РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОТДЕЛА ХОЗЯЙСТВЕННОГО И ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

DEVELOPMENT OF AN AUTOMATED INFORMATION SYSTEM FOR THE MANAGEMENT AND ENGINEERING SUPPORT DEPARTMENT

Ermakhan Abdukhalikov

student of the field of study 09.04.01, Moscow Aviation Institute (National Research University),

Russia, Moscow

Zhanat Zhumataeva

scientific supervisor, Candidate of Sciences in Technologies, Associate professor, Branch "Voskhod" of the Moscow Aviation Institute in Baikonur,

Kazakhstan, Baikonur

АННОТАЦИЯ

В данной статье рассматривается разработка автоматизированной информационной системы для отдела хозяйственного и инженерно-технического обеспечения вуза. На основе анализа деятельности сотрудников ОХиИТО выявлены недостатки существующей технологии работы, которые предлагается устранить с помощью применения программного обеспечения.

ABSTRACT

This article discusses the development of an automated information system for the department of economic and engineering support of a university. Based on an analysis of the activities of OH&ITO employees, shortcomings of the existing work technology have been identified, which are proposed to be eliminated through the use of software.

Ключевые слова: оптимизация, автоматизация, учёт материалов, заявки на ремонт, электронный учёт, информационная система, управление ресурсами.

Keywords: optimization, automation, materials accounting, repair requests, electronic accounting, information system, resource management.

В современных условиях функционирования любого предприятия важную роль играет оптимизация процессов управления материально-техническими ресурсами. Системы хозяйственного и инженерно-технического обеспечения организаций, в том числе и вузов, должны обеспечивать бесперебойную работу всех инженерных систем и оперативное устранение неисправностей, чтобы поддерживать качество образовательного процесса на высоком уровне. Эффективная организация работы этих систем способствует не только снижению затрат, но и увеличению прозрачности и контроля за использованием ресурсов.

В филиале «Восход» МАИ в Байконуре отдел хозяйственного и инженерно-технического обеспечения при своей работе сталкивается с рядом проблем. На данный момент учёт складских материалов ведётся вручную, что требует регулярного проведения инвентаризации для проверки наличия материалов. Такие инвентаризации проводятся с использованием бумажных носителей и журналов складского учёта, что значительно замедляет процесс обновления данных и увеличивает риск ошибок. Особенно остро эти проблемы проявляются в периоды подготовки к сезонным работам, таким как подготовка к отопительному сезону. Для выполнения этих работ необходимо иметь точные данные о наличии материалов на складе, но бумажный учёт затрудняет своевременное получение такой информации. В результате сотрудники вынуждены тратить дополнительное время на проверку фактического наличия материалов, что может затягивать сроки выполнения плановых работ.

Помимо этого, заявки на ремонтные работы фиксируются в бумажных журналах, где указываются все необходимые данные: наименование неисправности, номер помещения, дата заявки и ФИО ответственного лица. Эти заявки затем передаются начальнику отдела, который распределяет задания среди исполнителей и контролирует их выполнение. Ведение бумажных журналов увеличивает вероятность потери информации или ошибок в учёте заявок, что может приводить к задержкам в ремонтах и неэффективному использованию времени работников.

Контроль за исполнением заявок осуществляется вручную. Отсутствие централизованной системы для управления уведомлениями может создавать неудобства, задерживать информирование заказчиков и затруднять координацию между сотрудниками.

Кроме того, важной частью работы отдела является планирование закупок материалов, необходимых для выполнения ремонтных и инженерных работ. Этот процесс также выполняется вручную: сотрудники отдела составляют списки необходимых материалов и передают их начальнику для утверждения.

Для формирования отчётов о выполненных работах и использовании материалов начальник отдела собирает данные из различных источников, что требует значительных временных затрат и увеличивает риск ошибок при вводе данных. Эти отчёты затем передаются руководству для оценки эффективности работы отдела. Ручное формирование отчётов затрудняет контроль за расходом материалов и может приводить к несоответствиям в данных.

В процессе анализа существующей технологии работы отдела хозяйственного и инженерно-технического обеспечения вуза выявлены следующие недостатки:

• отсутствие электронного учета складского материала (ведение учета складских материалов с помощью журналов и других бумажных документов: этот метод требует физической записи и отслеживания каждой операции вручную);
• бумажный процесс подачи заявок на ремонтные работы приводит к трудностям в быстрой обработке и передаче информации;
• процесс контроля и учета заявок выполняется вручную: без системы контроля и учета заявок существует риск потери или неправильной обработки информации о статусе и исполнении заявок;
• отсутствие системы уведомления о завершении работ может привести к задержкам в информировании заказчиков о выполненных работах;
• ручной процесс формирование отчетов: сбор данных и формирование отчетов о выполненных работах и использованных материалах требует значительных временных затрат и подвержено риску ошибок (это может привести к несоответствию в данных и затруднить анализ эффективности работы отдела).

Таким образом, текущая система работы отдела хозяйственного и инженерно-технического обеспечения филиала «Восход» МАИ в Байконуре характеризуется рядом недостатков, связанных с отсутствием автоматизации. Это приводит к низкой эффективности управления материальными ресурсами, увеличению временных затрат и повышению вероятности ошибок на всех этапах работы — от учёта складских материалов до формирования отчётов о выполненных работах.

Для устранения выявленных проблем предлагается разработать автоматизированную информационную систему, которая обеспечит комплексную автоматизацию ключевых процессов отдела хозяйственного и инженерно-технического обеспечения. В частности, система позволит вести учёт работников и складских материалов в режиме реального времени, что значительно сократит время на инвентаризацию и минимизирует риск ошибок, связанных с ручным учётом. Благодаря автоматизированному контролю за наличием материалов на складе, система будет формировать заявки на закупку необходимых ресурсов, что поможет избежать как их дефицита, так и избыточных закупок.

Система также будет поддерживать подачу заявок на ремонтные и технические работы через удобные каналы связи, такие как электронная почта и чат-бот в Telegram. Это позволит значительно ускорить процесс регистрации и обработки заявок, исключая необходимость ведения бумажных журналов и минимизируя возможность потери данных. Кроме того, она обеспечит автоматическое распределение задач среди исполнителей и позволит контролировать выполнение работ в реальном времени, что позволит начальнику отдела оперативно управлять процессом и избегать задержек.

Важной частью функционала системы станет формирование отчётов о выполненных работах и использованных материалах. Это позволит значительно сократить временные затраты на документооборот и повысить точность данных. Кроме того, система будет автоматически уведомлять материально-ответственных лиц о завершении работ через электронную почту или Telegram, обеспечивая своевременное информирование всех участников процесса.

Одним из ключевых преимуществ предлагаемой системы является подача и обработка заявок через электронную почту и чат-бот Telegram. В отличие от мобильных приложений, которые требуют установки на устройство и периодических обновлений, использование чат-бота не требует от пользователей скачивания дополнительного ПО. Это делает систему более доступной и простой в использовании, особенно для сотрудников, которые могут не иметь технических навыков для работы с мобильными приложениями. В Telegram-боте все заявки подаются через уже знакомую многим платформу, что исключает необходимость обучения и адаптации к новому инструменту.

В то время как мобильные приложения могут предоставлять богатый функционал, они часто требуют значительных затрат на разработку и поддержку, а также сложных интеграций с существующими системами предприятия. Например, мобильное приложение требует создания версий под разные операционные системы (iOS, Android), что увеличивает стоимость разработки и сопровождающих обновлений. В отличие от этого, чат-бот интегрируется с уже существующими корпоративными системами через простые API, что снижает затраты на внедрение и техническую поддержку.

Другие системы, такие как специализированные веб-сервисы, могут предоставлять широкие возможности по управлению заявками, однако они часто зависят от постоянного интернет-соединения и требуют, чтобы пользователи работали через браузер. Это может быть неудобно в условиях, когда доступ к компьютеру или стабильному интернету ограничен. Предлагаемое решение через чат-бот Telegram работает на всех типах устройств с доступом к интернету (телефон, планшет, компьютер) и позволяет пользователям легко взаимодействовать с системой из любой точки, не зависимо от платформы или устройства. В отличие от веб-сервисов, Telegram-бот работает в режиме реального времени и быстро реагирует на действия пользователя, упрощая процесс регистрации и обработки заявок.

В сравнении с мобильными приложениями и веб-сервисами, Telegram-бот предлагает более гибкий, доступный и экономичный подход, который значительно ускоряет и упрощает процессы подачи и обработки заявок, делая систему удобной для пользователей и эффективной для учреждения.

Таким образом, внедрение автоматизированной информационной системы в отдел хозяйственного и инженерно-технического обеспечения вуза позволит существенно повысить эффективность работы отдела за счёт автоматизации ключевых процессов, таких как учёт материалов, подача и обработка заявок, а также формирование отчётов. Это снизит влияние человеческого фактора, уменьшит вероятность ошибок и ускорит выполнение задач. Система обеспечит актуальные данные о складских запасах, более точное планирование закупок и эффективное информирование сотрудников через интегрированные электронные каналы связи. В результате, автоматизация процессов не только улучшит управление ресурсами, но и поддержит образовательный процесс на высоком уровне.

Список литературы:

1. Гагарина Л.Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. Учебное пособие /Л.Г. Гагарина. – М.: Изд-во Форум, Инфра – М, 2023. – 384 с.
2. Погодина Л.В. Инженерные сети, инженерная подготовка и оборудование территорий, зданий и стройплощадок / Погодина Л.В. – М.: Изд-во Дашков и К – М, 2010. – 474 с.
3. 1С: Предприятие 8. ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования» для эксплуатации инженерного оборудования [Электронный ресурс]. – URL: https://www.soware.ru/.