ОСНОВНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ВНЕДРЕНИЯ СЭД В ОРГАНИЗАЦИИ

АННОТАЦИЯ

В данной статье рассмотрены основные преимущества и недостатки внедрения СЭД в организации. Выявлены и проанализированы тенденции развития СЭД, влияющие на современное общество, как в положительном, так и отрицательном аспекте.

ABSTRACT

This article discusses the main advantages and disadvantages of implementing EDMS in an organization. Trends in the development of EDMS affecting modern society, both in positive and negative aspects, are identified and analyzed.

Ключевые слова: документооборот, СЭД, СЭДО.

Keywords: document management, SED, SED

Цифровая экономика является одним из самых актуальных тем сегодняшнего дня. С каждым годом все больше и больше людей используют цифровые технологии, а компании и государства вкладывают средства в их развитие. Цифровая экономика охватывает широкий круг технологий и инструментов, таких как искусственный интеллект, облачные вычисления, аналитика данных. Все эти инструменты позволяют компаниям и государствам создавать новые продукты и услуги, увеличивать производительность.

Программа "Цифровая экономика РФ", которую правительство Российской Федерации запустило в 2018 году, имеет прямое отношение к развитию систем электронного документооборота (СЭД). В рамках программы были разработаны и внедрены новые технологии и инструменты для повышения эффективности процессов, связанных с обменом электронными документами. Кроме того, в рамках программы были приняты законодательные акты, регулирующие область электронного документооборота. Например, 1 июля 2021 года вступили в силу поправки закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые упрощают и ускоряют процесс подписания электронных документов. В целом, исполнение программы "Цифровая экономика РФ" позволило существенно улучшить условия для развития СЭД в России.

Системы электронного документооборота (СЭД) изучаются исследователями в области информационных технологий, экономики и юриспруденции. Среди популярных авторов и исследователей в области СЭД можно выделить: Сергея Карасева; Александра Гершковича; Андрея Богданова, Юлию Смирнову. Опираясь на статьи популярных авторов и исследователей в области СЭД, о которых было сказано выше, можно сделать вывод, что тема ЭДО вызывает большой интерес, люди погружаются в изучение этой темы все больше и больше. Поэтому хотим заметить, что, чем больше людей затрагивают изучение ЭДО, тем больше проблем выявляется.

Мы бы хотели затронуть такую проблему как: преимущества и недостатки внедрения СЭД в организации.

Начнем с рассмотрения основных преимуществ данной системы:

1. Доступ определенным сотрудникам к разной категории информации.

Весомое преимущество электронного документооборота – быстрый доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. У пользователя имеется возможность просто и оперативно осуществить поиск документов, к которым ему предоставлен доступ [1].

2. Разграничение доступа к базе данных и совместная обработка документов. Автоматизация документооборота предоставляет пользователям возможность организовать лишь одну базу данных, в которой будут расположены документы, необходимые организации для осуществления ее функций [2]. Такое преимущество позволяет проводить работу нескольким работникам в одно время с одним документом. Благодаря этому организация экономит время на выполнение поставленной задачи

В качестве подтверждения данного тезиса приведем пример. Государственный банк "ВТБ" внедрил СЭД для упрощения и ускорения процессов работы с документами. В результате было сокращено время на обработку документов на 40%, а количество ошибок и неточностей уменьшилось на 70%.

3. Сохранность документов. Проблема сохранности документов актуальна на сегодняшний день. Мы считаем, что легче сохранить документы в электронном виде, так как бумажный носитель весьма небезопасный. Бумага может быть украдена, потеряна, или она может сгореть или намокнуть. С электронным носителем этого не случится.

4. Экономия материальных и временных ресурсов. СЭДО - исключительно цифровой портал. Именно поэтому потребности в документах на бумажных носителях нет. Это наиболее актуально на сегодняшний день, когда современное общество поднимает вопросы сохранения природы, осознанное использование ресурсов.

Говоря о временных ресурсах, немаловажным будет и уменьшение временных затрат на операции: 25 % – ожидание поступления документов; 15 % – утверждение/согласование; 10% – обмен документами; 10% – подготовка отчетов о документообороте.

Итак, благодаря ЭДО мы экономим около 60 % времени.

Рассмотрим более наглядно (Таблица 1):

Таблица 1

Время, затрачиваемое на работу с бумажным документом в сравнении с электронным документом

Итак, ЭДО экономит материальные и временные ресурсы.

Также электронный документооборот имеет недостатки:

1. Большое количество затрат на внедрение системы электронного документооборота. Список затрат довольно большой: затраты на оборудование, обучение, повышение квалификации персонала и т.д. Пример затрат на внедрение СЭД можно привести на основе опыта компании "Магнит". В рамках внедрения СЭД в компании были затрачены следующие суммы (Таблица 2):

Таблица 2

Затраты на внедрение СЭД

Итого, на внедрение СЭД в компании "Магнит" было затрачено примерно 21 млн рублей. Исходя из этого, стоит сказать, что внедрение ЭДО очень дорого и только масштабная организация способна понести такие затраты.

2. Обучение всего персонала и повышение квалификации. Сотрудники, которые проработали долгое время без освоения нововведений, могут столкнуться с тем, что им будет трудно переобучаться и учиться использованию новой системы. Взяв во внимание тот факт, что нужный документ поступает и проходит не через одного сотрудника. Можно сделать вывод, что это влечет за собой задержку целой системы.

3. Несовместимость систем документооборота. Проблема несовместимости систем документооборота, которая возникает при использовании различных электронных и бумажных форматов документов, является актуальной и требует разработки решений. Эта проблема может привести к задержкам в обработке документов, ошибкам и потерям информации, а также снижению эффективности работы компаний. Необходимо создание стандартов и правил для электронного документооборота, которые должны быть приняты на уровне государственных органов и профессиональных сообществ. Эти стандарты должны определять форматы и правила обмена электронными документами, а также требования к системам документооборота.

Несмотря на отрицательные аспекты, к внедрению этой системы стремятся все экономически развитые государства. Российская Федерация утвердила «План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Этот план говорит о создании информационных систем ЭДО.

Итак, переход на электронный документооборот является неотъемлемой частью современного делопроизводства и неизбежен в условиях развития информационных технологий. Он позволяет существенно повысить эффективность работы компаний и организаций, сократить расходы на бумажные носители и увеличить точность исполнения операций. Однако, при переходе на электронный документооборот необходимо учитывать и негативные аспекты и принимать меры для их решения.

Список литературы:

1. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ [Электронный ресурс] // Сейчас.ру. Режим доступа: https://www.lawmix.ru/bux/64032
2. Панасенко С.П. Защита электронных документов: целостность и конфиденциальность [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.panasenko.ru/Articles/4/4.html
3. ГОСТ – 7.0.8 – 2013 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».