СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА ПОДГОТОВКИ ОТЧЕТОВ В КОМПАНИИ НА ОСНОВЕ ПРОГРАММНОЙ РОБОТИЗАЦИИ

IMPROVING THE REPORT PREPARATION PROCESS IN A COMPANY THROUGH ROBOTIC PROCESS AUTOMATION

Liksiutkina Anna Igorevna

2st year graduate student of the Department of Information Systems of Digital Economy at the Institute of Economics and Finance, Russian University of Transport (RUT (MIIT)),

Russia, Moscow

Morozova Vera Ivanovna

Scientific supervisor, candidate of Sciences in Economics, associate professor, of the Department of Information Systems of Digital Economy at the Institute of Economics and Finance, Russian University of Transport (RUT (MIIT)),

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается RPA решение как инструмент совершенствования процесса подготовки отчётов в компании. Раскрываются сущность программной роботизации и её функциональные возможности в условиях выполнения повторяющихся и формализованных операций. Особое внимание уделено роли RPA решения в автоматизации сбора данных, их проверки, переноса между системами, заполнения шаблонов и маршрутизации готовых документов. Показано, что применение такого решения способствует повышению скорости подготовки отчётов, снижению вероятности технических ошибок, уменьшению рутинной нагрузки на сотрудников и росту прозрачности процесса.

ABSTRACT

The article considers an RPA solution as a tool for improving the report preparation process in an organization. The essence of robotic process automation and its functional capabilities in the context of repetitive and formalized operations are revealed. Particular attention is paid to the role of the RPA solution in automating data collection, data verification, data transfer between systems, template completion, and the routing of completed documents. It is shown that the use of such a solution helps increase the speed of report preparation, reduce the likelihood of technical errors, lessen employees’ routine workload, and improve process transparency.

Ключевые слова: RPA решение, программная роботизация, автоматизация, подготовка отчётов, бизнес-процессы, цифровизация, организация, управленческая эффективность.

Keywords: RPA solution, robotic process automation, automation, report preparation, business processes, digitalization, organization, managerial efficiency.

Цифровая трансформация управления заметно изменила подход к организации внутренней работы с данными и документами. Особенно это проявляется в сфере подготовки отчётов, где от скорости обработки информации, точности расчётов и соблюдения сроков зависит качество управленческих решений. Во многих организациях этот процесс по-прежнему включает большое количество повторяющихся операций. А при высокой нагрузке он становится источником лишних временных затрат и повышает зависимость результата от человеческого фактора. По этой причине тема применения RPA решения в подготовке отчётов сохраняет высокую актуальность. [1]

Под RPA решением в рамках статьи понимается программный инструмент, который воспроизводит действия пользователя в интерфейсе различных систем и выполняет заданную последовательность операций. Такой робот не заменяет управленческое мышление и не формирует выводы вместо специалиста, он уверенно работает там, где порядок действий стабилен и поддаётся формализации. [4]

Смысл применения RPA решения заключается не только в автоматизации отдельных действий, но и в изменении общей логики работы с данными. Когда сотрудник вручную собирает сведения из нескольких источников, переносит их в таблицы и сверяет итоговые значения, велика зависимость результата от внимательности, скорости работы и текущей нагрузки. Робот действует иначе. Он выполняет операции по установленному сценарию, не пропускает обязательных этапов, не меняет порядок действий и не отклоняется от алгоритма. За счёт этого подготовка отчётов становится более предсказуемой.

Функциональные возможности RPA решения в части сбора данных и формирования отчетов достаточно широки. Наиболее распространенными являются несколько направлений:

1. Автоматический сбор данных из разных источников. Робот может заходить в учётные системы, корпоративные базы, электронные таблицы и иные цифровые среды, извлекать нужные показатели и переносить их в единый шаблон.
2. Проверка полноты и корректности сведений. RPA решение способно сопоставлять значения, выявлять пустые поля, фиксировать расхождения и сообщать о нарушении заданных правил.
3. Заполнение стандартных форм отчётности. При наличии шаблона робот переносит данные в нужные поля, соблюдает структуру документа и снижает риск технических неточностей.
4. Маршрутизация готовых документов. После завершения подготовки отчёта робот может сохранить файл в нужной папке, отправить его по электронной почте или передать следующему участнику процесса.
5. Запуск операций по расписанию. Подготовка части отчётных процедур может выполняться автоматически в заданное время, что особенно удобно для регулярной отчётности. [2]

Каждая из этих функций по отдельности уже даёт заметный эффект, однако наибольшая ценность проявляется при их объединении в единую цепочку. В таком случае RPA решение перестаёт быть точечным инструментом и становится элементом всей архитектуры отчётного процесса. Сотрудник в этой модели уже не тратит основное время на копирование и перенос информации. Центр внимания смещается в сторону проверки нестандартных ситуаций, анализа отклонений и контроля итогового качества данных.

Отдельного места заслуживает вопрос о том, почему именно подготовка отчётов считается удобной областью для применения RPA решения. Причина связана с характером самого процесса. Здесь обычно присутствуют повторяемость, чёткие сроки, понятные шаблоны и единый набор операций. Когда же процесс каждый раз строится по новой логике, содержит большое число исключений или требует постоянной содержательной интерпретации, возможности RPA решения заметно сокращаются.

Важной особенностью RPA решения является и то, что оно способно работать поверх уже существующих систем. Для организации это означает отсутствие необходимости полностью перестраивать цифровую инфраструктуру только ради автоматизации отчётности. Робот может быть встроен в действующую среду и использоваться как связующий элемент между программами, таблицами, внутренними сервисами и почтовыми каналами. Такой подход делает внедрение более гибким и позволяет получить практический эффект без радикальной трансформации всей ИТ модели. [3]

Практическое преимущество RPA решения прежде всего связано со скоростью и стабильностью выполнения операций. Робот не устает, не отвлекается и не меняет порядок действий в пределах заданного сценария. Дополнительный эффект проявляется в сокращении доли рутинной нагрузки. [1]

Не менее важным преимуществом выступает повышение прозрачности процесса. Если подготовка отчётов строится вручную, часть промежуточных действий может оставаться вне чёткого контроля. При использовании RPA решения логика процесса закрепляется в алгоритме. Организация получает более понятную последовательность операций, а сам отчётный цикл становится легче контролировать и воспроизводить. [5]

Более наглядное сопоставление сильных сторон и ограничений RPA решения представлено в таблице 1.

Таблица 1

Практические преимущества и ограничения применения RPA решения в подготовке отчётов

Содержание таблицы показывает, что наиболее сильный эффект проявляется там, где операции формализованы и выполняются по стабильной схеме. Если же организация не имеет единых шаблонов, использует разрозненные форматы файлов или часто меняет порядок действий, роботизация начинает работать менее устойчиво. В такой ситуации проблема связана уже не с самим инструментом, а с качеством организованного процесса.

Отдельным ограничением выступает зависимость роботизации от состояния исходных данных. Даже настроенный робот не способен превратить неструктурированную или противоречивую информацию в качественный отчёт без участия человека.

Практика показывает, что внедрение RPA решения требует внутренней организационной готовности. Недостаточно просто запустить робота в существующий процесс. Значение имеют единые шаблоны, понятные маршруты движения отчётов, распределение ответственности и правила обработки исключений. Если этих элементов нет, роботизация может ускорить сам процесс, но не улучшить его качество.

Изучение темы показало, что RPA решение занимает значимое место в совершенствовании процесса подготовки отчётов в организации. Наибольшую ценность RPA решение приносит в сочетании с упорядоченным процессом, понятными правилами и распределением функций между цифровым инструментом и сотрудником.

Список литературы:

1. Лапидус Л.В. Цифровая экономика, экономика данных и прикладной искусственный интеллект: учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2026 — 544 с.
2. Михеев А.Г. Автоматизированные системы управления исполнимыми бизнес-процессами: учебник. М.: Издательский Дом НИТУ «МИСиС», 2023 — 613 с.
3. Гаврилов Л.П. Цифровой бизнес: учебник и практикум для вузов. М.: Юрайт, 2023 — 311 с.
4. Ефимов И.А. RPA. Автоматизация бизнес-процессов в IT-сфере // Вестник науки — 2023 — Т. 1. № 6 (63). С. 116–123. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/rpa-avtomatizatsiya-biznes-protsessov-v-it-sfere/viewer (дата обращения 11.03.2026).
5. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление: учебник. М.: ИНФРА-М, 2026 — 319 с.