ОБОСНОВАНИЕ РАЗРАБОТКИ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОТДЕЛА БЫТОВОЙ И ЭЛЕКТРОННОЙ ТЕХНИКИ ТОРГОВОГО ЦЕНТРА

JUSTIFICATION FOR THE DEVELOPMENT OF AN AUTOMATED INFORMATION SYSTEM FOR THE HOUSEHOLD AND ELECTRONICS DEPARTMENT OF A SHOPPING CENTER

Korepanov Artem Pavlovich

Student, field of study 09.03.01, Moscow Aviation Institute (National Research University),

Russia, Moscow

Shestopalova Olga Lvovna

Scientific supervisor, Candidate of Sciences in Technologies, Associate professor, head of department B21, Moscow Aviation Institute (National Research University),

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается необходимость разработки автоматизированной информационной системы для отдела бытовой и электронной техники торгового центра. Анализ текущей деятельности показал, что большинство процессов такие как учёт товаров, приемка и списание, контроль остатков, работа с поставками, оформление продаж и гарантий выполняются вручную или с использованием несогласованных программных решений. Это приводит к ошибкам, снижению скорости обслуживания покупателей, затруднениям в формировании аналитических отчётов и невозможности оперативного контроля над остатками.

Предложенная система автоматизирует ключевые процессы, обеспечивает единое хранилище данных и предоставляет удобные инструменты для анализа и управления.

ABSTRACT

The article examines the need to develop an automated information system for the household and electronics department of a shopping center. The analysis of the department’s operations revealed that most processes such as inventory management, receiving and write-off of goods, stock control, supply management, sales processing, and warranty handling are performed manually or using fragmented software tools. This leads to errors, decreased customer service speed, difficulties in generating analytical reports, and the inability to perform real-time stock control.

The proposed system automates core operations, provides a unified data environment, and offers convenient tools for management and analytics.

Ключевые слова: автоматизированная система, торговый центр, учёт товаров, складской учёт, продажи, гарантия.

Keywords: automated system, shopping center, inventory management, sales, warranty service.

Современные торговые центры сталкиваются с необходимостью внедрения цифровых технологий для повышения скорости обслуживания, точности учёта и эффективности управления товарными потоками. Однако многие отделы бытовой и электронной техники до сих пор используют устаревшие методы ведения документации: бумажные накладные, ручные журналы учёта, отсутствие единой базы данных. [1, 2]

На примере работы отдела бытовой и электронной техники торгового центра г. Байконур был проведён анализ процессов, связанных с учётом товаров и обслуживанием покупателей. Основные функции отдела включают:

— приёмку и размещение товаров;

— проведение инвентаризаций;

— оформление продаж и возвратов;

— ведение гарантийного обслуживания;

— взаимодействие с поставщиками;

— контроль складских остатков.

В ходе анализа были выявлены следующие недостатки существующей организации работы:

— учёт товаров ведётся вручную или в различных таблицах, что приводит к ошибкам;

— отсутствует единая база данных, объединяющая склад, кассу и администрацию;

— невозможно оперативно отслеживать остатки и движение товара;

— ошибки при оформлении гарантийных талонов и возвратов;

— сложности при формировании отчётности по продажам и поставкам;

— затруднена оценка эффективности сотрудников;

— замедляется процесс обслуживания покупателей.

Все перечисленные проблемы негативно влияют на скорость и качество работы отдела, снижая конкурентоспособность торгового центра.

Цель проекта — разработка автоматизированной информационной системы (АИС) для управления товарными и бизнес-процессами отдела бытовой и электронной техники.

Задачи проекта:

— проанализировать текущую систему учёта;

— определить функциональные требования к АИС;

— разработать структуру базы данных, включающую информацию о товарах, поставках, продажах, гарантиях и сотрудниках;

— реализовать интерфейс для разных ролей пользователей (директор, администратор, продавец, кладовщик);

— создать систему отчётности и аналитики;

— оценить эффективность внедрения.

Анализ существующих программ

1) 1С: Розница [5]

Преимущества: широкий функционал, интеграция с кассой.

Недостатки: высокая стоимость, сложность настройки, избыточность для небольших отделов.

2) Мой Склад [6]

Преимущества: удобный облачный интерфейс, учёт остатков, аналитика.

Недостатки: требуется интернет, платная подписка, ограниченные возможности кастомизации.

3)  Классические POS-системы [7]

Преимущества: оперативное обслуживание клиентов, простота.

Недостатки: отсутствие полноценного складского учёта и аналитики.

Рассмотренные системы (1С: Розница, Мой Склад и Классические POS-системы) обладают широким функционалом, однако требуют стабильного интернет-соединения, имеют сложную структуру, значительную стоимость и не выполняют все требование задачи разрабатываемой подсистемы.

Для небольших отделов, таких как отдела бытовой и электронной техники торгового центра г. Байконур, такие решения являются избыточными и экономически нецелесообразными.

Следовательно, разработка предлагаемой автоматизированной информационной системы является оптимальным вариантом, учитывающим специфику работы учреждения, удобство пользование и доступность ресурсов.

Все существующие решения либо слишком дорогие, либо не полностью закрывают потребности отдела. В связи с вышеперечисленным разработка собственной системы является экономически оправданной.

В качестве среды разработки выбран Delphi Community Edition, что обеспечивает гибкость и удобный визуальный интерфейс. [3] В качестве СУБД используется Microsoft Access, обеспечивающая простоту настройки.

Структура базы данных включает таблицы:

— товары (название, модель, категория, цена, гарантия);

— поставщики (наименование, контакты);

— поставки (дата, товар, количество);

— продажи (дата, товар, количество, продавец);

— возвраты и гарантийные случаи;

— сотрудники (роли, график, показатели эффективности);

— складские остатки.

Основные функции системы:

— ведение единой базы товаров;

— автоматизация приёмки и списания;

— контроль остатков в реальном времени;

— оформление продаж и возвратов;

— ведение гарантийных случаев;

— формирование отчётов по продажам, поставкам и остаткам;

— статистика по популярности товаров;

— поддержка ролевого доступа пользователей.

Внедрение системы позволит:

— исключить ошибки ручного учёта;

— ускорить обслуживание покупателей;

— обеспечить прозрачность продаж и склада;

— повысить эффективность управления отделом;

— улучшить качество анализа товарооборота;

— сократить время инвентаризации;

— повысить прибыль и качество обслуживания.

Создание единой базы данных позволит сотрудникам отдела бытовой и электронной техники быстро находить нужную информацию о каждом товаре, отслеживать его движение, проверять остатки, анализировать динамику продаж и при необходимости принимать оперативные управленческие решения. Такая система особенно актуальна для торговых центров, где рабочие процессы до сих пор во многом ведутся вручную или с использованием разрозненных программ, что заметно снижает эффективность работы. Предложенное программное обеспечение поможет автоматизировать рутинные задачи, уменьшить количество ошибок и сделать работу боле организованной. [3,4]

Кроме того, переход на электронную форму документооборота ускорит подготовку отчётов, упростит анализ товарооборота, повысит точность финансовых операций и обеспечит удобство взаимодействия между сотрудниками склада, продавцами и администрацией.

В дальнейшем систему необходимо развивать добавить расширенные аналитические модули, например: прогнозирование спроса, автоматическое формирование заказов поставщикам, оценку эффективности продаж по сотрудникам и категориям товаров. [1, 2]

Таким образом, разработанная автоматизированная информационная система станет надёжным и удобным инструментом для управления отделом бытовой и электронной техники и важным шагом в цифровизации торгового центра.

В рамках разработки автоматизированной информационной системы для отдела бытовой и электронной техники ключевыми являются процессы управления запасами, прогнозирования спроса, анализа продаж, автоматизации складских операций и цифровизации торговой деятельности. В научной литературе существует значительный массив работ, посвящённых данным направлениям.

1. Макридакис С., Спилиотис Э., Ассимакапулос В. «Соревнование M4: методы прогнозирования и результаты» (International Journal of Forecasting) [8]

Авторы проводят масштабный анализ методов прогнозирования временных рядов, применяемых в том числе в розничной торговле. Подчёркивается, что применение автоматизированных систем прогнозирования позволяет уменьшить излишние запасы, повысить точность планирования закупок и повысить оборачиваемость товара. Это напрямую связано с функционалом разрабатываемой системы, в которой предполагается аналитический блок по продажам остаткам.

2. Фабер Н., де Костер Р. «Автоматизация складских операций в розничной торговле» (European Journal of Operational Research, 2022) [9]

Исследование посвящено проблемам управления складскими остатками, обработке поставок и размещению товаров. Авторы обосновывают необходимость автоматизации складских операций, так как ручной учёт приводит к росту ошибок, снижению точности данных и увеличению времени обработки операций. Это полностью соответствует выявленным проблемам в отделе бытовой и электронной техники.

3. Гаврилов К. В. «Автоматизация управленческих процессов в торговле» Экономика и бизнес. 2021. №4. [10]

Автор анализирует современные методы автоматизации торговых операций, включая учёт продаж, ведение складских остатков, оформление возвратов и цифровизацию документооборота. Показано, что автоматизация значительно снижает человеческий фактор и повышает точность учёта. Это напрямую связано с функционалом разрабатываемой системы.

Внедрение автоматизированной информационной системы в отдел бытовой и электронной техники торгового центра существенно повысит эффективность работы и конкурентоспособность предприятия. Система позволит оптимизировать все ключевые бизнес-процессы: от складского учета до взаимодействия с клиентами.

Автоматизация приведет к значительному сокращению временных затрат на обработку информации, минимизации ошибок при учете товаров и оптимизации работы персонала. Единая база данных обеспечит оперативный доступ ко всей необходимой информации, что позволит сотрудникам быстрее обрабатывать заказы и предоставлять клиентам актуальную информацию о наличии товаров.

Система поможет улучшить качество обслуживания за счет быстрого поиска товаров, точной информации о наличии и оперативной обработки заказов.  В свою очередь, приведет к росту удовлетворенности клиентов и увеличению продаж.

Автоматизация процессов складского учета и работы с поставщиками позволит оптимизировать закупки, сократить издержки на документооборот и минимизировать ошибки при учете товара. Руководство получит возможность в режиме реального времени отслеживать показатели работы отдела и принимать обоснованные управленческие решения.

В результате внедрения системы торговый центр сможет существенно повысить свою конкурентоспособность, увеличить прибыль и укрепить позиции на рынке бытовой и электронной техники.

Список литературы:

1. Гагарина Л.Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. — М.: Форум, Инфра-М, 2023. — 358 с.
2. Кузнецова Е.В. Автоматизация управления коммерческими организациями. — М.: Лань, 2020. — 182 с.
3. Осипов Д. Л. Базы данных и Delphi. Теория и практика. — БХВ Петербург, 2011 — 544 с.
4. Ким И.Ю. Основы проектирования информационных систем. — М.: Юрайт, 2021. — 497 с.
5. 1С:Розница — официальный сайт программного продукта [Электронный ресурс]. — URL: https://1c.ru/retail/ (Дата обращения 20.11.2025)
6. МойСклад — система управления торговлей и складом [Электронный ресурс]. — URL: https://www.moysklad.ru/ (Дата обращения 20.11.2025)
7. Evotor POS — кассово-торговая система для магазинов [Электронный ресурс]. — URL: https://evotor.ru/ (Дата обращения 20.11.2025)
8. Макридакис С., Спилиотис Э., Ассимакапулос В. Соревнование M4: методы прогнозирования и результаты — журнал International Journal of Forecasting. 20-25 с.
9. Фабер Н., де Костер Р. Автоматизация складских операций в розничной торговле —Журнал European Journal of Operational Research. 2022. 10-20 с.
10. Гаврилов, Л. П.  Инновационные технологии в коммерции и бизнесе: учебник для бакалавров. — М.: Издательство Юрайт, 2019. — 372 с.