕ ФУНКЦИЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ НА ПРИМЕРЕ ПРОДУКТОВ ФИРМЫ 1С

Одной из составляющих успеха деятельности любой организации является слаженность действий сотрудников, направленных на получение результата, иначе говоря ее бизнес-процессы.

Бизнес-процессы делятся на внешние и внутренние. К внешним относится взаимодействие с поставщиками и клиентами, рекламными и транспортными компаниями, банками и различными государственными службами. Повлиять на данные процессы силами руководства одной организации не представляется возможным.

Однако оптимизация внутренних бизнес-процессов организации - своевременное и корректное оформление документов, скорость получения и обработки информации, предоставление данных для анализа деятельности организации - является одной из приоритетных задач современного руководителя.

В настоящее время Фирмой 1С разработано большое количество прикладных решений для автоматизации различных бизнес-процессов [2], например, 1С:ERP, 1С: Бухгалтерия, 1С: Зарплата и кадры, 1С: Торговля и склад, 1С: Документооборот и т.п.

Каждая из вышеперечисленных программ предназначена для автоматизации одного или нескольких (небольшой группы) бизнес-процессов с высокой точностью детализации данных. Подобная "модульность" обусловлена желанием разработчик удовлетворить потребности наиболее широкого круга потребителей, т.е. не только большие предприятия, но и небольшие организации, осуществляющие узкопрофильную деятельность.

Зачастую для организации деятельности предприятия одного программного модуля недостаточно, а использование нескольких модулей влечет за собой образование нескольких информационных полей, что затрудняет обмен информацией между подразделениями.

Использование нескольких прикладных решений Фирмы 1С на предприятии можно рассмотреть на примере производственного предприятия "Дамате", имеющего следующую организационную структуру (рисунок 1).

Рисунок 1. Организационная структура производственного предприятия "Дамате"

На рисунке 1 также отмечены программные продукты Фирмы 1С, которые используются на местах, что показывает, что всех подразделения и руководители используют две системы - ERP и систему электронного документооборота.

Система электронного документооборота 1С представляет собой внутреннюю почту предприятия, в которой реализованы основные требования по делопроизводству и канцелярскому учету. На предприятии данная система используется для оповещения сотрудников о различных задачах и мероприятиях, а также для согласования различных документов - договоров, протоколов и т.п.

Система ERP содержит подробную информацию о ходе производственного процесса - обеспеченность производства, производственные планы, остатки готовой продукции и т.п.

Преимущества системы электронного документооборота бесспорны - она имеет мощный функционал обмена данными, однако основным ее минусом является то, что инициатором событий является пользователь.

В рамках модели "КАК ЕСТЬ" это является единственным вариантом формирования задач. Система не имеет синхронизации ни с одной из других систем, т.е. идеально подходит только для канцелярской деятельности.

Т.к. в основе любого бизнес-процесса лежит именно обмен информацией, ему необходимо уделить особое внимание. Создание или изменение объекта в любой из используемых на предприятии систем не инициирует никаких дальнейших событий, т.е. пользователь узнает об этом только в том случае, целенаправленно обращается именно к этому объекту или пытается выполнить действия, где используется этот объект.

Т.е. в случае необходимости оповещения сотрудников других подразделений о том или ином событии пользователю необходимо использовать дополнительные средства - телефон, электронную почту, месседжер или систему электронного документооборота - перенести в нее необходимые данные, выбрать исполнителей, сформировать задачи.

Совместное использование ERP и системы электронного документооборота на примере оприходования комбикорма представлено на рисунке 2.

Рисунок 2. Модель "КАК ЕСТЬ" оприходования комбикорма на производственном предприятии "Дамате"

Представленная модель показывает, что формирование оповещения является отдельным процессом, следовательно, исполнитель может просто проигнорировать его [1]. В таком случае сотрудники на производстве будут вынуждены постоянно просматривать остатки по складу, что повлечет за собой нерациональное использование рабочего времени, а также задержки в производственном процессе.

Функционал платформы 1С: Предприятие 8.3 позволяет инициировать создание задач автоматически - сама система электронного документооборота является примером этого, т.к. в ней реализован запуск последовательных процессов и процессов по условию (комплексных процессов). Следовательно, процесс оповещения может быть реализован и в других системах, например, в 1С: ERP.

Платформа 1С: Предприятие 8.3 содержит объекты "Бизнес-процессы" и "Задачи", которые позволяют реализовывать систему оповещений в разрабатываемых программных продуктах.

Объект "Бизнес-процессы" задает алгоритм обработки события, который может содержать в себе условия, циклы, прерывания. По ходу выполнения алгоритма создаются задачи для пользователей системы, т.е. осуществляется адресная рассылка, которая может быть использована в качестве оповещения.

Использование в ERP бизнес-процессов и задач на примере оприходования комбикорма представлено на рисунке 3.

Рисунок 3. Модель "КАК ДОЛЖНО БЫТЬ" оприходования комбикорма на производственном предприятии "Дамате"

Количество процессов в представленной модели сведено к минимуму, излишнее участие пользователя исключено. Следовательно, можно сделать вывод о максимальной оптимизации данного процесса.

Рассмотренный процесс является одним из самых простых в организации производственной деятельности. Оптимизация более сложных бизнес-процессов с использованием функциональных возможностей платформы 1С: Предприятие 8.3 позволит значительно сократить время, которые сотрудники предприятия затрачивают на обработку информации, следовательно, повысить производительность труда и снизить себестоимость готовой продукции.

Список литературы:

1. Агиевич Т.Г., Морозова Ю.С. Оптимизация бизнес-процессов: концептуальный подход // Теория и практика общественного развития. – 2013. – №4. – С. 224-226.
2. Сайко М. 1С Предприятие 8.3 [Электронный ресурс] // 1С Франчайзи - Москва: сайт. – URL: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/1s-predpriyatie-8-3/ (дата обращения: 10.01.2019)