СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

IMPROVING THE PROJECT MANAGEMENT PROCESS

Leon Movsisyan

student, Practical and Applied Computer Science Department,  MIREA – Russian Technological University,

Russia, Moscow

Yuliya Kirillina

Scientific director, Ph.D. in Economics, assistant professor, Practical and Applied Computer Science Department, MIREA – Russian Technological University,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В данной статье рассматриваются особенности процесса управления проектами на примере агентства интернет-маркетинга. На основе моделирования процесса выявляются недостатки существующего исполнения процесса. Предлагается осуществить проектирование информационной системы поддержки управления проектами, взяв за основу усовершенствованный процесс управления проектами в сфере интернет-маркетинга.

ABSTRACT

This article discusses the features of the project management process on the example of an Internet marketing agency. Based on the process simulation, the shortcomings of the existing process execution are identified. It is proposed to design an information system to support project management. The basis for the design of the information system will be an improved project management process in the field of Internet marketing.

Ключевые слова: управление проектами, моделирование процесса, информационная система, совершенствование процесса.

Keywords: project management, process modeling, process improvement, information system.

Рынок интернет-маркетинга обоснованно считается быстрорастущим и перспективным направлением цифровой экономики. Количество пользователей сети Интернет с каждым годом все увеличивается. В Российской Федерации общий объем рынка рекламы по итогам 2019 года составил 493,8 млрд. рублей, увеличившись на 20%. Направление интернет-маркетинга составило половину всех рекламных бюджетов в стране. Об этом свидетельствуют данные Ассоциации коммуникационных агентств России (АКАР), которые были представлены в середине марта 2020 г. [3]

В настоящее время продвижение играет ключевую роль в повышении узнаваемости продукта или услуги компании на рынке. Организации все чаще прибегают к применению инструментов продвижения таких как: поисковая оптимизация, таргетированная реклама, контекстная реклама, продвижение в социальных сетях и т.д. С ростом потребности в продвижении также растет роль агентств, которые предоставляют такие услуги. Успешное digital-агентство должно своевременно предоставлять услуги высокого качества, которые удовлетворяют запросам клиентов и повышают привлекательность продукта или услуги клиента.

Шаги, направленные на достижение поставленных целей и задач в рамках проекта, получили название Project Management (с англ. управление проектами). В свою очередь, системы управления проектами являются набором технологических и организационных средств и методов, поддерживающих управленческую деятельность в организации, сфера деятельности которой связана с реализацией проектов. Данные инструменты помогают повысить эффективность реализации проектной работы в компании.

В данной статье будет рассмотрена типовая организация, которая оказывает услуги по продвижению информационных ресурсов в сети Интернет, удовлетворяющая определенным условиям:

1. Агентство интернет-маркетинга занимается созданием и продвижением сайтов в поисковых системах, контекстной рекламой.
2. Штат компании состоит из сертифицированных специалистов с большим опытом работы в данной сфере.
3. Агентство для каждого проекта предлагает уникальные решения, увеличивающие прибыль клиента.

Организация предлагает широкий спектр услуг, таких как:

1. Продвижение сайтов (SEO продвижение).
2. Услуга контекстной рекламы.
3. Поддержка сайтов.
4. Юзабилити аудит.
5. SEO аудит.
6. Консалтинговые услуги.
7. Медийная реклама.
8. Реклама в социальных сетях (SMM продвижение).
9. Разработка на фреймворках.

Работа в подобных агентствах интернет-маркетинга, в большинстве случаев, организуется в проектных группах. В силу этого, для оперативного управления командами, цель которой обеспечение роста эффективности реализации проектной деятельности и повышение качества предоставляемых услуг, необходимо внедрение соответствующей информационной системы.

Процесс управления проектами в типовом агентстве интернет-маркетинга включает в себя следующие подпроцессы:

1. Оформление и обработка заявки клиента.
2. Планирование работ в рамках проекта.
3. Организация выполнения работ и их контроль в рамках проекта.
4. Анализ хода выполнения работ в рамках проекта.
5. Закрытие проекта.

На Рисунке 1 отображен процесс управления проектами AS-IS в нотации BPMN 2.0.

Рисунок 1. Процесс управления проектами AS-IS

В компании для поддержки коммуникаций между сотрудниками активно используются мессенджеры, что отнимает большое количество времени и усложняет работу менеджера проекта. В силу данных обстоятельств управление не может быть оперативным.

Также сотрудники используют инструменты редактирования текста для создания документов в ходе проекта, что также является слабой стороной существующей технологии выполнения процесса, так как членам проектной группы приходится вводить все данные о клиенте, услуге, целях и задачах проекта вручную. Помимо временных затрат данный подход также влечет за собой риск возникновения ошибки в документации при её формировании.

Стоит также отметить, что в процессе отсутствует планирование затрат и ресурсов проекта по продвижению ресурса заказчика. Планирование сводится к определению таких показателей, как общие денежные затраты, сроки оказания услуги, а также список работ в рамках проекта.

Также есть значительные упущения в вопросе документооборота. Это определяется несовершенством организации сбора и регистрации исходной информации. В процессе не используется система или база данных, где хранилась бы вся документация и отчетность по проекту. Помимо неудобства такого решения при сопровождении проекта, руководство не может проводить эффективное планирование деятельности компании.

В агентствах интернет-маркетинга присутствует высокий процент повторных обращений клиентов. Это обусловлено спецификой рынка и тем, что заказчик быстро привыкает к формату сотрудничества и желает сохранить его в долгосрочной перспективе. Недостатком существующей технологии, представленной на Рисунке 1, является отсутствие формирования отзыва клиента о приобретенной услуге.

Также в процессе существуют две петли: при согласовании технического задания и при предоставлении разъяснений.

Внедрение информационной системы может устранить все обнаруженные недостатки, а именно:

1. Отсутствие единой базы данных проектов.
2. Отсутствие стандартных форм документов и отчетов по проекту.
3. Отсутствие календарного планирования проекта по продвижению.
4. Отсутствие единого коммуникационного канала взаимодействия между участниками проектной группы.
5. Отсутствие ограничений, дополнительных условий для уменьшения повторных согласований документов (разъяснений).

На Рисунке 2 отображен процесс управления проектами в агентстве интернет-маркетинга с применение информационной системы (TO-BE) в нотации BPMN 2.0.

Рисунок 2. Процесс управления проектами TO-BE

Применение информационной системы позволит повысить эффективность оказываемых услуг, в первую очередь, путем аккумулирования основных документов в одной распределенной базе данных.

На Рисунке 2 также можно увидеть, что после определения задач проекта и их основных показателей выполняется определение вида услуги и выполнения календарного планирования. Данное изменения позволяет помимо планирования затрат по проекту проводить также планирование трудовых ресурсов.

В подпроцессе, который связан с согласованием технического задания (ТЗ), были добавлены условия выхода из петли. В целях экономии времени в регламент по работе с клиентами необходимо внести предельное количество согласований с клиентом.

С использованием ИС поддержки управления проектами также нивелируются недостатки, связанные с коммуникацией между сотрудниками. Члены проектной команды могут отправлять те или иные документы или обсуждать рабочие вопросы друг с другом без использования сторонних сервисов.

Усовершенствованный процесс управления проектами с применением соответствующей информационной системы предоставляет возможность компаниям при оказании услуг продвижения повысить эффективность их деятельности и сократить процент неудачных проектов. Планируемая к проектированию информационная система поддержки управления проектами позволит хранить проектную документацию, планировать работу сотрудников, отслеживать ход выполнения каждого проекта, а также анализировать информацию посредством формирования некоторых отчетов.

Список литературы:

1. ГОСТ Р 54869 — 2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом
2. ГОСТ Р 56715.5-2015 Проектный менеджмент. Системы проектного менеджмента. Часть 5. Термины и определения (Переиздание)
3. AKAR.RU: Объем рекламы в средствах ее распространения в январе-сентябре 2020 года [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.akarussia.ru/knowledge/market_size/id9399 — Загл. с экрана. — Яз. рус. (Дата обращения 07.12.2020).
4. Promanager: Тема 5. Реализация проекта. [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://www.promanager.narod.ru/text/t5.pdf — Загл. с экрана. — Яз. рус. (Дата обращения 22.10.2020).