ПРОБЛЕМЫ  КОМПЛЕКТОВАНИЯ  ГОСУДАРСТВЕННЫХ  АРХИВОВ  НА  ПРИМЕРЕ  ГОСУДАРСТВЕННОГО  АРХИВА  РОСТОВСКОЙ  ОБЛАСТИ

Кузьменко  Кристина  Юрьевна

магистрант  1  курса,  кафедра  специальных  исторических  дисциплин  и  документоведения, 
ЮФУ, 
РФ,  г.  Ростов-на-Дону

E-mail:  ist-doc-kuz@mail.ru

Литвиненко  Оксана  Александровна

научный  руководитель,  преподаватель 
ЮФУ, 
РФ,  г.  Ростов-на-Дону

Архивный  фонд  РФ  непрерывно  пополняется  из  года  в  год.  Сами  по  себе  архивы  являются  хранилищами  опыта  цивилизации,  накопленного  на  протяжении  веков.  Они  создают  этот  опыт  для  всех,  обеспечивая  базу  исторических  исследований.  Сберечь  и  сохранить  для  истории  документальные  богатства  нашей  страны  —  важнейшая  задача  государственных  и  муниципальных  архивов,  долг  и  обязанность  архивной  отрасли  России  на  всех  уровнях.

Одной  из  основных  проблем,  стоящей  перед  архивными  учреждениями  России,  является  проблема  комплектования  архивов.  Почему?

Во-первых,  функция  комплектования  носит  межотраслевой  характер.  Это  подразумевает  и  соответствующее  правовое  обеспечение.

Во-вторых,  и  это  главное,  именно  от  комплектования,  то  есть  от  того,  насколько  полно  и  качественно  мы  отберем  и  передадим  в  государственные  архивы  документальные  свидетельства  нашей  эпохи,  будет  зависеть  источниковая  база  исторической  науки,  то,  какими  мы  предстанем  перед  взором  наших  потомков. 

Цель  работы  —  изучение  практического  опыта  работы  государственных  архивов  по  комплектованию  документами  в  современных  условиях.  Использовались  общенаучные  методы:  сравнение,  при  сопоставлении  различных  трактовок  терминов  разными  авторами  и  метод  анализа  —  при  рассмотрении  законодательной  и  нормативной  базы,  касающейся  комплектования  и  при  рассмотрении  особенностей  различных  групп  источников  комплектования.

Работа  отражает  современные  условия  проведения  комплектования  архивов.  Проведен  сравнительный  анализ  теоретических  и  практических  аспектов  комплектования.  В  результате  сделана  попытка  выявления  основных  причин  несоответствия  теории  на  практике. 

Дипломная  практика  дала  представления  о  работе  отдела  формирования  архивного  фонда  в  Государственном  архиве  Ростовской  области.  Отдел  осуществляет  комплектование  документами,  созданными  в  процессе  деятельности  современных  организаций,  собранными  частными  лицами,  для  чего  проводит  целый  комплекс  работ  с  источниками  комплектования  Государственного  архива  [1].

Списки  источников  комплектования  составляются  архивом  на  основании  «Правил  организации  хранения,  комплектования,  учета  и  использования  документов  Архивного  фонда  РФ  и  других  архивных  документов  в  государственных  и  муниципальных  архивах,  музеях  и  библиотеках,  организациях  Российской  академии  наук».  Классификация  документов  проводится  по  следующим  признакам:  по  формам  собственности,  по  видам  носителей,  по  срокам  хранения  [2].

Для  ведения  отчетности  архивы  используют  сводные  Сведения  о  состоянии  хранения  документов  в  организациях–источниках  комплектования  государственных,  районных  и  городских  архивов.  По  состоянию  на  01.01.2015  всего  насчитывается  225  организаций;  118  организаций  с  государственной  формой  собственности  (64  федерального  и  54  областного  значения),  23  из  них  муниципальные  и  84  частные. 

Бюджетные  организации  федерального,  областного,  муниципального  уровня  не  всегда  имеют  возможность  из-за  лимита  бюджета  выделить  деньги  для  обработки,  а  бюджет  рабочего  времени  и  должностные  регламенты  не  позволяют  приводить  в  порядок  документы  своими  силами.  В  них  работают  фактически  только  руководители  на  общественных  началах,  сами  не  обрабатывают,  нанять  специалистов  не  имеют  возможности.

В  вузах  работники  ведомственных  архивов  приводят  в  порядок  документы,  в  основном  самостоятельно.

Налоговые  органы  сами  обрабатывают  документы  и  не  бывают  отстающими.  Большой  процент  отставания  дают  общественные  организации. 

Во-первых,  это  трудности,  связанные  с  отсутствием  квалифицированных  специалистов.  В  большинстве  организации  нет  человека,  ответственного  за  архивное  хранение  документов.  Этой  работой  занимаются  секретарь,  стажеры  или  специально  нанятые  люди.  Работники  организаций  зачастую  не  знают  законодательства  в  документоведении  и  архивном  деле,  что  приводит  к  неупорядоченному  ведению  документации.  Это  затрудняет  проведение  работ  по  комплектованию,  а  недостаток  профессионализма  работников  архива,  как  правило,  приводит  к  непоправимым  последствиям  при  формировании  Архивного  фонда  РФ.

Во-вторых,  недостаток  финансирования.  Его  можно  увидеть  как  в  архиве,  так  и  в  источнике  его  комплектования.  В  первом  —  это  недостаток  площадей  для  хранения  документов.  Дела  после  их  оформления  остаются  на  хранение  в  организации.  Во  втором  —  невозможность  проведения  экспертизы  ценности  документов  в  указанных  законодательством  сроках  (вместо  ежегодной  проверки,  проверка  осуществляется  раз  в  5  лет).  В  организации  для  этого  не  хватает  помещений,  канцелярских  товаров,  и  денежных  средств  на  оплату  специалистов,  которые  смогли  бы  качественно  провести  экспертизу  ценности.

В-третьих,  это  нежелание  современных  государственных  организаций  сотрудничать  с  архивом,  выражающееся  как  в  недостатке  финансовых  средств,  так  и  в  отношении  работников.  Учреждения  не  стремятся  попасть  в  список  источников  комплектования  архива.  Руководители  и  сотрудники  организаций  не  понимают  всей  важности  мероприятий  по  отбору  документов  на  хранение,  а  ведь  это  является  показателем  того,  что  деятельность  организации  занимает  важное  место  в  жизни  общества.  С  каждым  годом  становится  все  труднее  и  труднее  донести  руководству  организациям,  какая  большая  ответственность  возлагается  на  них.  Это  приводит  к  падению  престижа  профессии  архивного  работника  и  всей  сферы  архивного  дела  в  нашей  стране.

Эти  причины  непосредственно  влияют  на  документальный  фонд  организации.  За  пять  лет  любое  учреждение  претерпевает  множество  изменений:  в  структуре,  в  сфере  деятельности,  в  кадровом  составе.  По  прошествии  этого  срока  трудно  найти  ответственных  сотрудников  за  ведения  делопроизводства  отдельных  видов  деятельности  и  структурных  подразделений.  Появляются  сложности  и  в  написании  предисловия  к  описям,  в  которых  необходимо  охарактеризовать  структурные  изменения  за  данный  период.  При  таком  продолжительном  сроке  бывает  трудно  описать  весь  документальный  фонд  организации-предшественника.

По  состоянию  на  01.01.2015  загруженность  архивохранилищ  архива  Ростовской  области  составляет  138  %,  при  норме  80  %.  В  связи  с  этим  основной  проблемой  остается  отсутствие  свободных  площадей  для  дальнейшего  приема  на  хранение  документов  [2]. 

Подводя  итоги,  можно  сказать,  что  архивы  являются  самой  ценной  частью  социальной  памяти,  так  как  они  долговечны,  специально  создаются  для  хранения  документов  и  концентрируют  информацию  о  наиболее  глубинных  сторонах  жизни  общества.  Иначе  говоря,  архивы  реализуют  важнейшую  социальную  функцию  обеспечение  долговременной  памяти  общества.  В  период  глобальных  трансформаций  в  жизни  современного  общества  особенно  важно  принять  на  хранение  документы,  отражающие  ход  этого  процесса.  В  силу  этого  вопросы  комплектования  архивов  приобретают  в  особую  актуальность.

Список  литературы:

1. Государственный  архив  Ростовской  области.  [Электронный  ресурс].  —  Режим  доступа.  —  URL:  http://gosarhro.ru/archive_completers/  (дата  обращения:  01.09.2015).
2. Мещерина  Т.А.  Комплектование  государственных  архивов  как  проблема  сохранения  исторической  памяти  в  условиях  экономических  и  социальных  преобразований  /  Т.А.  Мещерина  //  Новая  и  новейшая  история.  —  2006.  —  №  5.
3. Федеральный  закон  Российской  Федерации  от  22  октября  2004  г.  №  125-ФЗ  «Об  архивном  деле  в  Российской  Федерации».  [Электронный  ресурс]  —  Режим  доступа.  —  URL:  http://base.garant.ru/12137300/  (дата  обращения:  13.08.2015).